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1、土特產(chǎn)集團(tuán)采購(gòu)部門產(chǎn)品管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 編號(hào)XX0101集團(tuán)采購(gòu)部管理制度部門采購(gòu)部版本10日期XX-01 -01制作復(fù)核核準(zhǔn)一、 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算制定目的：為制定集團(tuán)采購(gòu)計(jì)劃，配合集團(tuán)預(yù)算制度的推行，特制定本規(guī)章。適用范圍：本集團(tuán)月度采購(gòu)計(jì)劃與資金預(yù)算，悉依本規(guī)章處理。1、 采購(gòu)計(jì)劃l 月度常規(guī)物品采購(gòu)計(jì)劃，集團(tuán)集中采購(gòu)計(jì)劃。l 預(yù)估常規(guī)用品階段用量、交期、防止斷貨。l 避免庫(kù)存過(guò)多、資金積壓、存儲(chǔ)空間浪費(fèi)。l 配合營(yíng)運(yùn)、銷售計(jì)劃之達(dá)成。l 配合集團(tuán)資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)。l 匯總各種物料、物品之需求2、計(jì)劃。2、采購(gòu)預(yù)算l 采購(gòu)部負(fù)責(zé)匯總次月部門總部、區(qū)域的辦公用品、差旅、交通、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用預(yù)算編制。l 采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以月度付款為編制依據(jù)。l 預(yù)算應(yīng)考慮除申請(qǐng)部門外的安全庫(kù)存儲(chǔ)備，符合月度消耗周轉(zhuǎn)率為目標(biāo)。l 預(yù)算應(yīng)考慮集中采購(gòu)、區(qū)域采購(gòu)的優(yōu)劣和市場(chǎng)單價(jià)趨勢(shì)。l 預(yù)算應(yīng)考慮采購(gòu)前置期、付款方式、庫(kù)存狀況，并依據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)預(yù)算作業(yè)制度。二、 采購(gòu)方式制定目的：規(guī)范采購(gòu)方式，優(yōu)化采購(gòu)流程，使之有章可循。適用范圍：凡本集團(tuán)的物品采購(gòu)方式，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1、采購(gòu)部根據(jù)下列因素確定最有利的采購(gòu)方式：l 物品使用狀況l 物品需求數(shù)量l 物品需求頻率l 市場(chǎng)供需狀況l 采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)及價(jià)格l 集團(tuán)財(cái)務(wù)制3、度2、采購(gòu)方式l 集中、合約計(jì)劃采購(gòu)常規(guī)通用性物品，以集中采購(gòu)較為有利，選定供應(yīng)商后，議定價(jià)格及相應(yīng)條件，辦理合約或協(xié)議采購(gòu)，以確保物品供應(yīng)來(lái)源，簡(jiǎn)化區(qū)域采購(gòu)工作，降低集團(tuán)采購(gòu)成本。l 招標(biāo)、采購(gòu)經(jīng)常使用或大宗物品，采購(gòu)部事先擬定采購(gòu)的條件及要求，有意向性的邀請(qǐng)廠商參與投標(biāo)。由集團(tuán)采購(gòu)部組成招標(biāo)小組，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)一次性的從中擇優(yōu)選擇交易對(duì)象，并提出最有利條件的投標(biāo)方簽訂協(xié)議等過(guò)程。整個(gè)過(guò)程力求公開(kāi)、公正和擇優(yōu)。l 一般采購(gòu)除以上兩種采購(gòu)方式，區(qū)域采購(gòu)員依據(jù)集團(tuán)相應(yīng)申請(qǐng)程序辦理詢價(jià)、議價(jià)，參照月度預(yù)算進(jìn)行區(qū)域采購(gòu)。3、請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)l 具體流程參照采購(gòu)流程圖進(jìn)行操作。三、 訂購(gòu)流程制定目的：4、為落實(shí)物品采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作順暢，特制定本規(guī)則。適用范圍：本集團(tuán)物品的訂購(gòu)、采購(gòu)管理業(yè)務(wù)。 