物業(yè)服務(wù)業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序.doc

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物業(yè)服務(wù)業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序.doc

業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一、目的規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤三、職責(zé) 1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。 2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點(diǎn) 1、業(yè)主檔案內(nèi)容 (1)經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約。 (2)經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書。 (3)業(yè)主家庭情況登記表。 (4)鑰匙領(lǐng)用登記表。 (5)業(yè)主證領(lǐng)用登記表。 (6)業(yè)主入住驗(yàn)房表。 (7)裝修施工申請(qǐng)表、相關(guān)圖紙及施工單位資料。 (8)違章處理通知單及處理結(jié)果資料。 (9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。 (10)其他應(yīng)保存的資料。 2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。 3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。 4、業(yè)主檔案的跟蹤 (1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。 (2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。 5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。 6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。 7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

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