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1、動力公司合同及其文檔專用章管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則1、目的為適應公司的發展，規范公司合同管理程序，明確管理職責，防范法律風險，保障公司權益，根據法律法規以及公司章程的規定，特制定本制度。2、定義2.1 合同：指公司在各種業務的經營、管理過程中，與其他法人、非法人組織或自然人設立、變更、終止民事權利義務關系所達成的協議。除零星采購金額在二千元以下的合同可以采取即時結清外，合同一般應以書面形式簽訂，包括合同書、協議書、意向書、備忘錄、保證函、訂單等形式，其中訂單將遵循相關部門的訂單管理規2、定。2.2 重大合同：指合同標的額達到或超過三千萬元人民幣且對公司運營有較大影響的，或者雖然低于該金額但法律關系復雜且對公司有重要影響的合同。2.3 示范合同：指公司根據法律、法規的規定，結合業務實際情況，將簽訂某一類業務合同時的必備條款列出來，形成合同文書格式，供合同承辦人員在與對方簽約時使用的合同范本。2.4 合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調查、商務談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。3、合同管理機構及職責3.1合同歸口管理部門為財務部，在合同管理方面的主要職責為： 根據法律法規、公司章程等的規定，對公司合同事務3、進行統一管理，建立健全合同管理規章制度； 評估合同是否滿足公司對利潤的要求，跟蹤、監督合同承辦部門合同履行的情況；負責審核合同的價款、支付方式、期限等條款的合理性、可行性，負責審核財務手續的合法性、合規性，審查合同付款額度是否符合公司財務預算；3.1.4參與合同糾紛的協商、調解，協助法務處理合同履行過程中發生的訴訟（仲裁）案件；3.1.5負責對會簽合格的合同加蓋合同專用蓋，負責合同檔案的管理；3.1.6 執行合同登記，匯總分析合同承辦部門報送的各類合同臺帳，建立公司合同總臺帳，填寫合同情況月報表；3.2 合同承辦部門對合同訂立、履行和執行的全過程全面負責，合同承辦人為直接責任人，在合同管理方面4、的主要職責為：3.2.1負責合同立項，指定合同承辦人進行可行性認證、意向接觸、資信調查；3.2.2 組織、參與合同的洽談，就合同的各項條款與對方當事人達成一致，必要時事先與公司相關部門溝通；3.2.3起草合同文本，并負責合同文本審查會簽流程；3.2.4 真實、準確、完整地回答相關部門提出的問題，并及時根據審核部門提出的意見與對方協商補充或修改合同；3.2.5 對其具體負責的合同負有認真履行的責任，并隨時跟蹤、監督和檢查對方履行合同的情況；3.2.6 對所負責承辦的合同進行臺帳登記并定期報送財務部，對所承辦合同歷次變更及履行情況進行記錄，并附于合同之后歸檔，合同履行變更記錄表詳見附件3；3.2.5、7 及時報告在合同履行過程中發生的問題，并參與相關合同糾紛的協商、調解、訴訟（仲裁）。3.3成本辦在合同管理方面的主要職責為：評估合同是否滿足公司對目標成本的要求，跟蹤、監督合同承辦部門合同履行的情況全過程參與公司重大合同的論證、談判，提供法律意見，與合同承辦部門共同負責公司重大合同的起草和修訂 起草、審核公司示范合同以及相關的修改3.4合同審查會簽部門負責對合同所涉及本部門業務范圍的相關條款的合法性、合理性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關標準及政府文件規定等問題提出審查意見，對合同項目中應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任.第二章 合同審核流程4、合同審核前的準備4.1 合同6、承辦部門負責組織合同的論證、談判和起草工作；合同承辦部門應對合同對方的主體資格、資信情況和履約能力以及對方承辦人員的工作權限進行認真審查，并提交公司相關部門進行供應商資格認定。