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1、電業局工會公文格式收發文及辦理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄前 言I1. 范圍12. 規范性引用文件13. 術語和定義13辦公自動化系統（0A系統）13.2 電子公文傳輸13.3 紙質文件13.4 工會公文14. 職責24.1 局長24.2 工會主席24.3 工會副主席24.4 工會24.5 綜介管理處24.6 工會文書25. 管理活動的內容與方法2本制度依據的流程2總則2工會公文種類3公文格式4行文規則5工會公文收文及辦理65.6.1 擬辦、批辦、承辦65.6.2 催辦、查辦6工會公文發文及辦理75.7.1 擬稿75.7.2 審核75.7.3 會.答85.7.4 核2、稿85.7.5 簽發85.7.6 編號85.7.7 打印、校對、用印、分發9翻卬、復卬9傳真的收發和管理10簽報的管理10公文立卷、歸檔、銷毀106. 檢查與考核107. 報告和記錄118. 附錄11附錄A （規范性附錄流程圖）12圖A. 10EP-LU 06. 01工會公文發文流程12圖A. 20EP-LU 06. 02工會公文收文流程13附錄B （規范性附錄表樣格式）14B. 1 xx電業局收文登記表14xx電業局收文登記表14B.2xx電業局辦文單15B. 3xx電業局發文稿紙16附錄C18xx電業局RIM）S tXECTtIC HIWEK B（ RILM工會公文管理制度(1) 范圍本制3、度規定了xx電業局工會公文管理的職責和權限、管理內容和方法、檢查與考 核、報告和記錄等要求。木制度適用于xx電業局工會公文收發文管理。(2) 規范性引用文件下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。其最新版本適用于本制度。（1）國家行政機關公文處理辦法（2000年8刀24日頒布）（2）內蒙古電力（集團）有限責任公司公文處理實施細則（內電辦200535號）（3）哪爾多斯市人民政府辦公廳公文格式細則（2008年7月修訂版）(3) 術語和定義3.1辦公自動化系統（OA系統）辦公自動化系統是利用信息技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系 統。使企業內部人員方便快捷地共享信息，高4、效地協同工作，實現迅速、全方位的信息采集、 信息處理，為金業的管理和決策捉供科學的依據。本制度指xx電業局使川的由內蒙古 電力（集團）冇限責任公司統一開發的辦公自動化系統，可以實現網上公文的電了化處理。 3.2電子公文傳輸是指將發文單位的電子公文經電子公文傳輸系統處理成版式文件,加蓋電子印章發送而 后接收的過程。33紙質文件以紙介質傳遞公文信息的文件。3.4工會公文是xx電業局工會在行使管理職能過程屮形成的具有法定效力、規范休式的公務文 |5o是傳達貫徹黨、國家、自治區、內蒙古自治區電力工會和xx市總工會的方針、政 策，發布規章制度和工作措施，請示和答復問題，布置和商洽T作，安排工會活動，報告5、情況、交流經驗的重要工具。(4) 職責4.1局長(1) 批示、簽署文件辦理意見；(2) 簽發工會、行政聯合文件；4.2工會主席(1) 批示、簽署工會文件辦理意見；(2) 簽發工會文件。4.3工會副主席(1) 負責對工會來文擬辦處理意見和建議，協助局領導、工會主席執行相關文件的批示意見；(2) 負責督辦工會來文處理工作；(3) 負責工會發文的核稿。4.4工會(3) 負責工會收發文處理、督辦等工作；(4) 指導局屬單位分工會的工會公文處理工作。4.5綜合管理處(1) 負責審核工會、行政聯合文件。4.6工會文書公文管理中收發文的具體丄作，負責收發文件的流轉；負責工會公文檔案的提交、歸檔工作。