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1、化妝品公司文件和資料歸口管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的本規程對公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準、發放、作廢、文件編號的申請、記錄管理等進行了規定，確保公司所有文件都受控，各部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實際工作中有效實施。2. 適用范圍本規程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。3. 術語和定義參見ISO9000:2000之規定。4. 職責4.1 各部門按職能負責行使文件和資料的歸口管理工作，總經理辦公室負責對各部門的文件管理進行指導和監督；各部門負責所起草文件和資料的統一標識、2、協調、發放、回收、銷毀等控制工作；4.2 各部門按其主管業務范圍負責有關公司文件的編寫/審核/批準，負責貫徹執行批準發布的文件；4.3 各部門負責本部門記錄表格的審核、批準和發放；4.4 各部門負責對本部門持有文件進行有效管理并保證其有效實施；4.5 各部門應密切關注文件的執行情況和反饋信息并及時組織修改；4.6全員執行過程中發現文件存在問題時，應及時填寫信息反饋表交其部門負責人審閱后，由其傳送文件編制的責任部門。5.工作程序5.1文件的分類5.1.1 一級文件：質量手冊；5.1.2 二級文件：程序文件；5.1.3 三級文件：作業指導書；5.1.4 記錄表格5.1.5 規范、標準5.1.5.13、公司內部技術標準a. 包裝材料檢驗標準（包括包裝材料通用標準、包裝物料產品標準等）；b. 化工原、輔料檢驗標準；c. 成品質量標準/產品內控標準；d. 已備案的企業標準；e. 工藝技術文件；f. 引用國家、行業或其它標準，目前正作為公司產品的執行標準；g. 國家強制執行的有關標準；5.1.5.2公司外部參考標準（包括可收集到的國際、國內先進標準，同行企業標準等）；5.1.6 顧客提供的文件和資料（包括圖樣）5.1.7 法律、法規（包括產品質量法、消費者權益保護法等）。5.1.8 公司內部各項管理規范、制度5.1.9 公司內部各部門之間、與公司外部之間的發出公文。其中5.1.1-5.1.9所描述4、的文件為受控文件。5.2文件的編寫、審核和批準5.2.1文件的編寫5.2.1.1品質/技術部組織編寫質量手冊管理規程、程序文件管理規程、作業指導書管理規程、表格管理規程，對文件編寫的格式、文件內容要求及表格格式等進行規定，并下發到各職能部門，同時組織各部門指定的文件編寫人員學習以上文件。5.2.1.2 各部門按照質量手冊管理規程、程序文件管理規程、作業指導書管理規程、記錄表格管理規程及本規程的相關規定進行文件編寫工作和表格的設制，編寫人員應熟悉ISO9001：2000標準要求和本文件所規定的內容，對所編寫的文件的全面性、準確性、符合性、適用性和有效性負責；5.2.1.3 對5.1.5.1所規定5、的公司內部技術標準由品質/技術部組織編寫技術文件管理規程（或分別制定標準管理規程、工藝管理規程、配方管理規程等技術文件），由品質/技術部按照本規程進行相應文件的編寫工作。5.2.1.4 各部門依據工作需要按照公司制定的模版，自行進行日常公文的起草、審核、批準和傳遞工作。5.2.2 文件審核5.2.2.1質量手冊由管理者代表審核；程序文件、管理規范由各責任部門經理審核；作業指導書由各部門業務負責人審核；公司內部技術標準由品質/技術部負責人審核；審核人對所審定的文件（包括所涉及的表格）進行簽名確認，同時要簽具審核日期；5.2.2.2 審核人對文件的有效性、適用性、系統性負責；5.2.2.3 當文件6、涉及多個部門執行時，由文件編寫部門組織相關部門對文件內容進行會審，會審人員對審定通過的文件進行簽名確認并簽具會審日期；5.2.3 文件批準5.2.3.1質量手冊由總經理批準；程序文件、管理規范由總經理/管理者代表批準；作業指導書由各部門負責人批準；公司內部技術標準由管理者代表或指定人員批準；表格隨文件的類別所規定的權限進行批準，如涉及程序文件、管理規范的表格則由總經理/管理者代表批準，以此類推。5.2.3.2批準人對文件所涉及的資源配置需要增加給予有效支持，對文件的可操作性及有效性負責。