1、質量體系文件 第1頁，共1頁 重重慶慶新新龍龍湖湖 物物業業管管理理 有有 限限公公司司 版版本本號號：C C 文件名稱 文文件件編編號號： XZ- 30 修修改改狀狀態態： 龍龍湖湖大大家家庭庭投投遞遞流流程程 生生效效日日期期： 2004年年2月月1日日 1 目目 的的：確保龍湖大家庭投遞無誤,保證及時將信息傳遞給業主 2 適適用用范范圍圍：行政部后勤管理 3 管管理理內內容容： 流流程程說說明明責責任任人人 1 每月25日,在三個工作日內按管理處分類，根據業主要求 將信封類型分為：內投、平信、掛號、其他（公司內部員工 ）進行信封打印， 文員 2 在半個工作日內將打印好的信封按管理處，各個
2、區域分類 擺放。 文員 1 在半個工作日內，打印出龍湖大家庭信件寄發的清單。文員 2 清單內容分別為：序號，打印方式、業主姓名、地址、郵 編、收信人名稱 文員 1 將掛號類信封及掛號類清單、平信類清單交郵局人員貼掛 號碼簽及蓋郵磋 文員 2 郵局人員在1.5個工作日內將貼好碼簽的的信封送回物業 公司交文員 郵局人員 文員 1 由客戶中心收費員將打印好的各業主的本月銀行扣款單、 物業管理費催繳單、下月待交費用單在每月3日交行政部。 客戶中心收費員 2 行政部在每月2日提出鐘點工需求 3 在一個工作日內組織鐘點工按戶將各費用單按相應戶位進 行裝單。 文員 1 每月4日組織鐘點工在半個工作日內將本期
3、龍湖大家庭 裝入信封。 文員 2 將裝好的龍湖大家庭的信封按掛號、內投、平信再次 分類 文員 3 內投信封保持原有順序文員 文員 1 將內投、其他類信件交各管理處保安負責投遞 2 每一區的保安隊員負責本區龍湖大家庭的投件任務。 并在一個工作日內完成所有投遞任務 3 在龍湖大庭內投責任人確認表上作記錄文員 4 在每月5日前將本期龍湖大家庭寄發出去隊員 文員 文員 4 相關記錄 4.1信函寄發登記表 4.2 龍湖大庭內投責任人確認表 5 附錄 5.1 龍湖大家庭 5.2 費用通知單 編寫：鄧爽審批：郝紅兵 開始 裝當月費用通知單 通知保安隊員投遞 內投信件 通知郵局人員領 取外發信件 打印龍湖大家 庭寄發清單 結束 保安人員在龍湖 大庭內投責任人確 認表 通知郵局貼掛 號信碼單 信封準備 打印信封 信封抽查核對 Yes N o 裝本期龍湖大家 庭 郵局人員在信函寄發 登記表上簽字確認 進入郵局
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