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1、建設公司工程項目合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1.目的和范圍12.請購單評審13.合格分供方評定和監控34.合同評審55.合同驗收96.結算117.入帳128.付款129.考核獎懲1310.其他14附件1 采購單評審流程15附件2 分供方評估流程16附件3 合同評審流程17附件4 合同評審表18xxxx公司文件編號XXX標 題工程項目合同管理制度版 本第2版修 訂第1次頁 數共18頁簽 發XXX1. 目的和范圍1.1. 目的為理順xxx公司（以下簡稱本公司）工程項目實施流程，規范工程項目實施過程2、中的物資（五金、設備、電器、儀表、儀器、試劑等）請購評審、合同（采購合同、技術合同、建設工程合同等）評審、驗收、結算、入帳和付款程序，明確相關部門、人員的工作職責，提高工程項目實施效率，按控股公司對公司實施項目合同評審相關事宜的精神和 20104號文件合同管理制度的要求，特制訂本公司的工程項目合同管理實施細則。1.2. 范圍1.2.1. 本制度適用于本公司承接控股公司立項工程項目，或其他業主公司直接委托本公司實施的工程項目等相關的工程項目合同管理。1.2.2. 本制度所涉及的合同類型：1.2.2.1. 經濟合同包括：買賣合同（采購等），供用合同（水、電、汽、熱、污等），租賃合同，承攬合同（加工3、定作、修理、復制、測試），建設工程合同（工程承包、勘測、設計、施工、監理），運輸合同，保管合同，倉儲合同，委托合同，廣告合同，保險合同等。1.2.2.2. 知識產權合同包括：技術合同（技術開發、轉讓、咨詢、服務），專利權許可等。2. 請購單評審2.1. 評審流程：詳見附件1：請購單評審流程。2.2. 職責或要求：2.2.1. 項目組長（經理）：本公司各項目組根據控股公司批準的工程實施項目評審表，按項目實施要求，提出采購任務，由項目組長（經理）負責編制請購單。請購單上應明確物資（設備）名稱、規格型號、工藝技術參數、生產廠家、數量、到貨期、優先級等要求。2.2.2. 工程部部長（負責人）：2.24、.2.1. 負責對能否利用閑置或舊設備進行反饋評估。如閑置或舊設備達到工程使用要求的，應優先考慮使用此類設備。2.2.2.2. 為充分利用集團公司內閑置或舊設備，工程部建安組應對項目倉庫內庫存物資進行定期統計匯總，每月編制一份閑置或舊設備報表送達集團公司及本公司相關部門、人員，以便及時與控股公司的閑置或舊設備一并掛網，調劑使用。2.2.2.3. 在利用閑置或舊設備時，工程部應就此類設備的適用性事先與項目組長、相關設計人員進行溝通確認。2.2.2.4. 對采購內容與項目任務書、項目要求等是否一致性進行核查，根據對比初審，提出性能、價格和進度核定的初步意見。2.2.3. 工程副總經理：負責對請購單5、前述初審意見進行審核與確認。審定性能、價格和進度要求，重點對工程采購的數量、質量、進度和工程參數等方面進行評審。2.2.4. 總經理：負責對請購單的最終審批，重點是進行工藝技術參數的最后把關評審。2.2.5. 采購部：2.2.5.1. 接到批準生效的請購單后，應對請購單的規范性、采購內容的確定性等方面核實無誤后實施采購工作；如有疑問，應及時與請購人溝通。2.2.5.2. 指定要求的設備采購，如出現功能相近但價格有差異的不同品牌型號設備，采購員可提出調整建議，但應得到項目組長（經理）和相關設計人員的確認。2.2.5.3. 部分采購要求不明確的請購單，采購員在進行市場調查的基礎上提出了確定的要求后6、，由項目組長（經理）重新填請購單進行評審。對于此類采購，項目負責人（或相關的工藝、設備、設計等人員）應配合采購員進行相關要求的確認。