1、財(cái)務(wù)管理指引戴德梁行物業(yè)管理有限公司目錄1.引言及物業(yè)管理概念2.管理處的架構(gòu)及財(cái)務(wù)部人員的職責(zé)3.財(cái)務(wù)管理辦法一. 財(cái)務(wù)管理總言二. 費(fèi)用管理三. 發(fā)票和收據(jù)管理四. 物資管理4.入帳的依據(jù)5.財(cái)務(wù)人員須知6.計(jì)算機(jī)軟件的簡(jiǎn)介附件一 收樓流程圖附件二各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一覽表附件三單元列表附件四按金明細(xì)表附件五應(yīng)收/已收/欠收管理費(fèi)一覽表附件六會(huì)計(jì)科目表附件七自動(dòng)轉(zhuǎn)帳授權(quán)書(shū)附件八日常收費(fèi)工作流程附件九日常收費(fèi)工作流程詳解附件十處理欠繳管理費(fèi)程序1.引言作為一個(gè)優(yōu)秀財(cái)務(wù)人員不單要具備豐富的會(huì)計(jì)知識(shí)，對(duì)本身行業(yè)的認(rèn)識(shí)亦同樣重要。財(cái)務(wù)工作在不同行業(yè)均有其獨(dú)特之處，除了要合符國(guó)家的規(guī)定和會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)基本的守則外

2、，還要配合不同行業(yè)特別之要求。物業(yè)管理在國(guó)內(nèi)是一門(mén)新興的行業(yè)，其入帳的依據(jù)、方法及側(cè)重的地方，亦與其它行業(yè)有所不同。為使管理公司財(cái)務(wù)人員能順利開(kāi)展工作，本指引將會(huì)介紹財(cái)務(wù)部的運(yùn)作、會(huì)計(jì)管理辦法、員工應(yīng)注意的事項(xiàng)，以及計(jì)算機(jī)軟件在財(cái)務(wù)方面的應(yīng)用。然而，國(guó)內(nèi)從事物業(yè)管理，除了需要遵照國(guó)家頒發(fā)的規(guī)定外，還必須符合當(dāng)?shù)氐貐^(qū)的法規(guī)及稅規(guī)；因此，本指引只提供作參考，管理公司應(yīng)按照國(guó)家及地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合管理公司的管理及運(yùn)作情況，制定切實(shí)的財(cái)務(wù)制度 。管理處的架構(gòu)及財(cái)務(wù)部人員的職責(zé)2管理處的架構(gòu)及財(cái)務(wù)人員的職責(zé) 物業(yè)管理部人員架構(gòu)表總經(jīng)理物業(yè)部工程部財(cái)務(wù)部人事行政部保安部工作范圍- 執(zhí)行“員工守則”各條例-

3、 招聘及培訓(xùn)員工- 員工聯(lián)誼活動(dòng)工作范圍- 機(jī)電維修保養(yǎng)- 處理客戶二次裝修事務(wù)- 負(fù)責(zé)大廈公眾地方的裝修更改工程工作范圍- 發(fā)出付款通知書(shū)- 費(fèi)用追收- 管理日常財(cái)務(wù)工作- 編制財(cái)務(wù)報(bào)表- 大廈固定資產(chǎn)的登記，入庫(kù)，資料存檔工作工作范圍- 大廈巡樓- 大廈消防設(shè)施- 停車(chē)管理及保安工作范圍- 負(fù)責(zé)客戶事務(wù)- 清潔及園藝盆栽擺設(shè)- 租務(wù)管理- 聯(lián)誼活動(dòng)- 大廈各類(lèi)指示牌的制作及安裝崗位職責(zé)職務(wù):財(cái)務(wù)經(jīng)理部門(mén):財(cái)務(wù)室匯報(bào):總物業(yè)經(jīng)理工作概要:負(fù)責(zé)管理處的經(jīng)濟(jì)核算、資產(chǎn)計(jì)算、融通資金、財(cái)務(wù)公關(guān)，嚴(yán)格掌握費(fèi)用開(kāi)支，監(jiān)督本部人員工作，定時(shí)召開(kāi)財(cái)務(wù)會(huì)議，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，編制財(cái)務(wù)預(yù)算，提交財(cái)務(wù)報(bào)告。主要職責(zé)

4、:1. 建立健全各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度，不斷完善和監(jiān)督財(cái)務(wù)管理制度的貫徹執(zhí)行。2. 具體負(fù)責(zé)管理處的經(jīng)濟(jì)核算工作，按照管理需要建立財(cái)務(wù)管理體系，指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督屬下的工作，保證帳目記錄完整、準(zhǔn)確，審核會(huì)計(jì)報(bào)表。3. 根據(jù)管理處的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，按月份、季度、年度編制財(cái)務(wù)預(yù)算，批準(zhǔn)后，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。撰寫(xiě)財(cái)務(wù)報(bào)告，及時(shí)向總物業(yè)經(jīng)理反映管理處的財(cái)產(chǎn)及資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，提供財(cái)務(wù)信息。4. 協(xié)調(diào)好與銀行及上級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)的合作關(guān)系。5. 向業(yè)主提供財(cái)務(wù)報(bào)告，解答業(yè)主對(duì)管理處財(cái)務(wù)狀況的咨詢。6. 組織本部人員定期開(kāi)展財(cái)務(wù)分析活動(dòng)。7. 嚴(yán)格掌握費(fèi)用開(kāi)支，認(rèn)真執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，本著勤儉節(jié)約的精神監(jiān)督審批各部門(mén)的采購(gòu)及費(fèi)用開(kāi)

5、支情況。8. 統(tǒng)籌安排固定資產(chǎn)管理以及其它財(cái)產(chǎn)的使用保管，注意發(fā)現(xiàn)和解決財(cái)產(chǎn)物資管理中存在問(wèn)題，確保財(cái)產(chǎn)物資的合理使用和安全管理。9. 負(fù)責(zé)做好資金管理，督促出納員按規(guī)定程序及時(shí)進(jìn)帳、存款、保證正常合理開(kāi)支的需要。10. 審核各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支，審核記帳憑證，及時(shí)清理債權(quán)、債務(wù)，防止拖欠款項(xiàng)，搞好資金融通。11. 參與決策、監(jiān)督管理處的資金來(lái)源與運(yùn)用情況、各項(xiàng)指針完成情況、檢查各項(xiàng)制度的使用情況。12. 完成總物業(yè)經(jīng)理交辦的其它工作。崗位職責(zé)職務(wù):會(huì)計(jì)主任部門(mén):財(cái)務(wù)室匯報(bào):財(cái)務(wù)經(jīng)理工作概要:負(fù)責(zé)公司的經(jīng)營(yíng)核算以及協(xié)助財(cái)務(wù)經(jīng)理制作反映公司財(cái)產(chǎn)及資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況的帳目及報(bào)表。主要職責(zé):1. 按月份、季度、年

