1、信 函 管 理 規 定信 函 管 理 規 定 1. 目的目的 為規范陽光百貨公司介紹信、 公函的使用范圍和管理， 特制定 本規定。 2. 適用范圍適用范圍 本標準適用于陽光百貨信函的管理。 3. 職責職責 辦公室負責公司信函的開具及全面管理。 4. 工作內容工作內容 4.1. 公司介紹信、函使用范圍 4.1.1. 以公司名義聯系工作發出的函件； 4.1.2. 因公外出聯系業務、住宿； 4.1.3. 公司員工去有關部門聯系正當事宜（必須執介紹信、函時） 。 4.2. 開具介紹信、函的審批程序及要求 4.2.1. 辦公室秘書主管負責介紹信及存根的管理。 4.2.2. 因公需開具公司介紹信、函時，由
2、經辦人持部門負責人簽字 的“信函開具申請表”到辦公室開具介紹信，由秘書主管審 核后開具信函（必要時須經辦公室經理審核、總經理批準） 。 介紹信上須寫明聯系單位、具體事由、日期及有效期，并加 蓋公章。介紹信中的內容應與存根一致。 4.2.3. 如多人使用一張介紹信時，應寫“等人” ，人數應用 大寫漢字書寫。 4.2.4. 因私事需開介紹信、函時，需經辦公室經理或分管領導審批 后方可用印。 4.2.5. 未經總經理批準嚴禁開具空白介紹信或未注明日期及有效期 的介紹信。 4.2.6. 介紹信合訂本用完時，存根應當存檔，保管期為三年，過期 銷毀時需經辦公室經理批準。 起草人：起草人： 審核人：審核人： 批準人：批準人： 4.3. 檢查與考核 4.3.1. 未經批準開具介紹信或開具空白介紹信，介紹信開具人應承 擔相應責任并受罰當月業績工資，扣罰辦公室秘書主管 100 元。 4.3.2. 上述情況給公司造成嚴重后果的，除按以上條款進行處罰外， 可視 情節給予紀律處分或經濟處罰。 5. 記錄記錄 5.1. 信函開具申請表 本制度自本制度自 20032003 年年 1212 月月 2929 日起生效日起生效 信函開具申請表信函開具申請表 申請部門 申請人 部門經理 信函使用 說 明 總經理 批 示
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