2.2.5.4. 委托外部采購的物資，委托采購單需通過采購部的評審，重點負責采購周期、建議分供方等方面進行評審，提高采購的有效性。2.3. 其他：2.3.1. 核查或審核中出現的調整內容，應與項目組長（經理）進行溝通。2.3.2. 因相關評審人員外出等原因而無法及時進行評審的，應采用委托評審、事后補審、電子審批或直接到上一級領導審核的審核形式。2.3.3. 實驗儀器、試劑類的請購單，由研發部負責人審核后，報總經理審批。批準后交采購部實施采購。2.3.4. 辦公用品7、類的請購單，由行政部部長審核后，報總經理審批。批準后交行政部負責采購。3. 合格分供方評定和監控合格分供方是指合格的供應商、合格的施工單位通稱。為了提高項目實施效率，保證項目質量，降低項目成本，對分供方進行事先質量保證能力先評價（包括物資供應、外購、外協加工及委托檢驗的分供方），生產過程監控，以確保其提供的物資符合規定要求。3.1. 流程：詳見附件2：分供方評估流程。3.2. 職責：3.2.1. 工程部負責對分供方產品質量保證能力的調查評價和提供必要的服務及歸口管理。3.2.2. 土建組負責定期做好土建類分供方的評估工作。3.2.3. 設備組負責定期做好安裝類分供方的評估工作。3.2.4. 采8、購組負責定期做好采購合同的分供方的評估工作。3.2.5. 根據分供方類型的不同，由總經理確定其他內部參與評審部門。工藝、工程、設備、電儀等專業組視情參與對分供方質保能力的調查評價。3.3. 合格分供方評審流程：3.3.1. 采購物資的分類3.3.1.1. 對設備的壽命或性能要求很高的、對裝置是核心重要部件、對生產的安全影響很大等物資為 A類物資，包括壓力容器、閥門、電器、儀表、DCS系統等。 3.3.1.2. 對設備的壽命或性能有一定要求的、對裝置是常規部件、檢修對生產影響較小等物資為為 B類物資 。包括常規的管件，輔材等。3.3.1.3. 一般物資為 C類物資 。3.3.2. 評價小組: 分9、供方評價小組由合同經辦部門、相關專業技術部門等有關人員組成，由工程副總經理任小組組長。3.3.3. 分供方綜合能力的評價3.3.3.1. 評價小組向分供方發送分供方調查表，若條件允許可進行實地調查，并填寫分供方評審表。3.3.3.2. 評價小組根據調查情況，經比較分析初選分供方，并填寫合格分供方評審表。由評價組組長審核，報總經理審定。3.3.4. 樣品提供：3.3.4.1. 部分采購工作在完成綜合評價后，還需要提供實物樣品。此樣品經檢驗確認后，也可作為合同驗收實物標準。3.3.4.2. 采購部與分供方聯系提供實物樣品（也可去分供方現場），相關專業組對樣品進行檢驗，作好相應質檢記錄。3.3.4.10、3. 若樣品經檢驗或試用不合格時，由采購部向分供方發放整改通知單，分供方實施糾正預防措施后，允許再提供樣品。若連續三次送樣不合格，不考慮其為合格分供方。3.3.4.4. 樣品試用或檢驗合格，并經評價小組評審通過后，可確定其為合格分供方。3.3.5. 通過第三方質量體系認證的分供方可視情不通過 3.3.3的評價程序。3.3.6. 業主可以指定分供方。業主要求指定的已在合格供貨的分供方可作為合格分供方，但不能免除業主公司對其提供的分供方的連帶責任，包括產品及服務質量等。業主要求指定的分供方不屬于公司的合格分供的，業主公司承擔由此分供方引發的如質量、項目工期、服務質量等全部責任。3.3.7. 定期做11、好與集團公司及兄弟公司的信息交流與溝通，作為合格分供方評定的重要信息來源。3.3.8. 凡被集團公司列入黑名單的，本公司不得再評定為合格分供方，除非控股公司總裁批準。3.3.9. 不同的設備不同的用途，對其加工質量、供貨期等有差異，對其分供方的要求也有差異。一些特定的合格分供方也要按設備要求重新進行專項評定。