1、工程項(xiàng)目采購管理流程和實(shí)施辦法制定本流程和實(shí)施辦法的原則和假設(shè) 1. 公司項(xiàng)目的采購管理職能設(shè)在主管部門，主管部門通過制定采購管理流程和程序文件，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目采購的計劃、執(zhí)行和控制，以保證項(xiàng)目在適當(dāng)?shù)臅r間和地點(diǎn)以合理的價格獲得需要的服務(wù)/設(shè)備和物資，并保證其質(zhì)量和符合蒙古國的有關(guān)法律及公司的有關(guān)規(guī)定，保留項(xiàng)目采購管理的靈活性同時加強(qiáng)采購的監(jiān)督和控制。2. 本辦法須遵循法律規(guī)則和相應(yīng)產(chǎn)量分成合同的有關(guān)規(guī)定；3. 根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和內(nèi)控管理辦法，考慮公司項(xiàng)目實(shí)際情況特制定公司項(xiàng)目采購管理流程相關(guān)程序文件； 4. 由于目前項(xiàng)目階段，根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)特性，建議應(yīng)用項(xiàng)目管理的方法管理這一階段；5.

2、 根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和公司治理的要求，建議公司董事會設(shè)立執(zhí)行董事，負(fù)責(zé)與公司管理層和公司項(xiàng)目公司董事會聯(lián)系，執(zhí)行公司對公司業(yè)務(wù)的采購管理流程和公司項(xiàng)目的采購協(xié)調(diào)等事項(xiàng)；6. 由于公司項(xiàng)目歸口主管部門管理，建議主管部門董事定為執(zhí)行董事，在主管部門設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室支持該項(xiàng)目的采購管理；7. 公司項(xiàng)目主要由分成合同形成的業(yè)務(wù)，根據(jù)這一特點(diǎn)，建議分別以三個項(xiàng)目經(jīng)理分別兼任三個項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，根據(jù)采購管理流程的要求，下設(shè)總師、成本控制負(fù)責(zé)人和采購負(fù)責(zé)人組成項(xiàng)目采購管理小組來管理項(xiàng)目的采購。8. 三個項(xiàng)目分別采用以下流程管理該項(xiàng)目的采購，項(xiàng)目的采購流程主要包括：l 采購管理計劃編制l 外包方案編制l 招標(biāo)管理

3、l 評標(biāo)管理l 采購合同管理l 采購合同關(guān)閉9. 所有采購流程與項(xiàng)目的其它管理流程的接口待定；10. 本采購管理流程僅適用于勘探期；11. 合同要以長期合同為主以減少管理界面和降低風(fēng)險，主要是EPC合同、咨詢設(shè)計合同和設(shè)備采購合同和特定物資長期供應(yīng)合同等，通過招投標(biāo)管理來實(shí)現(xiàn)；小于一定價款的合同可以直接指定；其他正常物資原材料按生產(chǎn)計劃和預(yù)算執(zhí)行。 12. 本文件包括采購管理流程，采購管理流程圖說明，采購管理程序文件，采購管理實(shí)施細(xì)則和采購文件模板五個部分（后面兩個部分沒有完成，要由有采購管理理論經(jīng)驗(yàn)的人完成）編制和審批采購計劃流程干系人輸入任務(wù)輸出執(zhí)行董事聯(lián)合管理委員會工作計劃項(xiàng)目管理計劃項(xiàng)

4、目經(jīng)理相關(guān)技術(shù)總師成本控制負(fù)責(zé)人采購負(fù)責(zé)人編制工作訂單采購管理計劃批準(zhǔn)的變更請求合同策略購買決策審批合同策略審批變更請求審批采購計劃工作訂單編制采購管理計劃變更請求設(shè)計合同策略自己完成或采購分析編制外包方案干系人輸入任務(wù)輸出執(zhí)行董事項(xiàng)目管理計劃項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)技術(shù)總師成本控制負(fù)責(zé)人采購負(fù)責(zé)人采購管理計劃工作訂單編制采購文件制定評估標(biāo)準(zhǔn)變更工作訂單請求評估標(biāo)準(zhǔn)變更的工作訂單采購文件審批評估標(biāo)準(zhǔn)審批采購文件審批重大變更招標(biāo)管理流程干系人輸入任務(wù)輸出執(zhí)行董事采購政策標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)技術(shù)總師成本控制負(fù)責(zé)人采購負(fù)責(zé)人采購管理計劃廣告供應(yīng)商名單采購資料包審批供應(yīng)商名單供應(yīng)商采購文件編制合格供應(yīng)商名單標(biāo)書提供資

