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1、建設工程公司檔案安全、歸檔及收集管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度 為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照建設工程文件歸檔整理規范等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。 一、歸檔范圍 1.工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批 示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告2、,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。 2.設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態的科學資料,是為保障(儀器)設備 正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階3、段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。二、檔案保密制度 1.檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。 2.凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本 公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批4、準。 3.凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅自拍照和復 制,利用者應嚴格遵守保密規定,不得泄露公司秘密。 4.對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監銷人銷毀,并簽名注銷。 三、檔案工作人員崗位職責 1.熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業知識。 2.負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工 作,積極提供利用,為各項工作服務。 3.按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。 4.積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監督、檢查和指導。 5.辦理領導交辦的其他檔案業務工作。 四、檔案5、管理制度 1.非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司 主管領導批準同意后方可查閱。 2.檔案柜內的檔案要進行系統排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完 整安全,存放有序,查找方便 3.做好檔案柜內“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工 作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。 4.對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發現問題及時采取有效措施。 5.凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。 6.檔案員負責儀6、器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。 五、檔案安全制度 1.嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善 保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。 2.每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。 六、檔案資料查閱利用制度 1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管理人員不予 提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續借閱, 必須辦理7、續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。 2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經 分管領導批準,辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。 外單位人員需要復印檔案柜里資料時,須經主管領導同意后方可進行。 3.檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。 4.查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等, 嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。 5.查閱檔案者有義務將利用效果反饋給8、檔案管理人員,以利探索和總結檔案利 用工作規律,更好地為各項工作服務。 七、檔案的收集 1.檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。 2.工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做 電子目錄方便日后檢索。 3.設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一 個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。 4.應妥善保存各類檔案和資料,如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定 用途。 5.勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙 方簽字、蓋章后方可交接。 6.項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、 內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。 7.本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交 檔案員,統一積累和集中保管。 此制度即日起生效