(5) 6、管理活動的內容與方法5.1本制度依據的流程(1) 工會公文發文流程(見附錄A A.1)(2) 工會公文收文流程(見附錄A A.2)5.2總則5.7.7.1 公文處理應及時、準確、規范、細致、全面、安全;xx電業局ORIM1S XE(TI(： H)WEK BlRILM*5.7.7.2 公文處理工作應實行黨政T分開的原則：5.7.7.3 嚴格執行國家的法律、法規和有關保密規定，保守國家和金業秘密；5.7.7.4 各級領導和工會工作人員必須髙度重視公文處理工作，深入實際，調査研究，實 事求是，認真負責，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高工會公文處理的效率 和質量。5.3工會公文種類局T會公文7、的種類主要有：(1) 決定對某些重要事項或重人行動作出安排、部署，用“決定”；(2) 通知發布規章制度，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的工會公文，批轉下級單位的 工會公文，布置工作，要求下級工會(單位)辦理和需要周知或共同執行的事項，任免和聘 用工作人員,用“通知”;(3) 通報表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神和情況，卅“通報”；(4) 報告向上級T會匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問或交辦事項;(5) 請示向上級工會請求指示、批準，用“請示”；批復答復下級工會的請示事項，用“批復”；5.1 函不相隸屬的機關Z間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等，8、用 “函”。辦理例行公事與應急公務等，用“便函”；5.2 意見適用于答復対方、下級工會征求對某項工作的意見、請示，也適用于對重要問題提出見 解和處理方法；5.3 傳真需要緊急轉發上級工會、同級機關和不相隸屬機關的工會公文，立即批轉下級單位的公xx電業局RIM)S tXECTtIC HIWEK B( RILM文，馬上布置工作，要求下級工會(單位)即時辦理和即時需要周知或即時共同執行的事項, 用“傳真”;5.4公文格式工會公文格式即公文的外觀形式，是指工會公文的各個組成部分在公文屮所占的位置及 其相互關系，是工會公文規范化的重要標志。工會公文格式嚴格執行國家行政公文格式，即 分為眉首、主體和版記三9、部分。xx電業T會公文，包括xx電業局工會文件(上行文和下行文)。(1) 工會公文眉首是置于公文首頁紅色反線以上各要索的統稱，包括公文份數序號、 秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人(會簽人)。(2) 工會公文主體是置于紅色反線以下至主題詞Z間各耍素的統稱，包括公文標題、 主送機關、正文、成文口期、公文生效標識、附件；(3) 版記是置于主題詞及以下各要素的統稱，包括主題詞、抄送機關、印發機關、印 發日期；(4) 工會公文的秘密等級參照行政公文執行，分為絕密、機密、秘密三級；(5) 需要受文機關緊急辦理的工會公文，應當標注緊急程度。工會公文緊急程度分為 特急、急件兩種；(10、6) T會發文機關標識由發文機關全稱加“文件”組成；(7) 發文字號，包括機關代字、年份、序號，聯合行文只標明主辦機關發文字號；(8) 上報的工會公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。其中“請示”應 當在附注處標明聯系人的姓名和電話；(9) 工會公文標題包括發文機關名稱、公文主要內容、公文種類。公文標題中除法規、 規章名稱加書名號外，一般不加標點符號；(10) 批轉或轉發有抬頭的工會公文時，被批轉或轉發工會公文的標題中不冠機關名 稱。轉發文件吋，應盡量減少轉發層次，確需多層轉發時，應在標題中概括被轉發文件的 主要內容，以避免標題繁兀。