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1、公司工作效率提升OA使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: OA使用管理制度一、總則1、了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據公司的實際，制定本制度。2公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以通達OFFICEANYWHERE網絡智能辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。3為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加2、快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見、國家機關公文處理實施細則、中華人民共和國保密工作規定、計算機系統管理規定、公司公文處理辦法等有關規定，結合公司實際，制定本制度。二、 組織職責OA系統的運行中，公司各部門各負其責，協同配合。職責如下：1、公司行政部是公司辦公自動化OA系統的歸口管理部門。主要職責為：（1）、負責制定OA系統規章制度；（2）、負責OA系統核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統各職能部室工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作3、流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、協助企劃部信息部組織操作培訓；（8）、協助企劃部信息中心搜集、整理優化系統的需求；（9）、負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督；（10）、負責對系統內的保密設置進行定期檢查；（11）負責對系統內的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監督；2、信息部門負責OA系統的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：（1）、負責OA系統軟件的開發升級管理；（2）、負責OA系統的數據備份；（3）、負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；（4）、負責公司領導、OA管理員和相關人員的培訓和技術指導工作；（54、）、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統用戶注冊、注銷等管理；（7）、負責文件柜功能模塊各部門書寫權限的設置。3、人力資源部負責為OA辦公系統提供現行的組織機構設置，提供OA辦公系統中用戶的流動信息。主要職責為：（1）、負責現有用戶、及新增用戶的審核；（2）、負責提供用戶（變更或注銷）信息給企劃部信息中心。4、其他部門主要職責為：（1）、負責制定本部門OA系統相應管理制度；（2）、負責指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；（3）、部門OA管理員負責本部門參與OA系統人員權限變更時5、，及時提供給公司行政部申請調整；負責處理OA系統中公文流轉工作及文件夾屬性和內容的變更工作；（4）、負責根據本部門工作需要，提出優化需求。三、文件管理1、公司各部門發出、報送的各類文件（包括發通知、請示、報告、簡報、報表、信息等）原則上統一采用公司辦公自動化OA系統發送。本系統不啟用電子印鑒。2、OA系統中的公文也稱電子公文，是通過公司統一配置的公司辦公自動化系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發送和接收過程。3、公司行政部負責對電子公文傳輸工作進行指導和檢查。4、電子公文要素與紙質公文基本一致，包括公文版頭、密級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機6、關、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門、版記等。電子公文與紙質公文工作流程、行文關系、歸檔管理基本相同。5、電子公文與紙質公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質文件，各部門可向公司行政部申請正式文件。6、各類電子公文處理程序按照公文處理辦法的規定在公司辦公自動化OA系統中辦理。在OA系統中，公司收文辦理程序為公司行政部起發領導批閱流程，公司領導批閱后轉公司分管領導閱批，再轉承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。7、各部門在OA系統中辦理公司領導批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領導意見后歸檔。8、在OA系統中，公司發文辦理程序為各部門擬稿人發起發文流程，本部門領導審核，如需7、要會簽部門協助辦理由擬稿部門主管領導協調會簽，會簽后主辦部門交公司分管領導閱批，分管領導確認后轉公司行政部審閱公文，由行政部經理交公司領導簽發。9、文簽發后，由公司行政部編號、制作電子公文，使用OA系統文件分發流程發至公司各部門主要負責人和OA管理員各一份，并根據實際需要打印紙質文件若干份報出并歸檔。10、辦理工作業務使用本系統設定的工作流，根據文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發送電子郵件可用于小范圍內的信息溝通。四、登陸規范1、系統正式運行后，系統所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保8、證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。2、系統用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人介入工作環境。3、登陸OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。五、安全保密1、所有用戶應認真貫徹執行中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例和公安部計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法，嚴格遵守公司計算機管理制度有關規定。2、按照公司計算機管理制度的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT9、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。系統用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網資格（包括個人筆記本電腦）。3、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。4、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。5、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容；6、發10、生泄密的情況，將按員工手冊及保密規定的內容追究相關人員責任。六、網絡維護為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；4、不得對網絡運行進行人為設限。七、回復實現信息的暢通，實現“知情”管理：1、相關人員按職責對相關信息，應及時給予回復；上級要求必須回復的，格式為（回復）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復）；2、公司通知、企業制度、指令等欄目內容涉及全體員工的，每個員工必須在一星期內給予回復，涉及相關人員的必須在三天內給予回11、復；3、其他欄目，若下級要求必須回復的，格式為（請回復）；并應在三天內給予回復；4、急辦的內容發布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復；5、申請欄目內容發布，應有部門負責人的審核意見；6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復。7、凡涉及回復的，均應在發布時設定“邀請閱讀”；8、相關人員按職責對相關信息，必須及時給予回復；如若未能按照回復的規定進行相應的回復，則第一次由公司OA管理員在OA欄目上發布批評并通知其直接上級，第二次OA管理員發布警告并通知其直接上級；第三次OA管理員直接通報總裁，總裁核實后，由財務部門給予50元的罰款并通報全公司12、。9、OA管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經兩次發現未及時通報的，由財務部門給予50元的罰款，三次發現未及時通報的由財務部門給予100元的罰款。八、不良記錄為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。1、對未按規定及時回復的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數給予主要負責人經濟考核；3、發生影響OA系統維護管理的，視情節給予相應的考核。九、應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份13、，以避免信息丟失；2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關人員進行備份；3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。十、其它要求1、鼓勵全體員工對OA系統的維護管理提出建議；2、在工作時間內不得上網聊天，玩游戲，觀看與OA無關的網站，避免影響正常的工作；凡是違反此規定的，第一次予以10元經濟處罰，第二次予以50元經濟處罰，并根據情節通報批評；3、發生急辦或重大信息，除在OA上發布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。十一、附則1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。2、本制度未盡事宜按法律法規和公司有關規定執行。3、本制度由公司負責解行政部負責解釋、補充，經總裁審批通過后頒布執行。