5、質(zhì)文件招標(biāo)會議任務(wù)評標(biāo)管理流程干系人輸入公司管理制度執(zhí)行董事批準(zhǔn)文件審定供應(yīng)商審定采購合同審定談判方案采購管理計劃采購指令評估技術(shù)標(biāo)，制定談判策略項(xiàng)目經(jīng)理與供應(yīng)商談判合同接受和評估商務(wù)標(biāo)技術(shù)評估標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)技術(shù)總師成本/價格分析成本控制負(fù)責(zé)人采購合同文件提出初步合同方案接受采購指令采購負(fù)責(zé)人合同備選供應(yīng)商投標(biāo)書采購合同管理流程干系人輸入任務(wù)輸出執(zhí)行董事合同管理制度項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)技術(shù)總師成本控制負(fù)責(zé)人采購（合同）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的變更請求技術(shù)績效報告項(xiàng)目管理計劃更新合同文件采購管理計劃成本績效報告承包商工作信息合同合同管理方案項(xiàng)目財務(wù)支付檢查審計變更請求重大變更請求承包商績效審查合同管理更新績效審查采購記錄

6、歸檔項(xiàng)目部流程資產(chǎn)更新出發(fā)票支付證據(jù)采購合同關(guān)閉流程干系人輸入任務(wù)輸出執(zhí)行董事公司政策制度項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)技術(shù)總師成本控制負(fù)責(zé)人采購（合同）負(fù)責(zé)人采購管理計劃公司流程資產(chǎn)更新關(guān)閉的合同供應(yīng)商（合同）負(fù)責(zé)人合同關(guān)閉程序保留采購記錄采購記錄歸檔采購審計關(guān)閉合同指示關(guān)閉合同項(xiàng)目編制采購管理計劃流程說明流程名稱：編制采購管理計劃一、 流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)聯(lián)合管理委員會的工作計劃和預(yù)算，以及項(xiàng)目管理計劃，項(xiàng)目部有關(guān)人員編制采購管理計劃和工作訂單，提出變更請求；采購管理計劃和采購管理計劃的重大變更，報送主管部門蒙辦，由主管部門主任跨國公司執(zhí)行董事審批。2、流程的起止點(diǎn)編制采購管理計劃流程，從制定采購決策

7、開始到主管部門審批采購管理計劃止二、流程涉及部門及職責(zé)1、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購管理計劃的審核、審批、傳遞等工作。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：公司跨國項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購管理計劃的編制、審核、上報等工作。公司項(xiàng)目編制采購計劃控制程序1 適用范圍本程序適用于編制采購管理計劃業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 采購管理計劃與實(shí)際需求不符。2.2 采購管理計劃未經(jīng)有效審批。采購管理計劃的形成過程缺乏適當(dāng)?shù)穆殭?quán)分離。3 部門職責(zé)3.1 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購管理計劃的編制、審核、上報等工作。3.2 主管部門負(fù)責(zé)物資采購計劃的審核、審批、傳遞等工作。4 控制4.1 保證采購計劃符合實(shí)際需求4.1.1 (1)項(xiàng)目部提供的

8、采購管理計劃與該項(xiàng)目的需求對照，準(zhǔn)確無誤后，呈報主管部門蒙辦。(2)項(xiàng)目部的采購管理計劃以對應(yīng)的項(xiàng)目為基礎(chǔ)，一個項(xiàng)目，一個采購管理計劃。4.2 保證采購管理計劃經(jīng)過必要的審批。4.2.1由相關(guān)人員匯總、審核采購管理計劃的準(zhǔn)確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。4.2.2 工作訂單和采購管理計劃的重大變更由蒙辦相關(guān)人員匯總、審核其準(zhǔn)確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。 5 相關(guān)制度5.1 采購管理計劃管理實(shí)施細(xì)則6 控制證據(jù)采購管理計劃、工作訂單、采購管理計劃變更單公司項(xiàng)目編制外包方案流程說明流程名稱：編制外包方案二、 流程簡介：1、流程內(nèi)容公司采購管理小組負(fù)責(zé)編制外包方案，其中包括采

