1、廣場管理處管業(yè)部工作標準匯編目錄1.0客戶入住工作標準12.0客戶二次裝修辦理工作標準23.0投訴處理工作標準34.0客戶拜訪工作標準51.0 客戶入住工作標準1.1 客戶信息的全部工作由管業(yè)部區(qū)域主任負責輸入。1.2 管業(yè)部文員在收到客戶入住通知單后,如發(fā)現(xiàn)有錯誤或內(nèi)容不清楚,應予以及時改正后輸入。1.3 輸入時內(nèi)容要準確、全面。1.4 輸入完畢后,要對照相關(guān)資料每項內(nèi)容再核實一遍。管業(yè)部在接到入住通知后,應派專人對單元內(nèi)設備設施及衛(wèi)生狀況進行檢查,并聯(lián)系相關(guān)部門跟進處理,以確保客戶順利收樓入住。1.5 所有電器設備1) 開關(guān):正常、無損、干凈2) 各類插座正常、干凈1.6 天花板:無裂縫、
2、滲水、霉點、水泡、灰塵和蛛網(wǎng)。1.7 壁紙:無裂縫、滲水、霉點、水泡、灰塵和蛛網(wǎng),壁紙完好無損。1.8 窗:窗框、窗軌、窗臺干凈、無積灰;窗面明亮、潔凈。1.9 網(wǎng)絡地板:無劃痕、裂縫、無缺少。2.0 客戶二次裝修辦理工作標準2.1 審核資料:須認真詳細填寫裝修問卷裝修申請表。2.2 審核資質(zhì):施工方須向管業(yè)部提供施工企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明(二級以上)施工裝修方案并附上平面圖、吊頂圖、強電、弱電、空調(diào)電配置圖以及總用電功率計算表。所有施工材料均需具有防火檢測證書,環(huán)保許可證書等。2.3 審核圖紙:管業(yè)部將施工方申報的圖紙轉(zhuǎn)工程部審批,并由工程部填寫租戶申請裝修圖紙審核意見單。2.4 費用支付:
3、管業(yè)部根據(jù)工程部填寫的租戶申請裝修圖紙審核意見單的意見與施工方洽談并填寫租戶裝修費用收繳通知單致財務部。施工方到財務部交納裝修押金、裝修管控費用、出入證押金和出入證工本費,以及相關(guān)費用。2.5 開工辦理:施工方持施工人員身份證復印件、施工人員照片及財務開據(jù)的出入證押金收據(jù)到管業(yè)部簽訂裝修/承建治安、消防責任書,填寫施工人員出入證申請表,辦理臨時出入證,由總物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)開工證,并由管業(yè)部向裝修公司轉(zhuǎn)交雙子座大廈裝修工程施工管理規(guī)定,施工方須張貼開工證及雙子座大廈裝修工程施工管理規(guī)定于施工現(xiàn)場明顯處。2.6 施工管理:施工隊開始施工,管業(yè)部和工程部進行日常巡視管理,對所發(fā)現(xiàn)的違章行為有權(quán)要求施工隊
4、立即停工。2.7 中期隱檢:裝修中如有隱蔽工程須于封閉前兩天向管業(yè)部申請隱蔽工程檢查并填寫客戶裝修隱蔽工程驗收申請,待工程部對隱蔽工程驗收合格后方可繼續(xù)該項裝修。2.8 違規(guī)賠償:裝修竣工后工程部和管業(yè)部負責人共同對裝修工程驗收簽字并填寫客戶裝修工程竣工驗收報告,根據(jù)事實損耗情況,交納相應數(shù)量的賠償金。2.9 竣工圖紙:視裝修工程竣工情況,由施工方向管業(yè)部提供裝修竣工圖紙,并填寫客戶裝修竣工圖紙交接清單。2.10 竣工退場:施工方憑竣工驗收報告到管業(yè)部辦理退開工證和施工人員出入證手續(xù),物業(yè)經(jīng)理須在驗收報告上注明辦理退證手續(xù)情況。2.11 結(jié)算費用:財務部憑客戶裝修工程竣工驗收報告及租戶裝修結(jié)算
5、流程表確認驗收合格,辦理退證手續(xù)并退還裝修押金及出入證押金。2.12 責任保障:所有需要裝修的客戶均應到管業(yè)部填寫擔保書及承諾書,以確認對裝修指南的了解,并確保所雇請的裝修工人的安全及應負的責任。2.13 時間管控:裝修施工時間為星期一至星期五晚上20:00-次日早6:00;周六22:00時至周一早6:00時,若需超時工作,如需延長裝修時間,應獲得大廈管理處的批準方可進行。3.0 投訴處理工作標準管理人員都不斷希望提供給客戶最好的服務,但往往有時因工作人員的疏忽或因為客戶的心情、生活習慣不同而引起客戶的不滿及投訴,管理人員應采取歡迎投訴的態(tài)度,因為客戶的寶貴意見能使大廈的設備及服務得以改善和進
