1、1 / 17 福信集團有限公司接待管理指引 福信集團有限公司接待管理指引 第一章 總則 第一條 第一條 本辦法根據公司實際情況特制定，旨在規范公司接待管理，明確接待責任，規范接 待行為，提高服務水平。 第二條 第二條 接待工作是公司重要的對外窗口之一，對于塑造企業良好形象，實現公司經營目標 具有十分重要的意義。各相關部門及人員務必高度重視且規范行為，做到有利工作、熱情周 到、豐儉適度、大方得體。 第三條 第三條 本辦法適用于福信集團有限公司及金融事業部、廈門大唐房地產集團有限公司總 部。下屬公司參照本辦法執行。下屬公司可結合當地實際情況制定本單位接待管理辦法，但 須報集團總部審批同意。 第四條

2、 第四條 本辦法主要是針對外地客人來廈的各項接待安排。 第二章 權責 第五條 第五條 行政部為公司接待的承辦部門和管理部門， 負責重大接待活動或高管特別交待的接 待任務，其他客人采取對口接待，由各對口部門負責（對口部門稱為接待部門），行政部協 助辦理相關事宜。 第六條 第六條 重要接待活動，由行政部組織相關部門共同完成此項工作，相關部門須積極配合， 人力資源部負責做好人員臨時調配。 第七條 第七條 重大接待任務（由行政部主導或參與），接待部門應事先按規定在 OA 中填寫接 待申請單，按流程逐級申報與審批。如遇特殊情況，可事先口頭請示集團分管領導，事后 補辦流程。 2 / 17 第三章 接待類別

3、和接待標準 第八條 第八條 公司接待事務堅持“分級限標”的原則，行政部根據客人規格，制定接待方案、安 排住宿、就餐、用車及參觀考察等事宜。 第九條 第九條 根據客人規格及來訪的重要性，接待分為三級：一級接待、二級接待、三級接待。 第十條 第十條 接待標準： 接待對象中，自己解決住宿費用的，住房標準按客人的要求安排。由集團或下屬公司負 責報銷費用的，視情況參照以下標準安排。 接待級別 一級 二級 三級 用車標準 奔馳商務車(唯雅諾)，寶馬 （750LI） 、奧迪 A8L 等 豪華別克商務車等 由行政部安排 宴請標準 600 元/人 300 元/人 200 元/人 住宿標準 五星級及以上酒店 四星

4、級酒店 三星級酒店 會見座談 六樓貴賓室、501 會議室；歡 迎牌，紅地毯、鮮花，茶、礦 泉水、水果、企業畫冊、視頻 宣傳片、紙與筆等 501 會議室、 301 會議室； 茶水，會談資料，可選備 水果 會議室備水、會談資料 禮品標準 2000 元/人 1000 元/人 700 元/人 第十一條 第十一條 接待標準細則 1、客人住宿安排，原則上在公司簽訂協議的酒店訂房，特殊情況經分管領導批準后可在 其他酒店訂房。 2、宴請標準不含酒水，除集團高管外，無特殊情況，消費時不應安排洋酒、魚翅、燕窩 等高檔物品，常規性的工作往來不安排宴請、住宿及禮品。 3 / 17 3、根據接待原則，負責接待的人員可全

5、程陪同用餐。接待重要客人，可請集團分管領導 出席。陪同人數一般控制在 2-3 人，最多不超過客人的 1.5 倍。 4、一級接待對象，配置專用車輛。其他人員的用車，由行政部視實際情況統籌調配。 原則上在廈門市范圍安排用車，超出廈門市范圍的用車由分管領導審批。 5、接待用品（煙、酒、茶、食品、水果等）由行政部負責采購。禮品原則上選擇公司統 一定制的禮品，如需另外采購由行政部或由分管領導指定人員負責。如需領用公司紀念幣， 須事先填寫紀念幣領用審批單，注明規格及數量，經部門領導及集團分管領導審批后方 可領用。自行購置禮品的接待部門應按公司規定事先填寫招待費（禮品）報批單（見附 件二）。 第四章 接待程

6、序 第十二條 第十二條 接待流程(詳見 附件三：接待流程指南) 步驟步驟 具體操作說明具體操作說明 責任者責任者 1.接到接待任務與接待部門溝通，確認客人來訪信息 行政部 2.制定接待方案 根據任務要求，接待部門與行政部共同制定接待方案，明確 人員職責與分工 接待部門/ 行政部 3.公司領導審批 重大接待方案， 主辦部門負責人審核后提交公司分管領導審 批方案 分管領導 4.組織實施 根據審批過的方案，組織實施接待，相關部門及人員依照分 工配合 接待部門/ 行政部 4.1 接送安排 根據實際情況，安排接送客人 接待部門/ 行政部 4.2 住宿安排 根據客人身份預訂與之相匹配的房型。 （重要客人提

