1、版號：A程序文件文件管理控制程序更改號：0QP-1.2頁碼：1/210目的有效規范各類文件的正常運作，提高工作效率20適用范圍適用于公司各職能部門及各物業服務中心。30定義外來文件時指外單位的來文來函，如政府部門以及上級機關等單位。40職責31副總經理負責文件的審批。32行政人事負責以公司名義向顧客或外部關聯單位提供的文件進行規范性審查。33物業服務中心負責人審核提供給顧客的日常性事務文件。34行政有事部負責公司外來文件的登記、審閱、發放、保存、銷毀。35品質管理部負責及時收集、更新法規文件。50工作程序41外來文件的接受、處理、保管。41.1公司各職能部門及各物業服務中心結婚搜的外來單位必須
2、以公司名義處理的文件，由責任部門填寫外來文件處理單 ，交由分管領導審核后報辦公室審閱及副總經理審批，辦公室根據批示發放給各相關責任部門處理，并跟進落實情況。41.2品質管理部負責及時收集政府相關法律、法規、條例文件，且建立法規文件清單 。41.3品質管理部負責將收集的各類法律法規文件下發至各物業服務中心，由物業服務中心資料管理員統一保管，且在法規文件清單中做好登記。41.4品質管理部負責及時與政府主管部門溝通，查詢有關文件是否過期，及時收集新版文件。版號：A程序文件文件管理控制程序更改號：0QP-1.2頁碼：2/241.5過期的法規文件應由品質管理部統一收回，加蓋“作廢文件”紅色印章。并單獨保
3、管，避免與現行有效版本文件混繞。42公開文件的發放、保管42.1物業服務中心職權范圍內的文件，由物業服務中心主辦人員草擬完成后，物業服務中心負責人需在公開文件紙張的下方“審核欄”處簽署并加蓋公章后，方可下發。42.2各部門及各物業服務中心所有的公開文件下發后需及時在公開文件登記表中做好記錄。42.3打印公開文件用公司統一紙張打印。42.4以公司名義簽發的公開文件由辦公室存檔，以物業服務中心名義簽發的公開文件由物業服務中心資料存檔。43日常性文件的接受、登記、分發、處理。43.1行政人事部負責物業服務中心所有內部來文的接收、簽發、發放等工作。各物業服務中心及各職能部門接收及傳遞的文件統一登記于文件接收/發放登記表中，以作為查證依據。43.2各物業服務中心將傳遞的文件進行分門別類的整理并注明接收部門及接收人，并由發文部門的資料管理員跟進文件的簽署過程。43.3辦公室負責及時將各物業服務中心的文
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