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物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檔案管理制度（2頁）.pdf

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物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檔案管理制度（2頁）.pdf

1、2.1 2.1 設(shè)施設(shè)備檔案管理制度設(shè)施設(shè)備檔案管理制度 1 1 目的目的對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。 2 2 適用范圍適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。 3 3 職責(zé)職責(zé) 3.1 工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。 3.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。 3.3 各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。 4 4 操作步驟操作步驟 4.1 技術(shù)資料的收集 4.1.1 新購設(shè)備技術(shù)資料的收集 4.1.1.1 新購設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時(shí)，工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶

2、的技術(shù) 資料。 4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進(jìn)行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。 4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。 4.1.2 新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗(yàn) 收完畢后，接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料（包括各種圖紙、設(shè)備資料等）交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。 4.1.3 其他技術(shù)資料的收集 4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。 4.1.3.2

3、工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。 4.2 技術(shù)資料的存檔 4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。 4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進(jìn)行編號。 4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表” ，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。 4.3 技術(shù)資料的使用 4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā) 數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印，核對無誤后并進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)填制“技術(shù)資料發(fā)放表” 。 4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。 4.4 技術(shù)資料的作廢 4.4.1 符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理: a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)

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