7、前領取 房卡，需要另配物品的房間提前配備。 ） 接待部門/ 行政部 4 / 17 第十三條第十三條 接待過程中應注意的事項 在接待過程中，接待人員應做到儀容整潔、文明禮貌、態度熱情、服務周到、言語舉止 得體有度。 第五章 接待費用的歸屬 第十四條 第十四條 接待中產生的費用由對口接待部門承擔。 第十五條 第十五條 分管領導為分管部門產生的公務接待費用，歸屬相應部門。公司高管公務接待費 用，歸屬總經理室。 第六章 其他注意事項 第十六條 第十六條 各部門應建立對外接待情況登記臺帳 （附件五）。對重要客人要設立接待卡， 詳細記載其喜好、興趣與特點等指定專人妥善保管。 4.3 車輛安排 根據客人人數

8、，合理調度，做好車輛準備 行政部 4.4 就餐安排 根據實際情況，擬定就餐方案 接待部門/ 行政部 4.5 公務活動安排 布置接待場所、安排考察、攝影活動 接待部門 4.6 應急安排 接待過程中如有臨時變化、突發事件等及時上報，應急處理 接待部門 5.費用核銷結算各類費用，按照財務流程核銷，沖抵預算 接待部門 6.接待總結總結接待工作得失，提出改進措施 接待部門 7.建立接待臺賬搜集整理接待有關信息，按時間建立接待臺賬 接待部門/ 行政部 5 / 17 第十七條第十七條 為確保接待質量，特別是有入住、參觀需求的，應提前告知行政部或相關部門， 逢節假日（如：元旦、春節、勞動節、九八洽談會、國慶節

9、等）尤其需提前告知行政部。 第十八條 第十八條 本辦法于二零一五年八月修訂，自公告之日起執行。 附件一：接待申請表 附件二：招待費（禮品）報批單 附件三：接待流程指南 附件四：接待流程圖 附件五：對外接待情況登記臺帳 福信集團有限公司 二一五年九月二十九日 6 / 17 附件一 接待申請表 附件一 接待申請表 來訪目的 工作檢查 調研考察洽商順訪其他 具體事由： 接待部門 接待級別 一級 二級三級 來訪時間 年 月 日 時 到到 年 月 日 時 客人情況 （總人數： 人） 姓名 性別 單位/職務 接站信息 航班/動車信息： ， 月 日 時到 迎接客人 住宿安排 酒店等級 星 首選酒店： 房間總

10、數 間 入住天數 天 類 型： 套房 間 單人 間 雙人 間 其他 結帳類型： 我方承擔 客人自付 會見安排 橫幅 內容： 電子屏 內容： 投 影 宣傳片錄音音響話筒水果 瓶裝水 宣傳冊拍照攝像桌牌其他 宴請安排 擬用餐總次數，用餐時間： 用餐、用酒基本標準： 活動安排 活動時間，考察或觀光地點 返程安排 是否需要代辦購票： 是否 類型： 機票火車汽車 購票費用： 我方承擔 客人自付 特殊安排 按正常接待等級標準以外的其他要求 費用預算 項目 金額 說明 住宿 餐飲 禮品 。 。 。 。 。 申請部門意見 集團分管領導審批 行政部意見 7 / 17 附件二： 招待費(禮品)報批單 附件二： 招

11、待費(禮品)報批單 填報日期： 年 月 日 客 戶 陪同人數 時間 申請部門負責人 單位 人數 審 批 人 事前審批 審 批 人 事后審批 預計金額 實際金額 經辦人 招待費(禮品)報批單 招待費(禮品)報批單 填報日期： 年 月 日 客 戶 陪同人數 時間 申請部門負責人 單位 人數 審 批 人 事前審批 審 批 人 事后審批 預計金額 實際金額 經辦人 8 / 17 附件三： 附件三： 接待流程指南 接待流程指南 3.1 接到接待任務并制定接待方案 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級 接待 三級 接待 二級 接待 二級 接待 一級 接待 一級 接待 接到接待 任務 根據領導要求，及時

12、與對方（接待部門或客人）聯 系，了解客人信息：到訪時間、目的、活動范圍、 人員情況（單位全稱、職務、級別、性別、人數）， 往返情況（始發地、航班、車次、出發時間、預定 到達及離開時間） 掌握客人（尤其是主賓）的生活、飲食習慣、工作 條件要求，參考查閱主賓以往的到訪情況 成立接待工作小組，做好分工，明確接待負責人 如客人中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員 制定接待方 案 根據客人或接待部門意向，實地踏勘，提出初步日 程建議 與對方（接待部門或客人）溝通確定后，經領導審 核形成基本的日程安排 根據日程安排擬定接待方案。 填寫接待申請表，按照流程履行接待方案，領 導批準后組織實施，特殊情況可事前