4.2 合同承辦部門在與對方洽談合同文本時，應盡量采用公司的示范合同。沒有相應示范合同的，合同承辦部門可以自行擬稿報審。5、合同審核5.1 合同承辦部門應按照要求填寫合同審核表并由合同承辦人提交審核。合同審核表詳見附件4。5.2合同承辦部門負責審查交易的真實性、合同文本是否與備案的示范合同文本一致；5.3合同承辦人應將經部門經理審核后的合同分別送項目部、成本辦、財務部和有關職能部門進行審查會簽后，交總經理審批；如有修改意7、見，整改后的合同報公司再次會簽、審批；5.4項目部負責對合同履行是否符合公司項目生產計劃、生產進度等進行審核，對合同履行是否滿足公司目標成本的要求進行審核；5.5成本辦負責對合同金額、支付方式等進行審核，對內容的合法性和完整性進行審核，從公司目標成本控制的角度綜合分析合同的經濟合理性；5.6財務部負責對合同金額、支付方式等進行審核，對資料的完整性、合同流程是否符合規定進行審核；5.7公司有關職能部門在必要的時候根據各自職能審核合同的技術條款、商務條款；5.8 根據公司合同批準權限的規定，由合同承辦人逐級提交審核批準，各部門會簽時間應控制在1-2日以內；5.9 法律顧問協助:在必要的情況下，可聯8、系公司法務部、法律服務機構，提供包括合同起草、合同審核、提供法律意見等服務。第三章 合同的簽訂、履行及爭議解決6、合同的簽訂6.1 合同審核通過后，由法定代表人或總經理或其授權的合同簽署人在授權權限內簽署。必要時，將制作單獨的授權書。授權書格式詳見附件5。6.2 合同簽署后，合同承辦人應將已簽署的合同交財務部，由財務部根據規定按照本制度的規則進行合同編碼并申請加蓋公司合同專用章或公司公章。6.3 合同蓋章后，合同正本和合同審核表由財務部統一保管。合同承辦人或公司其它部門因業務需要，可以要求獲取相關合同的復印件。6.4 公司其它部門確因業務需要必須使用合同正本的，在合同簽訂時可以要求相應增加正本9、數量。7、合同的履行7.1 合同承辦部門應當按照合同約定全面履行自己的義務，同時應督促對方當事人及時履行其義務。7.2 合同承辦人應密切跟蹤和嚴格控制合同的執行過程；對公司的履約情況應及時做好記錄并做好相關確認工作。7.3 履行期限較長的合同，特別是常年的銷售和采購合同，合同承辦人應配合財務部定期與對方當事人對賬，確認雙方債權債務的余額。7.4 對方當事人發生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項時，或某一方的合同承辦人員發生變動時，應及時對賬，確認合同效力及雙方債權債務的余額。7.5 合同履行過程中，合同承辦人若發現對方當事人有下列情況之一的，應及時反映并書面通知財務部和成本辦，共同研究對策：10、（1）經營狀況嚴重惡化；（2）轉移財產，抽逃資金，有逃避債務嫌疑的；（3）喪失商業信譽的；（4）其他喪失或可能喪失履行債務能力的情形。8、合同的變更和解除8.1 合同承辦部門在收到對方當事人要求變更或解除合同的通知后，應及時與成本辦協商，并在規定（合理）的期限內作出書面答復。8.2 合同的變更和解除應采用書面形式，合同承辦人應根據合同審核的程序辦理相關手續。8.3對合同履行期限進行變更的，如變更時間在15天之內且不影響公司生產進度和工作安排的，可由合同承辦部門自行決定，但應及時通知與該合同履行相關的部門并記錄在案。9、爭議解決9.1 合同不能正常履行且各方當事人不能及時協商解決，或沒有必要繼續11、協商的，合同承辦部門應及時通知財務部和成本辦。9.2 合同承辦人應將所有涉案材料移交給法務部并配合其調查取證工作，直至案件執行終結；必要時應參加該案的訴訟（仲裁）和執行工作。9.3 訴訟（仲裁）和執行過程中達成調解或和解協議的，合同承辦人和合同承辦部門應執行調解或和解協議。第四章 合同文檔及合同專用章的管理10、合同文檔的管理10.1合同文檔管理實行二級管理方式。