上報的工會公文標題應使用發文單位全稱；(11) 主送11、機關即工會公文的主要受理機關。主送機關名稱字數少的，盡可能用全稱； 字數多的，用規范化簡稱、統稱，普發性文件統一稱呼為：“局屬各單位”。上報的T會公 文主送機關只有一個。如需同時送其他機關，應當用抄報或抄送形式。正式工會公文一般 不得主送領導者個人；(12) 會議通過的文件，應在標題之下、正文之前用括號注明會議名稱和通過時間：(13) 附件是對正文起補充說明作用的文件。工會公文如有附件，應標明附件順序和名 稱；(14) 工會公文主效標識和成文時間。工會公文生效標識即發文機關印章(所有的機關 印章必須為紅色)或機關法定代表人的簽名章。單-機關制發的工會公文，落款處不署發 文機關名稱，只加蓋發文機12、關印章和標識發文時間。聯合上報的T會公文，由主辦機關加 蓋印章，協辦機關不加蓋印章；聯合下發的工會公文，聯合發文機關都應當加蓋印章；(15) 附注。公文如有附注(需要說明的其它事項)，應當加括號標注；(16) 公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的耍求標注主題詞；(17) 抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規 范化簡稱、統稱；(18) 公文小各組成部分的標識規則，參照內蒙古電力(集團)有限責任公司公文處 理實施細則的標準執行；(19) 公文用紙一般采用國際標準A4型(210nrniX297mm)，左狽9裝訂。張貼的公文用 紙大小，根據實際需要確定。5.5行文13、規則行文關系，應根據隸屬關系和職權范圍確定：(1) 局工會可以對局屬各單位分工會部署工作；可以向工會上級領導和業務主管部門 請示、報告工作；可以同xx市總工會、市婦聯、市紅十字會行文；(2) 局屬各單位分工會在主管業務范圍內，可以本單位名義向卜屬單位行文。局屬各 單位的工會文頭山各單位自行印制，并由局屬各單位工會主席簽發，山局屬各單位行政(工 會)文書負責編號，編號為“ XX200XX號”，加蓋單位印章。此類工會公文只能對所 屬單位分工會行文，不能對外單位行文。局屬各單位Z間不互相行文。局屬各單位在主管 業務范圍內，應以通知的形式行文；(3) 般不能越級行文。確因特殊情況必須越級行文時，應同時14、抄報越過的上級機關; 向下級單位的重要行文應抄送其直接上級機關；(4) 請示應一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，應用抄送形式 或在主送機關Z后寫明“并”某機關，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項 夕卜，請示不得直接送領導個人；(5) 報告屮不得夾帶請示事項；(6) 同級單位可以聯合行文，局屬各部門不能聯合編號發文，涉及兒個部門的工作以 主辦部門字號發文。5.6工會公文收文及辦理工會收文管理一般包括拆封、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷 毀等程序。局工會收文由工會文書收文。由局工會文書拆封、登記、呈批。機要件由黨委工作處按 機要件管理的規定辦理。代表15、局工會參加會議帶回的重要文件和各部門收到給局工會的工會 公文，應交局工會文書統一處理。局屬各單位份工會要指定專人管理工會公文。擬辦、批辦、承辦(1) 局工會收文，由局工會文書在辦公口動化系統流程中填寫工會公文批辦單， 送工會主要負責人簽注擬辦意見后，送工會主席閱批或送局領導批示。涉及幾個部門的工 會公文，少有關部門協商后會辦。主辦部門應主動承辦，會辦部門應協同配合。急件或有 處理時限的工會公文，由工會確定處理時限，冇關部門按期完成；(2) 局工會文書呈送局領導、各部門傳閱的文件，均山局工會文書組織傳送，傳閱時 不得積壓、不得橫傳；(3) 重要的工會公文或冇局領導批示的工會公文，都要先經部門(工16、會)負責人閱批, 再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其它部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商辦理。 