公司新店開鋪工作流程制度及營運部職責.doc
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上傳人:職z****i
編號:1120727
2024-09-07
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1、公司新店開鋪工作流程制度及營運部職責編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一節 新店開鋪管理制度 新店開鋪工作是公司最重要工作內容之一。隨著市場競爭的不斷加劇,公司對新店開鋪工作的關注度也不斷提高,它的成功與規范將直接關系到公司市場占有率和企業形象的提升。建立一套高效完善的新店開鋪管理制度能夠進一步規范公司的新店開鋪工作,明確各崗位的工作內容和職責,確保各項工作有序、高效地進行。該管理制度包括工作職責、籌備流程等內容,它能快速指導、規范并檢驗開鋪工作的成效,同時也可以有針對性地反饋出問題所在,及時調整并完善我們的新店開2、鋪工作,提升公司新開門店的整體經營業績。1 各部門在開鋪工作中的職責1.1 總經理室:開店總決策機構、開店總仲裁機構。1.2 營運部:作為新店開鋪的總協調部門,負責召集各部門進行定位會議前期的賣場布局討論,形成統一的布局方案,并統一匯總各部門的意見,以書面形式發送總經理室。負責定位會議的召開與會議記錄。具體負責開業計劃的制定及其進度的協調和監控;負責賣場平面布局的設計,貨架設備棚割圖、燈帶布置圖、POP花架分布圖制作,陳列道具的研究創新,商品陳列棚割圖制作,提交陳列設備的配件數量。負責新開店的商品陳列及防損、收銀、總臺、綜合員等員工的指導。負責新開門店的企劃裝飾方案的制定與實施及對外宣傳,負責3、賣場裝飾和VI系統的設計(含聯營柜臺),并落實裝飾施工單位,完成施工。負責新開門店的整體對外營銷,并對公司整體形象進行整合及統一的發布及開業當天的剪彩活動協調、安排。各類耗材(打碼紙、打印紙、POP、標價簽、會員卡、總臺用品等)的配置,采購及供應到位。負責新開門店的品類結構搭建,紅黃商品的篩選,價格策略運用。品類指示、商品信息、顧客教育等服務內容的確定。1.3 新開門店:作為開鋪主體,在各職能部門的幫助指導下,承擔新店順利開業的職責。負責商品的篩選、商品陳列、賣場清潔、信息封鎖、商品驗碼等工作,負責所有幫忙人員的工作與日常生活安排,負責幫忙人員的考勤。協助人力資源部做好人員招聘工作。協助發展部4、做好開業嘉賓的邀請工作,做好開業前期與當地相關職能部門的溝通工作。1.4 商品采購部門(商品管理部、生鮮采配中心、進口商品部、招商管理部):定位會議前期的各部門碰頭會議,并提供新開門店經營的品項,大類占比、以及新開門店各大類商品的品種數,參與賣場規劃工作提供規劃意見。向工程部提交營運需求用電量。出具商品目錄清單,協助營運部做商品配置圖。協助門店做好商品的篩選工,負責向營運部提交郵報商品目錄以及監控郵報商品的到貨。負責向人力資源部提交促銷人員需求。負責新店服飾鞋帽、功能性招商版塊的布局、供應商談判、引進、進場裝修、商品進場、陳列、人員安排等工作。1.5 商品綜合管理部:負責新店的首配商品下單,到5、貨跟蹤,二次補貨下單、郵報商品、促銷商品下單,到貨跟蹤。1.6 人力資源部:負責人員(包括聯營促銷人員)的定編、招聘和薪酬方案的制定。負責新開店幫忙人員的落實與幫忙津貼的發放。1.7 培訓中心:負責新開店人員培訓、實訓,滿足新店開業后期的培訓需求。1.8 信息部:負責信息設備的配置、采購、安裝與系統調試。