1、項目成本檔案管理作業指引 編制日期2012-7-30審核日期2012-7-30審批日期2012- 修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2011.10.8C/0按照最新授權文件要求改版2012.07.30D根據2012架構調整修訂1目的為規范成本檔案管理，現結合成本管理的實際情況，制定本管理辦法。2范圍本管理辦法適用于皇庭深圳市建設項目。3職責3.1 成本管理部負責本管理辦法的制訂、修改、指導、解釋與檢查；3.2總裁辦負責本管理辦法的貫徹執行。3.3各個部門形成的成本檔案應及時交由總裁辦歸檔。4工作程序4.1 總則4.1.1 成本檔案是指項目開發過程中形成的與工程成本有關的且有保存價
2、值的工程合同、招投標、工程預結算、付款臺帳、圖紙、相關管理制度、成本數據庫、成本管理軟件內容等應歸檔保存的各種紙張書面文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關的圖表、照片、錄相錄音、當地工程造價定額、造價信息等資料的總稱；成本檔案管理的工作內容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理；4.1.2 成本檔案必須具備真實性、統一性。成本檔案必須真實、準確地記載公司成本管理活動過程中形成的內容；成本檔案的各組成部分必須統一，不同載體（書面紙張資料、成本數據庫、成本管理軟件電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號、內容、數據等必須完全一致；4.1.3 成本檔案（書面紙張資料）
3、分為三類，即工程成本類、規范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預結算類、工程變更及現場簽證類、工程招投標類；工程成本類在分類時，還要按不同的項目進行區分；4.1.4 成本檔案必須具備可復查性，對每項工程，以合同為主線進行存檔。首先，對于每份工程合同文本，必須把其評定標審批表（或議標、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預、結算審批表直接作為其附件，并合在一起存檔，同時做好相互對應的編號鏈接標識；而后，將隸屬該合同的其他有關工程預結算類、工程變更及現場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔；4.1.5 成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統一歸檔、集中
4、存放，不得將成本檔案以個人名義保存在個人手中；嚴禁任何人未經批準，就以個人名義超出范圍私自外借（復印或郵件發送等方式）成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數據等行為；如有關人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作；4.1.6 成本數據庫及成本管理軟件的內容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實和完善成本數據庫以及持續應用和改進成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。負責日常成本資料的收集及按成本檔案管理程序進行歸檔保管。4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法 4.2.1 工程合同資料4.2.1.1資料組成4.2.1.1.1項目的完整的合同文本：前期合同（包括規劃、設計、勘察、監理
5、、造價咨詢）、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設備采購合同（包括材料采購、設備購買及安裝）、園林環境合同（包括室外環境的設計、施工）、營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷，成本管理部結合具體情況決定此類合同是否保管）；4.2.1.1.2正在開發項目的合同文本；4.2.1.1.3成本管理軟件、成本數據庫所包括的各類合同內容。4.2.1.2資料管理4.2.1.2.1使用專用檔案盒，按不同建設項目、不同的單項工程的合同進行分類存檔，檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟件中相應的合同清單（打印即可）；4.
6、2.1.2.2對每項工程，以合同為主線進行存檔,每項工程的工程合同文本必須把其評定標審批表（或議標、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預、結算審批表作為附件，合在一起存檔，同時作好相互對應的編號鏈接標識，以便快速復查；4.2.1.2.3合同文本原件（包括合同文本、相關補充協議、合同審批表等）由深圳市總裁辦保管，成本管理部應備有合同文本等資料的原件或復印件（復印件存檔，需加蓋深圳市皇庭房地產開發有限公司的專用章以示確認）。4.2.2工程預結算資料4.2.2.1資料組成4.2.2.1.1已竣工項目的完整的決算書、結算書、預算書、估算書、預結算審批表、工程結算協議清單（或承包方確認書）、付款臺帳
7、等；4.2.2.1.2正在開發項目的估算書、預算書、結算書、付款臺帳等；4.2.2.1.3成本數據庫及成本管理軟件所包括的目標成本、動態成本、預結算等內容。4.2.2.2資料管理以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的預結算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查。成本管理部存檔。一份完整的工程預結算書應包括編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表、計價依據。（成本管理部結合具體情況決定此類文件的載體形式）；4.2.2.2.1其中的計價依據又包括：材料價格（政府指導價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會審記錄、工程
8、變更簽證的預算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結算相關的甲乙雙方確認的協議等；編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊。計價依據作為附件，可分職能部門、分類別進行保管，但計價依據資料也必須具備全面、快速復查的條件；使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預結算補充資料目錄備注清單；4.2.2.2.2不同載體（各書面資料、成本數據庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務器）的同一工程預結算資料的名稱、編號、內容、數據等必須完全一致；4.2.2.2.3對于項目竣工結、決算書，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時，還須將其電子文檔刻錄成光盤，或者在成本管理軟件的基礎資料設置中把
