1、東莞市保物業服務有限公司 東莞分公司 服務中心財務檔案管理規定服務中心財務檔案管理規定 文件現行版號/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 發放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-504 總 頁 數： 5（含本頁） 編 制： 李 艷 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態 日期 修改章節 修改內容 修改人 審核人 批準人 公司內部文件未經批準不得復印 第 1
2、 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規定服務中心財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 2 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.0 目的 1.0 目的 規范服務中心財務檔案的管理，確保財務資料的安全和有效使用。 2.0 適用范圍 2.0 適用范圍 適用于服務中心財務管理范圍內的的所有財務資料。 3.0 職責 3.0 職責 財務助理負責收集、立卷、裝訂及保管財務檔案。 服務中心經理對本服務中心財務
3、檔案負有監管職責。 4.0 程序要點 4.0 程序要點 4.1 服務中心財務檔案的概念 服務中心財務檔案是指單據、賬簿和上報分公司報表以及其他有關財務方面的專業資料，它是記錄和 反映經濟業務的重要歷史資料和證據。 4.2 服務中心財務檔案的內容 服務中心財務檔案的內容一般指票據、通知單（繳費通知單、催費通知單） 、賬簿（現金日記帳、銀 行存款日記帳、備查帳等） 、專用報表以及其他財務資料等五個部分。 4.2.1 票據 指開據給顧客管理費發票、水電費發票、停車場發票、收款收據、退款憑據等. 4.2.2 賬簿 賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以原始單據為依據，全面、連續、系統地記 錄各項經濟
4、業務的簿籍；它包括按各類明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。 4.2.3 專用報表 專用報表是反映各部門財務狀況和經營成果的總結性書面文件，是財務記帳依據， 主要為各服務中心定期上報分公司的各類周、月報及業主收支公布表、本體基金收支情況表等。 4.2.4 其他財務資料 其他會計核算資料屬于經濟業務范疇， 與財務核算、 財務監督緊密相關的資料。 如：經濟合同/協議、財務數據統計資料、財務發文、財務檔案移交清冊、財務檔案保管清冊、財務檔案 銷毀清冊等。 4.3 財務檔案的裝訂和保管規定 4.3.1 財務檔案的整理立卷 年度或年度終了后，對會計資料進行整理立卷。財務檔案的整理一般
5、采用“三統一”的辦法，即：分 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規定服務中心財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 3 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。 A、分類標準統一。 一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類票據，三類報表，四類文字資料及其他。 B、檔案形成統一。 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。 C、管理要求統一。 建立財務資料檔案簿、資料檔案目錄；檔案裝訂成冊，報表和文字
6、資料分類立卷，其他零星資料按年 度排序匯編裝訂成冊。 4.3.2 財務檔案的裝訂 財務檔案的裝訂主要包括票據、賬簿、報表及其他文字資料的裝訂。 單據的裝訂。 一般每月 25 日前裝訂上月單據，裝訂好的單據按年分月妥善保管歸檔。 A單據憑證裝訂前的準備工作： a分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； b按單據日期歸集確定裝訂成冊的本數； c整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，不得斷號。 B票據裝訂時的要求： a用“裝訂機”或“裝訂夾”裝訂，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能 大的顯露面，以便于事后查閱；單據應裝訂勞固，不得松散； b單據外面要加封面； c裝訂單據（
7、電腦打印票據 50 張為 1 本）需保證裝訂牢固，美觀大方。 C.票據裝訂后的注意事項。 a每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、票據開據金額、作廢張數、開票人員人員和裝訂人員簽 字等； b在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在柜門內標明憑證種類編號，以便于調閱。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規定服務中心財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 4 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 賬簿的裝訂。 各種賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時
8、整理立卷。基本要求是： A賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列 是否連續； B賬簿裝訂后的其他要求： a賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。 b賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。 c封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為報表、余 額表、總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、明細賬。 d賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬 全年按順序編制卷號。 4.3.3 財務檔案的保管。 當年財務檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務助理保
9、管一年，期滿之后（每年 1 月 31 日前） 原則上應由財務助理編制檔案保管(移交)清冊移交本單位的財務專員保管。”根據上述規定，財務檔 案的保管要求主要有： 財務檔案的移交手續。財務助理在將財務檔案移交本單位財務專員時，應按下列程序進行： A開列清冊，填寫檔案保管(移交)清冊 ； B在賬簿使用日期欄填寫移交日期； C交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。 財務檔案的保管要求。 A財務檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材； B財務檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀； C財務檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，
10、以利查閱，并防止潮濕； D財務電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 財務檔案的借閱。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-504 制度標題 服務中心財務檔案管理規定服務中心財務檔案管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 5 頁 共 5頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 A財務檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經分公司總經理批準,必要時需由集 團財務管理中心負責人批準。 B借出的財務檔案，財務檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。 財務財務檔案的保管期限。 財務檔案應分期保管。保管期
11、限分為永久和定期兩類，具體保管理期限規定如下： 檔 案 名 稱 保 管 期 限 一、單據類 1通知單 2收款票據、退款票據 3發票 5 年 10 年 10 年 二、帳薄類 1現金和銀行日記帳 2明細帳、總帳、輔助帳 5 年 5 年 三、報表類 1周財務報表 2月、季度報表 2 年 5 年 四、其他類 1財務檔案保管清冊及銷毀清冊 2其他財務資料 10 年 2 年 4.4 財務檔案移交 財務檔案移交需填寫財務檔案移交清冊審批表 5.0 相關文件和記錄 5.0 相關文件和記錄 5.1 記錄表單ERPOLY-FI-501-01 檔案查閱復印登記表.doc 5.2 記錄表單ERPOLY-FI-501-02 檔案保管( 移 交 ) 清冊.doc 5.3 記錄表單ERPOLY-FI-501-03 檔案銷毀清冊.doc
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