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1、企業(yè)銷售中心系統(tǒng)訂單管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 訂單管理規(guī)定歸屬體系：有限公司經(jīng)營管理手冊銷售系統(tǒng)分冊文件編號：銷市場004撰寫單位：銷售中心市場部版 本：第一版生效日期：XX年4月1日機密等級： 機密 一般制度正文目錄：目 錄頁碼1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、工作內容16、注意事項67、附件6總裁審批管理研究室審核撰寫人制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：銷市場0041目的：為了貫徹公司“以銷定進”、“勤進快銷”的經(jīng)營宗旨，保障和加強商品及價格的市場競爭力，滿足公司日常經(jīng)營的需要，對庫存2、進行合理監(jiān)控，提高庫存商品的周轉率，杜絕庫存商品出現(xiàn)積壓、滯銷及缺貨斷貨的現(xiàn)象，特制定本規(guī)定。2范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用于總部銷售中心市場部；各分部市場部2.2發(fā)布范圍：總部各中心、各部門；各分部3.名詞解釋：3.1備忘錄制度：是指為加強銷售部門與采購部門的溝通，提高工作實效性，明確責任，總部及分部銷售部門與采購部門建立的以備忘錄的形式進行溝通的制度，備忘錄分為品牌合作備忘錄、促銷資源備忘錄和商品資源備忘錄三種。4職責：4.1銷售系統(tǒng)與采購系統(tǒng)具有責任提出商品采購訂單意向，以市場需求為判斷是否采納的唯一標準；4.2采購系統(tǒng)根據(jù)采、銷系統(tǒng)共同意見負責向廠家發(fā)送訂貨單；5作業(yè)內容：5.1采3、購訂單及備忘錄制定的原則：5.1.1采購訂單及備忘錄的制定僅依據(jù)市場調研分析、市場需求的反饋及公司經(jīng)營的需要，不依據(jù)其他外部因素。5.1.2市場部同采購部的業(yè)務溝通必須以采購訂單或備忘錄的書面形式體現(xiàn)。5.1.3采購部門不簽收市場部采購訂單、備忘錄時，各分部市場部必須立即上報分部總經(jīng)理，同時上報總部銷售中心。各分部總經(jīng)理不得以任何理由，以任何形式阻礙分部市場部向總部匯報工作。否則一經(jīng)查實，將根據(jù)公司獎懲規(guī)定對分部總經(jīng)理予以處罰。5.2采購訂單的管理：5.2.1采購訂單的制定5采購訂單是市場部和采購部雙向提出的；5日常商品補貨的采購訂單全部由市場部制定,門店可依據(jù)本門店特殊需求對重點型號向市場部4、提供“建議采購訂單”。 5采購訂單的格式（見市場部附件7.1，使用ERP系統(tǒng)的分部填寫“要貨申請單”）5新型號商品的第一次進貨及特價機的進貨由采購部填制采購訂單，市場部簽生效日期：XX年4月1日頁次：1/6附件數(shù)：9制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：銷市場004字確認后執(zhí)行；5市場部各品類科每周最少制定一次日常商品補貨的采購訂單，對確定經(jīng)營的商品進行全面補貨，確保庫存的合理性，保障銷售；5.2.2采購訂單制定的依據(jù)5市場部的采購訂單是市場部各科業(yè)務依據(jù)各分部各品類商品競爭力的分析、前N天商品的銷售情況、對商品的銷售預測（根據(jù)公司下達的銷售任務及促銷的需求）、門店提供的“建議采購訂單”、現(xiàn)有庫存商5、品數(shù)量及最低庫存安全數(shù)量等情況進行制定，經(jīng)市場部經(jīng)理審批后，向采購部提供采購訂單。市場部對采購訂單中型號、數(shù)量、建議零售價、前N天銷量及庫存合理性負責。采購訂單一式三份，市場部、采購部、配送中心各一份。5.2.2.2根據(jù)不同的商品品類，N的定義不同。