寫字樓辦公大廈物業管理客戶來電來訪接待處理程序(1頁).doc
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寫字樓辦公大廈物業管理客戶來電來訪接待處理程序(1頁).doc
1、 客戶來電客戶來電/ /來訪接待處理程序來訪接待處理程序 一、 客戶來電/來訪時接待人員須熟練掌握禮貌用語,熱線電話須在響鈴三聲內接 聽。如有事外出,必須向其他同事交待事情內容。 二、 接待客戶來電/來訪的人員,應立即將客戶所講事宜填寫在客戶來電/來訪登 記本上,序號、時間、內容必須詳細完整、字跡清晰,整齊、易辨,并在“接待 人員”一欄簽字。 三、 記錄完畢后,接待人員應立即將客戶所講事宜以發單形式轉達至各相關部門負 責人。相關部門負責人接到工作單后即可安排工作。屬維修工作,須查清該房屋情 況,確定是否發生維修費用、標準。如客戶所提問題不明時,相關部門負責人應及 時上門查明問題盡快解決;如遇重
2、大問題如漏水或房屋設備嚴重損壞,負責人應及 時趕到現場與客戶進行溝通回辦公室后向上級領導匯報。如一時無法處理可向上級 領導匯報,有其安排處理。 四、 如客戶提出維修安裝要求時,發單人一定要在發給工程部的維修工作單中注明 客戶自己提供的產品名稱等詳細信息。如客戶來電/來訪事宜屬接待人員權限范圍 外,應向客戶講明,接待人員及相關部門負責人在安排完工作后,應隨時關注處理 情況,與各部門主動聯系,盡快處理,如遇不能解決的問題,應向客戶說明原因。 安排相關部門負責人在每天下午 4 點之前將所有安排過的客戶所提問題進展程度摸 清,如需第二天繼續跟進要安排好工作交接,同時向客戶通告工作進度。 五、 回訪:對于客戶所提的一般問題,負責人可電話回訪;如遇大型維修,且對客 戶正常工作、生活有較大影響,負責人一定要親自到現場察看,工作完成后進行上 門回訪;如短期內同一維修工作發生兩次,負責人也要親自回訪客戶,分析原因, 制定處理措施。