3.3.10. 工程部列出合格分供方名單。同一類型的分供方，原則上要求評定二家以上的合格分供方。必要時可根據每家合格分供方的質量、價格、供貨能力等方面因素對其進行分級。3.3.11. 采購部應從經批準的合格分供方處采購相關物資。3.4. 物資采購評價要求3.4.1. A類物資分供方的評價應12、按3.3條款的規定進行評價。3.4.2. B類物資分供方或提供技術服務及檢驗、試驗服務的分供方的評價可按第3.3.5 3.3.11條款的規定進行評價。3.4.3. C類物資分供方可不作評價，但其提供的物資需證件齊全。3.5. 分供方合同執行過程的監控3.5.1. 物資采購類合同由采購部應按100交付能力對分供方實行監控，工程部應對分供方的交付質量進行監控；工程部對土建、安裝、防腐類工程施工類分供方執行進度、質量監控。工程部的所有的監控應按合同記錄，按周匯總，以便及時分析反饋和糾正。” 物資采購類合同和外部委托合同，由采購部統一負責進行采購進度匯總，每天報送至相關部門和項目組。3.5.2. 對分13、供方質量或交付期及監控中出現與合同要求不符，反饋后無改進或連續出現三次不合格者，采購部應以整改通知書形式通知分供方，要求其采取糾正措施計劃。如糾正無效，采購部應對其暫緩或停止采購，通知法務部介入，嚴重的應申請撤消其合格分供方資格，并索取相應賠償。3.5.3. 評價小組每年對合格分供方的質保能力、100按時交付能力、產品價格及服務進行復審，對不能通過復審的合格分供方提出糾正預防措施，限期改正，若仍不合格，撤消其合格分供方資格。3.5.4. 采購部應重新整理出合格分供方名單。3.6. 合格分供方檔案及管理3.6.1. 工程部負責建立合格分供方檔案，包括但不限于：分供方的營業執照復印件、各項資質證明14、上年度財務報表、分供方評定調查表、分供方評審表、質保能力證明材料、質量檢驗記錄、合格分供方名單、集團公司內業務記錄、違規及處罰記錄等。3.6.2. 分供方檔案應有目錄清單，便于查詢。3.6.3. 本公司評定的合格分供方信息，做好合格分供方檔案及管理，定期抄送控股公司法務部、公司部等相關部門備案。接受備案的部門發現分供方存在問題的，應及時書面反饋給公司，公司應對反饋意見進行核查并答復。3.6.4. 從合格分供方名單中刪除的分供方，其檔案資料暫時封存，超過五年統一銷毀，并列出銷毀清單。3.6.5. 檔案資料統一由行政部保管存檔。4. 合同評審4.1. 評審流程：詳見附件3：合同評審流程圖。4.215、. 要求：4.2.1. 請購單通過有效的評審后，方可進入采購實施程序。如由于階段性采購任務重，不能按照項目組要求按時完成采購任務的，本公司可以視情況，部分項目的一些物資可以委托業主公司負責采購，具體由本公司總經理核定。4.2.2. 合同評審采用分級審批制。以公司審核為主，控股公司相應部門負責審定工作，業主公司有采購的知情權。合同評審外部流程業主公司有要求的，經本公司確認后也可按業主公司的流程執行。4.2.3. 生效的合同送業主公司、控股公司相關部門備案。接受備案的部門發現合同中的問題，建議能及時反饋給公司，以便后續工作中進行提高改進。凡控股公司要求查閱合同的，公司應予提供。4.2.4. 合同原16、則上都應采用正式文本，條款內容要全面、具體、合法、有效，并具有實際操作性，合同形式要規范，并必須有雙方當事人簽字、蓋章。如由于情況緊急確實不能簽署正式合同文本的，可以先采用傳真方式簽署，然后在合理期限內補蓋正式印章，或補簽署正式合同。4.2.5. 為更于區分查閱合同，對于每份合同應在其右上角編寫唯一的編號，編號規則：“項目編號”“部門代碼”“年、月、日”“順序號”。4.2.6. 在進行重大合同談判時，需要法務部共同參與談判的，應事先通知法務部。4.2.7. 