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企業(yè)公司工人檔案收集與歸檔管理制度
企業(yè)公司工人檔案收集與歸檔管理制度.doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1103984 2024-09-07 8頁 29.04KB

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1、企業(yè)公司工人檔案收集與歸檔管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司工人檔案治理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,實(shí)現(xiàn)工人檔案治理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)中華人民共和國檔案法及企業(yè)職工檔案治理工作規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。1、工人檔案,是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。2、在檔案治理中,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,保證檔案安全。一、職責(zé)(一)綜合辦勞資員12、負(fù)責(zé)正確應(yīng)用好檔案,做到職工檔案工資的準(zhǔn)確無誤。2、負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3、負(fù)責(zé)登記工人工作變動(dòng)情況。4、負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況5、負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。(二)綜合辦檔案員1、負(fù)責(zé)保管工人檔案,做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。2、負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。3、負(fù)責(zé)做好工人檔案的安全、保密、保護(hù)工作。二、治理規(guī)定(一)工人檔案的內(nèi)容和分類:1、履歷材料。是指個(gè)人經(jīng)歷和基本情況,包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證實(shí)等材料;2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料;3、鑒定、考核、考察材料。包括實(shí)習(xí)、畢業(yè)鑒定,學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、技術(shù)、工作3、調(diào)動(dòng)等考核鑒定材料;4、評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)定技能的考績、審批等材料;5、政審材料。包括政審表,政治歷史問題和本人檢查交代及證實(shí)材料,申訴及落實(shí)政策的材料;6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料,退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等;7、獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括經(jīng)公司級(jí)以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)決定和先進(jìn)事跡材料。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料;8、處分材料。包括違犯黨紀(jì)國法或違反廠規(guī)廠紀(jì)所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料;9、招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、4、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動(dòng)審批表、工齡改變證實(shí)、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資變更審批表、調(diào)資升級(jí)表、調(diào)動(dòng)工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險(xiǎn)福利待遇審批表、出國、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動(dòng)合同證實(shí)等材料;10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價(jià)值的,以及縣或相當(dāng)縣級(jí)以上組織蓋章的結(jié)論材料。11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的,按其主要內(nèi)容確定歸類。(二)檔案的收集、鑒別與歸檔1、勞動(dòng)工資部門對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、轉(zhuǎn)正定級(jí)、入黨、入團(tuán)、調(diào)資升級(jí)等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。2、對遺失的檔案5、應(yīng)積極查找,確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。3、檔案材料不齊全的,應(yīng)由勞資部門負(fù)責(zé)收集、補(bǔ)充,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。4、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料真實(shí)、文字清楚,手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔,做到人檔相符。5、屬于歸檔的材料,必須齊全、完整。對頭尾不清,來源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔。6、不屬于歸檔的材料,應(yīng)登記造冊,轉(zhuǎn)交本人保存,或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。7、各類歸檔材料一般按每項(xiàng)材料形成的時(shí)間,由遠(yuǎn)至近依次排列。其中第一類,應(yīng)將一份近期職工登記表(履歷表)放在首頁(在目錄上仍按時(shí)間順序排列)。(三)檔案的保管1、建立健6、全檔案治理工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。2、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。3、勞動(dòng)工資部門成員及其直系親屬和主要社會(huì)關(guān)系成員的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。4、檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序,并按規(guī)定的分類裝訂成冊。5、職工死亡后,其檔案移交本單位檔案治理部門保管。對國家和單位有非凡貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案按齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案,按齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法有關(guān)規(guī)定移交檔案治理部門保管。7、調(diào)動(dòng)、解除(終止)勞動(dòng)合同或被開除、除名人7、員的檔案,在辦理解除(終止)勞動(dòng)合同手續(xù)后,由公司勞動(dòng)工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門。(四)檔案的借閱與查閱1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。2、檔案除非凡情況外一般不借出查閱,如必須借閱時(shí),須持注明借閱理由的單位介紹信,經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時(shí),還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的,檔案員必須及時(shí)追回。3、借閱檔案時(shí),檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁數(shù),登記簽名。歸還時(shí)當(dāng)面交清,雙方簽字認(rèn)可。借檔人員要保證檔案安全,有遺失、缺頁、損壞等情況時(shí),應(yīng)立即追查責(zé)任。4、查閱檔案,必須有查閱單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。外單位查閱應(yīng)持8、單位介紹信及本人工作證或身份證,經(jīng)勞動(dòng)工資部門負(fù)責(zé)人同意后,方可查閱。未經(jīng)同意,不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。5、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定:(1)查閱檔案應(yīng)在閱檔室進(jìn)行,且應(yīng)2人以上,其中至少要有1名中共黨員;(2)在查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙等可能污損檔案的行為;(3)查閱檔案的人員,對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密,不得向無關(guān)人員泄露。(五)檔案的轉(zhuǎn)遞1、檔案應(yīng)通過公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。2、對轉(zhuǎn)出的檔案,必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記,并密封包裝。對轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將9、回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問,以防丟失。(六)處罰有下列行為之一的,視情節(jié)輕重,由主管部門對有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰:1、不按規(guī)定建立檔案工作治理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全,造成損失的;2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況,未及時(shí)采取措施造成損失的;3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案館移交的;4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的;5、阻撓、拒絕檔案治理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報(bào)復(fù)的;6、檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的;7、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。(七)檔案員守則1、認(rèn)真執(zhí)行檔案治理規(guī)定,遵守保密制度,忠于職守。2、保護(hù)檔案的安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。3、除轉(zhuǎn)正定級(jí)、黨團(tuán)、調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外,其它材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可歸檔。4、需要銷毀或處理的檔案材料,必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。5、不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。5、檔案材料書寫時(shí)一律用鋼筆或毛筆,字跡要端正、清楚,不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。6、檔案治理應(yīng)做到:認(rèn)真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整潔、查(借)閱有手續(xù)。
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