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1、公司辦公室及會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室管理條例 第一章總則 第一條為加強團隊管理,維護團隊良好形象,特制定本規范,明確要求,規范行為,創造良好的企業文化氛圍。 第二章細則 第二條服務規范: 1. 儀表:團隊職員工應儀表整潔、大方; 2. 微笑服務:在接待團隊內外人員的垂詢、要求等任何場合,應注釋對方,微笑應答,切不可冒犯對方; 3. 用語:在任何場合應用語規范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧嘩; 4. 電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應主動接聽2、,重要電話作好接聽記錄。 5. 現場接待:遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻,上班時間(包括午餐時間)辦公室內應保證有人接待; 第三條辦公秩序 1.工作時間內不應無故離崗、串崗。 第三章值班管理 第四條值班管理條例 一.管理要點和內容 (一).辦公室值日。 1.目的:維護團隊日常工作秩序,及時聯絡、處理事務; 2.一般以工作時間為責任時間; 3.值班要點: 1). 電話記錄、處理、轉送; 2). .領導交辦任務。 二.值班規定 1.遵守值班紀律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員; 2.值班時堅守崗位; 三.接聽值班電話應注意: 1.禮貌相待:不論打進、接入,應主動通報團隊名稱、職務、3、姓名,如對方未通報,應客氣詢問清楚; 2.使用語言文明,切忌粗聲粗氣; 3.對重要或較長的電話內容,可請對方復述一遍; 4.對要求打團隊領導的電話,首先問清對方的單位名稱、職務、姓名,然后婉轉回答“請您稍等,我給您找一下”之類的話再處置; 5. 對打聽事情、咨詢類擔心條態度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答; 6. 除緊爭情況隨時報告外,一般將若干電話內容集中到一起,有條理地予以報告; 四. 附則 1.員工值日、部門主管值班為義務值班,必要時可予輪休。 第四章保密制度 第一條為保守團隊秘密,維護團隊權益,特制定本制度。 第二條團隊秘密是關系團隊權力和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限一定范圍4、的人員知悉的事項。 第三條團隊附屬組織和分支機構以及職員都有保守團隊秘密的義務。 第四條團隊保密工作,實行既確保秘密又便利工作的方針。 保密范圍和密級確定 第五條團隊秘密包括本制度第二條規定的下列秘密事項: (一)團隊重大決策中的秘密事項。 (二)團隊尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。 (三)團隊內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。 (四)團隊財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。 (五)團隊所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 (六)團隊職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。 (七)其他經團隊確定應當保密的事項。 一般性決定、決議、5、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。 第六條團隊秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。 絕密是最重要的團隊秘密,泄露會使團隊的權益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的團隊秘密,泄露會使團隊權益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的團隊秘密,泄露會使團隊的權力和利益遭受損害。 第七條團隊秘級的確定: (一)團隊經營發展中,直接影響團隊權益和利益的重要決策文件資料為絕密級; (二)團隊的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、團隊經營情況為機密級; (三)團隊人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘書級。 保密措施 第八條具有屬于團隊秘密內6、容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施: (一)選擇具備保密條件的會議場所; (二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的人員予以指定; (三)依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。 (四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。 會議制度 第一條關于會議分類 項目會議活動分為以下二類: (一)部門集體會議。 (二)各部門會議:部門(系)根據各自的工作分工,為落實上級主管部門工作部署,組織召開的屬于工作方面的各類會議。 第二條關于會議原則 (一)講求實效。各部門會議都要講求實效、議題明確、準備充分。 決策性會議會前要認真調研,充分溝通,會上以決策為主,不作過多討論; 7、傳達貫徹上級部門的會議或文件精神的會議,有材料的要按照材料傳達,沒有材料的要盡量保持原貌,重點強調結合實際貫徹落實的意見和要求;工作部署性會議要圍繞中心,突出重點,明確要求,注重務實。 (二)精簡會議。要本著減少數量、控制規格、控制規模的原則,大力精簡各類會議。 (三)壓縮時間。會議要明確時間。 (四)注重節約。會議一般電話通知。 (五)各部門需要提交上級研究的事項,必須按照以下程序進行,否則不予上會研究: 各部門填報議題申報單-提出議題- 辦公室匯總議題及相關材料-相關人員審定議題并確定上會日期-發辦會議通知-開會-辦公室整理、印發會議紀要-督促檢查決議事項執行情況。 第三條關于會議準備 (8、一)項目各部門集體會議準備工作由辦公室負責;相關部門配合。主要工作如下: 1.負責議題的收集、匯總。 2.準備相關資料。 3.議題涉及兩個以上部門的,事先做好溝通、協調工作。 4.認真做好會議記錄。 5.及時編寫會議紀要。 6.及時做好相關材料的整理和歸檔。 7.做好會務服務。 (二)各分管部門組織召開的會議的準備工作,由相關業務部門負責。主要工作如下: 1.負責準備相關材料,事先送達與會有關部門。 2.需要兩個以上部門共同完成的工作,主要責任部門事先應做好溝通、協調,明確責任分工。 3.認真做好相關工作記錄。 4.及時做好相關材料的整理和歸檔。 5.做好會務服務。 第四條關于會議紀律 (一)9、與會人員必須準時出席會議,不得遲到、早退或缺席。因故不能出席會議的,會前要向主持會議的人員請假。會后,由會議主持人指派專人向缺席者傳達會議有關內容。 (二)會議期間應自覺關閉手機或調為振動。 (三)要遵守會議紀律,保持良好會風。 (四)嘉年華各部門集體會議由辦公室負責簽到;其它部門會議由相關承辦部門負責簽到。 (五)重要會議的與會者要嚴格遵守有關保密紀律。 第五條關于會議執行 加強對會議落實情況的督促檢查,切實把會議精神落到實處,確保工作取得實效。 (一)嘉年華集體會議決定的事項,由各分管部門領導負責組織貫徹落實;會議涉及的重大事項決議落實總負責人負責。 (二)各部門決定的事項,由具體承辦部門負責執行;各部門領導負責調度、指揮、督促檢查。 (三)有關會議的執行情況由各承辦部門以書面形式報辦公室備案。 (四)各部門的例會形成的紀要在每月最后一周的星期三報辦公室備案。