發生合同糾紛時或預期會發生合同糾紛時，公司應及時報告法務部，征詢法務部門意見。發生合同糾紛時，如由法務部出面指導或直接代表業主公司、本公司17、維權的，公司應做好各方面的配合工作。4.2.8. 對于采購過程中，兩級審核時意見不一致的，且影響項目進度的，可直接送更高一級主管進行審核。4.2.9. 相關負責人出差等原因無法履行審核義務，應提前作好外出委托手續或采用電話、傳真、郵件審核等方式進行。部分重要合同或大宗合同，評審時間可適當延長。原則上不超過一倍以上。合同承辦人（或督辦人員）有義務對每級審核人員進行提醒和督促。對于評審延期的或出現問題的，合同承辦人員（或督辦人員）應及時反饋給相應人員，以便對后續的工作重新安排。4.2.10. 工程合同原則上應先簽訂生效后進場施工。零星小活或主體工程外的配套小工程，可以采用聯系單的形式下發安排施工隊18、施工，沒有附屬合同的工程量累積到一定數量后補簽合同。但一次性工程量達到10萬元以上的，則需簽合同后施工。如有特殊情況的，需經本公司總經理審批同意后處理。4.2.11. 對于一些應急用的小配件（總金額在0.5萬元以內），在事先得到公司工程副總經理電話確認后，可先由采購人員直接通知供應商供貨，手續應在一周內補辦。其他特殊情況請示總經理后定。4.2.12. 對于日常工作碰到經營誠信不良的、售后服務不佳的、產品質量問題較多的、交貨經常延期的等供應商，由工程部負責提交書面的情況報告，經公司審批后，取消合格分供方并列入本公司的黑名單。并通報給控股公司法務部和公司部等相關部門。4.2.13. 對于部分大額合19、同或要求時間較急的合同，為提高合同評審效率，本公司外部評審可采取同步送審的手續。劃款也可同步附上辦理。同時在合同評審表上應明確標識“急件！同步送審”字樣。4.2.14. 法務專員定期負責合同范本的匯總修訂工作。從控股公司法務部等部門反饋回來涉及到評審合同修訂的，需及時送至總經理處。由總經理提出處理意見，按意見的要求及時書面通知所有合同承辦部門和經辦人進行調整工作。4.2.15. 行政部負責本公司外的合同審批傳遞和催辦、合同整套資料存檔和備案工作。4.2.16. 對于委托外部采購的物資，業主公司合同生效后，要求提供一份生效合同副本（或復印件），統一納入本公司的合同管理。對于合同編號不符本公司要求20、的，另補上合同編號。4.2.17. 對于委托外部采購的物資，在業主公司的合同生效前，是否需要本公司要相關人員評審，要求在委托采購單中注明。原則上非標設備、儀表或控制系統類、重要的管件閥門類、工藝要求較高的核心設備材料等，都需通過公司評審，評審程序按本制度中第條，第4.3.4條，第4.3.5條要求執行。同時相關部門在合同談判期間積極配合業主公司的采購工作，以提高采購效率。4.2.18. 對于委托外部采購的物資，如果業主公司反饋采購進度或其他的無法達不到委托采購單要求的，由采購部牽頭與項目組負責人溝通。經溝通調整還無法滿足要求時，同時直報上級分管領導處理（工程部負人、工程副總經理和總經理）。4.321、. 本公司各職能部門、人員的職責或要求：4.3.1. 采購（合同經辦）部門：4.3.1.1. 由于工程采購的特殊性，對于采購的性能、價格、工期等各方面，結合工程需要，進行適當取舍調整。要求在采購過程中明確。4.3.1.2. 在確定最終分供方前，要求貨比三家或以上的合格分供方。如無法找到三家，則可暫時采用非合格分供方作為價格等方面進行參考，但明確此非合格分供方的用途。如非合格分供方也無法滿足要求，另行特殊處理，上報并最終由總經理定。4.3.1.3. 對于已生效的合同基礎上新增部分同類型的設備、工程量時，在新增總價不超過原合同的50的，可以考慮不再進行招投標，直接延用原合同要求再訂新合同。超過5022、以上或新增總價超過20萬元，需重新招投標，但由于工程量或設備因整體性要求無法分割的，可不再進行招投標，直接延用原合同要求再訂新合同。