1、公司辦公自動化系統管理、檢測和維保制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司辦公自動化系統管理制度隨著公司辦公自動化系統不斷改進，使內部辦公系統的各項功能得到完善，為了在公司范圍內辦公自動化系統得到充分的利用，并規范使用辦公管理系統，故制定此制度如下：第一章 系統管理一、公司系統管理員職責1、負責公司員工使用權限的設置。2、負責系統基礎數據的管理3、負責系統帳號的維護工作，如帳號的添加、刪除、更改等。4、負責公司公用協同工作流程和公文流程的設置。公用模板的錄入、添加、刪除、更改。5、負責系統的部門目錄、用戶編組的
2、錄入、添加、刪除、更改。二、系統管理員工作內容1、公司組織成立辦公自動化系統實施小組，確定實施方案。其中對公司所有人員，根據XX公司發XX405號文部門經理簽字范圍及權限規定、XX公司發XX402號文關于公司組織機構及人員任命的通知、各部門設置崗位的職責及目前公司業務的特點，制定部門、用戶目錄方案、角色名稱確定方案、角色使用權限方案、系統基礎數據方案。報公司領導批準。系統管理員根據批準后的實施方案對部門、用戶目錄、角色名稱、角色使用權限、系統基礎數據進行設置。并根據人員的變化及時進行添加、刪除和更改。調整前，需經主管領導審核批準。2、根據實施方案確定的公司公文流程、協同辦公公用流程及公用模板，
3、系統管理員及時進行設置。在系統運行中，根據實際發展的需要，及時進行添加、刪除和更改。調整前，需經主管領導審核批準。第二章 使用管理一、全體員工、部門負責人在工作日內，每天8：40必須登錄公司內部辦公系統，查看自己當天的工作任務、安排等。并每隔半小時刷新一次內部辦公系統，以便及時掌握工作安排情況。二、用戶名是每個工作人員的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。各部門員工應自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。三、工作流轉是內部辦公系統的重要環節，各部門必須按公司規定的工作流程正確使用：1、公文流轉的使用11使用范圍：外來文件、公司文件、部門文件、內部出
4、版物必須按公文流轉執行。12 編寫公司文件的擬稿人行文報批時，工作流程應使用公文流轉中內部公文審批流程。13 部門文件的擬稿人行文后報批時，工作流程在公文流轉中建立個人流程。14 公司文件、部門文件的草擬行文應按XX公司發XX429號文公文管理制度執行。2、協同辦公流程的使用21使用范圍：用于部門內部、部門之間接口工作、下級向上級的請示匯報工作等。如工作周報、工作聯系單、固定資產采購申請單、立項申請表等各類質量管理體系中的質量記錄。即凡需要收件人批示的公文必須使用協同辦公流程。22 行政部負責對公司公用流程的制定、各部門負責制定本部門工作流程及本部門與其他部門的接口流程，并嚴格執行。個人臨時工
5、作流程可臨時增加。3、傳閱功能的使用31使用范圍：傳閱功能的使用僅限于一般資料的傳遞、共享，不需要批示的材料。32禁止文件、業務處理工作內容使用傳閱功能。4、員工應及時處理文件，保證文件處理的響應時間。網上公文處理流程涉及到的領導或員工，處理公文的時間一般不超過1個工作日。如不能及時審批應采用工作委托方式，確保公文流程正常運行。5、發文起草人員及時跟蹤公文在網上的流轉情況，及時提醒相關人員進行公文處理。6、處理的流程完成后，文件歸檔成歸檔文件。檔案管理員要對文件進行登記、分類、工作并形成檔案，供查詢或借閱。四、任務下達1、公司上級對下級、主管對員工下達任務必須使用此功能。2、接收任務方必須在第
6、一時間答復任務發布方。并按工作進度及時匯報（回復）。五、公司人員休病假、事假或公出（時間以天計算），應在網上進行留言。六、公司人員若要臨時外出（時間以小時計算），應在網上進行留言。七、內部信息通信采用內部郵件方式或及時快訊。八、與公司業務相關的電子郵件往來必須使用公司的個人電子郵箱。九、各部門要保證責任欄目信息更新的及時性和完整性。審批人員要保證信息審批的及時性，并對發布的信息內容負責。同時，網上發布的資料要內外有別，只適合內部參看的資料，不得在共享資料進行發布。十、公司文檔管理員、員工要定期清除保存在 辦公自動化系統中過期的資料：1、公文：外來文件經公司領導傳閱后歸檔。公司文件發放后，歸檔。
