物業(yè)管理顧問公司檔案管理標準（1頁）.doc
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物業(yè)管理顧問公司檔案管理標準（1頁）.doc
1、檔案管理標準作業(yè)程序檔案管理標準作業(yè)程序重要重要 一、目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 二、適用范圍 適用于物業(yè)部各類檔案的管理。 三、職責 1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。 3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。 四、程序要點 1、檔案的編號 (1)公司、物業(yè)部編號： 物業(yè)部 編號為：WY（英文縮寫）。 (2)部門編號： 辦公室 ； 財務部 ； 事務處 ； 工程處 ； 護衛(wèi)處 ； (3)年份編號：引用年份序號2000、2001、2002。 (4)檔案順序號：采用阿拉伯數(shù)字取 3 位有效數(shù)字001、002、003。 (5)檔案編號舉
2、例： 物業(yè)部編號： 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 物業(yè)部編號： 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)部編號 2、檔案的分類 (1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： 行政、人事類； 財務類； 公共事務類； 保潔類； 園林綠化類； 機電維修類； 經(jīng)營類； 品質(zhì)類。 (2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián) 系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機構(gòu)問題分類 法，如： 收文類 發(fā)文類 合同類 辦公室 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發(fā)文類 報表類 財務部 帳冊類 憑
3、證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 事務部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務與多種經(jīng)營類 計劃總結(jié)類 3、立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案 盒（或文件夾）將檔案分別立卷： 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙； 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成，如： 物業(yè)行政部、人事部收文：XZ收文； 物業(yè)財務部報表：CW報表； 物業(yè)部服務處業(yè)主檔案： FW業(yè)主檔案。 將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部 3CM 位置處，并排列在檔案柜中； 將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 (2)編制目錄： 檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁檔案目錄； 每一份檔案在歸檔時，均需將
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