5.2.3.3公司所有質量體系文件必須按照5.2.3.1的規定進行批準，然后到品質/技術部備案后才能下發實施7、；5.2.3.4所有文件經規定的權限批準時，批準人必須簽署本人姓名和批準日期，否則視為無效文件，執行部門有權拒絕執行。5.3文件標識文件標識的內容包括文件編號、受控狀態及文件的有效性標識，以上所有標識對該文件而言都是唯一的。5.3.1文件編號5.3.1.1 公司內部通用標準和產品標準編號格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：l Q-企業內部標準代號BB-公司代碼：GLxx化妝品有限公司（XX工廠） SLxx化妝品有限公司（XX工廠）LCxx化妝品有限公司（XX工廠和XX工廠）l XXX-順序號（001-999）l YYYY-年號（以自然年號為準）5.3.1.2 一般性技術標準、管理規范和制度8、編號格式為BBDDAAATTXXXVV格式。 修正號（VV）順序號（XXX）部門下一級機構（TT）部門代號（AAA）文件類別（DD）公司代碼（BB）其中： BB公司名稱代號: GLxx化妝品有限公司（XX工廠） SLxx化妝品有限公司（XX工廠） LCxx化妝品有限公司（XX工廠和XX工廠） DD文件類別（詳見附表1：本公司一般性技術標準、管理規范和制度編號） AAA提出該作業指導書的部門 TT部門下一級機構的編號（如車間、科、室等）可以是從0199之間的任何數字 XXX 順序號，可以是從000999之間的任何數字 VV 修正號，如是新作業指導書，則定義VV為00，作業指導書每修正一次，VV則9、遞增01，VV可以是從0099之間的任何數字。5.3.1.3 公文FE字（BBBB）XXX號其中：l F-部門英文縮寫MG-總經理辦公室；PD-生產部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部；MRK-銷售部；FIN-財務部；QT-品質/技術部l E-公文種類簡稱，如：聯絡書簡稱為聯。l BBBB-公元年號l XXX-順序號5.3.2文件受控狀態5.3.2.1所有文件分為兩種狀態，即“受控”和“非受控”。所有文件必須標識受控狀態，蓋藍色“受控”或藍色“非受控”章。印章格式如下：XX XX 文件管理專用章非受控XX XX 文件管理專用章受控/生效5.3.2.2所有受控文件只能為使用者在工作崗位上10、使用，一律不允許對外（包括公司內與本崗位無關的人和公司外部）；非受控文件可以對外，但必須有發放登記，領取人需辦理相應的簽領手續。5.3.3文件有效性標識5.3.3.1所有文件必須到品質部備案，并在文件封面加蓋文件管理專用章、同時對文件進行唯一編號方為有效。5.3.3.2若為作廢文件，由各部門回收，文件管理員加蓋紅色“作廢”章；印章格式如下：XX XX文件管理專用章作廢5.4文件發布、發放5.4.1所有質量體系文件必須經編寫人、審核人、批準人簽名確認，報品質/技術部備案對文件進行標識后才能發布，否則視為無效文件；5.4.2所有質量體系文件的發放由品質/技術部文件管理員按文件分發清單發放到各部門文11、件管理員，各部門文件管理員按部門內部文件分發清單再發放到相應的工作崗位人員手中。5.4.3 所有管理文件由各部門文件管理員按文件分發清單發放到相應部門文件管理員，再按部門內部文件分發清單再發放到相應的工作崗位人員手中；5.4.4公司所有的文件管理員必須建立文件管理臺帳，發放文件時，要求文件領取人在管理臺帳上完成簽名及簽署領取日期手續；5.4.5 當文件、資料有嚴重的損壞等不能正常使用時，使用部門應申請更換，經部門負責人批準后交回破損文件，由原始文件發放部門文件管理員用原件復印并完成標識后按5.4.2和5.4.3規定發放，并在文件管理臺帳上注明補發原因；文件發放部門的文件管理員對破損文件加蓋“作12、廢”章并妥善保存；5.4.6當使用部門丟失文件，使用者必須說明原因經部門負責人核實后提出補發申請，然后按發放規定進行；5.5文件更改5.5.1質量體系文件、資料需更改、更新時，應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改（如技術參數）還應附有充分的證據,將所有與文件更改相關的資料匯總，提交品質/技術部，再由品質/技術部將需更改的信息傳達到文件的原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按5.2規定進行；5.5.2 管理文件需更改、更新時，應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，將所有與13、文件更改相關的資料匯總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按5.2規定進行；文件、資料更改的審批應由原審批人或相應職權的人員進行，同時應獲得原始審批資料。