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1、集團公司開發(fā)項目工程資料驗收發(fā)放管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程資料管理制度1目的1.1為了建立健全集團公司開發(fā)項目工程資料管理，完整、準確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務(wù)。1.2工程資料是指整個建設(shè)項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。2工程資料的歸檔范圍2.1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程2、和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2.2工程資料的具體歸檔范圍應(yīng)符合建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表的要求。3工程文件材料的質(zhì)量要求3.1工程資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備（不能代簽或打印）。3.2復(fù)印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。3.3工程資料應(yīng)為原件，復(fù)印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。3.5工程資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。4工程施工過程中的資料檢查：工3、程部資料員在工程施工過程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和安全資料，及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/安全驗收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時補齊。必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。5工程資料的接收：5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一接收，并應(yīng)填寫工程資料接收記錄和收文登記表。5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應(yīng)登記。5.3對4、接收的工程資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。5.4對接收的工程資料應(yīng)及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬（簿式臺帳和電子臺帳）。5.5對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應(yīng)按資料室的有關(guān)要求進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設(shè)方提交完整、準確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負責(zé)人簽章的工程技術(shù)檔案資料。5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移5、交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能與公司成本部、財務(wù)部進行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標準的，資料室有權(quán)不接收。5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。6工程資料的發(fā)放6.1分發(fā)外單位和部門的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一辦理。6.2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發(fā)放單位、部門及份數(shù)。6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應(yīng)編制圖紙資料分發(fā)清單，分發(fā)的圖紙資料至少預(yù)留一份，連同圖紙6、資料分發(fā)清單原件存檔。6.4為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定專人領(lǐng)取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表。7設(shè)計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1設(shè)計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設(shè)計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄。7.2設(shè)計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存。8工程資料的保管8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準確。8.3資料按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標簽。8.4做好資料的“防火、防7、盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。9聲像資料管理辦法9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。9.2公司應(yīng)向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。9.3照片檔案要求技術(shù)要求建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設(shè)過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準確、完整，與實際工程相8、符。應(yīng)按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯(lián)系。工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內(nèi)容應(yīng)保持完整和連續(xù)。工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應(yīng)選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。（1）照片應(yīng)當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。（2）照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應(yīng)的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。（3）數(shù)碼照片應(yīng)當使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成9、挖補等編輯處理（為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。 編制要求分類：同一工程項目內(nèi)按照建設(shè)程序、問題等進行分類。排列：按照分類方案，結(jié)合時間和重要程度等進行排列。編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼，同一個工程項目的照片應(yīng)連續(xù)編號，從“1”開始按順序編號。入冊：應(yīng)按照分類、排列順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋希M成照片冊。