6、步,從而進一步提高物業(yè)服務之水準。3.1 來訪客戶親自投訴1) 客戶親自到管業(yè)部做出投訴,接待人員應以親切態(tài)度招待客戶,使客戶的怨氣平息。(可奉上茶水)2) 用真誠友好謙和的態(tài)度耐心的聽取客戶問題,絕不允許表現(xiàn)出不耐煩的態(tài)度,更不要打斷客戶的陳述,盡可能不使用“不、不懂、不行、不對、不會、不知道、不是我管的、不過、不可能、真的嗎?、可是、但是等詞匯”與客戶交談。3) 準備好紙、筆,將客戶投訴內(nèi)容詳細記錄下來。4) 如可立即解決,應馬上派人處理,并于記錄冊內(nèi)記載有關(guān)內(nèi)容。5) 如不能馬上解決,應馬上告知客戶有關(guān)解決辦法,或馬上向部門經(jīng)理請示,并通知客戶有關(guān)結(jié)果。6) 如物業(yè)經(jīng)理未能做出決定或處理
7、,應盡快以書面形式向上級領導報告,并盡快將結(jié)果通知客戶。并將辦理過程及時通知客戶,使客戶覺得受到重視。3.2 電話投訴1) 接聽電話人員禮貌地記錄客戶單位及姓名、時間、被投訴人姓名、投訴事件。2) 細心聽取客戶投訴內(nèi)容,做出記錄。3) 如有需要,馬上派人員到有關(guān)單位做出了解及調(diào)查。4) 如屬嚴重事故,應馬上通知管業(yè)部經(jīng)理做出處理。3.3 書面投訴1) 有客戶書面投訴,應全部交管業(yè)部經(jīng)理解決,并根據(jù)情況回復,并將回復內(nèi)容交總物業(yè)經(jīng)理批準后發(fā)送給客戶。2) 如屬嚴重或未能處理投訴,應連同緊急情況處理登記表及客戶書面投訴交上級處理。3.4 工程項目投訴1) 管業(yè)部應先行派人到有關(guān)單位做出調(diào)查。2)
8、如屬有償維修項目,首先得到客戶同意自費后,告知客戶有關(guān)收費標準,派人上門維修,時機根據(jù)情況而定,工程完成后應請客戶簽字認可。3) 維修的同時,安排好跟單人員,以便有效了解工程進展和維修結(jié)果,我方人員 跟單維修結(jié)束后應在交接班本上記錄工程維修進展狀況,是否繼續(xù)跟進維修的需要,并做好交接工作。3.5 表示歉意及同情心1) 無論客戶投訴的是何種事情,管理人員都要誠心地表示歉意,他們總希望自己是對的2) 說話要有禮貌、婉轉(zhuǎn),并表示對他們投訴絕對之關(guān)注。3.6 查出真相1) 尋找投訴者之資料,查詢有關(guān)的員工,客觀地分析投訴者之投訴。2) 找出被投訴之有關(guān)員工或設備。3.7 跟進投訴1) 將相關(guān)之投訴反映
9、至相關(guān)部門。2) 及時督促相關(guān)部門處理投訴。3) 當日無論投訴處理有何結(jié)果,都應及時主動地通報投訴者。4) 若是誤會或員工的失誤,則以管理處之名義發(fā)出道歉信,并讓租客知曉已正在進行或已經(jīng)改善。5) 如責任不在管理處,則應客氣地向投訴者解釋。3.8 履行管理處之規(guī)定1) 在處理投訴時,我們會遇到與租戶公約、裝修指南等相抵觸之事情。作為處理投訴者,如遇無理要求應正視對方,明確清楚地向客戶婉拒。3.9 其他:1) 如遇涉及租賃問題而未能解決,匯報并請示上級跟進行動。2) 做好記錄,將事件匯報并存檔。3) 遇有事件嚴重,及時報告相關(guān)部門經(jīng)理或總物業(yè)經(jīng)理。4.0 客戶拜訪工作標準4.1 初次拜訪1) 物業(yè)副經(jīng)理或物業(yè)主任與客戶確定拜訪時間后,通知總物業(yè)經(jīng)理及物業(yè)經(jīng)理。2) 需提前通知花木公司訂購鮮花,同時準備好相應的物品:用戶服務指南、效率手冊、臺歷。4.2 定期拜訪1) 物業(yè)助理應每天巡查本物業(yè)公共區(qū)域,并制定客戶拜訪計劃,每個客戶定期拜訪。2) 拜訪情況記錄于滿意度調(diào)查表中,向物業(yè)經(jīng)理匯報拜訪情況。3) 與物業(yè)主任、管業(yè)部經(jīng)理、相關(guān)部門的主管人員商討解決辦法,并具體執(zhí)行。4) 反饋解決方案給客戶,并了解客戶滿意程度。5) 客戶反映的問題解決后,應回訪客戶,了解其滿意程度,以及是否有其他建議。4.3 將調(diào)查結(jié)果進行匯總,填寫滿意調(diào)查統(tǒng)計表報總物業(yè)經(jīng)理審閱簽署后存檔。