XXX公司物業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)程序文件自然災(zāi)害（4頁(yè)）.docx

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XXX公司物業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)程序文件自然災(zāi)害（4頁(yè)）.docx

1、自然災(zāi)害編制部門(mén)：物業(yè)部文件制作：文件審核：文件審批：批準(zhǔn)日期：政策名稱自然災(zāi)害政策編號(hào)職能區(qū)域：保安部門(mén) 涉及區(qū)域：全部生效日期：完成日期： 1、目的每個(gè)物業(yè)必須以這些準(zhǔn)則作為指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際情況制定正式的行動(dòng)計(jì)劃，以將緊急事件或?yàn)?zāi) 害對(duì)生命、健康或財(cái)產(chǎn)的損害降到最低，并且采取必要、謹(jǐn)慎的措施來(lái)確保營(yíng)業(yè)的持續(xù)性及恢復(fù)正常營(yíng)業(yè)活動(dòng)。 2、目標(biāo)所有物業(yè)的緊急救災(zāi)計(jì)劃應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)下述目標(biāo)，其先后順序代表重要程度：2.1通過(guò)撤離和掩蔽所有不需要參與救災(zāi)行動(dòng)的人員來(lái)保護(hù)人員生命，并盡全力確保每個(gè)處于危險(xiǎn)區(qū)域的人員安全。2.2通過(guò)設(shè)計(jì)安全和對(duì)物業(yè)員工處理緊急情況進(jìn)行訓(xùn)練，來(lái)防止或最小化人身傷害。2

2、.3控制資產(chǎn)損失至最小。2.4盡快恢復(fù)商場(chǎng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.5所有應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)當(dāng)具有靈活性，在執(zhí)行此類方案的時(shí)候，允許根據(jù)實(shí)際情況來(lái)操作。3、救災(zāi)方案范圍/責(zé)任/例外事件3.1雪災(zāi)（參見(jiàn)SCP項(xiàng)目- O4- PM-014）3.2本政策適用于所有物業(yè)。3.3集團(tuán)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)負(fù)責(zé)管理此政策。4、保險(xiǎn)程序4.1風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)必須立即用電話通知保險(xiǎn)公司。4.2物業(yè)員工應(yīng)該盡快對(duì)災(zāi)害現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照或錄像。不要耽誤記錄(拍照/攝像)災(zāi)害的時(shí)間。這樣，為了保險(xiǎn)目的，能夠全面記錄損害范圍。4.3為了減輕破壞程度，應(yīng)當(dāng)盡快進(jìn)行清理工作，不管保險(xiǎn)理賠員或代表是否到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)。4.4每張照片或每節(jié)錄像至少應(yīng)當(dāng)有 5 份副本。在災(zāi)害

3、恢復(fù)過(guò)程中，每隔一段時(shí)間就應(yīng)當(dāng)重復(fù)此文檔編制過(guò)程。 4.5該物業(yè)應(yīng)當(dāng)制定特種分類帳以記錄，所有與災(zāi)害相關(guān)的或者災(zāi)害后期恢復(fù)和修復(fù)工作相關(guān)的費(fèi)用。5、公共關(guān)系5.1在危險(xiǎn)時(shí)期，與媒體的關(guān)系是所有救災(zāi)計(jì)劃中極其重要的一部分。良好的公共關(guān)系計(jì)劃、合理的判斷和迅速的反應(yīng)可以盡早恢復(fù)常態(tài)并且免除負(fù)面聲譽(yù)和不必要的管理問(wèn)題。52在預(yù)先規(guī)劃的位置建立一個(gè)新聞中心。此新聞中心用于接待媒體,以使他們了解最新局勢(shì)。5.3商場(chǎng)總經(jīng)理應(yīng)該指派一名人員(也可以是一名替代人員，只在指定人員無(wú)法出席的時(shí)候工作）處理所有公共關(guān)系活動(dòng)。5.4為告知媒體與災(zāi)害相關(guān)的所有事實(shí)，應(yīng)該盡早召開(kāi)記者招待會(huì)。因?yàn)樵S多新聞工作者有嚴(yán)格的截稿

4、時(shí)間，所以商場(chǎng)的迅速響應(yīng)非常關(guān)鍵。5.5應(yīng)該為所有媒體人員提供此機(jī)構(gòu)(商場(chǎng))的情況說(shuō)明書(shū)。在記者招待會(huì)上，應(yīng)當(dāng)分發(fā)所有可以用書(shū)面方式提供的報(bào)告書(shū)或新聞稿。請(qǐng)參見(jiàn)本節(jié)末尾的情況說(shuō)明書(shū)樣本。5.6在評(píng)估完成前，嚴(yán)禁就破壞程度、損傷、損失金額等進(jìn)行評(píng)論。6、記者招待會(huì)6.1商場(chǎng)工作人員應(yīng)該與當(dāng)?shù)孛襟w建立一種互動(dòng)工作關(guān)系。在發(fā)生任何災(zāi)害之前，應(yīng)當(dāng)制定一個(gè)名單，包括當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的所有社論機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式。此信息可以被包含在緊急電話列表中。6.2指定的公共關(guān)系處理人員(或商場(chǎng)總經(jīng)理)應(yīng)該盡早召開(kāi)記者招待會(huì)。記者招待會(huì)的目的是為了澄清有關(guān)災(zāi)害的現(xiàn)有疑問(wèn)，并在媒體和商場(chǎng)之間建立雙向的通訊聯(lián)絡(luò)。這樣,記者可以得到他們