保證開業前后信息設備的正常運行。1.9 發展部:負責向營運部布局人員提交網點正確的建筑平面圖,以及網點紅線所劃定的區域,負責開業所需相關證照的辦理。負責與業主進行一切和門店營運相關聯的物業設施的談判,如(客、貨梯安裝、貨車進出通道、收貨通道、排污條件、消防安全系統、電容量、冷凍冷藏庫的安裝條件6、,空調、冷凍設備的室外機安裝條件、排煙管道的出處,垃圾清運、店招安裝、車庫使用要求、管理職責、費用分攤等。負責對業主交房時間進行制約,會同工程部負責新開門店通過當地消防、工商、衛生防疫等職能部門的驗收。協助門店做好開業嘉賓的邀請工作。負責向門店做好該項物業的交接工作,協助門店做好開業后與業主的溝通工作。1.10工程部:負責提交物業交付標準并會同發展部完成物業驗收工作,負責水、電、網線、電話、音響、空調等所有工程和營運設備的安裝。負責消防、土建工程的前期審批、設計、施工與管理。負責消防、電力等設備設施的驗收工作。負責完成營運部所提交的門店設備與陳列道具制作。1.11財務部:負責稅務登記和銀行開戶7、。負責向新開門店下發各項財務制度,負責新開門店的財務人員的培訓、負責開業時零鈔、發票、各類財務印章的準備,負責向新開門店提供財務上的指導與幫助。負責新店投資規模的評估、測算、投資監控及檔案管理。1.12配送中心:負責首配、二次配貨、郵報商品的集貨和發運。保證新開門店商品的優先集貨權,保證新開店送貨的車次。1.13市場部:負責對該項目的品類結構、價格策略等進行深層次的調研,形成市場調研報告,明確市場定位。在定位會上進行匯報并提出總體定位建議。1.14網點調研部:負責對該項目的業態、消費能力、收入、商圈、人口等進行深層次的調研,形成網點調研報告,明確市場定位。在定位會上進行匯報并提出總體定位建議。8、開店期間,各部門應明確本部門的項目責任人,各項目責任人應代表各職能部門對分管工作做好溝通和銜接工作,實行項目責任制。2 新店開鋪工作流程隨著公司對新店開鋪工作關注度的不斷提高,建立高效的新店工作流程是明確各板塊的工作職責的基本要求。新店籌備工作的有效開展需要各部門密切配合與相互協作,各部門應在確保本職工作順利完成的前提下,積極做好其他工作環節的配合工作。新店籌備工作包括新項目的論證、合同簽訂、定位、人員招聘培訓、計劃制定、布局及商品結構配置、現場各項工作的開展等。 2.1 論證會議由集團公司辦公室發文,召集公司領導班子成員及各相關職能部門經理對有意向網點的可行性進行論證,并確定是否簽訂合同。會9、上,由發展部和網點調研部對網點的基本情況和相關市場情況進行介紹,財務部對網點進行投資測算情況匯報,與會人員根據匯報內容對新網點是否介入進行討論,并由公司領導班子作出最終決定。2.2 簽訂合同合同一經簽訂,發展部應向公司辦公室提供新網點的有關資料。向營運部提交完整無誤的建筑平面圖(包括走梯、柱子、門等的位置、尺寸;消防通道、消防設施、消防栓、配電房等的位置和尺寸;明確建筑面積、營業面積和招租面積)。有關新門店的原始資料統一交辦公室歸檔保存,其他有關部門(營運、商品管理、財務等)可根據需要向辦公室查閱。2.3 定位市調和定位會議由網點調研部和市場部牽頭,各采購業務部門協助,根據論證會議批準的可行性10、分析報告,對項目的業態、品類、價格、商圈、人口等進行深層次的調研,形成經營定位調研報告和商品定位調研報告。并將報告發項目組,抄送總經理室。