體育用品商貿公司出差文書及會議行政后勤管理制度21頁.DOC
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上傳人:職z****i
編號:1103190
2024-09-07
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1、體育用品商貿公司出差、文書及會議行政后勤管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 行政后勤管理規章一、進出公司各部門管理制度二、出差管理制度三、會議管理制度四、文書、檔案管理制度五、公司印章管理制度六、辦公用品的管理制度七、辦公室管理制度行政后勤規章一、進出公司各部門管理制度1、凡公司員工進出公司通道,山保安人員負責管理。2、凡在工作時間內,一律佩帶工作牌,不按規定佩帶者,按管理部規定處分。3、員工上下班時,如攜有物品,應主動出示,接受檢查。4、為了規范公司的內部管理,公司所有員工在進出公司各商場時,必須統一按公司所2、制定 的耍求,行駛員工通道并接受保安的監督與檢查。體育城員工通道:體育城后門名店運動城員工通道:名店器材區大門說明:公司有如下人員山于工作原因,不受此約束,可自山岀入各部門;但所帶包裹須接受 保安檢查二、出差管理制度為配合公司業務需要,以達成公司經營目標,公司需派員工出差,員工出差依下列程序辦理:1、出差前應出具“出差申請單”(無固定格式),出差限期由派遣主管視實際情況事前核定。2、憑核準的“出差申請單”到財務借支相當數額的旅費。3、返回后一周內憑派遣主管審批簽字的“差旅費報銷單”業務信息反饋單以及“完成任務情 況匯報書”等相關材料送行政科負責人審核簽字有關差旅費才到財務辦理報銷手續。4、各級3、人員差旅費的標準參照“差旅費包干補助標準”執行。5、出差行程中視為工作時間內的任務,不得報支加班費,但重大節日出差酌情了以計薪。6、出差途屮除因病或遭逢意外災害或因實際需要辦的事確時不能按時返回,需主管批示批準, 不得因私事或借故延長差期,否則除不予報銷差旅費外,所無故延期之時間將作曠工論處。7、返回時逾越午夜12點時者,可按半天另計包干費。8、差旅費包干補助標準:市內地區:兩城區使用公司自備的乘車卡,一般不報交通費。兩城區之外的郊區,交通費實報實銷,須當天返回。省內各地區:1611級人員每天包干經費為40元,10$級人員每天包干經費為50 元(注:當天往返地區不計包干經費);7級以上人員每天4、加10元;長途車船費實 報實銷。O省外地區:北京、上海、廣州、深圳,16-11級人員工每天包干經費為70元,1()-8 級人員每天包干經費為140元。O其他地區:16-11級人員每天包干經費為5()元,1()-8級人員每天包干經費為8()元。(注: 在行駛途中不計包干將費);7級以上人員每天加2()元。長途車船費實報實銷(火 車硬臥以上)M三、會議管理制度1、會場秩序及紀律耍求:會前要有準備,必須準時到會,會場禁止吸煙、不得喧嘩、不得 來回走動、不準接私人電話(除總經理外,所有參會人員的手機必須交前臺人員保管, 確保會議的順利進行,前臺人員對手機主人來電須認真登記,會后告知)以及非重耍事 件不5、接待,遇事山會議組織者處理。參會人員應粘力集中、坐姿、站姿文明高雅。2、例會:O每周星期一、星期六下午6點,為業務部門及職能管理部門中層管理人員工作會。每月8號后的第一個星期二上午& 3010: 30為全體員工大會(總結1月工作)。3、會議管理耍點:會議組織者耍提前至少一天通知參會者,并作好會前的各項準備工作。會議組織耍簡明扼耍說明會議的主耍議題,并指派書記員作好會議記錄,同時加以整 理。會議記錄耍于次日申報主耍負責人,并下發相關部門,監督執行相關事宜,并做好存 檔。書記員負責會議內容的反饋、監督執行事宜(待定)4、會議禁忌事項:O發言時不可長篇大論,滔滔不絕,不可打斷他人的發言(原則上以3分6、鐘為限)O不可從頭到尾沉默到底、不可不懂裝懂、胡言亂語。O不可取用不正確的資料、不要盡談些期待性的預測。O可做人身攻擊,無應急事件,不得中途離席。M四、文書、檔案管理制度1、(待定)2、檔案管理:人事檔案屬人事科機耍資料,需專人管理。O存檔案材料,必須是黑藍鋼筆字,必須寫明詳細名稱、以及收集檔案的時間和送檔案 人的姓名。O任何人不得隨恿借閱或查閱檔案,查閱檔案必須書面申請經副總經理以上人員的簽字, 寫明借閱人姓名、時間、目的、經人事科長簽字同意后,方可借出。查閱時、不得在 原件上作任何標記、涂改、折裝、復制等。員工如評職稱,升職或申辦保險等需借用原件資料時,必須岀具本人書面申請,寫明 借用原因7、,經部門主管經理簽字并愿承擔經濟擔保責任。經人事科長審核方可借出。收回檔案時,管理員必須認真檢查并仔細鑒別資料是否收齊、是否被改動等。否則追 究當事人責任。O檔案管理員整理檔案耍及時、認真、具有保守秘密的責任和權利,凡涉及檔案相關內 容均不得向外傳說。M五、公司印章管理制度1、公司印章包括:公章、財務章、法人章、收發章、現金收吃章。2、公司印章的使用,必須作好使用記錄。3、公司公章、法人專用章由公司行政管理部負責人管理。4、公司財務章由財務部負責人管理。5、公司宣傳、企業管理,對外業務公司決策,行政事務等有關文書,包括各類合同需加蓋公章或法人章時,必須得部門經理審批方可辦理。