合同檔案由合財務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效性，并指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案；各承辦部門負責對本部門的合同進行登記，建立臺帳，并于每月的最后一個工作日向財務部提交合同臺帳副本10.2合同承12、辦人應妥善保管合同訂立和履行過程中的相關證據材料，如信件（包括信封）、傳真、電子郵件等文檔資料，并需及時整理上述資料，在合同履行完畢后及時交合財務部存案備查；合同管理人員有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同承辦人采取措施予以糾正或補充資料以保證合同的簽訂和履行合法、有效10.3 合同管理員應按要求及時向財務部、成本控制中心提交合同文本的電子版本及臺賬10.4 如需要正在履行的合同文本及相關附件的可到財務部借閱，應根據公司檔案管理制度辦理批準和登記手續，以復件借出，合同原件無特殊情況不得外借。合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違13、者視情節予以處罰。10.5移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續10.6保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；11、合同專用章的管理11.1 合同應加蓋公司合同專用章，在必要的時候，可蓋公司公章。任何部門不得以部門章對外簽訂合同或具有合同性質的文書。11.2公司合同專用章由財務部管理并備有使用臺帳。11.3 合同專用章保管人員應嚴格按照規定使用印章，只有在合同審核表上的簽字齊全后，才能在14、合同上加蓋印章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋合同騎縫章。第五章 附則12、考核與處罰12.1 合財務部負責對本制度的執行情況進行監督。12.2 員工違反本制度的，公司將根據員工手冊進行處罰。13、附件 13.1 附件1 合同分類及合同承辦部門一覽表13.2 附件2 合同臺帳統計表13.3 附件3 合同履行變更記錄表13.4附件4合同審核表13.5 附件5 授權書格式附件1xx集團合同分類及合同承辦部門一覽表合同類別合同內容合同承辦部門采購合同設備采購上海成本控制中心原材料采購采購供應部備品備件、包裝材料、輔助材料采購供應部計算機軟硬件采購行政部（IT）辦公及后勤用品采購行政部外包合同產品或服15、務的對外整體分包項目部外協合同產品或服務的部分外包生產部物流合同運輸倉儲物流部工程合同零星基建工程行政部辦公室改造行政部保險合同財產保險、責任保險行政部修理設備維修保養安裝生產部后勤設施維修保養行政部信息系統維護開發行政部（IT）質量合同質量體系保證質量部技術合同技術開發、轉讓、許可技術部服務合同廣告、會務、后勤服務行政部管理、法律咨詢服務行政部人才中介、勞務、培訓、咨詢人力資源部3附件2xx集團合同臺帳統計表合同承辦部門： 日期： 年 月 日序號合同編號合同承辦人對方當事人合同主要內容合同標的額（萬元）合同期限變更或解除及原因簽訂日期履行期限實際履行日期附件3xx集團合同履行變更記錄表合同承16、辦部門： 日期合同主要履行事項或變更內容標的額（萬元）變更或解除原因附件4靖江工廠合同審核表日期： 年 月 日合同名稱合同承辦部門合同編號合同承辦人合同狀態簽約變更解除合同簽署人合同金額對方當事人信用狀況描述合同內容摘要： 承辦部門意見會簽部門意見成本辦意見財務部門意見總經理或執行董事意見注：本表作為用印依據隨合同正本一起流轉并歸檔 附件5授 權 委 托 書 編號：本人， （姓名），為本公司法定代表人，茲授權 （被授權人姓名）， （被授權人職務），代理本人 （具體事項及權限）。本授權書自本人簽字之日起生效，有效期至 年 月 日（適用于一段時間內的授權）或有效期至本次合同簽署完畢（適用于一次性授權）。本授權書一式二份，由授權人和被授權人各執一份。 授權人： 年 月 日