營運部負責組織安排召開項目定位,形成項目的經營定位書面意見,定位內容包括:2.3.1 業態定位:大賣場、綜超、標超等2.3.2 商品結構:總的單品數、百貨、食品、生鮮品種比例、面積比例2.3.3 裝飾定位:精裝修、一般性裝飾、簡單裝飾等2.3.4 營銷建議:會員營銷、價格營銷、商品營銷、企業形象營銷等2.4 制定開業進度表根據定位會議確定的工作內容及已明確的開業時間,工程部擬定確實可行的工程項目計劃書,其他各部門根據工程部計劃制定本部門相應的工作計劃表,營運11、部開鋪負責人匯總整理后形成統一的開業進度表。明確開業前期各項工作的責任部門,責任人及完成時間。經總經理室批準后,發各部門執行,并要求各部門在后期根據要求進行實時監控反饋。2.5 賣場規劃與設備配置根據確定的定位,由營運部匯總各業務部門和門店的商品配置需求,同時繪制賣場布局圖定稿圖紙,經門店、發展部、工程部、商品采購部門、營運部、總經理室簽字確認后發送至各職能部門正式實施。定稿圖紙應包括總平面圖、局部圖、(招租區、收銀區、生鮮區及辦公區)的尺寸圖紙,倉庫布局圖、貨架棚割圖、燈帶布置圖、POP花架圖。最后將根據確定的賣場布局圖,營運部開列詳細的貨架配件清單,各商品采購部門依據商品經營性質(聯營或自12、營)提交供應商自備設備和超市提供設備清單,并提供相應的效果圖交營運部和門店審核。工程部根據營運部和門店確認的設備配置清單進行設備的配置。2.6.賣場裝飾和開業企劃根據定位會議確定的裝飾要求和賣場總平面圖,營運部企劃做裝飾效果圖。充分與門店討論后,由項目組、總經理室批準,再發送給門店、工程。裝飾效果應包括賣場內外和貨架頂端、柱面和吊掛及特殊裝飾等。結合賣場條件,著重體現商品表現力及賣場氛圍,并標注相應尺寸,建成完整的裝飾方案。開業營銷宣傳即是公司整體形象在新網點內的統一對外宣傳環節,也是新網點取得開業轟動效應的重要環節,主要包括對外宣傳和營銷活動兩方面,對外宣傳有會員推廣、新聞發布會、企業宣傳、13、媒體宣傳、開業儀式等。營銷方案有開業期間的買贈活動、滿就減等,同時完成開業后期的各項活動的策劃和跟進。2.7.賣場土建及水電、消防等的設計與施工 工程部依據營運部確定的賣場布局圖以及賣場裝飾設計施工圖紙(含水、電、消防設施等)和施工單位制作的陳列道具圖紙進行施工和監控。賣場內的電源接線等線路布置由工程部負責。工程部在制定水電、管線、插座、電扇、網線和消防開關設施時,應避免與陳列設備和裝飾發生沖突。在所有工程施工完畢后,由工程部負責對項目進行消防等一系列的竣工驗收。2.8 商品及招商招租工作 營運部負責按照確定的定位要求,制定配貨目錄,考慮到與賣場規劃匹配,配貨目錄分兩步完成,第一步,先制定門店14、配貨目錄初稿交門店及各業務部門進行意見征詢;第二步,匯總門店及業務部門意見后制定詳細的單品目錄并組織和相關部門討論形成最終定稿。定稿目錄交營運部進行商品陳列棚割圖制作。營運部在棚割圖制作后的最后定稿目錄發商品綜合管理部進行商品下單。商品綜合管理部應監控到貨情況,如缺品嚴重應負責催貨或二次補貨。各商品采購部門對新開門店應給予大力度的供應商資源支持,并保證促銷商品按計劃到貨。 生鮮采配中心負責對門店生鮮自營流程設計并進行指導。各商品采購部門應協助營運部、門店制定商品配置圖。2.9.人事培訓2.9.1 人力資源部制定新開門店的人員定編方案,在與門店協商后,負責將人員招聘到位(含促銷員)。對一些重要崗15、位(如綜合員、企劃員等)應確定最基本的認知要求。人員的招聘最遲應在開店前6個月開始。2.9.2 培訓中心按開業計劃排出人員的培訓課程表,提交營運部和門店店長。組織超市理論知識,超市規章制度和崗位操作流程、技能的培訓。并將新員工的培訓考核統一交門店店長,作聘用參考。加強對生鮮經營人員、綜合員、收貨人員等重要崗位員工的培訓。財務人員應在開業前一個月到位,由財務部對其進行崗位培訓。