5、問(wèn)題的答案。6.3為了媒體的即時(shí)使用應(yīng)當(dāng)散發(fā)書(shū)面新聞稿，也應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好即時(shí)散發(fā)給媒體的其它書(shū)面材料, 包括商場(chǎng)情況說(shuō)明書(shū)。材料可能包括準(zhǔn)備好的地產(chǎn)基本情況文件與/或公司手冊(cè)。6.4首次記者招待會(huì)上，在明確查明事件起因且管理部門(mén)承認(rèn)此情況前，拒絕回答此類問(wèn)題：此災(zāi)害是什么原因引起的？。而應(yīng)當(dāng)如此告知媒體：事件起因還未查明，正在調(diào)查中。6.5另一個(gè)頻繁詢問(wèn)的問(wèn)題是：損失有多少？。請(qǐng)?jiān)谠u(píng)估完成前避免就損害程度、傷害、損失金額等發(fā)表評(píng)論。而應(yīng)當(dāng)討論什么受到了損害以及這些損害會(huì)影響商場(chǎng)嗎。在管理部門(mén)決定關(guān)閉建筑物之前，嚴(yán)禁就此問(wèn)題發(fā)表看法。6.6面對(duì)媒體應(yīng)當(dāng)盡量提供事實(shí)。如果對(duì)媒體的某個(gè)問(wèn)題答案不確定，請(qǐng)

6、將問(wèn)題摘記下來(lái)，然后從可靠人士處了解實(shí)際情況并盡快給提問(wèn)者答復(fù)。6.7對(duì)待物業(yè)聲譽(yù)和地方團(tuán)體所關(guān)注的問(wèn)題時(shí)，要敏感謹(jǐn)慎。在災(zāi)害中尋找機(jī)會(huì)，盡力講明局勢(shì)的有利方面，如公司優(yōu)良的安全記錄等等。自動(dòng)記錄下事件細(xì)節(jié)交給媒體，以幫助消除流言和誤述。6.8請(qǐng)記錄下參加新聞發(fā)布會(huì)人員的姓名和電話號(hào)碼，以便如果局勢(shì)變化發(fā)生，可以呼叫這些人員請(qǐng)他們返回。7、承租人關(guān)系7.1商場(chǎng)總經(jīng)理負(fù)責(zé)處理與本地承租人的關(guān)系，每個(gè)承租人應(yīng)該向商場(chǎng)管理部門(mén)提供自己商店情況的狀態(tài)報(bào)告。72任何有關(guān)租賃責(zé)任/要求的談判請(qǐng)交給總公司處理。商場(chǎng)總經(jīng)理應(yīng)該制作一個(gè)列表，包含所有承租人、承租人的聯(lián)系人以及此人的聯(lián)系電話號(hào)碼。也必須記錄下承租

7、人場(chǎng)位的評(píng)估結(jié)果(由商場(chǎng)總經(jīng)理對(duì)其評(píng)估）8、災(zāi)難恢復(fù)行為準(zhǔn)則應(yīng)該做的事情8.1使員工了解恢復(fù)的情況和恢復(fù)程度。告訴他們何時(shí)希望他們返回以及在何種情況下返回。8.2設(shè)法及早恢復(fù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)以最小化人員的額外職責(zé)。8.3鼓勵(lì)創(chuàng)造力。只有真正巧妙的想法才能解決最多的問(wèn)題。對(duì)大家所做的努力表示感謝。8.4評(píng)價(jià)人員應(yīng)當(dāng)參照他們所達(dá)到的成就而非只看其行動(dòng)表現(xiàn)。8.5一旦恢復(fù)全面運(yùn)轉(zhuǎn)，則應(yīng)當(dāng)盡快檢查物業(yè)狀況，三十(30)天之后再次進(jìn)行檢查。必須確保盡快對(duì)設(shè)備進(jìn)行永久性規(guī)范而非臨時(shí)修理。8.6在危機(jī)結(jié)束后抓緊時(shí)間重新評(píng)估地產(chǎn)形勢(shì)，并簡(jiǎn)要計(jì)劃下一步驟。與應(yīng)急組織不同，此階段應(yīng)當(dāng)列出需要做的工作。這可以防止忽略某些方

8、面或片面認(rèn)為有人在處理它。8.7指定有職權(quán)的人員掌管夜間活動(dòng)。然后也由其對(duì)重大問(wèn)題做出決策。9、不應(yīng)該做的事情9.1根據(jù)傳聞草率下結(jié)論。如果沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行徹底的檢查，在做出重大決定前至少應(yīng)該掌握一些實(shí)際情況。9.2對(duì)人員和工作過(guò)度苛求。那樣只會(huì)讓所有人焦慮、疲憊和緊張。9.3忽略新產(chǎn)生火勢(shì)的危險(xiǎn)，尤其是自發(fā)燃燒。清除所有易燃物。 9.4過(guò)早撤銷緊急情況警惕，恢復(fù)到 100%的安全狀態(tài)需要花很長(zhǎng)時(shí)間。9.5使員工工作超過(guò) 12 小時(shí)來(lái)收回耽誤的時(shí)間。應(yīng)當(dāng)安排兩三個(gè)替換班次。一旦有空閑人員，為他們提供休息時(shí)間或假期。9.6忽視自身健康。做出正確決策需要足夠的休息時(shí)間。審批人簽署/印章：管理辦公室章

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