具體流程參照附件采購(gòu)工作程序四、 采購(gòu)品質(zhì)管理制定目的：規(guī)范采購(gòu)過(guò)程的品質(zhì)管理規(guī)定，使之有章可循。適用范圍：本集團(tuán)物品采購(gòu)、驗(yàn)收等過(guò)程的品質(zhì)管理，悉依本規(guī)章執(zhí)行。品質(zhì)管理規(guī)定l 文件資料要求請(qǐng)購(gòu)部門予以明確填寫請(qǐng)購(gòu)物品的有效名稱、單價(jià)、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求。l 合格供應(yīng)商的選擇合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：A 經(jīng)本集團(tuán)供應(yīng)商調(diào)查、考核，列入合格供應(yīng)商名列。B 提供的商品經(jīng)本集團(tuán)使用，確認(rèn)合格。C 類似物品以往采購(gòu)記錄良好。D行業(yè)內(nèi)有一定知名度。l 進(jìn)貨驗(yàn)收的規(guī)定跟進(jìn)并確定供應(yīng)商是交貨日期，確認(rèn)物料5、規(guī)格、數(shù)量，進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，確認(rèn)交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)、使用要求，開(kāi)具驗(yàn)收單。發(fā)生短缺，予以更正數(shù)量，并及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商索要或索賠。對(duì)檢驗(yàn)不合格的物品退回供應(yīng)商處理。五、 采購(gòu)價(jià)格管理制定目的：確保高品質(zhì)低價(jià)格，從而達(dá)成降低成本的宗旨，規(guī)范采購(gòu)價(jià)格審核管理，特制定本規(guī)章。適用范圍：各種物品采購(gòu)時(shí)，價(jià)格的審核、確認(rèn)，參照本規(guī)章處理。價(jià)格審核規(guī)定l 報(bào)價(jià)依據(jù)由請(qǐng)購(gòu)部門提供物品的規(guī)格參數(shù)，作為采購(gòu)部成本分析的基礎(chǔ)，也可作為供應(yīng)商報(bào)價(jià)的依據(jù)。非常規(guī)物品，可由采購(gòu)部提供樣品，確認(rèn)可用后，予以報(bào)價(jià)。l 價(jià)格審核非常用物品區(qū)域采購(gòu)員應(yīng)挑選三家以上供應(yīng)商作詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)依據(jù)。OA申請(qǐng)物品審核價(jià)格后按流程填報(bào)參考價(jià)6、格，呈集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。l 價(jià)格調(diào)查區(qū)域采購(gòu)員應(yīng)定期分析物品使用情況、價(jià)格，作為降低成本依據(jù)。同品質(zhì)、同價(jià)格條件下，采購(gòu)優(yōu)先于原合格供應(yīng)商合作。采購(gòu)數(shù)量或頻率明顯增加時(shí)，應(yīng)提示集團(tuán)采購(gòu)部并盡可能要求供應(yīng)商適當(dāng)降價(jià)。六、 采購(gòu)交期管理制定目的：為確保采購(gòu)物品的交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規(guī)章。適用范圍：本集團(tuán)采購(gòu)物品的交期管理，悉參照本規(guī)則執(zhí)行。交期管理規(guī)定l 確保交期的重要性交期管理是采購(gòu)員的重點(diǎn)工作之一，其目的是必要的時(shí)間，為會(huì)所提供運(yùn)營(yíng)所必需的物料，以保障會(huì)所達(dá)成合理運(yùn)營(yíng)的目標(biāo)。l 交期延遲與提前太多的影響延遲交期將導(dǎo)致部門斷貨，影響效率；因斷貨而采用替代品可能導(dǎo)致成本增加或7、品質(zhì)降低；影響部門之間工作互相配合；應(yīng)提前同會(huì)所溝通，以免提前太多導(dǎo)致庫(kù)存成本增加、囤積、空間不足； l 交期延遲的原因供應(yīng)商自身能力與管理原因，采購(gòu)員未及時(shí)跟進(jìn)，其他部門提供前置時(shí)間不足，資料不全，訂貨數(shù)量少，訂貨次數(shù)頻繁等。七、 采購(gòu)付款方式制定目的：說(shuō)明采購(gòu)付款方式，使之有據(jù)可依。適用范圍：本集團(tuán)物品采購(gòu)付款方式，均參照本規(guī)章辦理。1、付款方式一般的方式有：一次付款、定期付款、分批付款。