百貨公司商場檔案管理制度（7頁）.doc

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百貨公司商場檔案管理制度（7頁）.doc

1、檔案管理制度檔案管理制度 1 1 目的目的為明確陽光百貨檔案的范圍、分類、歸檔及調(diào)閱流程、管理標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。 2. 2. 適用范圍適用范圍適用于陽光百貨所有檔案的管理。 3. 3. 職責(zé)職責(zé) 3.1 3.1 辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理。 3.23.2 其它各部門負(fù)責(zé)本部門留存檔案的管理。 4.4. 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 4.1 檔案的范圍 4.1.1 按檔案內(nèi)容分： 4.1.1.1 行政文書檔案。 4.1.1.2 財(cái)務(wù)檔案。 4.1.1.3 人事檔案。 4.1.1.4 業(yè)務(wù)檔案。 4.1.1.5 工程技術(shù)檔案。 4.1.2 按檔案承載媒介分： 4.1.2.1 紙質(zhì)

2、檔案。 4.1.2.2 多媒體檔案。 4.2 各部門在工作過程中產(chǎn)生的各類檔案均應(yīng)報送辦公室集中存檔，各部門可根據(jù)需要留存副本。特殊情況原件必須由原部門保管的，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后將副本報送辦公室存檔。 4.3 辦公室及各部門應(yīng)設(shè)立專人對檔案進(jìn)行保存和管理。檔案管理人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的保密意識，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向他人提及有關(guān)檔案內(nèi)容，不得隨意調(diào)出、登錄有關(guān)檔案。 4.4 檔案管理人員調(diào)離或不再負(fù)責(zé)檔案管理工作時，應(yīng)盡快做好交接手續(xù)。按檔案目錄核準(zhǔn)所有檔案后，交接雙方及部門負(fù)責(zé)人在交接明細(xì)表上簽字確認(rèn)。 4.5 檔案的接收起草人：起草人：審核人：審核人：批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)人： 4.5.

3、1 各部門每月月底整理本部門檔案送至辦公室（促銷活動以活動結(jié)束日一周之內(nèi)整理、提交檔案），詳細(xì)填寫檔案接收登記表，內(nèi)容包括交接時間、文件名、文件頁數(shù)、經(jīng)辦部門、交接人、歸檔編號等。 4.5.2 接收檔案時，檔案管理人員應(yīng)按如下內(nèi)容檢查文件： a）檢查文件及其附件是否完整，如有缺損應(yīng)立即追查及時歸入。 b）若檔案經(jīng)過抽查，則經(jīng)查文件應(yīng)由抽查部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 c）文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 d）與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 4.6 檔案的編號 4.6.2 檔案以一案一號為原則。 4.6.3 編號方式：A1A2-B1B2C1C2-D1

4、D2 4.6.4 其中 A1A2 為經(jīng)辦部門編號，由經(jīng)辦部門名稱的英文縮寫組合表示，如人力資源部以 HR 表示； 4.6.5 B1B2為主題內(nèi)容編號，是對檔案涉及事件的一個概括性描述，以涉及事件的英文縮寫表示，如人事任用以 EMP 表示，合同以 CON 表示。 4.6.6 C1C2 為涉及種類編號。 4.6.7 D1D2 為內(nèi)部編號，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 4.6.8 檔案分類各級名稱確定后，將所有分類各級名稱及代碼編號按 AZ 排列。 4.6.9 各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時做增補(bǔ)之用。 4.6.10 各級名稱一經(jīng)確定后不宜變動，如需改變應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查

5、并擬定新舊檔案編號對照表。 4.7 檔案保管 4.7.2 每一部類歸于一個檔案盒，若需兩個或兩個以上檔案盒，需對每個檔案盒編號。其中，各部門類按不同部門分別歸類。 4.7.3 每一檔案盒內(nèi)應(yīng)配有檔案目錄，文件歸檔時應(yīng)分類依序編號，登記。 4.7.4 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章制度特定者外，均以下列規(guī)定辦理： a）永久保存：公司章程、各種規(guī)章制度；公司的各種榮譽(yù)證書；與市區(qū)政府的會議記錄、董事會及股東會議記錄；財(cái)務(wù)報表，政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件，不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖及其它經(jīng)核定的需永久保存的文書。 b）10 年保存：預(yù)算、決算書類，會計(jì)憑證；事業(yè)計(jì)劃

6、資料及其它經(jīng) 核準(zhǔn)需保存 10 年的文書。 c）5 年保存：經(jīng)核準(zhǔn)保存 5 年的文書。 d）3 年保存：期滿或解除的合約 e）1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 4.7.5 檔案保存期滿者，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后予以銷毀，銷毀的文件應(yīng) 填制文件/記錄銷毀審批表，明確銷毀文件名稱、銷毀時間、銷毀人。 4.7.6 保存期滿但其部分內(nèi)容經(jīng)核定后仍有保存價值的，應(yīng)填制作廢文件/記錄保留審批表將保存部分保留，更改其編號；將其余部分予以銷毀。 4.7.7 保存條件 a）管檔人員應(yīng)保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，及時打掃檔案櫥內(nèi)衛(wèi)生，保持檔案清潔，采取相應(yīng)措施，對檔案進(jìn)行防盜、防潮、防火、防光、防蟲、防霉

7、、防塵的保護(hù)工作。 b）定期檢查檔案的完整情況，文件若有皺褶、破損、參差不齊等情形需及時補(bǔ)整、裁切、折疊，使文件整齊劃一。 4.8 檔案的調(diào)閱 4.8.2 調(diào)閱檔案需填寫檔案調(diào)閱單，內(nèi)容包括調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱人、調(diào)閱用途、調(diào)閱時間、歸還時間等，經(jīng)部門主管、檔案保管部門負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)后，管檔人員憑檔案調(diào)閱單調(diào)出檔案交予調(diào)閱人。 4.8.3 調(diào)閱單由管檔人員保存，以備催還檔案。 4.8.4 檔案如需帶出公司，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 4.8.5 檔案歸還時，管檔人員必須核查。無誤后立即歸檔。 4.8.6 調(diào)閱單以一單一案為原則。普通檔案借閱時間為一天，機(jī)密文件不得帶出辦公室或由辦公室人員陪同使

8、用。如有特殊情況應(yīng)延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 4.8.7 調(diào)閱人員必須愛護(hù)檔案，確保檔案的安全性與保密性；不得擅自對檔案進(jìn)行涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、損壞等。否則按違反保密工作管理制度追究當(dāng)事人責(zé)任。需要時由管檔人員統(tǒng)一復(fù)印。 4.8.8 調(diào)閱人員應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如有其他人員調(diào)閱統(tǒng)一檔案時，應(yīng)變更登記，不得私自轉(zhuǎn)借。 4.8.9 調(diào)閱檔案只限于與所經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案，必須經(jīng)辦公室經(jīng)理同意。 5 相關(guān)文件相關(guān)文件 51 保密工作管理制度 6 記錄記錄 61 檔案接收登記表 62 文件/記錄銷毀審批表 63 作廢文件/記錄保留審批表 64 檔案調(diào)閱單本制度自本制度自 20032003 年年 9 9 月月 2525 日起生效日起生效檔案接收登記表檔案接收登記表日期報送人接收人檔案名稱備注檔案調(diào)閱單檔案調(diào)閱單調(diào)閱檔案名稱調(diào)閱人調(diào)閱用途調(diào)閱時間歸還時間部門負(fù)責(zé)人檔案管理負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：

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