6、度編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，正確計(jì)算各種收入、支出、費(fèi)用和財(cái)務(wù)成果，反映管理處財(cái)務(wù)狀況，做到數(shù)字真實(shí)、準(zhǔn)確，內(nèi)容完整、清楚并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。2. 按規(guī)定建立會(huì)計(jì)帳簿和進(jìn)行總分類(lèi)、明細(xì)分類(lèi)核算，做到帳證相符、帳表相符，如有發(fā)現(xiàn)帳簿記錄與實(shí)物款項(xiàng)不符，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定處理，無(wú)權(quán)自行處理的應(yīng)立即向財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告，請(qǐng)求查明原因作出處理。3. 經(jīng)過(guò)審核的原始憑證、記帳憑證按記帳規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行定期匯總與記帳(包括各種損益、往來(lái)帳)，月末與總分類(lèi)帳核對(duì)一次。4. 負(fù)責(zé)核對(duì)與其它公司、部門(mén)往來(lái)帳。5. 每月復(fù)核員工工資、資金數(shù)，按行政及人事部提供的工資表及時(shí)發(fā)放工資。6. 根據(jù)每月各部門(mén)的費(fèi)用開(kāi)銷(xiāo)情況對(duì)各部門(mén)的成本進(jìn)

7、行核算。7. 妥善保管會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等檔案資料以及重要經(jīng)濟(jì)合同，要定期進(jìn)行收集、審查、裝訂成冊(cè)以及編號(hào)登記。8. 負(fù)責(zé)各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)手續(xù)，配合協(xié)調(diào)出納員的工作。崗位職責(zé)職務(wù):出納部門(mén):財(cái)務(wù)室匯報(bào):財(cái)務(wù)經(jīng)理工作概要:辦理現(xiàn)金及支票等款項(xiàng)的收付事宜，管理有關(guān)支票、收據(jù)、印章、辦理銀行業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照出納制度進(jìn)行工作。主要職責(zé):1. 出納員要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理和結(jié)算制度，認(rèn)真辦理款項(xiàng)收付業(yè)務(wù)，根據(jù)審核無(wú)誤、手續(xù)完備的會(huì)計(jì)憑證支付款項(xiàng)，如不符合有關(guān)規(guī)定，出納有責(zé)任不予辦理。2. 現(xiàn)金收、付時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清。3. 每日逐筆登記現(xiàn)金日記帳，做到帳證相符。每日結(jié)出當(dāng)日余額，并與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)，保

8、證現(xiàn)金的準(zhǔn)確無(wú)誤，做到帳實(shí)相符。4. 逐日逐筆登記銀行存款日記帳，帳證相符基礎(chǔ)上，每月與銀行對(duì)帳單核對(duì)，如有未達(dá)帳項(xiàng)，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)。每五天必須向財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)管理處現(xiàn)有資金情況。5. 做好空白收據(jù)及空白支票的管理，建立票據(jù)使用登記簿，逐項(xiàng)詳細(xì)登記、注銷(xiāo)，監(jiān)督簽字。票據(jù)使用要規(guī)范，正確填制好各種銀行結(jié)算單據(jù)，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，并做好保管。6. 及時(shí)辦理銀行業(yè)務(wù)，以保證管理處日常工作正常、有序地進(jìn)行。實(shí)有現(xiàn)金超過(guò)庫(kù)存現(xiàn)金限額時(shí)，要及時(shí)送存銀行，否則責(zé)任自負(fù)。7. 每日與財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)對(duì)帳一次，保證帳目清楚、無(wú)誤。8. 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。9. 提高警惕，加強(qiáng)責(zé)任心

9、，保證各種款項(xiàng)和安全。10. 完成財(cái)務(wù)經(jīng)理及總物業(yè)經(jīng)理交辦的其它工作。財(cái)務(wù)管理辦法3.財(cái)務(wù)管理辦法一.財(cái)務(wù)管理總言1.總則1.1財(cái)務(wù)管理是物業(yè)管理的重要組成部份, 正確處理好管理與理財(cái)?shù)年P(guān)系, 是物業(yè)管理的首要問(wèn)題。1.2財(cái)務(wù)管理的三方面任務(wù):-1.2.1有計(jì)劃、合理的安排資金, 為管理處經(jīng)營(yíng)管理服務(wù);1.2.2認(rèn)真貫徹各項(xiàng)財(cái)經(jīng)制度, 維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律, 實(shí)行財(cái)務(wù)監(jiān)督; 1.2.3加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算, 增收節(jié)支, 提高經(jīng)濟(jì)效益。1.3配備專(zhuān)職財(cái)務(wù)人員, 開(kāi)戶建帳, 建立一套完整的、切實(shí)可行的會(huì)計(jì)核算制度, 做好管理處的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄工作。1.4做好年度的財(cái)務(wù)預(yù)算, 落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指針。1.5做好會(huì)計(jì)決算和利

10、潤(rùn)分配報(bào)告, 加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督, 改善經(jīng)營(yíng)管理, 提高經(jīng)濟(jì)效益。1.6遵守國(guó)家及各項(xiàng)有關(guān)法律, 法令和條例, 接受當(dāng)?shù)囟悇?wù), 銀行、工商等部門(mén)的監(jiān)督。1.7接受“會(huì)計(jì)師事務(wù)所”對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)帳目審查。2.財(cái)務(wù)權(quán)限與職責(zé)2.1編制管理處年度財(cái)務(wù)預(yù)算, 制定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指針, 并報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審定。2.2監(jiān)督管理處的資金來(lái)源與運(yùn)用情況, 各項(xiàng)指針完成情況, 檢查各項(xiàng)制度執(zhí)行情況。2.3加強(qiáng)流動(dòng)資金的管理, 制定各部門(mén)的流動(dòng)資金額度, 超出額度財(cái)務(wù)有權(quán)拒付。2.4管理處的一切開(kāi)支, 由經(jīng)手人闡明原因報(bào)各部門(mén)主管經(jīng)理簽字外, 經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核簽字報(bào)總物業(yè)經(jīng)理審批后方可報(bào)銷(xiāo)。2.5有權(quán)拒付違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和違反管理處財(cái)務(wù)