文件、資料更改批準后，才允許發布。文件更改時注明更改標記和更改生效時間，由品管部文件管理員按照5.4規定的原發放清單發放修正后的文件、資料，同時回收原文件、資料并對回收文件進行“作廢”標識。對重要更改還應發放“文件更改通知單”告知文件、資料使用人。5.5.5所有文件更改在未獲批準前一律執行原文件的規定。5.6文件作廢及處理5.6.1 各部門文件管理員必須控制現場的作廢文件、資料，所有使用現場不允許出現任何作廢14、的文件（包括已經作廢但未標識的文件）。作廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺帳”收回并記錄，進行“作廢”印章標識；質量體系文件由各部門文件管理員上交品質/技術部文件管理員進行“作廢”印章標識；絕不允許現場出現任何“作廢”文件，以防誤用。5.6.3 各部門文件管理員每年的7月份匯總所有的作廢文件，統一填寫“文件銷毀申請單”，說明作廢及銷毀原因，報各部負責人審核后，需有兩人在場完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件管理員需填寫“作廢文件留用申請單”，經各部負責人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢銷毀的文件都必須保留2份作為歷史檔案以備查。5.7文件保管、復制、貯存、歸檔5.715、.1 文件管理員對文件的管理必須建立文件管理臺帳，文件的收、發、銷毀、更改的信息都必須在臺帳上進行登記。5.7.2 文件的復制者必須申請，填寫文件復制、補發申請表，經部門負責人審核批準后，由文件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原件進行復制，任何單位和個人不得隨意復制任何文件，所有文件上只允許原始的文件管理專用章出現，而不允許有任何復印的文件管理專用章出現，否則視為違規。5.7.3文件的使用者和管理者對于所有文件都必須妥善保存，確保文件完好，并注意保密工作，不得隨意借與他人進行復制。5.7.4所有文件的原件都必須統一由各部文件管理員進行歸檔管理，文件管理員建立相應的文件檔案，并有適宜的環境條16、件以保證歸檔的文件保持完好，符合國家規定的檔案管理要求。5.7.5文件管理員必須堅持原則，認真管理好所有文件，確保文件的有效性，同時應注意保密工作，不得將文件任意復制和傳播。5.8文件存載的媒體本公司所有文件所采用的媒體可以是計算機軟件、軟盤、光盤和書面文件，在目前公司MIS系統不健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時完成簽名手續。6.支持性文件6.1質量手冊管理操作規程6.2作業指導書管理操作規程6.3表格管理操作規程7.質量記錄標準表格7.1文件管理臺帳7.2文件更改申請、審批表7.3文件作廢留用銷毀申請表7.4文件分發清單7.5文件復制、補發申請表7.6文件更改通知單8.引用文件ISO17、9001：20009.附件9.1附表1：本公司一般性技術標準、管理規范和制度編號。附表1：本公司一般性技術標準、管理規范和制度編號AAATTDD800-總經理辦公室 0001-經營決策02-市場調研03-產品銷售04-廣告宣傳05-售后服務06-資金管理07-價格管理08-會計管理09-統計工作10-審計工作11-外事工作12-程序文件13-作業指導書14標準表格15-質量記錄16-計量檢測17-儀器設備18-質量信息19-質量培訓20-人事管理21規章制度22-薪資勞保23-教育培訓24-后勤管理25-行政事務26安全保衛27-計劃調度28-車間管理29-安全管理30-設備管理31-工藝管理32-環境保護33-能源管理34-采購管理35-倉儲管理36-產品管理37-科技管理38-標準化39-項目開發管理40-基本建設41-其他801-生產部01-生產部辦公室同上02-護膚品車間同上03-洗化車間同上04-唇膏車間同上05-粉餅車間同上06-香水車間同上802-人辦資源/行政部00同上803-品質/技術部01-品質/技術部辦公室同上02-檢驗室同上03-質品控室同上04-包裝工藝室同上05-制造工藝室同上804-PMC部00同上805-財務部00同上806-銷售部00同上