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房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營公司OA系統(tǒng)管理作業(yè)指引（5頁）.doc

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房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營公司OA系統(tǒng)管理作業(yè)指引（5頁）.doc

1、OA系統(tǒng)管理作業(yè)指引編制*日期2011-12-15審核*日期2011-12-16批準(zhǔn)*日期2011-12-16修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2009.12.4C按照“大禹行動”要求*2011.12.15C組織機(jī)構(gòu)變更，修訂部分內(nèi)容*2012.12,29C*一、目的OA系統(tǒng)是公司管理信息發(fā)布和傳遞的平臺，它集合了公司各方面信息，也是公司實施企業(yè)管理、技術(shù)管理和其他管理的重要工具，為了提高公司工作效率，保障信息合規(guī)及快捷傳遞，根據(jù)公司的實際，制定本指引。二、適用范圍適用于集團(tuán)公司各部室及各下屬公司的OA系統(tǒng)管理。三、職責(zé)3.1 集團(tuán)總部OA系統(tǒng)管理的歸口部門是人事企管部(OA流程

2、的規(guī)范和梳理由投資運(yùn)營部負(fù)責(zé)，人事企管部依據(jù)授權(quán)在OA中實現(xiàn))，職責(zé)包括：3.1.1 制訂全集團(tuán)OA系統(tǒng)管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行；3.1.2 組織和制訂全集團(tuán)OA系統(tǒng)規(guī)劃和實施計劃；3.1.3 不定期組織OA操作培訓(xùn)或?qū)Ω鱋A系統(tǒng)對接人（OA系統(tǒng)關(guān)鍵用戶）進(jìn)行OA系統(tǒng)使用的相關(guān)培訓(xùn)。集團(tuán)各部門及各下屬公司的OA對接人由所在部門/公司負(fù)責(zé)人指定；3.1.4 負(fù)責(zé)對集團(tuán)OA系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行維護(hù)、監(jiān)管和控制；3.2 OA系統(tǒng)對接人職責(zé)包括以下內(nèi)容：3.2.1 OA系統(tǒng)對接人對本公司部門OA使用、流程通暢、知識積累有直接責(zé)任。3.2.2 OA系統(tǒng)對接人必須熟知OA操作，能判斷和解答各OA最終用戶日常

3、操作上的問題。3.2.3 人事企管部只接受來自投資運(yùn)營部關(guān)于OA的修改、調(diào)整請求。3.2.4 人事企管部應(yīng)定期對OA系統(tǒng)對接人就新流程、新知識進(jìn)行培訓(xùn)。（關(guān)于授權(quán)的培訓(xùn)由投資運(yùn)營部負(fù)責(zé)）四、各模塊管理要點(diǎn)本OA系統(tǒng)平臺組成包括：新聞與公告，流程，協(xié)作區(qū)，公告空間，人事管理、制度專欄，網(wǎng)上調(diào)查，以實現(xiàn)信息的傳遞、溝通；4.1 新聞與公告：4.1.1 新聞發(fā)布與集團(tuán)相關(guān)內(nèi)外部新聞，管理項目新聞，公告用于活動通知，行政處罰，人事變動、其他類通知等活動信息。4.1.2 新聞由相關(guān)授權(quán)部門發(fā)起，集團(tuán)常務(wù)副總裁審批。4.1.3 OA系統(tǒng)管理員無權(quán)刪除任何新聞或公告。對新聞或公告的任何操作行為都必須經(jīng)過集團(tuán)

4、副總裁（運(yùn)營）審批。4.1.4 新聞或公告內(nèi)容應(yīng)實事求是，嚴(yán)禁人為夸張，誤導(dǎo)員工。發(fā)布人應(yīng)對新聞內(nèi)容造成的影響負(fù)責(zé)。4.2 代辦事宜（流程）：4.2.1 代辦事宜中出現(xiàn)的任何事宜都應(yīng)及時處理，對于無法處理的流程請通知本部OA系統(tǒng)對接人。4.2.2 為保證流程審批效率，對流程各審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審批限時。具體限時管理辦法參照關(guān)于OA辦公系統(tǒng)審批審查審核時限的規(guī)定4.2.3 對于出差、請假等情況需要進(jìn)行流程代理。代理基本原則：一般為向上代理，經(jīng)批準(zhǔn)可平級代理；高管、二級公司總經(jīng)理原則上不能代理（總裁批準(zhǔn)除外） 4.2.4 可轉(zhuǎn)發(fā)流程嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)給與授權(quán)無關(guān)的人員。同時要杜絕越級轉(zhuǎn)發(fā)報批的情況。一旦發(fā)現(xiàn)必嚴(yán)懲

5、。4.2.5 對流程的修改和調(diào)整需求由OA對接人負(fù)責(zé)收集，即時或及時報投資運(yùn)營部匯總并評估。經(jīng)投資運(yùn)營部核定需調(diào)整的，由該部報人事企管部執(zhí)行系統(tǒng)調(diào)整事宜。4.2.6 新增任何流程都必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、下屬公司總經(jīng)理的簽字同意，并由投資運(yùn)營部報人事企管部執(zhí)行。4.2.7 “自由審批流程”只能在沒有專用審批流程的情況下使用。該流程集團(tuán)部室內(nèi)由流程發(fā)起人提請投資運(yùn)營部設(shè)置，下屬公司由發(fā)起人提請綜合部經(jīng)理設(shè)置。4.2.8 系統(tǒng)管理員不得給流程發(fā)起人退回、刪除、干預(yù)、強(qiáng)制歸檔流程（發(fā)起人分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外）。4.3 協(xié)作區(qū)：4.3.1 協(xié)作區(qū)為各工程項目，管理項目涉及的多個部門人員提供溝通平臺。