一次付款：經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研后，確定合適供應(yīng)商后一次性付全款采購(gòu)物品，適用于區(qū)域申請(qǐng)的非常規(guī)無(wú)庫(kù)存或采購(gòu)頻率低的物品。定期付款：根據(jù)同合作供應(yīng)商約定結(jié)款日期，周期性進(jìn)行結(jié)款，適用于集團(tuán)與區(qū)域常規(guī)類有庫(kù)存物品采購(gòu)8、，節(jié)約流動(dòng)資金使用頻率，方便不合格貨物的退換，靈活性較強(qiáng)，但局限于物品種類與數(shù)量。分批付款：一般多適用于訂貨及外加工類商品，以合同或協(xié)議約定付款次數(shù)及日期。2、具體付款條件詳見(jiàn)附件采購(gòu)工作程序八、 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估制定目的：為提高采購(gòu)人員的工作熱情，提升各項(xiàng)采購(gòu)績(jī)效，特制定本制度。適用范圍：本集團(tuán)采購(gòu)部門內(nèi)部的績(jī)效評(píng)估，具體參照人資部門制度執(zhí)行。1、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估方法l 評(píng)估目的A 確保采購(gòu)目標(biāo)的達(dá)成。B 有效控制及降低成本的依據(jù)。C 作為個(gè)人或部門的獎(jiǎng)懲參考之一。D提高采購(gòu)人員的工作積極性。l 績(jī)效評(píng)估的指標(biāo)應(yīng)以時(shí)間績(jī)效、品質(zhì)績(jī)效、數(shù)量績(jī)效、價(jià)格績(jī)效、效率指標(biāo)作為考核尺度。具體參照集團(tuán)人力資源部員9、工績(jī)效考核管理權(quán)責(zé)單位l 采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章的制定、修改、廢止的起草工作。l 集團(tuán)行政總監(jiān)負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止的核準(zhǔn)。附件：采購(gòu)工作程序采購(gòu)工作內(nèi)容是從收到申請(qǐng)部門月度預(yù)算計(jì)劃開(kāi)始進(jìn)行，按集團(tuán)采購(gòu)職責(zé)及物品種類分發(fā)采購(gòu)計(jì)劃。由采購(gòu)員核對(duì)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容，開(kāi)始辦理詢價(jià)、訂貨、借款、采購(gòu)及入庫(kù)流程。非常規(guī)物品做市場(chǎng)調(diào)研后由至少三家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)，整理報(bào)價(jià)資料后報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核后實(shí)行采購(gòu)。預(yù)算內(nèi)大宗物品由集團(tuán)采購(gòu)部考評(píng)采購(gòu)數(shù)量、總額等綜合因素制定集中采購(gòu)計(jì)劃；、詳細(xì)業(yè)務(wù)程序及要點(diǎn)如下： l 采購(gòu)工作程序及要點(diǎn)程 序要 點(diǎn)接 件 分 發(fā)1、核對(duì)物品申請(qǐng)單采購(gòu)內(nèi)容是否清楚、明確2、物品請(qǐng)購(gòu)須在規(guī)定日期內(nèi)提10、報(bào)（預(yù)算下發(fā)3日內(nèi)）3、按計(jì)劃分配原則分發(fā)采購(gòu)物品單，指定經(jīng)辦人。4、 4、 4、急件優(yōu)先分派辦理，須加注“加急”字樣。 5、無(wú)法于需用日期辦妥物品須及時(shí)聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門6、物品申請(qǐng)單須符合請(qǐng)購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)預(yù)算制度。 詢 價(jià)1、充分了解請(qǐng)購(gòu)物品的品名、規(guī)格、數(shù)量及要求。2、向供應(yīng)商詳細(xì)說(shuō)明品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、規(guī)定、交貨期、地點(diǎn)、付款辦法，并確定售后及相關(guān)服務(wù)，質(zhì)保年限。3、詢價(jià)對(duì)象依照廠商、代理商、經(jīng)銷商順序選擇。