6、公司財務專用章8、僅作公司對外開具的票據和與公司相關的金融事務以及財務報表之用途。7、違反規定者,公司根據違章程序給予杳處辦理。M六、辦公用品的管理制度由于辦公室消耗量過大,造成不必要的資源浪費,為合理、規范的領用辦公用品,現特作出 如下規定:1、A類辦公用品(使用期為一年以上),如:計算器,打價器,大、小夾子、訂書機、剪 刀、鋼筆、墊板、直尺、工具刀、鎖、帳殼等。2、B類辦公用品(使用期為半年以上),如:中性筆、圓珠筆、油、墨水、橡皮、文件夾、 資料袋。3、C類辦公用品(以舊換新的辦公用品),如:屮性筆心、涂改液、鉛筆、刀片、膠水、電 池、燈泡。4、D類辦公用品(消耗品),如:封口膠、雙面膠、透明膠、復寫紙、9、傳真紙、銷售清單、 付款證明單、筆記本、大信、小信、欠款憑證、打價紙、復印紙、編織帶、肥皂、洗衣 粉等。以上物品領取后,須愛惜節約使用,不得浪費,否則一經發現,將受到相應處罰。七、關于饋贈禮品的發放制度:奏八、辦公室管理制度第一條行政事務管理制度1、負責公司木部的行政管理和F1工常事務,當好領導的參謀,協助領導搞好各部門之間的 綜合協調,加強對各項工作的督促和檢查,建立并完善各項規章制度,促進公司各項工 作的規范化管理。2、負責公司的公文、資料、信息和宣傳報道工作,溝通內外聯系,保證上情下達和下情上 報。3、負責公司來往文電的處理的文書檔案的管理工作,負責對會議、文件決定的事項進行催 辦、查辦10、和落實。4、加強對外聯絡,拓展公關業務,促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來,樹立良好 的企業形象。5、負責協助全公司組織系統及單位工作職責、編制人數的規劃、研討修訂。6、負責公司的營業執照管理、印章管理、合同文書管理、禮品管理及法律事務。7、辦理從業人員招募、任免、高薪、遷調、獎懲、離職、退休等各項事務。8、辦理從業人員勞保福利業務以及勞保用品的購買和管理。9、負責公司各部門區域的警衛、勤務、異常事項反應、寥星修繕、環境衛牛及維護,以及 各部門所需物資的采購、保管和發放,協調和部門物資材料的使用和管理監督。10、完成領導交辦的其他工作。M第二條電腦管理制度茨(待完善)第三條電話管理規定1、11、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業和使用,不提倡員工在公司內 扌J私人電話。2、員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。3、總臺接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛聽,即掛線。4、總臺文員接聽外線電話的標準用語為:“您好,匯能公司”當對方告知分機電話時,說:請稍等”!如分機占線,說“電話占線,請稍后再打”接聽內線電話的用語為:“您好,” 其他內容視情回答,總的要求是規范、簡潔、禮貌。M第四條衛生管理規定1、凡新進員工必須了解衛牛的重要與應用的知識。2、各部門必須制定辦公值F1表,做好木部門辦公室衛生。3、各工作場所內,均須保持整潔,物品文件擺放整齊、無12、灰塵,不得堆積垃圾、污垢或碎 屑。4、各工作場所內之走道,必須每日清掃一次。5、各工作場所內應嚴禁隨地吐痰、抽煙。6、衛生間及其他衛生設施,必須特別保持清潔7、垃圾、污物、廢物等的清除,必須合乎衛生的要求,放置于所規定的場所或箱子內,不 得任意亂倒堆積。M第五條 公司來賓參觀接待辦法接待人員的紀律耍求:O 維護公司工作保密制度,不泄露公司商業機密。O專人接待,接待人員應穿著職業裝,言談舉止大方得體。第六條員工著裝管理制度1、為樹立和保持公司良好的社會形象,進一步規范化管理,木公司員工應按本規定的要求 著裝。2、員工在上班時間內,要注意儀表,總體要求是;得體、大方、整潔。3、公司制服分為行政制服13、營業員兩大類,分別包括春秋裝、冬裝和夏裝三個品種,在規 定的年限內免費提供給公司所屬正式職員使用,在使用年限內,所有權仍屬公司,使用 年限結束后,所有權可歸職員本人。因此,各級職員均須在規定的使用年限內妥善保管 和愛護,如有損壞或遺失均應照價全額賠償。4、如因故離職則按下列規定辦理:O制服自領用之日起,使用未滿一年之員工,因故離職時,須80%購買其曾使用過的 制服。O制服自領用之日起,使用超過一年但不足二年之員工,因故離職時,須50%購買其曾 使用過的制服。O制服自領用Z日起,使用超過二年但不足三年Z員工,因故離職時,須30%購買其曾 使用過的制服。5、具體發放辦法及使用年限如下:O干部制服14、的春秋裝和冬裝童年發一次(各一套);O業務員的春秋裝和冬裝兩年發一次(各一套);全體人員的夏裝為一年兩件(套)。6、員工制服的穿著統一代表著本公司的精神和文化,凡本公司員工在工作期間內均必須統一著裝(每年四月和十一月為統一換裝時間)。M第七條公司職員的禮儀守則1、熱愛公司,遵守國家法律、法規、遵守社會公徳。2、團結友愛,尊重上司,關心下屬,禮貌待人。3、遵守公司規章制度,遵守職業道徳規范。4、員工應遵紀守法,服從領導,遵守店規店紀,嚴格要求自己,力求盡善盡美。5、一視同仁地接待每一位賓客,不優親厚友,不以貌取人。6、員工不論上班、下班、對外對內、都不允許有損害公司名譽的言語舉止。7、同事間團結協作,服從領導,平等待人。8、工作時間應穿制服,佩帶胸卡。儀容儀表符合規定標準。M