13、經集團分管領 導口頭同意后執行。 接待方案、接待申請表被批準后，及時將方案 告知參加接待的有關領導及參與配合的相關部門、 單位和個人 9 / 17 3.2 接送安排 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級 接待 三級 接待 二級 接待 二級 接待 一級 接待 一級 接待 接站準備 提前一天確認客人信息有無變化 提前了解接機（接站）領導如何前往迎接地點，集 中前往時，應及時通知有關人員，做好出發組織工 作 準備接機（接站）牌 通知接機（接站）車輛出發時間 提前 3 小時了解客人抵達時間，確定是否準點到達 接站人員提前到達機場（車站）等候。 迎接 出站后，協助客人領取行李并送往住地 做好客人入住

14、、用餐的引導工作 到訪公司時，提前通知迎接的公司領導在公司適當 位置迎候，同時通知其他接待人員各就各位 送行 落實客人回程信息:回程時間、班次（車次） 提前詢問航班(車次）情況，了解有無晚點、延誤等 變化 根據需要，搜集客人相關證件信息 協助辦理行李托運手續 10 / 17 3.3 住宿安排 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級 接待 三級 接待 二級 接待 二級 接待 一級 接待 一級 接待 酒店預定 根據客人身份提出 2-3 個酒店備選， 經領導審核后， 確定 客人入住酒店 落實房間數量、房型、入住時間、住宿天數。根據客人及 接待等級安排房間。 預定房間時將入住天數增加一天， 避免客人

15、房卡過期而造 成不便 客人較多時，應預留機動房。 客人中， ， 領導旁邊服務工作人員的房間應盡可能靠近主 賓房間。 迎賓準備 提前辦理入住手續，領取房卡 檢查房間設備是否完好 根據客人等級，需要往房間配送物品的提前配送：如：企 業宣傳冊、歡迎卡、茶葉，水果等。 提前開通房間的國內長話功能， 并要求酒店采取限制無關 電話打進措施 迎賓安排 保持聯系，確定到達時間，將情況及時向等候 迎接客人的領導匯報 提前十分鐘在酒店大廳等候客人 客人到達酒店后，幫助將行李送進房間 向客人發放房卡，引導客人上電梯 11 / 17 3.4 車輛安排 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級 接待 三級 接待 二級

16、接待 二級 接待 一級 接待 一級 接待 用車安排 客人用車， 接待人員應提前安排， 并告知對方司機 姓名、電話、車牌號。根據接待方案，駕駛員提前 熟悉客人行程， 對行車路線進行設計， 必要時踩點， 選擇最佳路線，對可能出現的異常情況做好預案 車況檢查 駕駛員應提前檢查車況， 檢查車上空調、 影音設備， 確保油料充足，準備好通行費用 駕駛禮儀 保持服飾儀表整潔。 使用禮貌用語，服從接待現場安排 車輛編號 車輛超過三輛時，應對車輛進行編號 車上物品 配備并及時更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用應急藥 品等。 行車服務 在客人上車前開啟車內空調，置于合適溫度 每天用車結束后，應及時清理保持車內干凈衛生

17、客人下車后，應檢查車內是否有客人遺忘的物品 應急預案 針對可能出現的異常情況， 做好預案， 提前了解天 氣、路況、車輛通行情況等變化 12 / 17 3.5 就餐安排 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級三級 接待接待 二級二級 接待接待 一級一級 接待接待 餐廳選擇 根據客人級別及相關要求預定 1-2 家宴請地點備 選，由相關領導確定宴請地點 餐廳布置 按要求布置就餐地點，酒水、香煙提前放置，如需 醒酒需提前通知酒店服務員提前醒酒 安排席位 落實就餐客人及陪同人員名單后，按身份安排座 次。 重大宴請時， 根據出席人員名單制作排位表并擺放 席位卡 菜單安排 根據主賓或主要領導口味提前備菜，

18、 備菜要求： 菜 單包括涼菜、熱菜、湯、甜點、主食、水果；了解 客人口味合理搭配； 體現當地特色和時令菜式； 控 制好用餐標準及菜量，不鋪張浪費 物品準備 紅酒、白酒、香煙等 迎賓安排 布置好客人休息區、安排茶水 確認客人到達時間，告知相關陪同人員提前 15 分 鐘到達餐廳大門口等候 引導客人入座 宴會結束 用餐結束前 15 分鐘，通知相關接待人員、駕駛員 做好車輛準備 協助領導將客人送至餐廳大門口或上車地點道別， 特殊情況應由專人送至其住宿的酒店。 在客人離開時及時關注是否有遺留物品 13 / 17 3.6 到訪公司安排（會議接待） 工作工作 項目項目 工作內容工作內容 三級 接待 三級 接

