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1、物流貨運(yùn)代理公司車輛燃油使用管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目錄第一章目的1第二章使用范圍1第三章定義1第四章權(quán)責(zé)14.1運(yùn)力保障中心車輛管理組14.2各級(jí)車輛管理組14.3財(cái)務(wù)總部24.4地區(qū)財(cái)務(wù)部2第五章規(guī)程25.1駕駛員加油操作規(guī)程25.2燃油供應(yīng)商管理（輕柴油和汽油）35.3車輛燃油申請(qǐng)審批節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)說明45.4車輛加油卡使用管理55.5車輛加油卡充值管理65.6車輛加油異常管理8第六章解釋9第一章 目的1.1 規(guī)范車輛燃油使用管理；1.2 及時(shí)、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)車輛油料費(fèi)用，監(jiān)控車輛合理的使用成本；1.3 2、縮短對(duì)油料異常消耗行為的反應(yīng)時(shí)效，規(guī)避車輛異常消耗風(fēng)險(xiǎn)。第二章 使用范圍2.1 XX全網(wǎng)車輛管理。第三章 定義 3.1 加油卡（主副卡）：加油主卡指的是公司與加油站進(jìn)行對(duì)賬的油卡，副卡指的是每臺(tái)車一張用于加油時(shí)出示的油卡；3.2 圈存：是指把加油主卡的資金分配到相應(yīng)副卡的操作。第四章 權(quán)責(zé)4.1 運(yùn)力保障中心車輛管理組負(fù)責(zé)全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油供應(yīng)商選取標(biāo)準(zhǔn)及選取原則的制定；負(fù)責(zé)全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油的監(jiān)控和管理；規(guī)范全網(wǎng)絡(luò)車輛加油卡（主副卡）的使用管理；4.1.4指導(dǎo)地區(qū)加強(qiáng)車輛燃油異常消耗的監(jiān)管和預(yù)防；4.1.5指導(dǎo)地區(qū)規(guī)范車輛燃油的使用管理；4.1.6協(xié)助地區(qū)發(fā)現(xiàn)車輛燃油使用中存在的問題，并督促整改完善3、。4.2 各級(jí)車輛管理組負(fù)責(zé)本區(qū)車輛燃油使用的管理；負(fù)責(zé)月度車輛油料費(fèi)用的申請(qǐng)、分配、核銷，現(xiàn)金加油審核等工作；負(fù)責(zé)地區(qū)車輛油卡（主卡）的辦理、管理；負(fù)責(zé)地區(qū)車輛油卡（副卡）的辦理、充值與管理；負(fù)責(zé)車輛加油卡（主副卡）的信息、密碼及其權(quán)限的管理；根據(jù)車輛使用需求制定車輛油費(fèi)預(yù)付分配明細(xì)表，提供車輛加油費(fèi)用預(yù)付分配清單；負(fù)責(zé)每月1次的加油卡（副卡）圈存金額審核、油費(fèi)使用臺(tái)帳管理等工作；負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部門提供主卡充值、分配及余額信息；提供主卡對(duì)賬單（加油IC額度帳綜合信息表）、加油清單（加油IC卡臺(tái)帳對(duì)賬單）及余額清單（加油IC卡持卡清單）、充值附件加油IC卡充值三聯(lián)單；負(fù)責(zé)油卡積分的管理，核對(duì)并登記4、贈(zèng)送、兌換、失效等信息；負(fù)責(zé)統(tǒng)籌實(shí)施燃油優(yōu)惠爭取工作及其燃油優(yōu)惠費(fèi)用的管理。4.3 財(cái)務(wù)總部及時(shí)知會(huì)財(cái)務(wù)部引導(dǎo)地區(qū)規(guī)范車輛燃油資金安全的管理；規(guī)范全網(wǎng)絡(luò)車輛燃油費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、核對(duì)口徑及核銷流程。 