應(yīng)使用國家規(guī)定的標準照片冊。說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。(1)單張照片說明的格式：每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下： 照片號（底片號）：即照片的編號 參見10、號：由檔案保管單位填寫 題 名：簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容 時 間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20111013 地 點：工程所在地點 攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位(2)每張照片要對應(yīng)填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱（棟、標段）十部位（詳細施工內(nèi)容）(3)組合照片說明的填寫:一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說明。組合照片總說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。總說明中應(yīng)指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊。(4)照片冊卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。(5)照片冊脊背卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案11、卷號”欄留空。“題名”欄填寫業(yè)主和工程名稱，“年度”填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。裝具：使用符合GB/T 11821-1989/2000標準的6英寸照片檔案冊。照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機打印。9.4視頻檔案要求技術(shù)要求工程錄像檔案資料應(yīng)當主題明確，主題明確、內(nèi)容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個項目時間順序制作。（1）工程錄像檔案資料應(yīng)當使用專業(yè)級別攝像機，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號為數(shù)字方式，清晰度在2k（19201080像素）以上。（2）錄像檔案資料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說明，反映錄制時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。12、建設(shè)工程聲像檔案素材全部做完后，應(yīng)填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素19201080，編碼格式為HD H.264 MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。需提交工程項目簡介的Word文檔，簡明、系統(tǒng)、完整介紹工程項目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主體結(jié)構(gòu)、施工工藝、竣工后外觀、周圍環(huán)境、建筑、設(shè)計等特色以及建設(shè)、13、施工、管理活動中的重大事宜。編制要求目錄著錄。采集的視頻素材電子文件格式應(yīng)采用AVI格式，刻錄成數(shù)據(jù)光盤，在光盤標簽面和光盤盒正面噴打標簽，標簽內(nèi)容包括：公司名稱、工程名稱、編制日期等。卷內(nèi)目錄。視頻素材光盤應(yīng)根據(jù)錄制內(nèi)容制作卷內(nèi)目錄，將不同時段錄制的內(nèi)容逐段反映到卷內(nèi)目錄中。卷內(nèi)目錄由序號、錄制時間、內(nèi)容、錄制者、備注組成。附表：工程等級劃分（房建）工程等級拍攝內(nèi)容及數(shù)量歸檔內(nèi)容備注一級拍攝工程全過程。照片90張，錄像素材帶拍攝時間120分鐘，并制作項目專題片一部。照片及說明、照片光盤；錄像素材帶、視頻光盤；專題片。房建：建筑面積10萬市政：工程造價1000萬元二級拍攝工程全過程。照片數(shù)量614、0張，錄像素材帶拍攝時間60分鐘。照片及說明、照片光盤；錄像素材帶、視頻光盤房建： 10萬建筑面積1萬市政：1000萬元工程造價100萬元三級重點拍攝竣工以后的工程現(xiàn)狀，每個單位工程拍攝不少于10張照片。照片及說明、照片光盤房建：建筑面積1萬市政：工程造價100萬元10工程資料借閱制度10.1借閱技術(shù)資料，須填寫借閱申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱，借閱時要填寫借閱登記表，歸還時部門資料員要對其檢查之后方可歸檔。10.2絕密文書、技術(shù)資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，剖門資料員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。10.3外單位15、人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方能借閱。10.4借閱的資料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等，借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密，未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能將檔案內(nèi)容公開，如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。10.5借閱時間在一周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)，對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，但年末要將所借資料交回，進行清點、核對后重新借出。對長期借閱不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，部門資料員要通知借閱部門負責(zé)人負責(zé)人催還。10.6凡借有檔案、資料者，在工作16、調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。11工程資料的歸檔移交11.1工程資料移交前按項目所在地檔案管理機構(gòu)要求分類裝訂成冊。11.2工程前期規(guī)劃審批資料在審批階段完成后交公司檔案室歸檔管理。11.3工程資料在工程竣工驗收備案后，交公司檔案室歸檔管理。12本制度由公司工程部負責(zé)解釋。13附表建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表工程檔案接收記錄發(fā)文登記表收文登記表工程檔案借閱登記表工程檔案借閱申請表圖紙資料發(fā)放領(lǐng)用登記表工程檔案接收記錄序號接收文件名稱份數(shù)原（復(fù)印）件經(jīng)辦人接收日期備注發(fā) 文 登 記 本日期發(fā)文標題收文單位發(fā)送日期歸檔卷號備注字號收 文 登 記 本日期收文標題發(fā)文單位收文日期歸檔卷號備注字號工程檔案借閱登記表序號文件名稱借閱人借閱日期歸還日期借閱天數(shù)備注工程檔案借閱申請表經(jīng) 辦 人所在部門日 期借閱文件名稱借 閱 原 因借 閱 日 期返還日期復(fù)印份數(shù)借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字工程部領(lǐng)導(dǎo)簽字備 注 工程檔案借閱申請表經(jīng) 辦 人所在部門日 期借閱文件名稱借 閱 原 因借 閱 日 期返還日期復(fù)印份數(shù)借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字工程部領(lǐng)導(dǎo)簽字備 注圖紙、資料發(fā)放領(lǐng)用登記表文件標題發(fā)放范圍發(fā) 放 記 錄單 位數(shù)量原（復(fù)印）件領(lǐng)取日期領(lǐng)收人備注