深圳某物業(yè)管理公司采購(gòu)及分包控制程序（5頁）.doc

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深圳某物業(yè)管理公司采購(gòu)及分包控制程序（5頁）.doc

1、1.0 目的1.1分包工作流程通過對(duì)工程施工、電梯養(yǎng)護(hù)、綠化、吸糞、消殺等服務(wù)項(xiàng)目分包商的評(píng)價(jià)選擇與對(duì)分包的有效控制，確保服務(wù)的質(zhì)量符合規(guī)定的要求，為客戶提供滿意的服務(wù)。1.2 物資采購(gòu)流程通過對(duì)公司所有的物資采購(gòu)進(jìn)行有效控制，確保采購(gòu)的物資符合規(guī)定的要求，以便各部門為顧客提供滿意的服務(wù)。2.0適用范圍本程序適用于公司所有項(xiàng)目分包商的評(píng)價(jià)選擇與分包和外協(xié)、物資采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、緊急采購(gòu)等流程的管理工作。3.0作業(yè)內(nèi)容（見下頁）3.1分包工作流程流程責(zé)任部門/人工作要求相關(guān)文件/記錄開始分包項(xiàng)目的識(shí)別分類分包項(xiàng)目的申請(qǐng)公司是否統(tǒng)一分包YESNO有關(guān)部門自行分包尋找/評(píng)估/選擇供方/分包商總經(jīng)

2、理確認(rèn)NOYE S分包合同評(píng)審NO簽訂合同YE S對(duì)分包業(yè)務(wù)進(jìn)行控制 B A?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人?總經(jīng)理?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人?總經(jīng)理?財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理?總經(jīng)理或其授權(quán)人?相關(guān)部門?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人需明確所負(fù)責(zé)的相關(guān)部門目前需要對(duì)外尋求分包的項(xiàng)目?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)需要分包的項(xiàng)目向公司提出分包申請(qǐng)?總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況決定是否由公司統(tǒng)一對(duì)外進(jìn)行分包。?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)總經(jīng)理安排自行分包。?相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)供方/分包商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供方/分包商進(jìn)行尋找、評(píng)估、選擇，并記錄到供方/分包商評(píng)價(jià)記錄。?總經(jīng)理對(duì)各部門提供的供方/分包商進(jìn)行最后的確認(rèn)。-經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的供方/分包商由品質(zhì)部納

3、入合格供方/分包商名單。?由財(cái)務(wù)部組織相關(guān)部門按合同管理程序?qū)Ψ职贤M(jìn)行評(píng)審；-對(duì)續(xù)簽的分包合同根據(jù)年度的分包商評(píng)價(jià)記錄決定是否續(xù)簽。?簽訂分包合同。?零星土建、裝修、公用工程分包業(yè)務(wù)：相關(guān)業(yè)務(wù)部門依據(jù)合同中的實(shí)施要點(diǎn)及有效附件對(duì)施工過程進(jìn)行不定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)不合格按不合格品（服務(wù)）控制程序進(jìn)行處理-設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)分包業(yè)務(wù)：按分包合同的具體要求及相關(guān)服務(wù)程序進(jìn)行日常檢查并記錄。-清潔衛(wèi)生，衛(wèi)生防疫、環(huán)境綠化、白蟻防治等分包業(yè)務(wù)：按分包合同的具體要求及相關(guān)服務(wù)程序進(jìn)行日常檢查并記錄。?分包項(xiàng)目申請(qǐng)表?供方/分包商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)?供方/分包商評(píng)價(jià)記錄?合格供方/分包商名單?合同管理程序?供方/分包

4、商評(píng)價(jià)記錄?不合格品（服務(wù)）控制程序流程責(zé)任部門/人工作要求相關(guān)文件/記錄 A供方/分包商年度評(píng)審BNOYES 取消供方/分包業(yè)務(wù)續(xù)簽分包合同結(jié)束? 財(cái)務(wù)部?總經(jīng)理?總經(jīng)理?每年組織業(yè)務(wù)部門等對(duì)供方/分包商的服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平進(jìn)行一次評(píng)審，填寫供方/分包商評(píng)價(jià)記錄報(bào)總經(jīng)理審批。-必要時(shí)，可臨時(shí)組織對(duì)供方/分包商的評(píng)審-對(duì)于在ISO9000質(zhì)量體系運(yùn)行前已提供承包服務(wù)的供方/分包商，品質(zhì)部組織對(duì)其統(tǒng)一進(jìn)行一次評(píng)審，合格者直接列為合格供方/分包商。?不合格者取消分包業(yè)務(wù)，由品質(zhì)部在合格供方/分包商名單中刪除。?根據(jù)供方/分包商評(píng)審記錄，并綜合考慮當(dāng)年市場(chǎng)行情，合格者續(xù)簽分包合同。-續(xù)簽分包合同需重

5、新經(jīng)過分包合同評(píng)審。?供方/分包商評(píng)價(jià)記錄?合格供方/分包商名單?供方/分包商評(píng)價(jià)記錄3.2物資采購(gòu)流程流程責(zé)任部門/人工作要求相關(guān)文件/記錄開始采購(gòu)需求提出采購(gòu)申請(qǐng) 確認(rèn) NO審核不符合預(yù)算審批符合預(yù)算NOYES 是否為大宗采購(gòu)定期尋找、選擇、評(píng)估供應(yīng)商審批下采購(gòu)單 NO YES NO YESA B B A購(gòu)買 B 不合格驗(yàn)收合格入庫或領(lǐng)取物品結(jié)單審核 NO 審批 YESNO 付款使用維護(hù)及不合格處理結(jié) 束采取預(yù)防、糾正措施統(tǒng)計(jì)分析 ?各部門?各部門負(fù)責(zé)人?采購(gòu)員?財(cái)務(wù)部?總經(jīng)理?財(cái)務(wù)部?采購(gòu)員、財(cái)務(wù)部有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、有關(guān)專業(yè)人員?總經(jīng)理?有關(guān)采購(gòu)人員、有關(guān)部門/負(fù)責(zé)人?有關(guān)采購(gòu)人

