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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度信息技術公司行政部文檔查閱立卷歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文檔立卷歸檔制度 第一條 為加強本公司文書立卷工作，科學、規范地保存公司信息資料，特制定本制度。 第二條 本制度適用于公司各部門對文檔立卷工作的管理。 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料.都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動2、或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第四條 辦公室指定兼職檔案管理員一名，負責整個公司文書類與其他類檔案的管理。 各部門指定兼職檔案管理人員一名，負責本部門文書類與其他類檔案的管理。 第五條 各部門兼職檔案管理員，負責文件資料的基礎處理工作。對準備存檔的文件仔細檢查，其紙質、字跡、折疊方式等是否規范，對本部門所轄范圍內的文件進行歸卷整理，注意查缺補漏，保證歸檔文檔的完整和案卷的質量，負責建立本部門文件目錄，定期向公司辦公室檔案管理人員移交，保留移交記錄。 第六條 本公司的歸檔范圍有: (一)重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發3、言、會議簡報、會議記錄等。 (二)與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。 (三)本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。 (四)本公司主要活動的報告、總結。 (五)本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 (六)本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。 (七)本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。 (八)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 (九)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第七條 凡本公司印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被4、轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。 第八條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 第九條 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續.檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。 第十條 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。 第十一條 辦公室檔案管理人員定期對各部門的檔案工作進行檢查并形成記錄;負責定期組織各部門檔案工作人員進行培訓和學習以5、提高專業知識與技能。 第十二條 公司員工要有檔案收集分類意識，單獨事件處理完畢后主動將資料交給檔案人員歸檔。 對檔案資料管理不善、導致文件遺失，對部門經理及經辦人予以處理。 第十三條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。 第十四條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。 第十五條 關于立卷要求，具體如下: (一)為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。(二)案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律6、和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。 (三)歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。 (四)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的證件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。 (五)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規7、定執行。 (六)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 (七)卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。 (八)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。(九)有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。 (十)案卷封面，應8、逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第十六條案卷的裝訂時須注意:裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。 第十七條 案卷各部分的排列格式為；軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝人卷盒，置于檔案柜內保存。 第十八條 嚴格執行資料檔案的查閱制度及保密紀律。 公司各部門只能進行與其有關的內容查閱，若查閱其他無直接關系的資料、文件，則必須經相關部門經理審核、批準后方可查閱。 外來單位來公司查閱資料，須經總經理簽字同意，方能查閱。 查閱時不得將資料、文件9、帶出辦公室，查閱時不得擅自抄錄、徐改、復印。 第十九條 公司各部門只能進行與其有關的內容借閱，嚴格按照借閱手續進行登記，并約定歸還時間，按時歸還。因工作需要不能按時歸還，可辦理續借手續，逾期不還，將通報批評。 借閱后不得任意毀壞、修改、抄錄、公布所借閱資料檔案，借閱的檔案不得轉借他人。 借閱重要文件原件(如:營業執照、資質證書、開發項目等證)，必須經總經理簽字批準，方可執行。 借閱的資料原則上應當天歸還。 第二十條 一般情況下不允許員工領出原件，如需要領出，則需其本部門經理簽字并由辦公室負責人簽字的審批單，方可領出。特別重要的文件及資料必須有分管辦公室工作的負責人簽字。 領用資料狀態為復印件，可僅由本部門負責人簽字。 外來單位來公司查閱資料，須持本公司介紹信，并經我公司相關部門的負責人簽字同意，方能查閱。 領出文件資料必須進行嚴格的登記，并留下審批單以備案(審批單要求填寫完整)。 第二十一條 本制度未盡事宜參照公司其他相關制度。 第二十二條 本制度由公司負責解釋、修訂。 第二十三條 本制度從印發之日起施行。- 7 -