公司公文種類格式及收發(fā)管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1117989
2024-09-07
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1、公司公文種類、格式及收發(fā)管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: xx有限公司公文管理制度第一節(jié) 總 則一、為做好公司及公司各部門的公文處理工作,加強管理,使之規(guī)范化、制度化,依據本公司實際情況,特制定本制度。二、公司公文是傳達貫徹上級指示精神,向上級請示和答復問題,指導公司工作開展的重要工具。三、本制度歸口管理部門為公司綜合辦公室(以下簡稱綜合辦),由其負責制度的實施、維護和完善工作。第二節(jié) 公文種類一、公文主要種類有:命令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。二、2、公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要通過專門渠道。絕密文件只能打印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱;機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔;秘密文件由閱文人妥善保管。三、文件密級由發(fā)文部門的主管領導根據文件內容確定。第三節(jié) 公文格式一、公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、印章、發(fā)文時間、主送(報)機關、抄送(報)機關、附件等部分組成。如有附件應在正文之后注明附件名稱和順序。注:請示一般只寫一個主報機關,如需同時送其他機關,應用抄報形式。二、公司的紅頭文件等正式公文格式規(guī)范如下:1、公文使用紙張(1)使用的標準紙張一般為3、A4型,幅面尺寸為: 210mm297mm(2)公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:371mm(3)公文用紙訂口(左白邊)為:281mm(4)版心尺寸為:156mm225mm2、排板規(guī)格與印制裝訂要求(1)排版規(guī)格:正文為四號宋體字,一般每面排22行,每行排28個字。(2)印刷要求:雙面印刷,頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。(3)裝訂要求:公文應左側裝訂,不掉頁。兩頁頁碼之間的誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處。3、公文中的各要素標識規(guī)則公文分為眉首、主體和版記三個部分。對公司及公司各部門的公文使用規(guī)定如下:(1)眉首發(fā)文機關標識:以機關簡稱+字+年號+文號構成,4、字體為楷體三號字。“簽發(fā)人”用三號仿宋體字,“簽發(fā)人”后面標全角冒號,冒號后用三號楷體字標識簽發(fā)人的姓名。(2)主體公文標題:用小二號黑體字,可分一行或多行居中排布,回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。標題中除引用書名號或專業(yè)術語要加引號外,一般不用標注標點符號。主送機關:主送機關名稱要標全稱或規(guī)范化簡稱,標識在標題下空一行位置,左側頂格用四號宋體字標識,后標全角冒號。公文正文:主送機關名稱下一行,每自然段左空二個字,回行頂格;正文中數字要用阿拉伯數字標識,計量單位采用公制計量單位;數字、年份不能回行。附件:公文如有附件,在正文下空一行左空二個字用四號宋體字標識“附件”,后標全角冒號和5、名稱。成文時間:用漢字將年、月、日標全;零寫為“O”。單一發(fā)文印章:單一機關制發(fā)的公文在落款時不署發(fā)文機關名稱,只標識成文時間;成文時間右空四個字;加蓋印章應上距正文2-4mm,端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,要將成文時間拉開,左右各空七個字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色。附注:公文如有附注,用四號宋體字,加圓括號;標于正文成文時間下一行左側距版線空二個字的位置。(3)版記主題詞:用四號黑體字,居左側頂格標識,后標全角冒號,冒號后標主題詞詞組。主題詞詞目用四號宋體字,詞目之間空一個字。主送機關:在主題詞下一行,標識時左、右各空一個字,標“主6、送”,“主送”后加冒號。主送機關名稱要標全稱或規(guī)范化簡稱。主送機關之間分隔要用逗號分割。抄送機關: 標“抄送” 標在主送機關下一行位置,其標識方法與“主送”相同。印發(fā)機關和印發(fā)時間:位于抄送機關之下占一行位置;用四號宋體字。印發(fā)機關左空一個字。印發(fā)時間右空一個字,印發(fā)時間以公文付印的日期為準。用阿拉伯數碼標識。三、函、會議紀要等非正式公文格式規(guī)范如下:1、函、會議紀要等公文使用紙張:使用的標準紙張為A4型,幅面尺寸為: 210mm297mm;發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字。發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20 mm處一條文武線(上細下粗),7、兩條線長均為170mm;每行居中排28個字;發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色;主體參見紅頭文件規(guī)范執(zhí)行。2、函、會議紀要等公文中的各要素標識規(guī)則:參見紅頭文件規(guī)范執(zhí)行。3、有關函、會議紀要發(fā)文機關標識的規(guī)定:以機關簡稱+函(紀要)+年號+文號構成,字體為楷體三號字。為了便于檢索,建議文號由年、月號組成,用阿拉伯數字表示,月、日號不足兩位的添零補齊,同一天下發(fā)兩個以上的函、會議紀要再加流水號。第四節(jié) 公文的收發(fā)、上報、批轉一、各部門都要建立收發(fā)文登記制度,所有文件收發(fā),要有登記、簽收手續(xù)。二、對公司外部收文,如無明確目標單位,則統(tǒng)一由綜合辦負責處理。綜合辦收文后,應先做好歸類、登記,然后根據文件的內容8、,分送有關領導閱示。閱示完畢后,根據文件性質由綜合辦收回歸檔。有明確目標單位的可由收發(fā)室直接送達目標部門。三、對公司內部公文,原則上對口受理,其他類文件由綜合辦受理。四、所有上報公文必須采用A4紙,正規(guī)打印形成,文檔中嚴禁勾畫、涂改;上報公文前必須由綜合辦附加河南德升置業(yè)有限公司公文處理單,此單應當訂于文檔之上,作為文檔的一部分,長久保留。五、公文處理單的填寫應注意以下幾個方面:1、所有提交文件必須填寫全來文款項,填寫字跡要工整,使用鋼筆、碳素筆等進行填寫,任何一項不填寫,接受文件單位均可以提出拒收。2、所有公文分轉前都須進行電子文檔登錄。3、公文分轉時,經辦人要對分轉的過程進行跟蹤,需要多個9、受文人進行反饋的,根據領導批示,每個受文人簽暑意見后,由經辦人負責收回并呈報領導,進行最終意見的簽署。4、公文最終的處理,是由綜合辦負責人對最終的處理情況(一般歸檔)進行最終的批注,完成公文處理的閉環(huán)。六、未按照上述條款進行公文上報的,受文部門可以合理拒收。七、由總經理批出,己送公司其他領導閱批或交有關部門承辦的公文,由綜合辦負責催辦。八、各級領導對送來的公文要及時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。各部門收到承辦公文后,要抓緊辦理。對不屬于自己業(yè)務范圍,又不適宜由本單位主辦的,應迅速退回綜合辦并申明理由。九、各級領導閱完公文后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。十、公司所有發(fā)文印鑒統(tǒng)一由綜合辦審核、蓋章。公司所有發(fā)文,各發(fā)文單位應有存檔,并在發(fā)文后將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本一份送檔案室存檔。有領導指示的,還應附批復件。十一、紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,統(tǒng)一由公司綜合辦負責印發(fā),其他文件一般用公司信箋印發(fā)。十二、公文必需經過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門領導人簽發(fā);以公司名義行文的公文,一般可由主管副總經理簽發(fā);涉及全局性的重要公文,由總經理簽發(fā)。