6、員、有關(guān)部門/負(fù)責(zé)人?倉管員、使用部門負(fù)責(zé)人?倉管員及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人或其指定人員?有關(guān)部門/采購(gòu)經(jīng)辦人員?財(cái)務(wù)部主管?總經(jīng)理?財(cái)務(wù)部出納?使用部門負(fù)責(zé)人?倉管員、采購(gòu)員?財(cái)務(wù)部/主管?人事行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)；管理處負(fù)責(zé)其它物品的采購(gòu)。?各部門與倉管員核對(duì)下月所需物品后,預(yù)測(cè)下月的采購(gòu)要求。?各部門負(fù)責(zé)人于每月25日前填寫采購(gòu)計(jì)劃審批表交采購(gòu)員，要求就采購(gòu)的物品的型號(hào)、規(guī)格、顏色、樣式、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)列明。?采購(gòu)員對(duì)各部門的物資采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行確認(rèn)，看是否與以前的采購(gòu)申請(qǐng)有異常現(xiàn)象，同時(shí)報(bào)價(jià)至財(cái)務(wù)部。?財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門年度預(yù)算及已用物品的情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃審批表進(jìn)行審核是否符合預(yù)算及采購(gòu)

7、員的報(bào)價(jià)是否合理。 ?總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)該物資的采購(gòu)。?財(cái)務(wù)部根據(jù)所需物資價(jià)值的大小及實(shí)際情況判斷是否為大宗采購(gòu)。?采購(gòu)員應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，及時(shí)了解市場(chǎng)行情，與有關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，并建立供應(yīng)商檔案。財(cái)務(wù)部從供應(yīng)商檔案中提供2-3個(gè)供應(yīng)商，并依據(jù)供方/分包商評(píng)價(jià)記錄對(duì)其進(jìn)行評(píng)估后再提交總經(jīng)理選擇。對(duì)已評(píng)估合格的供應(yīng)商，由財(cái)務(wù)部組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期（每年）再進(jìn)行評(píng)估一次。?總經(jīng)理可根據(jù)所需采購(gòu)的物資決定是否進(jìn)行招標(biāo)。?采購(gòu)經(jīng)辦人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃審批表，提供需求信息給供應(yīng)商?采購(gòu)經(jīng)辦人員按照采購(gòu)計(jì)劃審批表通過上門采購(gòu)或由確定的供應(yīng)商送貨等形式進(jìn)行購(gòu)買。?倉管員和使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)采購(gòu)回來的

8、物品進(jìn)行驗(yàn)收，如符合要求則簽名入庫或領(lǐng)用；如不符合要求則立即退貨。?驗(yàn)收合格，倉管員應(yīng)對(duì)物品及時(shí)入庫，填寫入庫單或領(lǐng)料單。并由請(qǐng)購(gòu)部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽名領(lǐng)取物品。?有關(guān)部門采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)要求供應(yīng)商開具發(fā)票，并及時(shí)結(jié)單報(bào)帳。?財(cái)務(wù)部主管審核是否為已選擇的供應(yīng)商和價(jià)格。?出納按照總經(jīng)理批后的付款數(shù)額如實(shí)付款。?使用部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在使用的過程中依據(jù)不合格品（服務(wù)）控制程序?qū)Σ缓细竦奈镔Y進(jìn)行及時(shí)處理。?倉管員和采購(gòu)員應(yīng)每月對(duì)所采購(gòu)的物品情況及驗(yàn)收合格情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫供方/分包商評(píng)價(jià)記錄，并及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部主管，以便采取預(yù)防和糾正措施，將結(jié)果存入合格供方/分包商名單。?財(cái)務(wù)部主管應(yīng)根據(jù)糾正措施控制程序、預(yù)防措施控制程序?qū)?yīng)商采取相應(yīng)糾正措施（如扣除貨款或淘汰等）進(jìn)行預(yù)防和補(bǔ)救。?采購(gòu)計(jì)劃審批表?各部門年度預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃審批表?采購(gòu)計(jì)劃審批表?供方/分包評(píng)價(jià)記錄?采購(gòu)計(jì)劃審批表?采購(gòu)計(jì)劃審批表?領(lǐng)料單入庫單、出庫單?入庫單、領(lǐng)料單、送貨單、采購(gòu)計(jì)劃審批表發(fā)票?不合格品（服務(wù)）控制程序?供方/分包商評(píng)價(jià)記錄?合格供方/分包商名單?糾正措施控制程序、預(yù)防措施控制程序3.2.1緊急采購(gòu)：各部門在執(zhí)行以已上采購(gòu)計(jì)劃時(shí)如果遇到緊急事件，需要緊急采購(gòu)一定數(shù)量的物品，用電話聯(lián)系方式或直接口頭請(qǐng)示，獲批準(zhǔn)后由采購(gòu)部門實(shí)施。采購(gòu)過程完畢后需補(bǔ)充辦理采購(gòu)及物資管理的相關(guān)手續(xù)。

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