4.4 地區(qū)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本區(qū)車輛油料費(fèi)用的賬務(wù)處理；負(fù)責(zé)審核本區(qū)車輛油費(fèi)預(yù)付款、費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，并完成款項(xiàng)支付及報(bào)銷工作；負(fù)責(zé)復(fù)核月度油料對(duì)賬單是否存在異常，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)總賬賬面油費(fèi)預(yù)付款余額與供應(yīng)商提供的油料對(duì)賬單上主副卡余額合計(jì)金額的核對(duì)；負(fù)責(zé)監(jiān)督地區(qū)車輛的油卡積分管理、積分兌換工作；負(fù)責(zé)車輛燃油優(yōu)惠費(fèi)用的監(jiān)督和賬務(wù)處理；協(xié)助地區(qū)營運(yùn)部對(duì)合同結(jié)算條款的審核；協(xié)助地區(qū)營運(yùn)部進(jìn)行燃油供應(yīng)商評(píng)估。第五章 規(guī)程5.15、 駕駛員加油操作規(guī)程駕駛員必須自覺遵守車輛燃油使用管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行車輛加油卡的使用要求；駕駛員須妥善保管車輛加油卡（副卡），避免人為因素造成油卡的損壞或遺失；原則上不允許現(xiàn)金加油，遇緊急特殊情況（例：油卡突然失效、加油緊張等）需向區(qū)部車管負(fù)責(zé)人報(bào)備，待批準(zhǔn)后實(shí)施；車輛加油時(shí)須即時(shí)在派車單中填寫相關(guān)信息（加油量、加油時(shí)里程、油料單價(jià)等），每次加油后須提供當(dāng)次加油小票；燃油供應(yīng)緊張時(shí)期，駕駛員須配合地區(qū)管理人員進(jìn)行車輛加油工作；車輛收車時(shí)須保證車輛油箱存油不少于油箱容積的1/2，以確保下次出車的時(shí)效；及時(shí)完成所屬車輛加油卡（副卡）費(fèi)用圈存，保障加油卡（副卡）正常使用；駕駛員應(yīng)遵循車輛在月底或統(tǒng)計(jì)6、周期末加滿油原則。5.2 燃油供應(yīng)商管理（輕柴油和汽油）定點(diǎn)燃料供應(yīng)商的選定選取標(biāo)準(zhǔn)加油站提供24小時(shí)加油服務(wù)；執(zhí)行國家規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不得以次充好、短斤少兩；嚴(yán)格執(zhí)行“一車一卡（本）對(duì)號(hào)加油”的規(guī)定，不得弄虛作假；每月能及時(shí)準(zhǔn)確提供加油IC卡對(duì)賬單等單據(jù)信息，對(duì)賬單內(nèi)容包括每筆加油的車號(hào)、時(shí)間、地點(diǎn)、品種、數(shù)量、金額、每次充值的金額以及每次加油后的余額。選取原則質(zhì)量原則：選取油品質(zhì)量相對(duì)較好，全國服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)相對(duì)健全的加油站，原則上選擇中石化或中石油加油網(wǎng)點(diǎn)，如需選取其它加油站，須向總部車輛管理組報(bào)備；距離原則：選取距離公司車輛集中地較近，符合質(zhì)量原則的加油站；摒棄原則：原則上摒棄選擇私營的7、小型加油站；合同原則：與合作燃料供應(yīng)商要簽訂合同（一年一簽），合同中需明確加油卡的申請(qǐng)、油卡管理、油卡設(shè)限、結(jié)算方式等條款，明確雙方責(zé)任和義務(wù)。加油站管理與評(píng)估加油站的管理嚴(yán)格執(zhí)行一車一卡對(duì)應(yīng)車號(hào)加油，不允許出現(xiàn)串卡加油現(xiàn)象；嚴(yán)禁加油站工作人員作弊行為；地區(qū)車輛管理組應(yīng)對(duì)加油站適時(shí)進(jìn)行檢查或抽查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)糾正，情節(jié)嚴(yán)重的中止與加油點(diǎn)的合作并追究加油站責(zé)任。加油站的評(píng)估加油站的評(píng)估工作由地區(qū)營運(yùn)部統(tǒng)籌，組織財(cái)務(wù)部與人力資源部共同（監(jiān)督）實(shí)施；地區(qū)車輛管理組每隔1-2年須對(duì)定點(diǎn)加油網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行一次評(píng)估；評(píng)估加油站資質(zhì)及服務(wù)質(zhì)量，是否按油卡限制標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施；評(píng)估加油站銷售油品質(zhì)量是否符合國家計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)（8、有無以次充好、 短斤少兩）；評(píng)估加油站在燃油緊張期間應(yīng)急供應(yīng)能力及支持范疇。