4、同規(guī)格物品至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)5、選擇詢價(jià)方式，有否其他較有利的代用品6、應(yīng)提供同規(guī)格，不同品牌做比較7、確認(rèn)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)方式、規(guī)格、采購(gòu)條件一致8、新增供應(yīng)商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗(yàn)試用11、9、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊情況，不受第5條所限比 價(jià)、議 價(jià)1、廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)，是否屬實(shí)力并可靠的供應(yīng)商2、篩選兩家供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià)3、其他經(jīng)銷商價(jià)格是否較低，價(jià)格上漲下躍有何因素4、經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)5、是否必要向供應(yīng)商索取資料比較6、議價(jià)時(shí)應(yīng)注意品質(zhì)、交期、售后服務(wù)7、是否必要開(kāi)發(fā)其它廠商或其他有利替代品，如與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同屬代用品時(shí)應(yīng)同請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)后方可議價(jià)8、專業(yè)用品應(yīng)會(huì)同使用部門共同議價(jià)9、議價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)屬篩選后的合格供應(yīng)商。呈 核、核 準(zhǔn)1、預(yù)算內(nèi)請(qǐng)購(gòu)物品依集團(tuán)核準(zhǔn)權(quán)限呈核。2、預(yù)算內(nèi)2000元以上物品采購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限，均應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核12、，呈總監(jiān)裁核準(zhǔn)，預(yù)算外新增物品報(bào)價(jià)應(yīng)先由采購(gòu)經(jīng)理審核后，再報(bào)請(qǐng)購(gòu)部門預(yù)算外申請(qǐng)。訂 購(gòu)1、大宗物品需預(yù)付訂金不得高于30%，特殊、緊缺物品等應(yīng)簽定買賣合同。2、向供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格、交期、質(zhì)量、數(shù)量、地點(diǎn)等條件3、分批交貨須提前聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門，確認(rèn)交期及儲(chǔ)備空間。4、外地訂購(gòu)以電話、傳真、E-mail形式向供應(yīng)商訂購(gòu)并確認(rèn)交期，通知財(cái)務(wù)部匯款。5、外地訂購(gòu)須應(yīng)提前充分了解廠商資料屬合法、正規(guī)供應(yīng)商。催 交1、約交日期前應(yīng)定期跟進(jìn)、確認(rèn)交貨期2、無(wú)法于約交日期交貨時(shí)，聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門并制定相應(yīng)措施，并列入交貨期異常計(jì)劃內(nèi)催辦。3、已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交。4、辦理退匯及法律手段解決。付 款、驗(yàn) 收1、發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符2、發(fā)票金額與采購(gòu)價(jià)格是否相符3、有否存在預(yù)付款或其他退換貨4、是否需要扣款5、是否符合結(jié)款條件、約定時(shí)間內(nèi)付款6、交貨內(nèi)容是否與約定相符7、交貨時(shí)是否存在損壞，損壞應(yīng)第一時(shí)間同廠商溝通解決方式。發(fā) 貨、提 貨1、貴重物品須保價(jià)2、提貨前核準(zhǔn)運(yùn)費(fèi)3、核準(zhǔn)到貨日期4、校對(duì)貨單填寫5、校對(duì)貨單與物品、數(shù)量、外觀是否相符6、根據(jù)時(shí)限需求及物品體積，確定運(yùn)輸方式九、本作業(yè)實(shí)施細(xì)則 本規(guī)定自XX年01月01日起執(zhí)行。 本規(guī)定由集團(tuán)采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。