4.3.1.4. 在送審的合同中，需提供各分供方的情況的書面評定匯總說明，并提出明確的確定分供方的依據。特別是對于非低價中標、合格分供方數量不足或其他原因的都需重點說明。對于擬采用非合格分供方的，需單獨提交一份報告進行詳細說明。4.3.1.5. 合同采購原則上采用招投標和議標相結合的方式進行。在最終確定分供方前，需提前與各個分供方溝通好，明確好采購的各項要求及相關的參數，做好標書，經內部評審后送至相關的分供商處。4.3.1.6. 針對合同中出現的工藝技術、設備參數23、驗收指標、過程驗收要求等技術方面問題，要求相關的項目負責人、工藝技術人員或設計人員參與。4.3.1.7. 定期編制資金使用計劃。對于臨時有計劃外的大額資金支出的，應提前與財務部門溝通。4.3.1.8. 合同經辦人負責在合同送審前，按合同的要求形成必要的合同驗收條款名細表。4.3.1.9. 負責合同執行節點管理和控制，定期編制合同執行進度報表。4.3.2. 法務專員評審：4.3.2.1. 按控股公司法務部統一要求，法務專員對合同的法律性問題進行審查。4.3.2.2. 合同應盡量采用經控股公司法務部審定的通用合同范本，如需對范本合同進行調整的或首次使用沒有經法務部評審的非范本合同，應提交法務部審24、核。對于格式合同或法律條款有異議時，應及時與法務部溝通一致。4.3.2.3. 對合同執行過程進行程序性監督和核查。4.3.3. 技術評審：4.3.3.1. 針對合同中出現的工藝技術、設備參數、驗收指標、過程驗收要求等技術方面問題進行評審。由相關的項目負責人牽頭組織工藝、工程、設計等技術人員評審。4.3.3.2. 對于選型、質量指標、生產廠家、技術參數等都較為明確的一般設備，稱為常規設備。此類采購可不進行技術評審而直接進入采購下步程序。4.3.3.3. 對合同驗收條款名細表進行評審。4.3.3.4. 如果此程序省略而導致采購出問題，誰主張誰負責。4.3.4. 工程副總經理評審：4.3.4.1. 25、工程副總經理負責采購性能、價格、進度等協調平衡，確定采購重點。4.3.4.2. 合同條款審核。4.3.4.3. 對合同驗收條款名細表進行評審。4.3.5. 總經理評審：4.3.5.1. 總經理負責合同有效性的評審（合同本身和評審人員資質等）。4.3.5.2. 合同條款的綜合評審，公司的最終審定。4.4. 控股公司相關審核部門的職責或要求：4.4.1. 按控股公司的要求，相關的職能部門配合公司合同評審工作。評審通過后送相應業主公司蓋章生效。4.4.2. 建議控股公司相關的職能部門及時向公司通報列入集團公司黑名單或不擬進行業務往來的分供方信息。4.4.3. 發生合同糾紛時，本公司提出要求時，控股公26、司相關職能部門能指導或直接代表業主公司、本公司維權。4.5. 合同評審附件為了保證合同的完整性，方便后續維權工作，在合同評審提供更全面的依據，更好的進行合同管理，要求提供以下的相關附件：4.5.1. 合同評審表：此為合同的有效附件（內外部評審留檔用）。由合同經辦人填報，按表中要求填寫完整。見附件4合同評審表。4.5.2. 請購單：需提供審批有效的請購單。4.5.3. 合同招標書：如有則需提供經內部審批過的合同招標書。對于部分參數較多，不易簡單明確的；對合同價格影響較大的；或對設備質量等有顯著影響的，都必須提供書面的招標書。招標書由項目組長（經理）牽頭，由采購負責人、設計或工藝人員共同參與進行編27、制。并經項目組長（經理）、工程副總經理和總經理審批后方可發招標書。4.5.4. 合同投標書：經確認的由各個供應商反饋的合同投標書（議標書）。有效的投標書要求供應商蓋章或經辦人的簽名。4.5.5. 參標分供方評定匯總說明。4.5.6. 合同驗收條款名細表（內部評審用）。4.5.7. 