11、規(guī)定的開(kāi)支。2.6建立完善的管理收費(fèi)系統(tǒng), 及時(shí)足額收取管理費(fèi)及其它費(fèi)用, 按發(fā)展商的要求必要時(shí)協(xié)助發(fā)展商向客戶收取其它費(fèi)用。2.7建立固定資產(chǎn)登記制度, 防止固定資產(chǎn)的流失。2.8建立完善的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng), 保證會(huì)計(jì)資料的完整。2.9按上級(jí)規(guī)定, 編制好各種財(cái)務(wù)報(bào)表, 做好財(cái)務(wù)工作。2.10對(duì)超越財(cái)務(wù)權(quán)限, 強(qiáng)行核銷(xiāo)不合理開(kāi)支, 打擊報(bào)復(fù)財(cái)務(wù)人員的行為, 財(cái)務(wù)主管有權(quán), 有責(zé)向總物業(yè)經(jīng)理及上級(jí)部門(mén)報(bào)告申訴。3.財(cái)務(wù)管理3.1財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)國(guó)家要求, 結(jié)合有關(guān)規(guī)定, 認(rèn)真進(jìn)行帳務(wù)處理與會(huì)計(jì)核算, 及時(shí)編報(bào)各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表, 做到認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映管理處的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。3.2財(cái)務(wù)

12、部應(yīng)嚴(yán)格控制各種費(fèi)用開(kāi)支, 交際、應(yīng)酬費(fèi)應(yīng)根據(jù)需要, 本著少花錢(qián)辦大事的原則, 采取實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)的辦法(由經(jīng)辦人闡明原因報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn), 經(jīng)總經(jīng)理審批后再在交際費(fèi)中列支)。3.3財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格內(nèi)部管理制度, 建立、健全現(xiàn)金及各種存款的管理, 做到日清月結(jié)、帳帳相符、帳證相符、帳實(shí)相符, 及時(shí)清理未達(dá)帳項(xiàng), 每日?qǐng)?bào)總出納收款日?qǐng)?bào)表, 銀行存款日?qǐng)?bào)表, 以便合理使用資金。3.4嚴(yán)格各種費(fèi)用管理, 杜絕假發(fā)票、空白條, 杜絕不合理、不合法的費(fèi)用支出。3.5管理處發(fā)生的各種費(fèi)用, 應(yīng)根據(jù)當(dāng)月費(fèi)用使用情況合理進(jìn)入當(dāng)期費(fèi)用, 按權(quán)責(zé)發(fā)出制的原則對(duì)管理處發(fā)生的各種費(fèi)用作預(yù)提費(fèi)用和待攤費(fèi)。低值易耗品的攤銷(xiāo)原則上一次

13、進(jìn)入費(fèi)用, 但數(shù)額較大的可按使用期限分次攤銷(xiāo)。二.費(fèi)用管理由于管理處的主要收入來(lái)源于管理費(fèi)收入及有償服務(wù)收入, 收入相對(duì)固定, 因此費(fèi)用開(kāi)支也要有較嚴(yán)格的預(yù)算計(jì)劃和控制, 以保證管理處的收支達(dá)到收支平衡。1.費(fèi)用管理的審批程序管理處的費(fèi)用預(yù)算一般包含在收支預(yù)算內(nèi), 各項(xiàng)的收支預(yù)算是每年制定, 年度預(yù)算審批程序如下:-總公司審批管理處制訂年度預(yù)算(因應(yīng)公司管理架構(gòu)而定)修改(不通過(guò))(不通過(guò))(通過(guò))(業(yè)主委員會(huì)已成立)管理處執(zhí)行發(fā)展商審批業(yè)主委員會(huì)審批(通過(guò))2.費(fèi)用預(yù)算的項(xiàng)目分類(lèi)2.1長(zhǎng)期合同項(xiàng)目該項(xiàng)目主要有 : 保險(xiǎn)、清潔、綠化、宿舍租賃、維修、工程等需簽訂合同的項(xiàng)目, 合同有效期通常為一

14、年或預(yù)算有效期內(nèi)。2.2長(zhǎng)期經(jīng)常項(xiàng)目該項(xiàng)目是指 : 每月都要支出數(shù)額相對(duì)固定的費(fèi)用, 主要有 : 職工工資、福利、社會(huì)保險(xiǎn)、公共水電開(kāi)支、管理人酬金、稅金及代收代支等項(xiàng)目。2.3不固定項(xiàng)目該項(xiàng)目是指 : 每月的支出數(shù)額及次數(shù)不能確定的費(fèi)用, 除以上兩類(lèi)之外的項(xiàng)目都屬此類(lèi)。3.費(fèi)用審批程序報(bào)價(jià)評(píng)估選擇三家單位報(bào)價(jià)屬預(yù)算外的費(fèi)用項(xiàng)目屬預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用項(xiàng)目先報(bào)發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)審批通過(guò)長(zhǎng)期經(jīng)常項(xiàng)目長(zhǎng)期合同項(xiàng)目不固定項(xiàng)目物資采購(gòu)項(xiàng)目非采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行物資采購(gòu)規(guī)定部門(mén)主管審批財(cái)務(wù)主管復(fù)核總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)4.費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)4.1工資 :按管理處 “工資管理規(guī)定” 執(zhí)行。4.2勞動(dòng)保險(xiǎn)費(fèi) :按市勞動(dòng)統(tǒng)籌部門(mén)有關(guān)

15、規(guī)定和管理處 “社會(huì)保險(xiǎn)管理規(guī)定” 執(zhí)行。4.3差旅費(fèi) :a.總經(jīng)理因公出差, 房費(fèi)(四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)), 餐費(fèi)、因公電話費(fèi)、洗衣費(fèi)、交通費(fèi)實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)(乘飛機(jī))。b.部門(mén)經(jīng)理因公出差房費(fèi)(三星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)), 餐費(fèi)30元/日加20元/日出差補(bǔ)助, 洗衣費(fèi)、交通費(fèi)實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)(乘飛機(jī))。c.部門(mén)主管級(jí)因公出差房費(fèi)(三星級(jí)酒店), 餐費(fèi)30元/日加20元/日出差補(bǔ)助, 交通費(fèi)20元/日(乘火車(chē) 硬臥)。4.4本規(guī)定未列條款按財(cái)政部現(xiàn)行規(guī)定辦理。5.借款及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理不論借款或費(fèi)用報(bào)銷(xiāo), 金額于一千元以下的(包括一千元)方能以現(xiàn)金交收, 金額于一千元以上的, 一律需使用支票。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí), 要特別注意:

16、 涉及物業(yè)采購(gòu)的費(fèi)用, 要先按物資采購(gòu)管理程序?qū)徟? 采購(gòu)?fù)瓿珊笠k理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)。有借款的, 在填費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單時(shí)要填上借款金額。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程如下:-費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)經(jīng)手人物資采購(gòu)審批程序非采購(gòu)項(xiàng)目不需借款需借款填寫(xiě)借款單無(wú)實(shí)物有實(shí)物物資驗(yàn)收簽字或開(kāi)入庫(kù)單部門(mén)主管審批財(cái)務(wù)主管審批填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單單據(jù)整理粘貼好無(wú)批件有批件(合同、申購(gòu)單等)會(huì)計(jì)復(fù)核總經(jīng)理批準(zhǔn)按費(fèi)用審批程序?qū)徟黾{付款出納付款有借款無(wú)借款出納付款或收款會(huì)計(jì)制憑證會(huì)計(jì)沖借款制憑證費(fèi)用支付完畢報(bào)銷(xiāo)支票使用程序申請(qǐng)人填寫(xiě)支票申請(qǐng)單, 包括姓名、部門(mén)、申請(qǐng)內(nèi)容、金額及付款單位、帳戶部門(mén)經(jīng)理審批財(cái)務(wù)主管審核其內(nèi)容總物業(yè)經(jīng)理簽批財(cái)務(wù)部開(kāi)具支票, 并在支票

17、上填寫(xiě)日期、付款單位、帳戶之金額財(cái)務(wù)部交總物業(yè)經(jīng)理最后審批, 加蓋公章, 支票生效申請(qǐng)人領(lǐng)取支票并在財(cái)務(wù)登記簽字三.發(fā)票和收據(jù)管理1.總則1.1 根據(jù)中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法及其它有關(guān)規(guī)定制定本制度。1.2 本公司所有發(fā)票、收據(jù)（指有價(jià)值的收據(jù)）及票據(jù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)票據(jù)）均屬本制度管理的范圍。1.3財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)本公司各種票據(jù)的管理工作。1.4各種票據(jù)的種類(lèi)、使用范圍由財(cái)務(wù)部規(guī)定。2.各種票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)及印刷2.1屬國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)票由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人向有關(guān)稅務(wù)部門(mén)購(gòu)買(mǎi)。2.2經(jīng)有關(guān)稅務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)公司自行印制發(fā)票時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)，并報(bào)有關(guān)稅務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后，在稅務(wù)部門(mén)指定的印刷單位印制。2.

18、3 公司使用的各種發(fā)票、收據(jù)屬代收的部分，使用代收單位的發(fā)票、收據(jù)；屬公司的收據(jù)需印制時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出式樣經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行印制；屬各部門(mén)專(zhuān)用的票據(jù)需印制時(shí)，由需用部門(mén)提出式樣，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后印制。2.4 財(cái)務(wù)部專(zhuān)管人員必須對(duì)購(gòu)買(mǎi)、印刷或代收單位提供的各種票據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，詳細(xì)清點(diǎn)數(shù)量、檢查有無(wú)印刷錯(cuò)誤。數(shù)量有誤或印刷有錯(cuò)誤的應(yīng)拒收。各種票據(jù)驗(yàn)收后，應(yīng)按不同的票據(jù)登記驗(yàn)收日期、數(shù)量、起止號(hào)碼等，設(shè)專(zhuān)柜保管。3.各種票據(jù)的領(lǐng)用3.1 財(cái)務(wù)部專(zhuān)管人員應(yīng)設(shè)置各種票據(jù)領(lǐng)用登記簿，凡發(fā)放票據(jù)，必須登記領(lǐng)用的日期、數(shù)量、起止號(hào)碼等，并由領(lǐng)用人簽收。3.2 使用發(fā)票或收據(jù)的部門(mén)必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各種

19、票據(jù)的管理工作（以下簡(jiǎn)稱(chēng)票據(jù)專(zhuān)管人員）。3.3票據(jù)專(zhuān)管人員在向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取各種票據(jù)時(shí)，必須辦理領(lǐng)用手續(xù)并清點(diǎn)數(shù)量、驗(yàn)看號(hào)碼。發(fā)現(xiàn)有號(hào)碼錯(cuò)亂的，應(yīng)拒絕領(lǐng)用。3.4票據(jù)專(zhuān)管人員對(duì)所領(lǐng)用的各種票據(jù)必須妥善保管，在交付使用人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記、簽收。4.各種票據(jù)的使用4.1各種票據(jù)需按發(fā)票收據(jù)使用細(xì)則的規(guī)定進(jìn)行使用。4.2各種票據(jù)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性開(kāi)具。4.3各種票據(jù)只能按規(guī)定的范圍進(jìn)行使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、跳號(hào)、拆本使用，或開(kāi)具空白票據(jù)。4.4各種票據(jù)需交接使用時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，寫(xiě)明交接時(shí)票據(jù)的號(hào)碼。接收人在接收各種票據(jù)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)所交接的票據(jù)存在問(wèn)題，可拒絕接收，并立即報(bào)告

20、主管人員。情節(jié)嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)部。5.各種票據(jù)的檢查和核銷(xiāo)5.1財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)各種票據(jù)的使用隨時(shí)進(jìn)行檢查。5.2已用完的各種票據(jù)必須立即向財(cái)務(wù)部進(jìn)行核銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部專(zhuān)管人員在核銷(xiāo)各種票據(jù)時(shí)，必須對(duì)票據(jù)進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)有使用不當(dāng)?shù)模瑧?yīng)提出意見(jiàn)進(jìn)行糾正；發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的，應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)經(jīng)理。5.3財(cái)務(wù)部專(zhuān)管人員應(yīng)隨時(shí)核查使用各種票據(jù)的人員有否及時(shí)將所收款項(xiàng)按規(guī)定上交。在各種票據(jù)核銷(xiāo)后，應(yīng)對(duì)整本票據(jù)報(bào)收款項(xiàng)有否上交進(jìn)行核查。四.物資管理制度1.分類(lèi)1.1固定資產(chǎn)的定義 - 單位價(jià)值2000元以上或者使用年限超過(guò)一年以上的物品。1.2低值易耗品的定義 - 不屬于固定資產(chǎn)，而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(zhǎng)的物品。1