19、待 二級 接待 二級 接待 一級 接待 一級 接待 場地 布置 按照會談雙方人數，會談形式確定會議室，布置會場， 提前制作會場橫幅 保持會場整潔 根據情況放置桌簽 提前準備電子屏 在座位上擺放會議議程（包括參會人員名單、會議議程及公司簡 介）、交流材料等 物品 準備 準備茶杯、茶葉、熱水、礦泉水、紙巾、筆記本、簽字筆、等必 要用品 設備 檢查 檢查會場投影、音響設備及會議室電源、照明及空調系統，空調 應提前開啟 會場 服務 服務人員提前到位，提前通知我方參加會議人員等候 會場服務人員應衣著得體 會議服務期間，應及時為參會人員添加茶水并在每 20 分鐘進入會 場查看、及時添加。會議休息時，根據實

20、際情況，及時清理會場。 宣傳 報道 提前準備錄像、錄音設備 對內宣傳報道經相關領導審核后方可發布 迎接 客人 會場布置工作就緒后，通知接待人員 及時了解客人出發時間，預估到達會場時間 確認客人到達時間并向領導匯報，告知領導迎接客人 引導 入座 客人到達會議室或接待室，引導客人入座 會場 服務 會議開始前，可播放節奏輕快的音樂 會議結束回收整理資料，檢查是否有物品遺漏 其他 根據客人訪問時間及其他情況，可安排參觀集團歷史照片墻。 14 / 17 3.7 活動安排（考察） 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級三級 接待接待 二級二級 接待接待 一級一級 接待接待 信息落實 落實考察目的、時間及

21、具體的基層單位或項目 了解視察地點當天的天氣情況 前期準備 相關部門應擬定 1-2 套考察行程報領導審核 落實考察陪同領導、人員名單 通知基層單位做好接待準備 通知基層單位安排住宿、就餐地點 落實用車安排，確定行車路線 提前做好工作匯報材料及答疑準備 視察點應提前做好清掃、 保潔工作， 特別是工作區、 會議室、衛生間、施工通道、入口等場所 做好現場布置工作 提前準備安全帽并擺放整齊（備選） 現場實施 做好迎接準備、迎接并引領客人入場 分放礦泉水和安全帽 視察期間盡量避免造成灰塵多、 噪音大、 火星四濺 的操作 協調落實下一步接待準備 掌握考察和參觀時間，保證活動按計劃進行 15 / 17 3.

22、8 應急安排 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級三級 接待接待 二級二級 接待接待 一級一級 接待接待 信息變更 根據需要，提前做好應急預案 接待開始前客人信息變化（時間、人員、行程）， 及時調整方案，并報告相關領導和接待人員 突發應對 接待過程中信息變化(臨時增加或減少行程、人員 變更、時間調整），及時報告相關領導和接待人 員 接待過程中發生各類突發緊急事件須及時聯系相 關部門進行處理并及時報告上級領導，有必要時 安排隨行醫護人員。 有必要時，安排隨行醫護人員 3.9 接待總結 工作項目工作項目 工作內容工作內容 三級三級 接待接待 二級二級 接待接待 一級一級 接待接待 接待工作總結

23、 總結接待各環節的得失，提出優化方案 其他 登記臺賬 費用結算和報銷 現場照片、錄像、錄音歸檔 16 / 17 通過 不 通 過 通過 不 通 過 附件四： 接待流程圖 附件四： 接待流程圖 分級限標 分工落實 組織實施組織實施 住宿安排住宿安排 車輛安排車輛安排 就餐安排就餐安排 活動安排活動安排 應急安排應急安排 接送安排接送安排 結束結束 費用核銷費用核銷 接待總結接待總結 建立臺賬建立臺賬 共同制定 方案 共同制定 方案 審批審批 接待部門接待部門 提出申請提出申請 審批審批 行政部 接到任務 行政部 接到任務 雙方溝通 信息匯總 成立工作組 17 / 17 附件五： 對外接待情況登記臺帳 附件五： 對外接待情況登記臺帳 序號序號 來訪客人來訪客人 來訪時間來訪時間 來訪單位及職務來訪單位及職務 人數人數 來訪內容來訪內容 聯系方式聯系方式 主要信息（生日、喜好、生活習主要信息（生日、喜好、生活習 慣等）慣等） 備注備注