9、購文件和評估標(biāo)準(zhǔn)及工作訂單變更的請求，主管部門負(fù)責(zé)工作訂單重大變更的審定。2、流程的起止點(diǎn)編制外包方案流程，包括編制和審批采購文件，制定和審定評估標(biāo)準(zhǔn)，以及工作訂單變更的請求和批準(zhǔn)。二、流程涉及部門及職責(zé)2、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)外包方案的編制、審核、審批工作，并及時報送主管部門蒙辦備案。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購文件、評估標(biāo)準(zhǔn)的備案，以及工作訂單重大變更的核準(zhǔn)和審批。公司項(xiàng)目編制外包方案控制程序1 適用范圍本程序適用于項(xiàng)目部采購的編制外包方案的業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 選擇了不合適的評估標(biāo)準(zhǔn)。2.2 未確定合理的工作訂單變更。3 部門職責(zé)3.1 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)外包方案的編制、

10、審核、審批，編制采購文件，制定評估標(biāo)準(zhǔn)，提出變更請求。3.2 主管部門負(fù)責(zé)工作訂單重大變更的審定。4 控制4.1 根據(jù)采購管理計劃和采購管理實(shí)施細(xì)則確立合適的評估標(biāo)準(zhǔn)和評估方法。4.1.1 采購負(fù)責(zé)人制定編制招標(biāo)方案，相關(guān)人制定相關(guān)評估標(biāo)準(zhǔn)，報送相關(guān)總師審核，報項(xiàng)目經(jīng)理審批。4.1.2工作訂單重大變更及時上報主管部門承辦，承辦核準(zhǔn)無誤后報送主管部門主任，保證重大合同工作范圍陳述變更獲得場部主任的審批5 相關(guān)制度5.1 編制外包方案管理細(xì)則6 控制證據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)、采購文件和工作訂單變更單公司項(xiàng)目招標(biāo)管理流程說明流程名稱：招標(biāo)管理三、 流程簡介：1、流程內(nèi)容項(xiàng)目部根據(jù)制定的外包方案由采購負(fù)責(zé)人在合適

11、媒體發(fā)布廣告尋求合格供應(yīng)商，并編制合格供應(yīng)商名錄，報送相關(guān)總師審核，并報送項(xiàng)目經(jīng)理和/或主管部門主任批準(zhǔn)；供應(yīng)商制作標(biāo)書。2、流程的起止點(diǎn)招標(biāo)管理流程，自采購負(fù)責(zé)人發(fā)布廣告開始，至召開招標(biāo)會議，發(fā)送采購文件止。二、流程涉及部門及職責(zé)3、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)召開招標(biāo)會議和確定合格供應(yīng)商名單。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門蒙辦核對供應(yīng)商名單后，報送主管部門主任批準(zhǔn)和備案。供應(yīng)商提供資質(zhì)文件和編寫標(biāo)書。公司項(xiàng)目招標(biāo)管理控制程序1 適用范圍本程序適用于招標(biāo)管理業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 選擇了不合格的供應(yīng)商和不合規(guī)則的招標(biāo)方式，致使項(xiàng)目損失。2.2 采購文件不完整，招標(biāo)不符合招標(biāo)管理程序。3