21、.3辦公用品的定義 - 辦公使用的消耗性物品。1.4物料用品的定義 - 進(jìn)行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。1.5小商品的定義 - 為銷(xiāo)售給大廈顧客的目的而購(gòu)進(jìn)的商品。2.物資采購(gòu)制度2.1各部門(mén)凡需新增固定資產(chǎn), 低值易耗品或使用各種其它物資, 應(yīng)先行到公司倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用, 倉(cāng)庫(kù)無(wú)庫(kù)存的, 可申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)。2.2部門(mén)申購(gòu)應(yīng)先將所需增加的物品列入每月編制的預(yù)算內(nèi), 預(yù)算經(jīng)批準(zhǔn)后, 可正式申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)。2.3預(yù)算外急需使用的物資, 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可以先行購(gòu)買(mǎi), 再補(bǔ)作預(yù)算。2.4各種物品的采購(gòu)主要由行政及人事部負(fù)責(zé), 但對(duì)一些急切需用或?qū)I(yè)用品, 可由部門(mén)經(jīng)理申請(qǐng), 總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后由使用部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。2.5各部

22、門(mén)對(duì)本部使用的常用物品, 應(yīng)根據(jù)使用情況提出每月的耗用量, 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)該物品消耗時(shí)間的長(zhǎng)短定出最低庫(kù)存量, 在接近最低庫(kù)存量時(shí), 通知有關(guān)部門(mén)申購(gòu)物品。2.6申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)物品申購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)物品申購(gòu)單, 申購(gòu)單需詳細(xì)列明所需購(gòu)買(mǎi)物資的名稱(chēng), 規(guī)格, 數(shù)量, 用途(或使用個(gè)地方)。2.7采購(gòu)部門(mén)審核申購(gòu)物品的庫(kù)存情況和報(bào)價(jià), 財(cái)務(wù)部審核申購(gòu)的物資和金額有否符合預(yù)算, 最后由總經(jīng)理審批。2.8負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員應(yīng)隨時(shí)了解和掌握公司常用物品的市場(chǎng)價(jià)格和供應(yīng)情況, 接到申購(gòu)單后, 向有關(guān)供貨商詢價(jià), 并在申購(gòu)單上填報(bào)三家以上供貨商的報(bào)價(jià)。2.9對(duì)于常用物品及耗用量大的物品, 根據(jù)不同供貨商對(duì)不同物品的報(bào)價(jià)按質(zhì)優(yōu)價(jià)廉

23、的原則選定固定的供貨商。2.10負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門(mén)應(yīng)要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價(jià)和供貨品種, 根據(jù)可供貨品種和價(jià)格核對(duì)申購(gòu)物品的報(bào)價(jià)。2.11采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供貨商加強(qiáng)配合, 根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價(jià)格清單做好采購(gòu)計(jì)劃, 爭(zhēng)取節(jié)省采購(gòu)所需的時(shí)間, 為物資使用部門(mén)創(chuàng)造效益。2.12對(duì)于一時(shí)在市場(chǎng)上難以購(gòu)買(mǎi)和購(gòu)買(mǎi)程序需占用較長(zhǎng)時(shí)間的物品, 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將情況知會(huì)給使用部門(mén), 以使使用部門(mén)能及時(shí)采取相應(yīng)措施。2.13采購(gòu)部門(mén)在收到已批準(zhǔn)的申購(gòu)單后, 屬于由固定供貨商供應(yīng)的, 應(yīng)通知固定供貨商送貨上門(mén), 并采用定期結(jié)算的方式結(jié)算貨款。3.倉(cāng)庫(kù)管理制度3.1對(duì)倉(cāng)管人員的要求3.1.1倉(cāng)管人員應(yīng)熟悉

24、其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識(shí)、規(guī)格用途、存放期限等。3.1.2及時(shí)、準(zhǔn)確地做好記賬工作，如實(shí)反映物資的庫(kù)存及發(fā)放情況。3.1.3經(jīng)常保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。3.2驗(yàn)收進(jìn)倉(cāng)制度3.2.1所有物資進(jìn)倉(cāng)前由采購(gòu)人員填寫(xiě)一式四聯(lián)收料單(進(jìn)庫(kù)單)，收料單的內(nèi)容包括物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)和金額。3.2.2倉(cāng)管人員及申購(gòu)人對(duì)進(jìn)倉(cāng)的物資必須驗(yàn)收其質(zhì)量是否符合使用的要求。3.2.3凡尚未取得發(fā)票而先行進(jìn)倉(cāng)的物資，倉(cāng)管人員及申購(gòu)人必須核對(duì)收料單上所列的品名、規(guī)格、數(shù)量與實(shí)收物資及送貨單是否相符。3.2.4已取得發(fā)票的物資，還必須對(duì)發(fā)票上所列的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。3.2.5收料單一式

25、四聯(lián)，完成驗(yàn)收手續(xù)由倉(cāng)管人員簽收后，其中:a.第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作收貨的記賬依據(jù)；b.二聯(lián)隨同發(fā)票報(bào)銷(xiāo)；c.第三聯(lián)送財(cái)務(wù)部存查（倉(cāng)管人員在完成驗(yàn)收手續(xù)后，每十天匯集后交財(cái)務(wù)部）；d.第四聯(lián)由采購(gòu)人員（經(jīng)辦人）留存。3.3保管制度固定資產(chǎn)的管理3.3.1固定資產(chǎn)由使用部門(mén)保管; 固定資產(chǎn)如個(gè)人使用, 個(gè)人保管, 個(gè)人在財(cái)務(wù)部(或行政及人事部)辦理領(lǐng)用手續(xù), 各部門(mén)公共使用的, 由部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)責(zé), 如發(fā)生人為損壞或丟失, 需照價(jià)賠償。3.3.2固定資產(chǎn)要定期清查盤(pán)點(diǎn), 最少每年要進(jìn)行一次全面的清查, 盤(pán)點(diǎn)時(shí)要對(duì)實(shí)物逐項(xiàng)點(diǎn)數(shù), 填列固定資產(chǎn)盤(pán)存表, 按類(lèi)別, 品名詳列帳存數(shù)量金額和實(shí)存數(shù)量金額,