彩電部：N=7；冰洗部：N=7；空調部：N=7；影音部：影碟機N=4，黑小N=7，組合音響N=7，其他N=10；白小部：煙灶熱N=7，微波爐N=4，白小N=3；通訊部：N=3；IT部：臺式電腦N=7，筆記本電腦N=7，數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機N=7，其他N=7。帶貨安裝商品除外。5.2.3采購訂單補貨的數(shù)量5采購訂單補貨的數(shù)量根據(jù)各品類商品的庫存周轉6、率、補貨的周期及前一周期的銷售數(shù)量制定，一般情況下要求補貨后的庫存數(shù)量須滿足N天的預計銷量。5采購訂單補貨的數(shù)量根據(jù)各品類商品不同，對可能斷貨的緊俏商品、補貨周期長的商品（如供應商當?shù)責o配送中心，供應商發(fā)貨到貨周期較長的）、采購部門洽談的包銷、定制、買斷商品及大批量采購的特價機等特殊情況的商品進貨可放大進貨量，滿足銷售的需求。5.2.4采購訂單的流程5采購部收到市場部的采購訂單后，采購部業(yè)務人員予以簽字確認，采購部總監(jiān)（經(jīng)理）予以審批同意后，根據(jù)采購訂單上的數(shù)量及型號同供貨商洽談供貨價格及到貨時間。如采購部不能提供市場部采購訂單中商品，采購部可提供性能價格比相同或性能價格比更優(yōu)的商品進行替代，7、但需市場部相關品類科簽字確認。生效日期：XX年4月1日頁次：2/6附件數(shù)：9制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：銷市場0045配送中心依據(jù)市場部采購訂單中的數(shù)量、型號收貨，配送中心不得收取采購訂單以外的數(shù)量、型號的商品；無采購訂單，配送中心不得辦理入庫手續(xù)。5.2.5市場部根據(jù)采購訂單中“要求到貨時間”和“要貨數(shù)量”對采購部的進貨情況進行監(jiān)督，逾期未到或未回復的，市場部繼續(xù)下達采購訂單；5.2.6采購訂單的匯總及呈報5各分部市場部按品類每天將當日向采購部下達的采購訂單以電子文件形式統(tǒng)一匯總備檔，以便于隨時調用，具體格式見（見市場部附件7.3）。各分部每周按品類將采購訂單進行匯總（見市場部附件7.58、），并將采購訂單中采購部未完成的采購訂單單獨匯總，格式見（見市場部附件7.4）；5各分部每周對采購訂單進行分析，尤其是對缺貨、積壓情況進行分析，如因市場部未向采購部下達采購訂單或采購訂單下達不合理造成缺貨斷貨或積壓商品的現(xiàn)象，每周對市場部相關責任人進行嚴厲處罰；如因采購部未能按采購訂單中約定時間、數(shù)量、型號進貨造成缺貨斷貨現(xiàn)象，各分部市場部應每周匯總上報總部銷售中心市場部。5各分部每周一12：00前將上周（周六至周五）采購訂單以電子郵件形式上報總部銷售中心市場部各部進行匯總，總部銷售中心市場部每周對各分部匯總的采購訂單進行考核。5.2.7對采購訂單執(zhí)行情況的獎罰：5各分部價格文件中所有的型號而9、庫存數(shù)量為0 的現(xiàn)象，應視為缺貨斷貨；5各分部每月上報的“商品競爭力分析”中確定的各品類暢銷型號的庫存數(shù)量低于該型號上一周期日平均銷售數(shù)量的現(xiàn)象，應視為缺貨斷貨；5各分部市場部下達的采購訂單金額應達到或超過計劃任務銷售額（特殊情況要提前注明原因，可剔除白小科、影音科、IT科等帶貨安裝金額）；5如各分部市場部已下達采購訂單，而采購部未能按采購訂單中約定時間、數(shù)量、型號進貨造成缺貨斷貨的現(xiàn)象，則不予追究市場部責任；5總部銷售中心每周對各分部采購訂單的制定情況進行考核；對采購訂單的制定工作執(zhí)行好的分部，總部對相關人員將給予獎勵；對采購訂單的制定工作執(zhí)行不力的分部，總部對相關人員將給予嚴厲處罰。生效日10、期：XX年4月1日頁次：3/6附件數(shù)：9制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：銷市場0045.3備忘錄的管理：5.3.1品牌合作備忘錄5根據(jù)中怡康報表中銷售數(shù)量及銷售金額排名前十名，各分部尚未引進的知名品牌，向采購部下達品牌引進的品牌合作備忘錄，因特殊情況，確實無法合作或不應合作的品牌須報總部銷售中心市場部批準，可暫不引進。