12、部門職責(zé)3.1 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)確定合格的供應(yīng)商名單。3.2 主管部門負(fù)責(zé)審批合格的供應(yīng)商名單并備案。4 控制4.1 保證選擇合格的供應(yīng)商和規(guī)范的招標(biāo)方式，保護(hù)項(xiàng)目利益。4.1.1 采購負(fù)責(zé)人發(fā)布廣告，編制供應(yīng)商名單，項(xiàng)目部采購管理小組負(fù)責(zé)召開招標(biāo)會議，確定合格供應(yīng)商名單，并報送主管部門，主管部門審批和備案4.2 保證采購資料包的完整和傳遞到所有供應(yīng)商。4.2.1 采購負(fù)責(zé)人發(fā)放采購文件，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。5 相關(guān)制度5.1 招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則6 控制證據(jù)合格供應(yīng)商名單及其資質(zhì)文件、采購文件發(fā)放記錄公司項(xiàng)目評標(biāo)流程說明流程名稱：評標(biāo)四、 流程簡介：1、流程內(nèi)容項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)采購指令，供應(yīng)商投送標(biāo)書，相關(guān)

13、技術(shù)總師和成本控制負(fù)責(zé)人根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)分別對標(biāo)書進(jìn)行技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的評估，并同時制定合同草稿和談判方案，由項(xiàng)目經(jīng)理審定談判方案和簽訂采購合同，由主管部門主任審定供應(yīng)商。 2、流程的起止點(diǎn)評標(biāo)流程，自項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)采購指令和供應(yīng)商投送標(biāo)書始，到項(xiàng)目經(jīng)理簽訂采購合同止。二、流程涉及部門及職責(zé)4、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)評估標(biāo)書，選擇供應(yīng)商，項(xiàng)目經(jīng)理審定談判方案以及審定和簽署合同和報送主管部門承辦備案。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門主任審定供應(yīng)商；主管部門承辦合同備案。公司項(xiàng)目評標(biāo)控制程序1 適用范圍本程序適用于采購的評標(biāo)業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 使用了不合理的評標(biāo)程序，選擇了不合格的供應(yīng)商，致使項(xiàng)目

14、損失。2.2 未簽定有效的合同。3 部門職責(zé)3.1 項(xiàng)目部采購管理小組負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的評標(biāo)、定標(biāo)工作和相關(guān)采購文件的編制歸檔。3.2 主管部門承辦負(fù)責(zé)合同的備案，主管部門負(fù)責(zé)審定供應(yīng)商。4 控制4.1 保證選擇合格的供應(yīng)商和規(guī)范的評標(biāo)、定標(biāo)程序和方式。4.1.1 根據(jù)采購管理計劃和評估標(biāo)準(zhǔn)，遵守評標(biāo)程序和職業(yè)道德評定技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)和談判方案，采購負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同編制初級合同，談判方案報項(xiàng)目經(jīng)理審定，選定的供應(yīng)商報項(xiàng)目經(jīng)理審核，主管部門主任審定。4.2 保證簽訂有效的采購合同。4.2.1 采購管理小組根據(jù)談判方案與供應(yīng)商談判，實(shí)施談判采購、招標(biāo)采購。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽定采購合同，報主管部門承辦備案，

15、并根據(jù)企管法規(guī)部要求執(zhí)行有關(guān)程序。5 相關(guān)制度5.1 采購評標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則6 控制證據(jù)采購文件、采購合同公司項(xiàng)目采購合同管理流程說明流程名稱：采購合同管理五、 流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)公司對公司采購合同管理的有關(guān)規(guī)定制定本流程，采購管理小組根據(jù)采購管理計劃，合同和合同管理方案依法履行合同，采購管理小組負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的績效審查和評估，根據(jù)需要提出合同變更，報項(xiàng)目經(jīng)理審批，重大變更報送主管部門承辦，由承辦核實(shí)后報送主管部門主任審批，主管部門承辦代表主管部門與項(xiàng)目經(jīng)理和/或采購管理小組一道根據(jù)采購管理計劃對采購進(jìn)行檢查和審計。供應(yīng)商提供工作信息，供應(yīng)商出具發(fā)票，項(xiàng)目經(jīng)理審核，項(xiàng)目財務(wù)支付合同款。2、