資信資料：必要時附上對方營業執照復印件、法人代表授權委托書、資質證書、擔保書、專利證書等資料。首次合作的供應商前面三項必須隨合同提供。并做好相關資料的存檔工作。安裝、土建等需在我方現場施工的合同，必須附上法人代表授權委托書。裝置承攬加工合同或設備買賣合同，如在我方現場調試、組裝時間較長或工作量較大的，也按安裝合同的要28、求進行。4.5.8. 預算：安裝、土建等合同，或其他有必要的合同，要求附上工程的預算。針對不同的要求，由預算組提前完成。4.5.9. 圖紙：必要時應附上合同所需的相關說明資料，如合同中需明確工作界區或范圍的示意圖、建筑類的平立面圖、設備類結構圖紙等。4.6. 合同變更或調整4.6.1. 原先已生效的合同進行調整或變更的，需按合同評審程序重新評審。4.6.2. 在合同調整、變更或提前中止的，涉及法律問題或經濟損失較大時，需請控股公司法務部介入。4.7. 保密要求4.7.1. 在合同操作過程，需涉及到我公司工藝技術等秘密等進行交流的。在交流前，需與供應商簽訂保密協議。在合同前期招投標階段，更需注意29、技術保密工作。4.7.2. 涉及到供應商的專有技術等，與我方交流后要求我公司保密的，涉情人員不得將要求保密的技術泄露給本公司以外的人員。4.7.3. 為做好合同文件工藝技術參數的保密工作。要求在說明項目名稱采用編號，設備類不出現設備工序名稱等。部分設備的適用條件或工作參數也可能是保密范圍。4.7.4. 合同的秘級按“秘密”要求核定（特殊可另行要求）。非合同業務相關人員不能隨意查閱或復印合同。合同按本公司的行政管理制度的第11條的“保密管理”中要求進行保管、借閱等。5. 合同驗收5.1. 基本要求：5.1.1. 控股公司公司部可以指定或調整下述規定的驗收單位和人員，視實際情況，可以增加驗收成員，30、必要時可以邀請外單位參與或請政府職能部門參加。5.1.2. 如果一些重要的、特殊的合同或公司認為有必要的，公司可以提出申請，由控股公司公司部組織相關人員進行驗收。5.1.3. 合同經辦人負責在驗收前按原先評審過的合同驗收條款名細表及合同可能調整的要求形成最終的合同驗收條款名細表。參加驗收人員按合同驗收條款名細表中要求逐條步驗收。并提出確定的驗收結論。5.1.4. 如果驗收人員無法按時參加驗收，且無法進行有效的二次驗收時，應委托有相應能力的人員參加。但由于公司外的部門不參加驗收也不委托而影響項目工期的或造成一些其他后果的，由控股公司公司部進行處理。5.1.5. 業主或其他部門要求參與到貨驗收的，31、由于沒有及時參與驗收而導致不能及時領用而影響工期的，經本公司總經理審批后也可預先領用。事后能補驗收手續的后補。不能補驗的以最終的整體驗收結果為準。5.1.6. 對于一些緊急情況所需的物資，當時無法組織人員進行驗收時，可先領用，事后按上一條的要求進行處理。5.2. 采購合同驗收：5.2.1. 對采購類合同的驗收，在采購件到貨后，相關部門需盡快組織驗收。采購到位的采購件，全部納入業主公司的倉庫統一管理。項目組在用時到相應的倉庫領取。對于項目組采購的專用或急用的采購件，在未得到項目組同意的情況下，業主倉庫管理員不得將其領至其他用。5.2.2. 要求提供送貨單和審批的請購單，初核具備到貨驗收的條件后進32、行驗收。對于暫時不能明確內部質量的物資，可以從外觀進行表征性評價。5.2.3. 驗收參加人員：對于鋼材類、管道、管件、常規標準設備之類，由本公司的采購員、倉庫管理員會同業主公司的設備專職驗收員和倉庫管理員聯合驗收。對于非標設備、重要設備、單件金額超過5萬元以上，還需由項目組指定人員（組長、設備員等）和工程部負責人參加。對于一些其他特殊或關鍵設備，還要求指定相關的設計、工藝等其他技術人員參加。業主公司或控股公司另有指定的，按指定要求辦理。5.3. 工程合同驗收：5.3.1. 