重要文件，部門(工會)負責人應親自處理；(4) 局屬各單位分工會(部門)、必須嚴格按照xx電業局網上電子公文處理 管理辦法，采用OA系統進行發文的處理；(5) 交辦不當的工會公文，應立即退局工會文書。催辦、查辦(1) 局工會文書負責工會公文的催辦、查辦，做到緊急工會公文跟蹤催辦、查辦，重 要工會公文重點催辦、查辦，一般工會公文定期催辦、查辦。對下發的重要工會公文，應 及吋了解，并向局工會主席反饋執行情況；(2) 各部門承辦的工會公文應按時辦理，做到件件有結果。特急件、急件應隨到隨辦; 一般文件應17、按要求時限完成。對上級轉來的要求我局工會在規定時間內答復或提出處理意 見的文件，應按規定吋間將答復或提出的處理意見連同上級機關轉來的文件一并交局工會。;窯$:xx電業局ORIM1S tXECTtK! HIWEK BCRILKr因情況特殊，按規定時間未辦理完畢的應及時向冇關局領導、局工會文書和發文單位說明；(3) 對重要和有時限要求的文電，除由局工會文書負責催辦外，主辦部門(工會)主 要負責人要協助工會主席及吋催辦，并按要求吋限將辦理情況及吋反饋交辦機關。5.7工會公文發文及辦理辦公口動化工會發文流程中一般包括擬稿、審核、會簽、核稿、簽發、編號、用卬、成 文、分發、歸檔等程序。工會發文應貫徹精簡18、原則，凡能當面請示、報告、商洽的事項，一般不行文，凡可用電 話、現場辦公解決的問題一般不行文。擬稿所有工會發文一律在計算機辦公自動化系統“發文管理”模塊中運作，擬稿人在擬稿狀 態下將發文稿紙中的欄冃填寫齊全。草擬公文應做到：符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針政策及冇關規定，符合本局的實際 情況利工作部署；密級文件不得在辦公自動化網絡中運行。辦理時，選擇其它發文形式；闡述情況準確，觀點明確，條理清楚，文字梢煉，用詞、標點準確，篇幅粕短， 使用規范漢字，不生造詞匯和簡化字；人名、地名、數字、引文要準確；時間應寫具體年、刀、日全稱。引用公文，應 先引標題，后引發文字號(并加擴號)；工會公文中的19、數字，除成文時間、結構層次序數和詞、詞組、慣用詞、縮略語等 必須使用漢字外，一般使用阿拉伯數字。文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱，使用國際組織外文名稱或其 縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名；擬制各類規章、制度、辦法、規定等規范性文件，必要時主辦部門應會簽負責法 律事務的部門。審核所有工會發文都必須在擬稿完成后交木部門(工會)主要負責人市核，審核通過后方可 送會簽、核稿或簽發，部門負責人在審核文稿時必須明確該發文的需要會簽的部門、局領導, 以及需要提交簽發的局領導。會簽凡涉及其它部門業務的工會文件，應由擬稿人送有關部門會簽。如會簽領導外出，會簽 部門應及時通知擬稿人轉辦20、。會簽后，由擬稿人送經局行政秘書核稿后呈局領導簽發。重要 文電、急辦文電，主辦部門應自行“走會”或由主辦部門協商，縮短會文時間。核稿(1) 局工會發文經部門(工會)主耍負責人核稿并審核；如果該文件需要會簽，則經 相關部門主要負責人、局領導會簽后交局行政秘書核稿。核稿應全面、細致、嚴格。對邏 輯混亂、文字冗長、稿面潦草的，應在“核稿”處提出意見，如遇詞不達意、文不對題的, 應退回修改或璽辦；(2) 核稿的重點是：B. 1 有無行文的必要；B.2用什么名義行文；B.3文件的內容是否符合黨和國家的方針、政策、法令以及局的有關規定；B.4 提出的要求、扌吿施和辦法是否明確，切實可行；B. 5 涉及有關21、部門和單位的問題是否協商一致，文字是否通順、嚴密、簡潔、明了, 標點運用是否正確；B. 6是否采川國家法定計量單位；B.7發文類型、公文格式是否正確，公文要素是否齊全;B.8數字使用是否規范；B.9主題詞是否正確。