16、流程的起止點(diǎn)采購合同管理流程包括，合同變更管理，績效考核，支付管理和檢查審計。二、流程涉及部門及職責(zé)5、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購合同變更請求和變更的執(zhí)行，負(fù)責(zé)供應(yīng)商工作績效審查和支付合同款，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商檢查和審計。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購合同重大變更的審定，主管部門承辦按采購管理計劃要求參與檢查和審計。公司項(xiàng)目采購合同管理控制程序1 適用范圍本程序適用于采購合同管理業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 采購合同管理未執(zhí)行油田公司有關(guān)法律規(guī)定，供應(yīng)商績效審查不合規(guī)定。2.2 采購合同變更形成過程缺乏有效的程序，采購合同變更未經(jīng)有效審批。3 部門職責(zé)3.1 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購合同的管理

17、和重大變更的上報等工作。3.2 主管部門負(fù)責(zé)采購合同的備案和傳遞等工作，并負(fù)責(zé)重大合同變更的審批。4 控制4.1 保證采購合同管理執(zhí)行油田公司的有關(guān)規(guī)定。4.1.1 (1)項(xiàng)目部按公司企管法規(guī)部的有關(guān)流程執(zhí)行有關(guān)采購合同管理規(guī)定。（2）根據(jù)采購管理計劃審查供應(yīng)商績效。項(xiàng)目經(jīng)理和/或主管部門承辦人員會根據(jù)采購管理計劃對采購和供應(yīng)商進(jìn)行定期檢查和審計。4.2 保證采購合同變更經(jīng)過必要的審批。4.2.1 采購負(fù)責(zé)人、成本控制負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)總師根據(jù)合同執(zhí)行情況提出變更請求，由項(xiàng)目經(jīng)理審批，采購合同的重大變更由承辦相關(guān)人員匯總、審核其準(zhǔn)確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。 5 相關(guān)制度5.1 采

18、購合同管理實(shí)施細(xì)則6 控制證據(jù)采購合同，采購合同變更單，檢查和審計報告。公司項(xiàng)目采購合同關(guān)閉流程說明流程名稱：采購合同管理六、 流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)采購管理計劃有關(guān)規(guī)定制定本流程，采購管理小組負(fù)責(zé)保留有關(guān)采購記錄，采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購管理記錄的歸檔，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)采購管理計劃和合同管理程序提出合同關(guān)閉請求，由采購（合同）負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商合同負(fù)責(zé)人完成合同關(guān)閉的程序，主管部門根據(jù)采購管理計劃對采購進(jìn)行審計，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新企業(yè)流程相關(guān)資產(chǎn)。2、流程的起止點(diǎn)采購合同關(guān)閉流程自保留采購記錄到采購審計結(jié)束。二、流程涉及部門及職責(zé)6、 業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購合同關(guān)閉。2、業(yè)務(wù)參與部門及

19、職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購審計和企業(yè)相關(guān)流程資產(chǎn)的更新。公司項(xiàng)目采購合同關(guān)閉關(guān)鍵控制程序1 適用范圍本程序適用于采購合同關(guān)閉管理業(yè)務(wù)。2 風(fēng)險2.1 采購合同關(guān)閉未執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定。2.2 采購審計過程缺乏有效的程序，數(shù)據(jù)和記錄丟失。3 部門職責(zé)3.1 主管部門執(zhí)行采購審計，主管部門承辦負(fù)責(zé)教訓(xùn)總結(jié)，并更新公司相關(guān)流程資產(chǎn)。3.2 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整、歸檔和報送。4 控制4.1 保證采購合同關(guān)閉執(zhí)行公司的有關(guān)規(guī)定，。4.1.1 項(xiàng)目部按公司有關(guān)流程執(zhí)行有關(guān)采購合同關(guān)閉的規(guī)定，保證采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整、歸檔和按時報送。4.2 保證采購審計過程的有效性，保證數(shù)據(jù)和記錄的完整性。4.2.1采購負(fù)責(zé)人、成本控制負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)總師以及項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任保證采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整，采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)歸檔，主管部門根據(jù)項(xiàng)目采購管理計劃實(shí)施審計，并注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新公司相關(guān)流程資產(chǎn)。 5 相關(guān)制度5.1 采購合同關(guān)閉管理實(shí)施細(xì)則6 控制證據(jù)采購文件，合同文件，采購合同，采購合同變更單，企業(yè)流程資產(chǎn)更新文件。