2.9.3 人力資源部負責制定新開門店的薪酬方案,指導門店進行勞動合同簽約和與勞動社保機構的聯系。2.9.4 人力資源部負責落實開業幫忙人員,營運部應在開業前15天向人力資源部提交幫忙人員需求。2.10 設備采購及安裝 信16、息部負責電腦設備,POS機的配置、采購與安裝,調試運行。后臺作業(包括服務器、工作站、電子郵件等的安裝)應在開業前10天完成,前臺作業最遲在開業前7天完成。工程設備部負責商品陳列設備(貨架、網片、生鮮陳列道具、立柜、島柜、保鮮柜、倉庫貨架、收銀臺等),運作設備(電子稱、生鮮加工工具、購物籃、車、平板車等),其中貨架最遲應在開業前20天安裝完畢。生鮮冷凍陳列設備應最遲在開業前7天安裝調試完畢。2.11 開業所需證照的辦理發展部負責營業執照、衛生、排污、特別經營許可(卷煙、音像圖書或藥品)等證照的辦理及相關內容審批。營業執照的經營范圍原則上應和世紀聯華慶春店相同。無特殊原因一律按盡可能多的經營范圍17、辦證。具體所需證照為:名稱核準(公司決定門店工程進場)1、書刊、電子出版物經營許可證;2、音像經營許可證;3、排污許可證(做環評、工程驗收合格后出具環保意見書,開業后檢測廢氣、污水水樣合格后辦理排污許可證);4、店招設置許可證(工商、城管、有些地區還需規劃);5、食品衛生許可證(工程施工完成設施設備到位驗收合格拍照后發證);6、商場衛生許可證(和食品衛生一起辦理);7、藥品零售許可證(場地設施到位驗收合格發證);8、食鹽零售許可證(食品衛生許可證、營業熱照領取后發證);9、營業熱照(有些地區要消防驗收合格才給予辦理)10、組織機構代碼證;11、稅務登記證(國稅、地稅)2.11.2 財務部負責稅18、務登記,銀行開戶的辦理,同時負責銀行信用卡POS機的安裝聯系以及零鈔與發票的準備。發展部負責協助門店進行促銷場地的審批,營運部負責過街橫幅等相關企劃內容的審批。以上工作均應在開業前完成。2.12 配送中心集貨、發貨 配送中心根據開業所需商品的訂單按開業計劃確定的日程進行集貨、發貨作業。集貨、發貨工作以配送中心為主、門店可以派員參加。為提高倉庫利用率,配送中心新開門店的集發貨可利用中轉通過的方式進行。配送中心應將供應商未到貨情況及時反饋給商品綜合管理部,商品綜合管理部應重新落實貨源或選擇替代品連同門店的二次要貨目錄再發定單。 配送中心發貨后,及時向門店提供相關單據,以便門店核對。配送中心在安排集19、發貨時,應與門店、商品綜合管理部協調,盡量做到按類收發以方便門店收貨和上貨。2.13 商品陳列上架商品陳列的開始時間最遲應在開業前15天。營運部陳列指導人員在新店商品目錄定稿時制作商品陳列棚割圖,前期對商品陳列進行有效規劃。根據陳列棚割圖負責對門店商品陳列開展指導工作,同時要求新店員工根據棚割圖自行陳列,加快員工對商品的認知和技能的掌握,并由營運部對門店的商品陳列進行監控與驗收。2.14 門店籌備開業期間的管理工作 新開門店管理人員在店長的主持下進行合理分工,各負其責,不允許推諉拖怠。新店開業前實行出入證管理制度,臨時施工人員,廠方上貨人員均應憑證出入,臨時出入證應登記編號,收取10元押金。無20、證不得進入賣場(含總部人員),此項制度我方接收場地時開始實行。2.15 開業前檢查 待全部商品陳列到位,POS機安裝完成后,即應由門店對賣場所有商品進行驗碼。對無法驗碼商品,若因打碼、商品信息錄入等原因造成,應立即糾正。若該商品本身無電腦信息,無法銷售,門店應立即對其做撤架處理,并立即通知商品管理部,確保開業時商品正常銷售。 門店開業前一天在確認各項工作已完成的前提下,可進行開業預演,包括POS機運行,迎送賓的演習等。