1、.-第五章第五章物業檔案管理物業檔案管理第一節第一節物業檔案管理概述物業檔案管理概述一、物業檔案的概念一、物業檔案的概念(一)檔案的前身檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化而來的。“文件”廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。一份文件產生后有一段時間的現行效用，這時被稱為“現行文件” 。這一段時間過后，其現行效用消失，但仍有查考價值，便稱為“歷史文件” ，經過系統化、有序化的整理，組成案卷繼續保存。在很多場合， “歷史文件”被認為是“檔案”的同義詞。在國外檔案學界，多用“的文件”或“的文獻”等以“文
2、件”為上位概念的提法來定義檔案。國際檔案理事會主持編纂的檔案術語辭典(1984)將檔案描述為“由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經過挑選或未經挑選的、由某個適當的檔案館永久保存的非現行文件” 。而對“文件”則解釋為“由一個團體、機構、組織或個人在履行其法律義務時或在各種具體事務活動中形成或收到和保管的記錄信息，不管其形式和載體如何。 ”在我國檔案界，以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的檔案管理與整理(1937)是我國檔案學形成時間內容比較系統的一本書，其中指出： “文件未必一一歸檔保存，唯須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中
3、包括機關內所收入及發出之公布的意思表示之文件及附件。 ”(二)檔案的定義“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經常被引用的出處是清康熙十九年(1680 年)的起居注 。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時， “上問： 馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？大學士明珠奏曰： 馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。 ”我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在檔案管理與整理中寫道： “檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書。 ”1960 年第一期檔案工作雜志社論中寫道： “檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料(包括技術、影片、照片、錄音帶等等)。 ”1985 年國家標準局發布的情報與文獻工作詞匯基本術語和檔案著錄規則中檔案
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