5.3 車輛燃油申請(qǐng)審批節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)說明油料費(fèi)用申請(qǐng)由各地區(qū)車輛管理組向地區(qū)車管負(fù)責(zé)人提交月度油費(fèi)申請(qǐng)；地區(qū)車管負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用的準(zhǔn)確性，審核無誤后提交至地區(qū)營運(yùn)部負(fù)責(zé)人審核；地區(qū)營運(yùn)部負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用的合理性，審核無誤后提交至區(qū)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核；區(qū)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用增長是否合理，審核通過后提交到總經(jīng)理；經(jīng)總經(jīng)理最終審核通過之后下達(dá)到區(qū)財(cái)務(wù)對(duì)接人，完成主卡充值操作。加油卡申請(qǐng)由各地區(qū)車輛管理組向地區(qū)車管負(fù)責(zé)人提交需求申請(qǐng)；地區(qū)車管負(fù)責(zé)人審批需求數(shù)量后提交到區(qū)財(cái)務(wù)對(duì)接人；區(qū)財(cái)務(wù)對(duì)接人審批加油卡辦理費(fèi)用后抄送至區(qū)營運(yùn)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)9、部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理；知會(huì)區(qū)營運(yùn)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理后，區(qū)財(cái)務(wù)對(duì)接人辦理加油卡。車輛燃油申請(qǐng)審批節(jié)點(diǎn)流程圖5.4 車輛加油卡使用管理車卡配置原則 一個(gè)核算單位（公司牌照）對(duì)應(yīng)一張車輛主卡，特殊情況除外；車輛加油卡（主/副卡）只用于車輛的加油業(yè)務(wù)，任何其它用途車輛不得共用或借用車輛加油卡（主/副卡）；由地區(qū)營運(yùn)部車輛管理組指定專人負(fù)責(zé)車輛加油卡的管理，主卡、副卡管理不得指定同一人。如管理人員發(fā)生變更時(shí)，必須同時(shí)變更加油 IC卡信息及密碼；加油卡實(shí)行一車一卡，加油主卡所開通的副卡，必須對(duì)應(yīng)所使用的車牌號(hào)（備用卡除外），不得對(duì)應(yīng)個(gè)人姓名或其它信息；地區(qū)根據(jù)實(shí)際情況，同車輛管理組及財(cái)務(wù)共同確定車輛主10、卡內(nèi)安全留存資金，并同車輛管理組將相關(guān)額度報(bào)備給總部車輛管理處，定期同地區(qū)車管及財(cái)務(wù)共同審核該安全留存資金的合理性，及時(shí)調(diào)整；地區(qū)至少保留1張備用卡，最多可保留（本區(qū)車輛數(shù)/100）張備用卡；已轉(zhuǎn)賣車輛的加油卡（副卡）須在5個(gè)工作日內(nèi)完成銷卡；5.4.1.8每張加油卡（副卡）必須按車型設(shè)定相應(yīng)的限制，必須設(shè)定項(xiàng)目：加油密碼、限制車牌號(hào)、限制每日加油金額（限額參考車輛油箱大小和車輛行駛路線）；可選設(shè)定項(xiàng)目：限制油品、限制每日加油次數(shù)、限制加油站點(diǎn)、限制加油區(qū)域等。