簽發(1) 局工會發文由工會副主席審核并核稿通過后，方可送丄會主席簽發；(2) 以局工會和局行政聯合發文的文件，由工會副主席審核，局工會主席、綜合管理 處會簽，局行政秘書核稿通過后，方可呈局長簽發；(3) 已經領導簽發成文后的文電，如遇特殊情況需改動文章時，必須重新送局工會文 書辦理后請原簽發的領導市定并再簽發。編號(1) 局工會文頭由局工會統一印制，由工會主席簽發；(2) 局工會發22、文(包括通知、請示、報告、決定、函、意見、通報、傳真)由局工會 文書統一編號；(3) 局工會發文用哪電工20XXX號”編寫；(4) 函用“鄂電工函20XXX號”編號；(5) 傳真用“鄂電工傳20XXJX號”編號；(6) 編號方式采用計算機流水編號；(7) T會如需編排其他年度的文號，與局行政文書聯系，采用手工編號。打印、校對、用印、分發(5) 打印(6) 局工會發文由工會各崗位通過辦公公文流程，在擬稿狀態下輸入；(7) 打印會議文件應提前交稿;(8) 嚴格控制文印份數，不得隨意增加，打印文件要整潔、美觀、清晰、保密，符合 公文格式的要求。(9) 校對工會發文由主辦人員校對，成文后一般不能改動。23、重要公文由主辦人員一校，局T會文 書二校，局部門(工會)主要負責人三校。(10) 用印(1) 印章使用按照簽發權限確定。凡以局工會名義發出的文件、信*1、介紹信、報表 等可用局工會印章；(2) 凡使用局工會卬章的，必須經用印章人填寫用印單，經局部門(工會)主要負責 人或局工會主席簽字后，方可使用；(3) 例行報表使用局工會主席個人印章時，須經工會主席簽字后方可用印；(4) 局屬各單位需開據工會介紹信、各類證明、信函時，由各單位(部門)出據證明(介紹信)或歸口部門領導簽字，并經局工會主要負責人審簽后方可使用；(5) 印章加蓋應清晰、端止，位置應在成文吋間中間。(11) 分發成文后，由工會文巧通過24、常規方式和網絡負責分發。5.8翻印、復印除絕密文件和注明不準翻印的文件外，翻卬機密文件應由工會副主席審批，文書登記。翻印時，應注明翻印機關、時間、份數和印發范圍。5.9傳真的收發和管理向局請示匯報T作或聯絡、商洽工作的傳真件由局T會文書按正式公文辦理：以局工會的名義給有關單位發傳真時，應先經部門領導審核，交局工會主席簽發, 由局工會文書登記、編號，在傳真紙上成文、用印后發出。原件由工會文書歸檔；機密、絕密公文不得使用未加密傳真機傳送。510簽報的管理(1) 局工會需書面向局領導匯報工作的，均以簽報形式送局行政文書統一登記、呈送。簽報應寫在局統一的簽報紙上，簡明扼要，一事一報。不能使用復卬件呈送25、；(2) 簽報須冇部門(工會)負責人簽字；(3) 簽報涉及其他部門業務的，應事先協商，意見一致后，山有關部門領導共同簽字。 耒達成一致者，應將分歧意見和協調建議一并說明。511公文立卷、歸檔、銷毀(1) 工會公文立卷、歸檔和銷毀應貫徹及時，完整、嚴肅、規范和保密的原則；(2) T會公文辦完后，承辦人員應及時將公文原稿、正木連同附件收集齊全，并按照 文書立卷、歸檔的有關規定進行分類、立卷。傳真、簽報按正式公文立卷。凡需年終歸檔 的文件，應按文書檔案管理的有關規定進行鑒定、分類、整理、登錄，并于第二年一季度 全部移交局辦公室檔案部門。存檔的數量耍求：交文書檔案管理部門的底稿一份，正本連 同附件兩份26、；部門存查的正本兩份；(3) 工會和局聯合發文的，主辦單位存止本，非主辦單位存副本或復印件。以復印件 存檔的，應注明并加希復印單位的印章；(4) 沒有存檔價值和存查必要的工會公文，經檔案人員鑒定和部門領導批準后可銷 毀。銷毀秘密公文耍登記造冊，由二人以上專人監銷，保證不丟失、不漏銷；(5) 工會負責公文處理的專兼職工作人員負責本部門辦公自動化系統的維護與管理， 如有問題為信通處或局行政文書協商解決。