26、 由參加盤(pán)點(diǎn)人簽章證明, 保管備查, 固定資產(chǎn)明細(xì)帳和固定資產(chǎn)總帳要按時(shí)核對(duì), 作到帳帳相符, 帳實(shí)相符, 出現(xiàn)盤(pán)盈、盤(pán)虧要及時(shí)上報(bào)。3.3.3固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣(mài)和因失去使用價(jià)值需要報(bào)廢時(shí), 必須按管理處權(quán)限辦理, 合法批準(zhǔn)手續(xù), 其變賣(mài)價(jià)格由財(cái)務(wù)部與使用部商定, 需報(bào)廢及清理之固定資產(chǎn)要進(jìn)行審查與技術(shù)鑒定后報(bào)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn), 進(jìn)行帳務(wù)處理, 凡屬人為造成固定資產(chǎn)報(bào)廢或損壞, 必須上報(bào)總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個(gè)人責(zé)任及相應(yīng)的處罰。其它物資的管理3.3.4其它物資均先由倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收, 屬各分倉(cāng)的物品再由各分倉(cāng)領(lǐng)出分別倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行保管。3.3.5財(cái)務(wù)部要對(duì)購(gòu)進(jìn)的各項(xiàng)固定資產(chǎn)建帳建卡, 根據(jù)稅務(wù)局要求和會(huì)計(jì)

27、核算方法, 按月計(jì)提折舊費(fèi), 固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線法。3.3.6所有物品由行政及人事部統(tǒng)一按分類(lèi)編號(hào)。3.3.7倉(cāng)庫(kù)按物品編號(hào)劃分存放區(qū)域，物品根據(jù)其存放條件及編號(hào)，有條理地存放于倉(cāng)庫(kù)內(nèi)。3.3.8倉(cāng)管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況，發(fā)現(xiàn)物資有變質(zhì)情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.3.9各種物資應(yīng)做到賬實(shí)相符，并每月進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)。a.盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)有盤(pán)盈、盤(pán)虧及變質(zhì)等情況應(yīng)查明原因及時(shí)報(bào)告主管部門(mén)及財(cái)務(wù)部；b.情況嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告總物業(yè)經(jīng)理。c.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告在每月月底前上報(bào)財(cái)務(wù)部匯總。3.3.10各倉(cāng)庫(kù)應(yīng)分品種、規(guī)格設(shè)賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況，每月終了，公司倉(cāng)庫(kù)應(yīng)與各分類(lèi)倉(cāng)庫(kù)核對(duì)當(dāng)月的收、發(fā)

28、、存情況，并定期進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)。各倉(cāng)庫(kù)收發(fā)料截止至每月20日, 每月25日前各分倉(cāng)倉(cāng)管人員必須報(bào)送當(dāng)月報(bào)表至公司倉(cāng)管理人員核對(duì)，公司倉(cāng)管理人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門(mén)及財(cái)務(wù)部報(bào)送本月的報(bào)表。3.3.11每月終了，倉(cāng)庫(kù)向行政及人事部按部門(mén)提交當(dāng)月增加物資清單，行政及人事部在此基礎(chǔ)上匯總直接購(gòu)買(mǎi)、報(bào)廢、調(diào)用等完成當(dāng)月各部門(mén)增減物資清單。清單一式三份，使用部門(mén)、行政及人事部、財(cái)務(wù)部各一份。3.3.12凡屬代保管的物資（含暫不需用或不合用的），需辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù)，倉(cāng)管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。3.4物品領(lǐng)用及出庫(kù)3.4.1領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續(xù)，各種物資的領(lǐng)用手續(xù)均須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽名

29、。3.4.2領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門(mén)登記“物資保管清單”，使用部門(mén)應(yīng)每一季度清點(diǎn)一次，并將清點(diǎn)結(jié)果列表報(bào)行政及人事部；使用部門(mén)領(lǐng)用非消耗性物品屬個(gè)人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記“員工物品領(lǐng)用表”。3.4.3員工調(diào)離部門(mén)或離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并將“員工物品領(lǐng)用表”復(fù)印一份交行政及人事部，各級(jí)主管離任或調(diào)離公司時(shí)，應(yīng)由上一級(jí)主管或管理部門(mén)清點(diǎn)其轄部份的物品。3.4.4工程部及其它部門(mén)日常使用的工具和消耗性物品向倉(cāng)庫(kù)申領(lǐng)一定數(shù)量，自行設(shè)倉(cāng)保管。3.4.5所有物資出庫(kù)一律憑使用部門(mén)開(kāi)出的領(lǐng)料單發(fā)貨，領(lǐng)料單應(yīng)列明出庫(kù)物資的編號(hào)品名、規(guī)格、數(shù)量、用

30、途、使用區(qū)域（如樓宇）等，除有領(lǐng)用人員簽名外，還必須有使用部門(mén)的主管簽名。若領(lǐng)用的系非消耗物資，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)“財(cái)產(chǎn)保管清單”。3.4.6倉(cāng)管人員發(fā)貨時(shí)，要堅(jiān)持按發(fā)貨程序發(fā)貨：一查庫(kù)存量，二先入先出，三當(dāng)面點(diǎn)清。發(fā)貨時(shí)發(fā)貨人應(yīng)在領(lǐng)料單上簽名并及時(shí)登記入賬。3.4.7已領(lǐng)用的物資，凡質(zhì)量、規(guī)格不符合使用，應(yīng)允許使用部門(mén)退貨。使用部門(mén)辦理退料銷(xiāo)賬手續(xù)：填寫(xiě)一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資，倉(cāng)管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。3.4.8非消耗性的物資（含個(gè)人保管的工具、物品、低值易耗品）在倉(cāng)庫(kù)或發(fā)放部門(mén)領(lǐng)出后，使用部門(mén)應(yīng)按品名、領(lǐng)用人填寫(xiě)“員工物品領(lǐng)用表”。因嚴(yán)重?fù)p

31、壞或因使用期限已滿等而無(wú)法繼續(xù)使用、需進(jìn)行更換的非消耗性物資，領(lǐng)用時(shí)必須交舊領(lǐng)新。3.4.9領(lǐng)料單一式三聯(lián)，其中第一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)作物資發(fā)出后的記賬依據(jù)；第二聯(lián)財(cái)務(wù)部存（倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨后每十天匯集交財(cái)務(wù)部）。第三聯(lián)由領(lǐng)料部門(mén)自存。4.維修及報(bào)廢4.1固定資產(chǎn)、部分低值易耗品需要維修時(shí)，由使用部門(mén)提出請(qǐng)修單，屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進(jìn)行維修；非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修，其它物品由工程部安排維修。 4.2固定資產(chǎn)、低值易耗品或非消耗性物品需要報(bào)廢時(shí)，由使用部門(mén)填寫(xiě)“物品報(bào)廢表”，屬工程、機(jī)電、設(shè)備等物品報(bào)工程部；其它物資報(bào)行政及人事部。經(jīng)鑒定確系無(wú)法使用的，經(jīng)報(bào)請(qǐng)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)，各部門(mén)在