對于土建、安裝、現場制作承攬類的工程合同，由公司提出申請，由業主公司和公司共同進行驗收，或由業主公司指定參加的部門、人員一33、起參加。5.4. 技術合同驗收：5.4.1. 研發、設計類等過程技術合同等驗收，由公司的設計部組織相關人員進行驗收。5.4.2. 研發、工藝技術總承包類，涉及到整體項目（或子項目）竣工驗收工藝技術指標的技術合同，由公司提出申請，由業主公司和公司共同進行驗收，或由業主公司指定參加的部門、人員一起參加。5.5. 工程總包合同驗收：5.5.1. 對于工程總包類合同，公司提出申請，控股公司項目管理部門組織相關人員進行驗收。5.6. 其他合同：5.6.1. 其他合同可以參照上述類似合同要求進行。5.7. 質保期驗收：5.7.1. 在質保期到后，針對合同的要求，形成質保期驗收單，按驗收表中指標要求逐項進行34、驗收。5.7.2. 本公司的項目組長（經理）和工程部負責人與業主公司相關負責人一起進行共同驗收，并出具驗收意見。經工程副總經理審核、總經理審定后有效。5.8. 不合格處理：5.8.1. 如驗收達不到合同中的要求，如到貨驗收不合格則報工程副總經理進行處理，由總經理核定后執行。5.8.2. 如質保期驗收不合格，則與業主公司商量后，由工程副總經理綜合處理意見，由總經理核定后執行。處理意見送業主公司。5.8.3. 對于違約處理金額超過5萬元以上或有訴訟可能的處理，應及時報至法務部進行處理。6. 結算6.1. 結算工作統一歸口至本公司的預決算組負責。6.2. 結算請求工作由各項目負責人提出書面申請，并附35、上相關的工程施工違約處理單、驗收資料、驗收意見等，經過工程副總經理經審批后轉預決算組進行結算。6.3. 結算書編制好后，由項目組長（經理）進行確認簽字后，再由工程副總經理進行審核，然后由總經理進行審定。6.4. 對于公司內部審定的結算書，原則上開口合同都進行外部審計，但一些簡單明確的合同，也可以不進行外部審計。是否需要外部審計，由公司總經理進行抉擇并簽署明確意見。6.5. 外部審計工作由控股公司財務部負責。原則上在三個月內完成審計工作。6.6. 按內審或外審的結果，由公司總經理核定最終結算金額。6.7. 控股公司公司部有權指定對任何一份合同進行外部審計。7. 入帳7.1. 流程：供應商發票送達36、 采購員（預決算員）核對發票(包括價格)、原始單證無誤，在發票上簽字確認 工程副總經理審核 總經理審核 控股公司負責人審核 財務部審核、入帳。控股公司或其相關部門另有要求，報控股公司主管部門審批同意后本公司按其要求執行。7.2. 要求：7.2.1. 大額發票開具前，需到財務部門進行提前確認。7.2.2. 發票入賬審核，需附上合同、驗收資料等相關資料。7.2.3. 由于發票入帳涉及進度款的支付，直接影響工程建設進度。發票入賬審核，每道審核程序時間原則上不應超過4個工作日。7.3. 職責：7.3.1. 公司采購員（預決算員）：按規定要求提供完整審核資料。7.3.2. 公司工程副總經理:負責具體的合37、同、驗收、結算等操作程序審核。7.3.3. 公司總經理：內部采購程序流程完整性審核。8. 付款8.1. 流程：采購部或預決算組編制付款計劃或填寫劃款單 工程副總經理審核 總經理審核 財務總監（或授權財務部部長）審核 總裁審核 財務辦理付款。控股公司或其相關部門另有要求，報控股公司主管部門審批同意后本公司按其要求執行。8.2. 要求：8.2.1. 按合同的要求，由采購部或預決算組提出支付合同的預付款、進度款、到貨結算款、驗收款、質保期尾款等。8.2.2. 部分進度款影響合同執行進度的，要求合同經辦人做好提前辦款準備，以免無謂影響工程進度或出現法律糾紛時處于被動。8.2.3. 單筆付款不超過20萬38、元的，財務總監審批后由財務辦理付款手續。