9、項目竣工結、決算書的電子文檔“打包”并上傳至服務器，以方便保存與使用。4.2.3工程變更與現場簽證資料4.2.3.1資料組成4.2.3.1.1已竣工項目的完整的工程變更、現場簽證資料；4.2.3.1.2正在開發項目的工程變更、現場簽證資料；4.2.3.1.3成本管理軟件、成本數據庫所包括的工程變更、現場簽證內容。4.2.3.2資料管理4.2.3.2.1以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的工程變更及現場簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查；4.2.3.2.2工程變更通知單、現場簽證單統一印制成固定格式（可手寫復印的），一式四份，施工單位存檔，
10、成本管理部存檔；工程變更通知單、現場簽證單統一進行編號；4.2.3.2.3使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現場簽證的補充資料目錄備注清單。4.2.4工程招投標資料4.2.4.1資料組成4.2.4.1.1已竣工項目的完整工程招標資料（評定標評審表、招標文件、答疑記錄、開標評標記錄等）、工程投標資料（主要是中標單位的）；4.2.4.1.2正在開發項目的工程招投標資料；4.2.4.1.3成本管理軟件、成本數據庫所包括的工程招標內容。4.2.4.2資料管理4.2.4.2.1以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的工程招投標資料依次附后，合在一
11、起存檔，以便快速復查；4.2.4.2.2評定標審批表及議標、直接委托審批表統一印制成固定格式（可手寫復印的），一式兩份，總裁辦存檔，成本管理部存檔；4.2.4.2.3項目招投標資料（評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關會議紀要等）的收集、整理、歸檔、保管工作由總裁辦負責，成本管理部協助整理；4.2.4.2.4評定標評審表（或議標及直接委托審批表）、中標單位投標文件中報價書、招標文件等作為工程預結算必要依據的招投標資料，成本管理部則應每項皆保存其原件或復印件。4.2.5制度類文件4.2.5.1文件組成4.2.5.1.1國家及當地政府工程造價管理
12、等有關部門頒發的與成本管理有關的規章制度、管理規范、通知、決定等文件資料；4.2.5.1.2深圳市皇庭房地產集團有限公司頒發的與成本管理有關的規章制度、管理辦法、作業指引、操作流程通知、決定等文件資料；4.2.5.1.3皇庭房地產集團有限公司及各部門制訂的與成本管理有關的管理辦法、實施細則、通知、決定、相關會議紀要等文件資料。4.2.5.2文件管理4.2.5.2.1成本管理制度要求在本皇庭房地產集團有限公司的相應“管理制度”欄中存放（政府有關部門頒發的法規文件可除外），以便網上查詢；4.2.5.2.2主要的、常用的成本管理制度裝訂成冊以便查詢、使用。4.2.6 其他文件資料其他文件資料包括目標
13、成本、有關設計階段成本控制的資料、相關會議紀要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關往來文件、當地工程造價定額、信息月刊、圖集等工程造價有關專業書籍等。這類文件資料由成本管理部負責，分類保管。4.3 成本檔案管理的其他規定4.3.1 項目立項后，檔案員即應制定該項目文件資料的收集整理工作計劃，設定階段性歸檔的時間，按照邊工作邊收集、整理、終結卷成的要求，就每個環節上形成的技術經濟文件資料，隨時加以收集，并存放于事先準備好檔案盒中，以備整理。 4.3.1.1 對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔，復印件存檔須加蓋深圳市皇庭房地產開發有限公司印章以示確認；在項目開發的過程中形成的與成本有關的文件
14、資料均需統一歸檔、立卷，以合同為主線、以項目為單位進行立卷，一個項目的文件資料應立成一卷或數卷，一卷即裝成一個檔案盒。對卷內無頁號的文件資料應逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯數字順序編寫頁號，并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等；4.3.1.2 卷內文件資料的排列次序為：開發前期準備、主體建安工程、社區管網工程、園林環境工程、配套設施工程類；4.3.1.3 每卷成本檔案編號統一擬定編號方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內，排列方法為自左至右，從上到下；4.3.1.4 對立好的案卷，檔案管理員應定時進行檢查，對不符合要求的應及時予以完善或返工。4.3.2編目與裝訂4.3.2.1卷內
15、文件資料目錄按卷內文件資料的排列順序和內容并結合成本管理軟件的相應內容進行編寫：第一列順序號，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發部門的發文字號；第三列責任者，填寫對文件資料的署名者，即對文件資料負有責任的部門和個人；第四列題名，即文件資料標題，一般應照實抄錄；沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“ ”以示區別；第五列日期，文件資料的形成時間；第六列頁號，填寫文件資料起止頁號；4.3.2.2 檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂，已竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應進行修補或復制；文件資料應使用
16、A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標準的A4紙上；卷內文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據文件資料內容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認的，應附抄件并加以說明。4.3.3保管與使用4.3.3.1歸集、接收成本檔案，檔案管理員必需認真檢驗，并辦理好登記、交接手續。成本檔案要求集中存放于檔案柜，由檔案管理員管理，各部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。4.3.3.2成本檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。在現階段，保存期
17、在十年之內的成本檔案原則上皆不能作廢，須保存；保存期超過十年的成本檔案如需銷毀，須經成本管理部總經理批準。對易褪色、易磨損的圖紙、材料等，檔案員要進行定期檢查，檔案的修補，對借閱次數頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強對正本的保存；4.3.3.3為維護成本檔案的真實性與安全性，任何人未經批準，不得擅自涂改成本檔案；每天下班要鎖好檔案柜；4.3.3.4如因工作需要，深圳市皇庭房地產集團有限公司內有關部門或人員借用成本檔案時，須填寫檔案借閱登記表，并經批準后方可借閱（一般由成本管理部總經理批準，重要檔案的借閱還應得到分管副總裁的批準）；4.3.3.5正常開展的審計、工作檢查，成本管理部須全力配合，并做好資料借閱的登記、回收工作；4.3.3.6應建立成本檔案臺帳，以記載檔案收進、發出、保管、利用情況,檔案人員還要做好統計工作，統計數據以原始數據為準，以便輸入計算機，充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理。5. 支持性文件無6. 相關記錄無
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