油卡使用管理 所有車輛須在定點(diǎn)加油站點(diǎn)進(jìn)行加油，禁止在非指定加油站加注燃油； 加油卡（副卡）同區(qū)車輛管理組統(tǒng)一設(shè)定油卡與車輛的綁定關(guān)系11、，制定油卡車牌號(hào)對(duì)應(yīng)表； 禁止將加油卡（副卡）用于卡號(hào)對(duì)應(yīng)車牌以外的其它車輛；各司機(jī)組長負(fù)責(zé)督促駕駛員完成所駕駛車輛的加油IC卡圈存，以保障加油IC卡（副卡）的正常使用；各調(diào)度員負(fù)責(zé)本地區(qū)車輛加油卡的管理，對(duì)油卡消費(fèi)動(dòng)向進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時(shí)掌握卡內(nèi)余額信息； 駕駛員每次加油時(shí)必須打印加油小票，將小票粘貼于當(dāng)日的派車單上，并在小票上注明加油時(shí)里程表計(jì)數(shù)、司機(jī)姓名等信息；如因加油站原因無法打印小票的，須通知調(diào)度員，并在派車單上登記好加油數(shù)量及無小票原因，由調(diào)度員簽名確認(rèn)；加油卡（副卡）須隨證件一起交接，加油IC卡放置于車輛證件袋，需與車輛鑰匙分開，以免損壞加油IC卡的晶片，駕駛員在出車或收車時(shí)，必須進(jìn)行12、簽名交接手續(xù)，并檢查加油IC卡有無損壞；當(dāng)車輛因故障或其它原因停放時(shí)間在三天以上者，調(diào)度員必須及時(shí)將加油IC卡回收保管，并查詢卡內(nèi)余額是否正常。5.5 車輛加油卡充值管理充值管理本著減少資金積壓的原則，地區(qū)須每月分次進(jìn)行加油卡充值。具體充值次數(shù)由地區(qū)車輛管理組和財(cái)務(wù)部根據(jù)地區(qū)的實(shí)際情況，原則上月充值次數(shù)不得超過3次；加油主卡只能用于油費(fèi)存儲(chǔ)、結(jié)算、對(duì)賬、充值功能，禁止加油IC主卡開通加油功能；由地區(qū)營運(yùn)部車輛管理組根據(jù)車輛使用需求（本月車輛、線路增長、油價(jià)等情況），負(fù)責(zé)月度油料總費(fèi)用申請(qǐng)；由地區(qū)營運(yùn)部車輛管理組指定專人負(fù)責(zé)車輛加油卡（副卡）的申請(qǐng)、分配和充值管理；每次充值時(shí)，必須對(duì)所充值的卡內(nèi)13、余額進(jìn)行查詢，每月統(tǒng)一查詢所有車輛余額；駕駛員應(yīng)及時(shí)查看駕駛車輛的加油卡（副卡）的余額，加油卡余額不足時(shí)，提前知會(huì)車輛管理組，以便及時(shí)辦理油卡充值業(yè)務(wù)，確保車輛的正常使用；偏遠(yuǎn)分部的車輛加油卡充值，可由區(qū)營運(yùn)部車輛管理組指定專人負(fù)責(zé)。 臺(tái)帳管理由地區(qū)營運(yùn)車輛管理組負(fù)責(zé)建立加油IC卡管理檔案，負(fù)責(zé)電子和紙質(zhì)檔案的存檔；電子檔案：車輛油費(fèi)預(yù)付分配明細(xì)表、車輛加油卡管理明細(xì)表；紙質(zhì)檔案：對(duì)賬單（加油IC額度帳綜合信息表）、加油清單（加油IC卡臺(tái)帳對(duì)賬單）、余額清單（加油IC卡持卡清單）加油IC卡充值三聯(lián)單；加油卡（副卡）更換、充值等須在發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)完成數(shù)據(jù)更新；地區(qū)營運(yùn)部車管須每月對(duì)主（副）卡14、臺(tái)帳明細(xì)及每臺(tái)車輛加油明細(xì)進(jìn)行審核；當(dāng)月如有使用現(xiàn)金加油時(shí)，必須在車輛加油卡管理明細(xì)表注明所使用的車牌號(hào)，新車填寫車架號(hào)碼；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)是否與外部提供賬單一致，并核對(duì)是否存在重大異常（環(huán)比數(shù)據(jù)），對(duì)存在異常的數(shù)據(jù)必須要求車輛管理組給予解釋并備案。核銷管理當(dāng)月油料費(fèi)用必須在次月進(jìn)行核銷，零散現(xiàn)金加油費(fèi)用必須在一周內(nèi)進(jìn)行核銷，并附書面的現(xiàn)金加油原因說明書、每月統(tǒng)計(jì)現(xiàn)金加油信息；每月于月底前拿出對(duì)賬單和加油充值發(fā)票，按要求進(jìn)行整理，并及時(shí)提供上述資料給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理；及時(shí)跟進(jìn)未圈存的副卡并進(jìn)行圈存，清理超過一個(gè)月以上未使用的副卡、余額過多的副卡；地區(qū)營運(yùn)部車管管理組需與財(cái)務(wù)部一同進(jìn)行15、積分兌換工作，嚴(yán)禁個(gè)人擅自處理油卡積分或變?yōu)樗接?