超過20萬元的付款，需經控股公司總裁批準后才可辦理付款手續。8.2.4. 對于合同中沒有明確的付款方式，本公司有建議權，如建議內容與財務最終執行方式有沖突時，財務部門需及時反饋，本公司提前與客戶單位協商處理。8.2.5. 付款時，除附上合同書、付款跟蹤表外，還要根據合同內相關條款的要求提供齊全的資料，方可進行付款。到貨結算款，需提供結算依據等；驗收款、質保期尾款，需提供驗收資料。由特殊原因無法按程序進行付款的，經控股公司相應的審批手續后方可辦理。8.2.6. 每個月底，由公司進行下月度項目資金使用計劃編制工作，并報控股公司相關部門。財務按此計劃提前準備資39、金，以減少對工程項目建設的影響和導致合同的無謂違約。8.2.7. 由于進行財務審計或現金流調控等需對付款進行控制時，建議財務部提前一周通知公司，以便提前進行安排。8.2.8. 單個項目合同金額預期會超過審批預算時，由本公司采購部及時通知相關的項目負責人，由項目負責人負責及時提前進行辦理調整變更審批手續。8.2.9. 一些急需執行合同付款手續，對各級審核員由于外出等原因無法進行直接簽字審核的，由各級審核員確定，是否通過委托審核或電話審核等方式進行。8.2.10. 采購部負責資金審批的催辦落實工作。對于采購部門無法協調的，應及時上報公司領導進行處理。8.2.11. 財務部門承諾：財務部辦理審批手續40、應在2個工作日內完成（含總裁審批）。8.2.12. 財務部門答應：沒有正當的理由，在工作日期間，下午15:00前送至財務審批有效的付款單應在當天完成付款手續，15:00后送達當日的下一工作日的上午完成。對于計劃外的資金劃款，原則上在送達之日起兩個工作日內完成。9. 考核獎懲9.1. 公司外人員，按控股公司相應的要求，沒有按要求執行而影響項目進展的，由公司提交控股公司公司部，進行考核歸責。9.2. 公司的各級人員，按上述要求做好相應本職工作，沒有按程序執行或由于失誤影響項目進展的，由相應各級部門在月度進行考核歸責。9.3. 有下列情況之一的部門或個人，公司給予一定表彰或獎勵：9.3.1. 在合同41、管理工作認真負責，忠于職守、成績突出者；9.3.2. 發現合同重大缺陷、挽回被動局面，為公司避免經濟損失者；9.3.3. 智慧應對，據理力爭，為公司挽回經濟損失的。9.4. 有下列情況之一，給公司帶來威脅或造成經濟損失的，追究相關責任人員責任；構成犯罪的，提交司法機關追究刑事責任：9.4.1. 未經授權超越權限簽訂合同或做出對公司不利的承諾；9.4.2. 因故意或重大過失簽訂有重大缺陷或者無效合同的；9.4.3. 簽訂、履行合同中未嚴格把關，購置有瑕疵、缺陷等不合格產品；9.4.4. 未依法律及本制度的規定履行、更變合同、解除合同的；9.4.5. 丟失合同文本或相關的重要資料；9.4.6. 在42、洽談、簽訂或履行合同過程中泄露本公司的商業秘密；9.4.7. 其他有損公司合法權益行為的。10. 其他10.1. 本制度中沒有明確的一些相關規定，參照 20104號文件合同管理制度中執行。10.2. 本制度自XX年1月20日起執行，原先與此程序相抵觸的其他相關制度均按此程序執行。10.3. 本制度中未盡事宜，及時提出協調。附件1 采購單評審流程附件2 分供方評估流程附件3 合同評審流程附件4 合同評審表保密 合同評審表合同類型對方單位合同金額我方單位承辦部門合同名稱合同經辦人合同編號報審日期項目名稱分供方類型 合格； “C”類采購不評定； 備用； 沒評定； 不合格； 合同摘要公司部門評審控股公司公司評審控股公司法務部評審控股公司總裁審批用何印：份數：用印人簽字：合同狀態： 我方先簽（等待原件） 對方先簽（可歸檔） 傳真先簽（等待原件）1、必要時應提供對方營業執照復印件、法人代表授權委托書、擔保書等資料。2、附上合同文本和投標資料等。