6、4.3.2 協(xié)作區(qū)為嚴(yán)肅的，正式的交流平臺。不得發(fā)布不健康的內(nèi)容。4.3.3 協(xié)作區(qū)版主在無特殊指定人的情況下，默認(rèn)為OA系統(tǒng)管理員。4.3.4 對于通過協(xié)作區(qū)溝通討論的案例應(yīng)予以嘉獎。4.3.5 建立類似“建言平臺”的協(xié)作區(qū)需要人事企管部技術(shù)支持的，有此需求的部門可通過對接人上報人事企管部，經(jīng)評估技術(shù)可行后，由人事企管部協(xié)助完成。4.4 公共空間（文檔目錄）：4.4.1 公共空間保存所有個人或項目相關(guān)的文件。包括文檔、圖片等。4.4.2 公共空間知識目錄體系的建立，修改由各部對接人負(fù)責(zé)整理上報。4.4.3 公共空間已有文件由文件所有人負(fù)責(zé)。4.4.4 公共空間中知識性文件的共享權(quán)限設(shè)置由各職

7、能部門協(xié)同人事企管部統(tǒng)一制定。4.4.5 未經(jīng)授權(quán)OA系統(tǒng)管理員不得刪除任何私有文件。4.5 人事管理：4.5.1 人事信息的錄入，編輯，離職處理由集團(tuán)人事企管部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。4.5.2 集團(tuán)人員變動情況，由集團(tuán)人力資源部定期以公告的形式公布，并同時修改其OA信息。4.5.3 集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)，崗位體系，由集團(tuán)人事企管部共同維護(hù)。4.6 制度專欄：4.6.1制度專欄用于發(fā)布公司制度和各類指引文件。4.6.2制度專欄內(nèi)容的維護(hù)由集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)。4.7 網(wǎng)上調(diào)查4.7.1網(wǎng)上調(diào)查由人事企管部進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)并指導(dǎo),由各部門制作和發(fā)布。4.7.2對調(diào)查結(jié)果需要保密的調(diào)查，OA系統(tǒng)管理員只提交票數(shù)信息，不提交

8、具體人員名單。4.8 其他：4.8.1 按職責(zé)和權(quán)限及要求，發(fā)布相關(guān)信息和參加討論及溝通、交流；4.8.2 嚴(yán)禁在OA上發(fā)布不健康的內(nèi)容；4.8.3 審計部可查看除特別聲明保密外的一切內(nèi)容。4.8.4 嚴(yán)禁通過OA系統(tǒng)傳播病毒。4.8.5 集團(tuán)總部OA系統(tǒng)管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；4.8.6 各模塊操作參考泛微協(xié)同管理平臺（e-cologyV5.0）用戶使用手冊。五、OA保密與備份5.1 OA系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)如依照公司檔案管理制度和保密制度規(guī)定為公司秘密的，所有接觸此類數(shù)據(jù)的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)保密制度規(guī)范。5.2 員工上傳機(jī)密信息時，應(yīng)仔細(xì)檢查共享權(quán)限設(shè)置，避免由于員工操作過

9、失造成集團(tuán)損失。5.3 未經(jīng)OA系統(tǒng)管理員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容。5.4 員工應(yīng)保護(hù)好自己帳號，長時間離開電腦應(yīng)先退出OA系統(tǒng)以防他人冒用，嚴(yán)禁盜用其他員工帳號；5.5 對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；5.6 各部門需要進(jìn)行歸檔管理的資料、信息由部門經(jīng)理指定相關(guān)人員進(jìn)行備份；5.7 OA系統(tǒng)管理員對OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，防止意外造成的數(shù)據(jù)丟失。5.8 如發(fā)生泄密的情況，按公司相關(guān)制度處理。六、授權(quán)與考核6.1 集團(tuán)審計部擁有OA系統(tǒng)內(nèi)容查看的最高權(quán)限。6.2 由集團(tuán)人事企管部統(tǒng)

10、計，對流程超時情況進(jìn)行統(tǒng)計和發(fā)布。6.3 經(jīng)總裁簽字同意后，由財務(wù)部對相關(guān)人員進(jìn)行獎懲操作。6.4 OA系統(tǒng)各部分功能權(quán)限，由人事企管部進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。若有特別要求請與人事企管部信息化部負(fù)責(zé)人溝通。6.5 凡公司員工調(diào)動、離職或違反公司紀(jì)律的，OA系統(tǒng)管理員須及時調(diào)整、取消或暫停其權(quán)限。6.6 OA系統(tǒng)管理員如提出離職申請，應(yīng)由信息化負(fù)責(zé)人暫停其相關(guān)一切權(quán)限。6.7 OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對違反OA系統(tǒng)管理制度的員工，進(jìn)行定期統(tǒng)計，并在OA上給予通告，對違反本規(guī)定制度者將按100元/次的標(biāo)準(zhǔn)給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，直接報財務(wù)部處理；七、附則7.1 本制度由人事企管部起草與修訂，經(jīng)總裁審批后發(fā)布。7.2 人事企管部將根據(jù)實際情況隨時對本制度進(jìn)行調(diào)整，并以最新制度為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。7.3 本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)制度如與本制度沖突，以本制度為準(zhǔn)。7.4 本制度的解釋權(quán)屬于人事企管部。八、相關(guān)記錄8.110-01申請OA流程調(diào)整作業(yè)表單

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