物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序(新）（3頁(yè)）.doc

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物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序(新）（3頁(yè)）.doc

1、質(zhì)量記錄控制程序 1.01.0 目的目的為了通過(guò)對(duì)與物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的編目、標(biāo)識(shí)、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達(dá)到提供客觀證據(jù) 的目的。必要時(shí)實(shí)施追溯，為采取糾正措施提供依據(jù),特制定本程序。 2.02.0 適用范圍適用范圍本程序適用于對(duì)物業(yè)管理服務(wù)和質(zhì)量體系運(yùn)行相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。 3.03.0 職責(zé)職責(zé) 3.1 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編寫(xiě)并組織實(shí)施質(zhì)量記錄控制程序。 3.2 各部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。 4.04.0 程序要點(diǎn)程序要點(diǎn) 4.1 質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和編目 4.1.1 質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)采用名稱(chēng)及編號(hào)方式。 4.1.2 歸檔序號(hào)：該

2、質(zhì)量記錄按時(shí)間排列順序號(hào)，由質(zhì)量記錄保管人員按質(zhì) 量記錄清單中規(guī)定的“歸檔時(shí)限”在歸檔時(shí)給出。 4.1.3 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編制質(zhì)量記錄清單，對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行總體控制。 4.1.4質(zhì)量記錄清單包括以下內(nèi)容：質(zhì)量記錄名稱(chēng)。記錄編號(hào)、填寫(xiě)部門(mén)、一式幾份、送達(dá)部門(mén)。歸檔時(shí)限和保存期。 4.2 質(zhì)量記錄的收集、歸檔時(shí)限、貯存及保管 4.2.1 質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門(mén)定期收集，按質(zhì)量記錄清單上規(guī)定的歸檔時(shí)限、保存期裝訂成冊(cè)并保管。 4.2.2 各部門(mén)、管理中心在接收質(zhì)量記錄表格時(shí)，應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全、有無(wú)簽名，確保所收集質(zhì)量記錄有效。 4.2.3 各部門(mén)、管理中心應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在公司

3、指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。 4.3 質(zhì)量記錄的查閱、歸檔、保存期及過(guò)期處理 4.3.1 品質(zhì)管理部文件管理員負(fù)責(zé)將各部門(mén)質(zhì)量記錄清單收集管理，并負(fù) 責(zé)檢查質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定要求，確保質(zhì)量記錄按時(shí)歸檔，方便存取和檢索。 4.3.2 對(duì)于已填寫(xiě)完成的質(zhì)量記錄表格，每季度由各職能部門(mén)、管理中心進(jìn)行歸檔收集，并填寫(xiě)質(zhì)量記錄歸檔清單。質(zhì)量記錄由各部門(mén)、管理中心自行保管。將質(zhì)量記錄歸檔清單報(bào)送品質(zhì)管理部備案。 4.3.3 當(dāng)業(yè)主（客戶(hù)）需要查閱時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可查閱。 4.3.4 綜合管理部文件管理員可根據(jù)各部門(mén)、各管理中心實(shí)際情況，在征得總經(jīng)理批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確定每種質(zhì)量記錄的歸檔時(shí)限、保存期限，并列入質(zhì)量記錄清單中。 4.3.5 對(duì)于超過(guò)保存期限的質(zhì)量記錄，由各職能部門(mén)、各管理中心提出，報(bào)總經(jīng)理審批后，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀文件(記

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