6.檢查與考核表1給出了考核項F1。表1考核項目序號考核項目考核標準執行部門/人監督部門/人1工會收文時間收文辦理W5個工工會文書崗/承工會/副主席作U辦人2發文辦理時間發文辦理W7個工作日工會相關27、崗位/核稿人工會/主席、副 主席7.報告和記錄表2給出了執行本制度形成的報告和記錄。表2報告和記錄序號名稱填寫人保存地點,保存期1星爾多斯電業局收文登記表工會文書工會長期3xx電業工會文件批辦單相關人員工會長期4xx電業局收文辦文單工會文書工會長期5xx電業局發文稿紙(工會通用)擬稿人工會長期8.附錄(1)附錄AOEP-LU 06.01工會公文發文流程 附錄A.2 OEP丄U 06.02工會公文收文流程附錄Bxx電業局收文背記表(4) 附錄B.2xx電業局收文辦文單(5) 附錄B.3哪爾多斯電業局發文稿紙附錄A （規范性附錄流程圖）圖A. 10EP-LU 06. 01工會公文發文流程4Mb 林28、電卸4人AJMWwiT-r rruq4- X 1 A 1 1 1 ：4iurBt十 llftil.；八 4r ni0EP4.U Of! 01 I】佟公文發文流秤界電時界電時|女養電局過程描述勞動保護崗公文發文初稿不通過不通過不通過結束是通過通過ftl i 燦 E女工委主任屮JMN真FU *Hi正式公文文件Mil-女工委主任朋0呻立小h|i 1正式公文文件女工委主任不通過行政文書崗竹八 if I MvniKrrI冷敵丄軟徜盯也訓w 憐剛1脅林小趴 專JTE 仝Mfr.h 0- 1 rfll r J 葉黃* Tb I fl H 口竦疇 t + H,嘗擄wifi 414-1 ir nFt i * I29、內th鳴引:出他文 件fih悴| n i沁4“打附耳財他務I 4：工w川施圖A. 2 OEP-LU 06. 02工會公文收文流程單位：xx電業局流程名稱：工會公文收文管理編制人:流程編號：OEP-IJJ 06.01業務主資部門：工會最后更新時間：2010.11 業務參與部門：相關部門/局屈單位版本:010FPH1F 02.06 丁會公文收文流甩上級發文機關開始相關崗位01發送工會公文工會公文鄂電局局領導鄂電局工會女丄委主任02接收工會公文收文登記我匸會主席04 文件批示丄會副主席03 閱示文件簽署擬辦厳見收文辦文單是否需耍其他部門趾合承辦工會相關崗付051根據擬辦和批示總見進行辦理鄂電局相關部30、門/局屬單位過程描述本潦程由工會歸口管理01 01. I.會女丄委主任 應毎日及時察看收文管 理滅程.收到文件后及 肘登記，并于接收文件2 個工作日內分送工會領 導閱示。05-1.楓據工會*導批示 總見,需工會單獨辦理 的，應于5個工作日內進 行文件辦理。是一局蝕導052閱示文件結束05-2-06. IH據工會蝕導批 示意見潘和關部門配合 辦理的,于1個工作日內 將文件轉辦至配合部門何 知,并與配合部門主動對 接.捉髙工作效率；女工委主任 06 根據擬辦和批示恿見.轉辦公文部門負資人/相關崗位 07玉閱文根卅 批示懣見配合丄會 辦理文件07.配合部門于3個工作日 內做出文件辦理回應，配 合工會31、進行文件落實工 作.女工委主任r0&公文及辦理情況歸檔收文辦文單08 上級文件歸檔于10個 工作日內完成.1、工會公文2.收文辦文單結束本流程實施周期瀕率:1 實施周期為6個工作U（不含文件歸檔；2瀕率為不定期;附錄B （規范性附錄表樣格式）B. 1xx電業局收文登記表xx電業局收文登記表B.2xx電業局辦文單xx電業局辦文單收文號J-緊急程度_般密級普通收文日期成文日期來文號2011來文單位期限要求提醒H期文件 標題擬辦 意見領 導 批 示承 辦 與 閱 辦 欄B.3xx電業局發文稿紙xx電業局稿紙文件 標題1 文號Ii L n 號秘密等 級1 d緊急程 度1Z1主辦單位xx電業局_ 11文種頁數11打印份數11擬稿人工會行政文書聯系電 話1部門領 導聯系電 話111簽發會簽部門1會簽審核 總:見辦公室核稿