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1、文化公司會議提擬與審批管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1、目的為規(guī)范集團(tuán)公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于集團(tuán)有限公司所屬會議管理。3、管理權(quán)責(zé)3.1總裁室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會議發(fā)起人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.3會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。4、會議分類 會議主題/類別/主持人/參加人4.1例會（含總裁辦公會、早會）固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出2、的問題。早會參加人員是集團(tuán)全體員工；總裁辦公會參加人員是總助以上人員。4.2動員會發(fā)言固定、沒有討論程序，各中心/公司負(fù)責(zé)人做會議提擬，4.3研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果公司臨時行政會議中心/部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬4.4論證會/評審會對某事件、某方案進(jìn)行集體討論，必須有結(jié)論公司臨時行政會議集團(tuán)總裁或其指定會議提擬人提擬4.5專題會為某一專題而開，必須有結(jié)論公司臨時行政會議提擬人指定會議提擬人提擬4.6評比會一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開公司例會人力資源中心總監(jiān)會議提擬人提擬4.7總結(jié)會總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會中心/部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬4.8匯報會3、下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況公司臨時行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬4.9調(diào)度會任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動公司臨時行政會議會議提擬人提擬會議提擬人提擬4.10部門例會各中心/部門固定匯報程序部門會議中心/部門負(fù)責(zé)人自定5、管理內(nèi)容5.1會議提擬與審批。5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。公司臨時行政會議、公司年度例會由集團(tuán)總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報4、集團(tuán)總裁室批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.2會議計劃與統(tǒng)籌。每月28日前，行政管理中心與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團(tuán)總裁室審批后，匯同公司月例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。凡行政管理中心已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請行政辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總裁室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝⒐九R時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5.3會議準(zhǔn)備。會議通知遵照以下規(guī)5、定：1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；（3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門6、。會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。5.4會議組織會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做7、好會前準(zhǔn)備。2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。3、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。與會人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表8、（詳見附件3）上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。5、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀(jì)錄。多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。5.5會議記錄。公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。9、5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總裁室備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。3、集團(tuán)總裁主持的公司例會、臨時行政會議原則上由行政辦公室負(fù)責(zé)會議記錄工作，集團(tuán)總裁另有指定的，服從集團(tuán)總裁指定。5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性10、。3、對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議；3、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但11、用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)行政辦公室統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6會議跟進(jìn)。5.6.1會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2集團(tuán)總經(jīng)理主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。5.6.3會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。5.7獎懲。5.7.1獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。5.7.2遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。5.7.3處罰。1、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。2、無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。6、附則6.1本制度由行政管理中心負(fù)責(zé)解釋。6.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按獎懲管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3本制度由集團(tuán)總裁室批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。7、附件早會議程。