；地區(qū)車輛管理人員須詳細(xì)記錄積分兌換信息（兌換時(shí)間、兌換積分、兌換禮品、兌換憑證等）并存檔，兌換禮品簽收后須在5個(gè)工作日內(nèi)就交由人力資源部做入庫登記。5.6 車輛加油異常管理遺失處理如發(fā)現(xiàn)油卡遺失，需立即與調(diào)度員或車務(wù)專員聯(lián)系，反饋油卡遺失地點(diǎn)、時(shí)間及卡內(nèi)余額等信息；車務(wù)專員需立即對(duì)遺失的油卡進(jìn)行注銷操作，且必須在一個(gè)工作日內(nèi)完成新加油卡的申請(qǐng)。損壞處理如車輛在行駛時(shí)，因油卡損壞等情況導(dǎo)致無法加油的，當(dāng)班駕駛員第一時(shí)間知會(huì)調(diào)度主管，先行墊付確保營運(yùn)正常，申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)注明情況（加油時(shí)間、加油量、當(dāng)班司機(jī)、車號(hào)以及調(diào)度主管簽名確認(rèn)）；車務(wù)專員必須在一個(gè)16、工作日內(nèi)完成新加油卡的申請(qǐng)。現(xiàn)金加油處理允許現(xiàn)金加油的條件因車輛中轉(zhuǎn)需求臨時(shí)變更線路，當(dāng)天油卡加油不能滿足運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)；加油卡損壞、出現(xiàn)故障時(shí)；新車現(xiàn)金加油，加油金額限額200元（或滿箱油量）。報(bào)備流程及要求由駕駛員向車務(wù)專員報(bào)備，由車管負(fù)責(zé)人審核后設(shè)定當(dāng)次加油金額，指導(dǎo)駕駛員以現(xiàn)金加油方式加油；現(xiàn)金加油必須是在正規(guī)加油站加油，且提供加油發(fā)票；同時(shí)報(bào)備調(diào)度員，每次現(xiàn)金加油最高不得超過200元。異常消耗數(shù)據(jù)處理車輛管理組每月應(yīng)分車型對(duì)油耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，查找油耗偏高/偏低等異常消耗的原因，并針對(duì)性進(jìn)行核實(shí)監(jiān)控；車輛管理組每月對(duì)單車油耗超定額標(biāo)準(zhǔn)的車輛，進(jìn)行跟車實(shí)測(cè)，存在異常要查找原因；車輛管理組應(yīng)每日對(duì)17、單車加油記錄進(jìn)行監(jiān)控（結(jié)合系統(tǒng)預(yù)警或派車單），存在異常要查找原因；車輛管理組應(yīng)結(jié)合車輛檢查，核實(shí)單車加油核算里程與實(shí)際里程是否相符，存在異常要查找原因。其他異常處理車輛平時(shí)只需用于較短線路中轉(zhuǎn)，臨時(shí)需要參加跨省或其他較長線路中轉(zhuǎn)時(shí)，因油卡權(quán)限無法滿足較長距離中轉(zhuǎn)，可按最長中轉(zhuǎn)路程設(shè)定油卡權(quán)限，但加油卡不準(zhǔn)隨車保管，每次加油完畢后由專人保管；加油卡使用中發(fā)生問題，駕駛員必須向車務(wù)專員報(bào)備，由車輛管理組負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)人員辦理，駕駛員不得直接與財(cái)務(wù)人員對(duì)接辦理業(yè)務(wù)；由個(gè)人原因造成油卡遺失，或因處理不當(dāng)造成油卡異常消耗的由當(dāng)事人承擔(dān)補(bǔ)卡費(fèi)及油卡異常消耗的損失。第六章 解釋6.1 本制度由運(yùn)力保障中心負(fù)責(zé)解釋。 文件會(huì)簽表主辦部門營運(yùn)部擬稿人劉少元審稿人賈淑華原稿形成時(shí)間XX-8-2文件名稱車輛燃油使用管理制度（試行）文件編號(hào)SAJ-OD-PS-XX-002內(nèi)容摘要1、 車輛燃油使用管理中各部門職責(zé)；2、 駕駛員加油操作規(guī)程；3、 燃油供應(yīng)商管理；4、 車輛加油卡使用管理；5、車輛加油異常管理。說明意見本表為公司出臺(tái)各種重要B類文件（制度、手冊(cè)、流程文件、質(zhì)量文件）及方案討論意見表，且每一部門傳遞審核意見不得超過1小時(shí)，由各部門文管員（兼職）跟蹤落實(shí)，并提交企業(yè)發(fā)展辦公室文控管理專員處。會(huì)簽部門會(huì)簽意見領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽名/日期）營運(yùn)部經(jīng)營部總經(jīng)理意見： 簽批： 日期： 年 月 日備注：