32、收到“物資報(bào)廢表”批復(fù)三天內(nèi)，將報(bào)廢物資集中送往公司總倉(cāng)庫(kù)，分別由行政及人事部或工程部進(jìn)行處理。 4.3需維修或報(bào)廢的上述物資如屬人為損壞、報(bào)廢或丟失的，應(yīng)由責(zé)任人進(jìn)行賠償。收費(fèi)工作流程入帳的依據(jù)4.入帳的依據(jù)作為本公司的財(cái)務(wù)部，除了要遵守國(guó)家有關(guān)的法律規(guī)定外，還要依照下列各文件所載的規(guī)定及資料入帳:-(a)大廈管理公約大廈管理公約是各業(yè)主與發(fā)展商在買(mǎi)賣(mài)樓宇后所簽署的合約。公約對(duì)發(fā)展商、全體業(yè)主、用戶及管理者均有約束力，并明確列明各自的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任。大廈公約內(nèi)包括了很多有關(guān)財(cái)務(wù)處理、費(fèi)用計(jì)算等資料。財(cái)務(wù)部人員須詳細(xì)了解該等資料及規(guī)定，并以之作為編制帳目的依據(jù)。現(xiàn)列舉其中較重要的條款如下:-

33、(i) 入帳的規(guī)定 公約通常列明是否須要為大廈每個(gè)部份如:停車(chē)場(chǎng)、辦公樓、住宅樓等，各做一份獨(dú)立的帳目。(ii)首月管理費(fèi)起計(jì)日期的計(jì)算法 通常是以實(shí)際收樓日期或交付使用通知書(shū)發(fā)出的日期加若干天起計(jì)算，以較早的為準(zhǔn)。(iii) 未出售單元管理費(fèi)計(jì)算法 通常未出售的單元是享有管理費(fèi)減免的優(yōu)惠。(iv) 滯納金的計(jì)算法 公約已規(guī)定業(yè)主必須在每月某日前繳付管理費(fèi)，逾期未付者，按規(guī)定利率繳交滯納金。(b) 大廈管理合約大廈管理合約是發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理公司簽署的合約。其中主要規(guī)定了：(i) 物業(yè)管理公司管理大廈的年限，及收取的管理酬金；(ii) 物業(yè)管理公司受大廈管理公契的約束，并享有大廈公契

34、規(guī)定的大廈管理人所享有的權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任，根據(jù)大廈管理公約對(duì)大廈進(jìn)行管理，主要管理內(nèi)容及方式；(c)用戶手冊(cè)、裝修守則及大廈各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一覽表(附件二)該等文件在業(yè)主收樓時(shí)一并派發(fā)，并列明大廈各項(xiàng)收費(fèi)、按金、罰款及按金退還的程序等事宜。(d)收樓的流程圖(附件一)在整個(gè)收樓的程序中，有很多會(huì)計(jì)部必不可少的資料，如:-(i)確實(shí)的收樓日期，用以計(jì)算管理費(fèi)起計(jì)日期。(ii) 各單元業(yè)戶資料，包括姓名、聯(lián)絡(luò)地址及電話等。(iii) 已繳付管理費(fèi)按金及其它款項(xiàng)的收據(jù)，可作入帳及對(duì)帳的憑據(jù)。根據(jù)上述資料，可以建立一套必要的圖表檔案(附件三、四、五)。財(cái)務(wù)人員須知5.財(cái)務(wù)人員須知1.開(kāi)始做帳1.1會(huì)計(jì)科目

35、的制定在制定一級(jí)會(huì)計(jì)科目時(shí)，必須遵照國(guó)家規(guī)定，但子細(xì)目卻可按實(shí)際的需要增減。于一九九八年四月十一日，國(guó)家公布物業(yè)管理行業(yè)須按照施工房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)財(cái)務(wù)制度。現(xiàn)就物業(yè)管理行業(yè)之要求編制一份會(huì)計(jì)科目樣本以供參考(詳情見(jiàn)附件六)。1.2分析類(lèi)目若大廈公約規(guī)定須分開(kāi)大廈為不同“部份”各設(shè)獨(dú)立會(huì)計(jì)帳。每一“部份”須個(gè)別分析類(lèi)目。大部份的財(cái)務(wù)軟件已備有分目功能，財(cái)務(wù)部應(yīng)盡量加以利用。除制定類(lèi)目外，更重要的是在入帳時(shí)清楚知道各項(xiàng)費(fèi)用及收入是歸屬于那一個(gè)“部份”。正確的“部份”分類(lèi)能精確反映各“部份”的收支情況，對(duì)了解各“部份”的情況極之重要。在未能劃清時(shí)財(cái)務(wù)部可采用管理份額或應(yīng)收管理費(fèi)用為基準(zhǔn)，把該等間接費(fèi)用

36、攤分給各部份。如財(cái)務(wù)部發(fā)覺(jué)上述基準(zhǔn)未能公允地反映實(shí)況，應(yīng)請(qǐng)物業(yè)總經(jīng)理給予意見(jiàn)，選定或另立新的分?jǐn)偦鶞?zhǔn)。1.3應(yīng)收帳的管理對(duì)于物業(yè)管理這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)收帳是最重要亦是最繁重的工作。財(cái)務(wù)部須計(jì)算每一個(gè)業(yè)戶應(yīng)繳款項(xiàng)，如水、電費(fèi)等，亦要清楚知道未付及已付款，每月須發(fā)出繳付通知書(shū)、催款通知書(shū)、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳的劃款等等。上述的工作均可使用“物業(yè)管理軟件”，以減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。另外，在設(shè)定軟件的系統(tǒng)時(shí)，必須搜集以下資料:-各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):-a)整座大廈所有單元的編號(hào)及面積b)每一個(gè)單元的管理費(fèi)起計(jì)日期c) 各單元每月應(yīng)付各項(xiàng)費(fèi)用(如管理費(fèi))的金額d) 業(yè)戶的資料，如姓名、聯(lián)絡(luò)地址、電話、所擁有的單元e)空置單