營運部營運專員根據要求,在開業前對門店進行一次全面檢查和監督整改(詳見附件一) 2.16 開業 在各項檢查確認后,門店可進入開業程序。開業前,人力資源部根據營運部提出的幫忙人員需21、求負責落實開業幫忙人員(包括防損員、收銀員、理貨員等)的到位。開業幫忙人員在新店開業期間對門店開展幫忙工作。新店開鋪負責人負責對新門店在開業期間營運管理中存在問題提出書面營運建議,由店長負責整改。營運部分管業態經理全面協調開業現場。發展部協助門店負責邀請開業典禮參加領導。信息部、工程部應派員在現場協助門店做好各種突發事件處理工作。附件一:新店開業檢查表2.17 投資管理投資的監控管理是非常重要的,投資管理員自始至終應參與門店投資全過程,并負責投資測算,評估和監控的責任。2.18 其他 確保開業進度表和賣場布局圖的權威性,開業進度表和賣場規劃一經確定,必須嚴格執行,若中途發現明顯的不合理或有特殊22、情況確需變更,必須提交營運分管副總經理審批,并由營運部以工作聯系單的形式通知相關部門進行更改。2.19 資料歸檔管理需向辦公室歸檔資料:新開門店選址調查資料、新開門店投資匡算、合資經營公司章程、協議、驗資報告、房屋(經營場地)租賃協議(復印件)、新開門店定位市調報告、新開門店投資預算(包括土建、安裝、營運設備、計算機網絡設備、賣場裝飾、廣告宣傳策劃等預算)、新開門店追加投資預算審批表、新開門店投資決算報告、營業執照復印件、企業代碼證、稅務登記證等原件存檔。2.192需移交門店材料及歸檔資料:1)開店材料:定位市調報告、開業進度表、賣場布局圖、裝飾設計圖、開業企劃案、郵報??瘍热荨⒄衅赣媱?、培訓23、計劃、商品目錄等。2)營業執照(副本)、公共場所衛生許可證(正副本)、食品衛生許可證(正副本)、煙草零售許可證(正副本)、外煙零售許可證(正副本)、排污許可證(正副本)、音像制品經營許可證(正副本)、書刊經營許可證(正副本)、農副產品經營證照、美容院經營證照等。3)合同:門店租賃合同、采購合同(當地進貨商品)、招租合同等。4)獨立核算門店還有:營業執照(正本)、稅務登記證(正副本)、代碼證等(正副本)。附件二:新店開鋪流程圖3 新店重點工作規范3.1 新店賣場布局工作流程營運部賣場布局人員崗位職責在新店開業工作中,營運部賣場布局人員要會同門店店長、協調各部門做好新開門店賣場布局工作,對超市的客24、流動線、貨流動線、場地功能、營運設備設施、品類布置進行規劃設計,以圖紙的形式表現出來,并按新店開業計劃所規定的時間完成布局圖紙的簽字確認。4 新店布局標準:詳見附件三5 新店籌備任務清單:詳見附件四6 聯華華商設備圖集2010版:詳見附件五3.1.2 新店開鋪賣場布局工作流程新店開鋪賣場布局工作流程流程圖新店開鋪賣場布局工作按新店開鋪賣場布局工作流程(詳情見附件)進行,并按各店新店開業計劃完成賣場布局工作。附件三:新開門店賣場布局標準3.2 新店籌備工作計劃 新店籌備工作計劃是結合前期制定的任務清單出具的更詳細計劃,既使各部門的工作內容更加清晰、職責更加明確,同時也規范了工作完成的時間要求及各項工作配合的計劃性。新店籌備工作計劃能體現各部門在新店籌備中的工作要求及規范,完成工作的前提和標準,使工作更有趨前性。由于各部門的工作都存在關聯性和牽制性,因此要重視新店籌備中的各項工作的配合與協同。新店籌備工作計劃主要工作包括定位會議的完成時間,人員招聘的啟動時間要求,工程施工要求及時間規范,門店品類結構搭建、品類答辯,供應商資源需求支持,商品的配貨及陳列時間安排,營銷方案及宣傳要求等各項工作。