5根據(jù)各分部門店銷售情況，銷售數(shù)量及銷售金額排名前五名，個別門店尚未引進的知名品牌，向采購部下達門店上柜的品牌合作備忘錄；5根據(jù)各分部門店促銷員上崗不足、促銷員的銷售能力、工作紀律及其他方面不符合公司規(guī)定等情況，向采購部下達品牌合作備忘錄；5在日常銷售中，供應商支持競爭對手的促銷11、資源優(yōu)于我方，向采購部下達品牌合作備忘錄；5對商品市場價格混亂的情況，向采購部下達品牌合作備忘錄；5對門店銷售過程中，出現(xiàn)帶貨安裝商品的缺貨、斷貨及送貨不及時的情況，向采購部下達品牌合作備忘錄；5在同供應商合作過程中出現(xiàn)的其他問題均可向采購部下達品牌合作備忘錄。5.3.2促銷資源備忘錄：根據(jù)總部及各分部下一階段的營銷策劃及促銷活動的需求，需要供應商支持的促銷資源。如：特價機（功能、價格、數(shù)量）、贈禮、返券、返現(xiàn)、簽名售機、聯(lián)合廣告、店內外促銷活動、增派臨時促銷員等。5.3.3商品資源備忘錄5根據(jù)市場反饋的結果及經(jīng)營的需求，引進功能、外觀及價格符合市場及經(jīng)營需求的商品，向采購部門下達商品資源備忘12、錄；5根據(jù)市場反饋的結果及經(jīng)營的需求，申請功能、外觀及價格符合市場及經(jīng)營需求的包銷、定制、買斷商品，向采購部門下達包銷、定制、買斷商品的商品資源備忘錄；5對現(xiàn)有的包銷、定制、買斷商品，根據(jù)市場調研反饋的情況及同競爭對手競爭的需要，應調整包銷、定制、買斷商品的型號、外觀、增減功能、降低價格，向采購部門下達商品資源備忘錄。5.3.4備忘錄以周為單位向采購部門下達。備忘錄中必須約定反饋及完成時限，提出明確的需求及工作標準（可量化的必須量化），超過反饋時限采購部門未完成或未反饋意見的，市場部應于到期之日，繼續(xù)跟蹤下達備忘錄。生效日期：XX年4月1日頁次：4/6附件數(shù)：9制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：13、銷市場0045.3.5各分部備忘錄隨時上報總部銷售中心及分部總經(jīng)理。5.3.6各分部每周一12：00前將上周（周六至周五）備忘錄匯總表以電子郵件形式上報總部銷售中心市場部各部進行匯總，具體格式見（見市場部附件6、7）總部銷售中心市場部每周對各分部匯總的備忘錄進行考核。備忘錄一式三份，市場部、采購部、分部總經(jīng)理各一份。5.3.7備忘錄下達情況的考核5各分部知名品牌（中怡康報表排名前十名）未引進，同供應商合作出現(xiàn)問題的，且未向采購部下達品牌合作備忘錄，應視為未完成備忘錄下達要求（總部明確不引進的除外）。5每周及定期的促銷廣告所刊登的商品價格、功能、促銷資源等出現(xiàn)不符合總部要求，且未向采購部下達促銷14、資源備忘錄，應視為未完成備忘錄下達要求。5總部銷售中心每周對各分部備忘錄的下達情況進行考核。對該項工作執(zhí)行好的分部，總部對相關人員將給予獎勵；對該項工作執(zhí)行不力的分部，總部對相關人員將給予嚴厲處罰。5.4調貨管理：為打擊競爭對手，迫使供應商服從我公司的價格體系，有利的爭取銷售資源，加強各分部在當?shù)氐膬r格競爭力，從而提高各分部在當?shù)氐氖袌龇蓊~。各分部按以下規(guī)定執(zhí)行：5.4.1公司之間商品調拔的條件：5與其他分部相比供貨價格差異較大（標準由總部采購中心制定），經(jīng)分部和總部采購部門與供貨廠家洽談未果的商品。5經(jīng)總部采購中心審查價格較高，指令當?shù)胤植颗c供貨商協(xié)商調價未果的商品。5經(jīng)洽談，當?shù)毓┴浬滩慌c15、我公司合作，需要對其進行打擊的。