7、保存期限為永久。每年初公司文檔管理員將上年公文移至資料室中歷年公司文件夾內。2、協同工作文件：協同工作公文由各部門行政助理每月清理一次。保存期限為長期。3、傳閱資料：傳閱人應定期整理、刪除所上傳的資料（每月清理一次）。十一、 辦公自動化系統的使用情況由行政部進行監督檢查，如發現員工未按此制度執行的，則按有關規定對其進行處理。十二、隨著 辦公自動化系統的不斷完善，公司會陸續添加新的工作流程，各部門應繼續按本規定執行。第三章 內部運行檢測和維護保障制度一、為了保證XX公司股份有限責任公司OA系統的正常運行和公司各位員工的使用權益，特制定本管理制度；二、設立OA系統的運行管理員崗位，負責OA系統的安
8、全運行和系統設備管理維護工作。三、 設立OA系統的軟件維護員崗位，負責解決OA系統運行過程中的故障。四 、任何部門和個人，不得利用OA提供和散播各種有害信息，以及從事其它違法行為。五、 OA系統及其運行環境網絡設備要有專人管理。運行管理員要嚴格遵循本制度，所有操作必須記錄文檔。六 、 OA系統的運行管理員擁有對OA系統及其運行環境管理、維護和監控的權限；七 、 OA系統的運行管理員必須按照正常開、關機順序啟動或關閉OA服務器，非緊急情況不得直接關閉電源，以保證系統的完整性。八 、 OA系統的運行管理員每天檢查OA服務器的運行情況,并仔細填寫 OA服務器運行情況記錄表。（附件1）九 、 運行管理
9、員密碼屬核心機密，不得泄露。運行管理員每月更換一次自己帳號的密碼，并記錄在冊，妥善保管。十、 為了嚴格控制管理權限，運行管理員停用操作系統默認管理員帳號，并不得使用系統默認管理員帳號登錄操作系統。每個運行管理員都必須各自擁有自己的操作系統帳號，在登錄操作系統的時候使用。嚴禁使用同一帳號登錄系統。十一、 運行管理員在平時工作中，要注意收集及更新操作系統的漏洞，注意開啟操作系統的“自動更新”功能和預防重大病毒“疫情”。十二、 在OA服務器上安裝的是瑞星網絡版防病毒軟件，并開啟實時監控功能。將殺毒軟件設置為每周五晚24：00點定時殺毒。嚴禁在OA服務器上使用未經殺毒的存儲介質。十三 、 OA系統每周
10、一至周五做一次OA系統數據自動備份（增量備份）；每周六做一次OA系統數據全備份并進行備份恢復檢查，保證數據的正確性。數據備份按公司內部網絡數據備份制度的規定執行。十四 、任何操作系統配置更改須經公司相關領導同意；應用服務器的系統結構和配置的重大改動須經公司相關領導批準并通知相關人員。改動完成后須將新的配置資料報公司行政部存檔。十五、 OA使用者在使用過程中出現故障后，應記錄OA系統反饋的錯誤信息，并立即將故障情況報告給運行管理員。運行管理員分析故障原因，并將軟件問題匯總后提交“軟件維護員”進行處理。十六 、 違反本制度第四條的行為一經查實，向公司行政部和人力資源部報告，視情節給予相應的行政紀律
11、處分；造成重大影響和損失的將向市公安部門報告，由個人依法承擔相關責任。十七、 違反本制度第九條規定的密碼偵聽、泄漏、盜用行為一經查實，將提請公司行政部和人力資源部給予行政處分，并在OA系統網上公布；對他人造成經濟損失的，由本人賠償受害人損失，關閉其擁有的帳號；行為惡劣、影響面大、造成他人重大損失的，將向公安部門報案。由個人依法承擔相關責任。附件1：OA服務器運行情況記錄表單號： 日期：- 記錄人：序號時間運行情況故障詳細情況故障排除記錄備注存檔時間：- 存檔人：注：在OA運行初期，重點檢查OA系統登錄、各功能模塊頁面顯示、郵件收發、手機短信、即時快信等功能模塊是否正常。附件2：任 命 書任命人力資源部XXX同志為公司OA系統管理員，負責OA系統的使用管理工作。任命電腦部XXX同志為公司OA系統運行管理員，負責OA系統的安全運行和系統設備管理維護工作。
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