37、元管理費(fèi)的計(jì)算f)滯納金的起計(jì)日期、所收取的利率g)水電費(fèi)最低消費(fèi)及每度的收費(fèi)等2.收樓時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)2.1業(yè)主付款的方法業(yè)主可采用多種方法繳付款項(xiàng)，如親身到管理處付款，郵寄支票或采用銀行轉(zhuǎn)帳。財(cái)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)主收樓時(shí)，準(zhǔn)備一份詳細(xì)的付款方法說(shuō)明書(shū)，并連同委托銀行自動(dòng)轉(zhuǎn)帳授權(quán)書(shū)(附件七)交予業(yè)主。付款方法說(shuō)明書(shū)上應(yīng)列明:-a)管理處的地址及辦公時(shí)間b)支票的抬頭的名稱(chēng)及郵寄地址c)辦理銀行轉(zhuǎn)帳的手續(xù)及各項(xiàng)須知2.2已繳交的管理費(fèi)上期、各項(xiàng)按金及基金的處理通常小業(yè)主在收樓前已繳付以上的款項(xiàng)予律師行或發(fā)展商。但其中某部份的款項(xiàng)，如管理費(fèi)上期、管理費(fèi)按金等是由管理處保管。當(dāng)收到已出售單元的資料時(shí)，財(cái)務(wù)部

38、應(yīng)實(shí)時(shí)入帳如下:-借發(fā)展商往來(lái)帳xxx貸管理費(fèi)按金xxx管理費(fèi)基金xxx: : : :管理費(fèi)上期xxx并按帳上的結(jié)余跟有關(guān)方面對(duì)帳及取回欠款。在某些情況下，小業(yè)主在收樓時(shí)會(huì)直接到管理處繳付。入帳方法大體相同，但某些款項(xiàng)如電話線初裝費(fèi)等，已由發(fā)展商支付，必須退還。2.3管理費(fèi)上期的處理業(yè)主需要繳付一筆相等于幾個(gè)月的管理費(fèi)作為上期，在管理費(fèi)起計(jì)日起按月扣除。例如:管理費(fèi)起計(jì)日是1月20日已付二個(gè)月管理費(fèi)上期共2,000元，每月管理費(fèi)為1,000元，入帳方法如下:-收款時(shí)借銀行/現(xiàn)金2,000貸管理費(fèi)上期2,000一月份借管理費(fèi)上期387(￥1,000x(31-20)/31日)貸管理費(fèi)收入387二月

39、份借管理費(fèi)上期1,000貸管理費(fèi)收入1,000三月份(a)由管理費(fèi)上期轉(zhuǎn)沖管理費(fèi)收入借管理費(fèi)上期613貸管理費(fèi)收入613(b)三月份發(fā)出通知書(shū)借債務(wù)人387貸管理費(fèi)收入3873.每月應(yīng)注意的事項(xiàng)3.1繳款通知書(shū)3.1.1發(fā)出日期及截?cái)?shù)日期大廈的經(jīng)費(fèi)，主要是來(lái)自管理費(fèi)收入。為確保有充裕的流動(dòng)資金，財(cái)務(wù)部必須在每月一號(hào)(或按大廈公約規(guī)定的日期)前發(fā)出繳款通知，使業(yè)主能按時(shí)付款。由于打印通知書(shū)需時(shí)，為確保能如期發(fā)出，必須提前數(shù)天截?cái)?shù)。因此，如果業(yè)主在截?cái)?shù)期后才付款，公司發(fā)出的通知書(shū)上將不會(huì)反映該項(xiàng)付款。為避免誤會(huì)，所有通知書(shū)須注明截?cái)?shù)日期。3.1.2水、電費(fèi)各單元的水、電費(fèi)是由管理處負(fù)責(zé)收取。每月須

40、派員抄錄各儀表的讀數(shù)。財(cái)務(wù)部然后按照每度的收費(fèi)及最低消費(fèi)計(jì)算應(yīng)收款項(xiàng)，并將各單元應(yīng)付的水電費(fèi)用加入每月的付款通知書(shū)，要求各單元在繳付管理費(fèi)時(shí)一并繳付。因抄讀各儀表需時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)與有關(guān)部門(mén)訂定一個(gè)固定抄讀日期，并把結(jié)果在付款通知書(shū)截?cái)?shù)日前交予財(cái)務(wù)部。3.1.3存盤(pán)入帳的方法繳款通知書(shū)最少要有兩聯(lián)，一份給客戶，另一份管理處存盤(pán)。假若除管理處外，還有其它機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收款，便需要多一聯(lián)，供對(duì)方存盤(pán)用。每月必須打印繳款通知書(shū)的清單作為入帳的憑證，并作如下入帳:-借債務(wù)人xxx貸管理費(fèi)收入xxx3.2催款通知書(shū)大廈公約規(guī)定，業(yè)主應(yīng)在每月某一指定日期繳交管理費(fèi)，并加上一段寬限期，通常為七至十天，若逾期未付，便須

41、發(fā)出第一次催款通知書(shū)，如業(yè)主仍未清付，便應(yīng)發(fā)出第二次及最后的催款通知書(shū)。若業(yè)主依然拒絕繳付，管理處是有權(quán)截停水、電供應(yīng)及發(fā)出律師信。如有上述拖欠情況，財(cái)務(wù)部應(yīng)實(shí)時(shí)通知物業(yè)部，待其決定采取適當(dāng)措施。3.3打印清單在每月月結(jié)時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)把所有收到的款項(xiàng)入帳。然后，使用“物業(yè)管理系統(tǒng)”打印一份管理費(fèi)、水費(fèi)、電費(fèi)收入的月結(jié)清單，該清單應(yīng)包括該月收入、已收款、未收款、預(yù)收款及應(yīng)收款的資料，該清單須存盤(pán)及與財(cái)務(wù)軟件上有關(guān)帳目的結(jié)余對(duì)帳。3.4會(huì)計(jì)報(bào)表編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基本目的，是向會(huì)計(jì)報(bào)表的使用者提供有關(guān)財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)信息。因不同使用者有不同需要，所以報(bào)表的式樣及種類(lèi)，亦應(yīng)按實(shí)際的需要編制。國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的格式是有一套特定的規(guī)格，但對(duì)于管理決策者或各業(yè)戶不一定合用及足夠。因此，財(cái)務(wù)部是有必要編制更多及更詳盡的報(bào)表。以下是一些例子:-(a) 收支表(i) 按業(yè)主公約的規(guī)定，分開(kāi)大廈為多個(gè)部份，須各自編制一份獨(dú)立財(cái)務(wù)報(bào)表。(ii)費(fèi)用應(yīng)分為合約性及非合約性兩大類(lèi)。此舉可以提供決策者更多有用資料，來(lái)處理資金調(diào)動(dòng)及編制預(yù)算案。(iii)關(guān)于一些非經(jīng)常性而金額大的費(fèi)用，應(yīng)加上注釋?zhuān)钍褂谜吡私庠摰荣M(fèi)用的實(shí)際用途。(iv)本月收支應(yīng)與預(yù)算收支及上月收支作比較，并對(duì)有重大差異的項(xiàng)目作分