5.4.2各分部商品調拔的要求：5各分部間調貨由分部采購部提出調貨建議，由總部銷售中心負責下發(fā)調貨指令；5各分部市場部負責監(jiān)控調貨商品的庫存，杜絕庫存積壓，所調商品的庫存周轉天數(shù)要小于正常商品的庫存周轉天數(shù)；5調出商品的分部采購部遇（到）商品價格調整（時，）要（必須）立即通知生效日期：XX年4月1日頁次：5/6附件數(shù)：9制度名稱：訂單管理規(guī)定文件編號：銷市場004調入商品的分部采購部，及時調整調貨價格，并由調出商品的分部采購部負責降價款的收取；所調商品的售后服務原則上由調入商品的分部采購部協(xié)調當?shù)氐墓┴浬特撠熃鉀Q，對確實無法解決售后服務的退換商品，及時上報總部銷16、售中心返回調出分部；5所調商品的價格按調出分部供貨價格平價調出，不得有加價或扣除返利、臺返等行為。5返利收入由調出分部向供貨商收取，調入分部和調出分部之間返利收入的劃轉按總部財務中心相關的規(guī)定執(zhí)行；5調入的商品發(fā)生殘次，原則上由調入分部采購部協(xié)調當?shù)毓浬探鉀Q，對當?shù)卮_實無法不能解決的殘次商品，及時上報總部銷售中心返回調出分部；5商品調拔發(fā)生的運雜費由調入商品的分部承擔，包括調入時的運雜費、殘次商品退回調出分部時的運雜費等。5.4.2.9 6注意事項6.1各分部必須無條件執(zhí)行總部銷售中心的調貨指令，如有違反，將嚴肅處理。7附件7.1有限公司市場部采購訂單7.2市場部采購訂單管理流程圖7.3分17、部*科采購訂單日匯總表7.4分部*科采購訂單（未完成項目）周匯總表7.5分部*科采購訂單周匯總表7.6分部*科備忘錄周匯總表7.7分部*科備忘錄（未完成項目）周匯總表7.8分部市場部備忘錄7.9總部銷售中心備忘錄生效日期：XX年4月1日頁次：6/6附件數(shù)：9附件7.1： 有限公司市場部采購訂單 編號： 日期：項目序號市場部填寫采購部填寫備注品牌型號進貨數(shù)量要求到貨時間前N天銷量現(xiàn)有庫存預計N天銷量指導零售價供貨價格替代型號市場部業(yè)務： 市場部經(jīng)理： 采購部業(yè)務： 采購總監(jiān)（經(jīng)理）：附件7.2：市場部采購訂單管理流程圖每周上報總部 上報總經(jīng)理實際庫存報市場部配送中心確認將采購訂單抄庫存管理備案市18、場部每天匯總采購部門和廠家洽談進貨采購部對口業(yè)務及經(jīng)理審核報市場部經(jīng)理形成采購訂單現(xiàn)有庫存量及最低安全庫存量等情況商品的銷售預測前N天實際銷量市場部采購定單訂單形成附件7.3：*分部*科采購訂單日匯總表報表周期： 制表日期：訂單號品牌型號要求完成時間實際完成時間計劃金額完成金額備注審核： 制表：附件7.4：*分部*科采購訂單（未完成項目）周匯總表報表周期： 制表日期：訂單號品牌型號規(guī)定時間計劃金額未完成原因備注審核： 制表：附件7.5：*分部*科采購訂單周匯總表 報表周期： 制表日期：文件類別合計完成未完成備注金額 金額完成率金額未完成率備注：（此表主要匯總各類文件的數(shù)量，不需要分品牌、型號）19、。1、 文件數(shù)量：指該文件在報表周期內的總數(shù)量。2、 全部完成：指采購部門按要求全部完成文件總數(shù)量。3、 未完成：未按訂單要求達成計劃任務。審核： 制表：附件7.6：*分部*科備忘錄周匯總表報表周期： 制表日期：文件號文件內容希望完成時間實際完成時間完成情況反饋備注審核： 制表：附件7.7： *分部*科備忘錄（未完成項目）周匯總表報表周期： 制表日期：文件號文件內容收文部門未完成情況反饋備注審核： 制表：附件7.8： 銷 售 部 備 忘 錄 編號：XX第0001號發(fā) 文 部 門XX有限公司市場部收 文 部 門XX有限公司采購部報 送XX分部總經(jīng)理、總部銷售中心市場部期望完成時間實際完成時間主旨（事由）內容：附： 簽字： 年 月 日采購部門意見：附： 簽字： 年 月 日總經(jīng)理意見：附： 簽字： 年 月 日在銷售部備忘錄后附市調報告或舉證材料。附件7.9： 總部銷售中心備忘錄 編號：XX第0001號發(fā) 文 部 門有限公司銷售中心收 文 部 門有限公司采購中心報 送期望完成時間實際完成時間主旨（事由）內容：附： 簽字： 年 月 日采購中心意見：附： 簽字： 年 月 日總（副）經(jīng)理意見：附： 簽字： 年 月 日