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1、空調集團公文起草、審批發放及轉發管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的公文與制度是企業文化的一部分，企業文化是企業員工共同遵守的行為準則和價值觀。為使集團及分公司公文處理工作進一步規范化、制度化，提高公文質量和公文處理效率，保證公文的嚴肅性，結合集團的實際情況，特制定本制度。二、適用范圍適用于集團及分公司所有文件的起草、審批、發放及外來文件的轉發。三、職責1、董事會秘書辦公室為集團公文的歸口管理部門。2、董事會秘書辦公室負責處理外來文件及各分公司對集團董事會領導的請示、報告，負責處理所有以集團名義上報、下2、發的公文文件，并對集團各分公司的公文處理工作負有檢查、指導和監督責任，對不按相關規定進行公文處理的分公司、部門及個人進行督導。3、分公司綜合辦公室（含營銷管理部，下同）負責本公司上報、下發文件的歸口管理，負責接收、處理、宣貫和落實集團轉發的外來文件及集團下發的規章制度、工作指令、通知、通報等文件。4、分公司根據業務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和保管存檔等工作；5、集團領導、集團各部門負責人、分公司負責人應加強對本部門、本公司公文處理工作的領導和檢查。四、具體規定（一）公文的定義1、公文指集團在經營管理過程中形成的具有管理效力和規范體式，以紙3、質或電子方式為載體的文書。具體包括：集團下發的公文；分公司上報或下發的公文；集團各部門上報或名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第2頁 共10頁下發的公文；集團及分公司對外（包括政府機關、其他事業單位）往來公文等。2、公文處理指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。3、外來公文指政府部門、行業協會等外部行政、事業單位（轉）發給集團公司的公文，一般不包括商務文件。4、內部公文指在集團公司內部使用的公文，包括集團下發的或分公司下發的規章制度、計劃總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規定等等。5、上行文是指分公司4、向集團總部或職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”等。6、下行文是集團或集團職能管理部門向各分公司下發的文件，分公司向分公司所轄單位或人員下發的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。7、平行文是指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各分公司用于聯系業務或往來活動的知照性文件。（二）公文的種類公司常用公文種類包括制度類文件、體系類文件、紅頭文件、方案類文件、通知類文件、會議紀要、商函類文件、請示類文件、外來文件九大類。1、制度類文件主要指規范員工工作行為、指導員工工作方法的公司法制性文件，包括規章制度、規定、辦法、工作程序、流程、部門職責、崗位說明書5、等。2、體系類文件主要指公司用于指導質量、環境等體系運行的文件，包括管理手冊、程序文件、三層次文件等。體系類文件由質量控制部歸口管理，經管理者代表簽字生效。對體系文件的規范（包括起草、審核、審批、格式、發放、存檔等規定）本制度不做規定，見程序文件有關規定。3、紅頭文件指套用公司紅頭下發的文件，只適用于遵照執行的公司重大決定、決議、組織機構設置、人事任免、重大獎勵或處分通報等。4、方案類文件主要指為指導某重大活動、階段性工作的文件，包括計劃、方案等。名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第3頁 共10頁5、通知類文件主要指傳達某項工作或臨時性工作任務的文6、件，包括通知、通告等。6、會議紀要指會議內容的記錄性文件，一般用于傳達會議內容、存檔備案等。7、商函類文件主要指平級單位或不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，或向有關主管部門請示批準和答復審批事項時使用的法定公文。8、請示類文件：是上級機關請求指示、批準時所使用的公文。9、外來文件指外單位、政府機關傳達給公司的文件。（三）公文的編號公文為便于存檔、查閱，公文下發部門在簽批下發時按此規定編號。 1、制度類文件的編號方法：編號組成形式由企業代號、公司代號、制度系列代號、具體文件編號，部分之間用短劃“”隔開。GDXXXXXXX制度系列代號順序代號公司代號企業代號1）企業代號用公司名稱XX集7、團有限公司的“格”和“德”兩個字漢語拼音的第一個大寫字母“GD”表示。2）公司代號：集團公司用“00”表示、銷售工程公司用“01”表示、空調公司用“02”、主機公司用“03”、復合材料公司用“04”、風電公司用“05”、其他公司經溝通董事會秘書辦后采用新編號。3）制度系列代碼：用01、02、03等分別表示：GD0001 集團公司下發的企業管理制度GD0002 集團公司下發的工作程序、工作流程GD0003 集團公司下發的部門工作描述、職責劃分文件GD0004 集團公司下發的崗位工作描述文件名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第4頁 共10頁 4）順序代8、號用制度類別加兩位阿拉伯數字組成。制度類別按系統分為六部分，分別為銷售、生產、行政、技術、財務、人力資源。舉例：空調公司下發的第1號生產管理制度用編號：GD0201生01。注：制度類文件的編號由集團信息化部控制。2、制度類文件所附表單的編號方法XXX-附表X表單序號制度文件順序代號3、紅頭文件的編號方法：XX（XXXX年）XX號 順序號 年號注：紅頭文件的編號由集團董事會秘書辦公室控制。4、方案類文件編號方法：XXX字（XXXX年）XX號 順序號 年號 性質代號5、通知類文件編號方法：TZXXXXXXXX XX號 順序代號 年號 部門縮寫 公司縮寫通知代號舉例：集團綜合辦公室14年下發的第5號9、通知為“TZ集團辦公201405號”空調公司通風人防車間14年下發的第4號通知為“TZ空調通風201404號”。名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第5頁 共10頁6、會議紀要的編號方法：按會議類別分別編號：XXXX年第XX次7、 商函類文件的編號方法統一按照XX函【XXXX年】XX號進行編號，由集團綜合辦公室控制。（四）公文的格式、落款、蓋章1、格式正式下發的文件統一采用A4頁面設置,標題用黑體小二號字加黑打印，小段落標題用黑體小四號加黑打印，正文一律用宋體小四號字打印，落款與正文相同；頁邊距設置為2cm，行距25磅，正文每段前空兩格。2、落款（110、）制度類文件落款如下：編制：XXX 審核：XXX 批準：XXX XXXX集團有限公司 XXXX年XX月XX日發布（2）制度文件外，其他文件落款要求：單位在上，尾部距頁邊距空兩格，時間在單位名稱下居中。以集團名義下發的文件落款一律為：xxxxx XXXX年XX月XX日以集團職能部門下發的文件落款一律為：xxxxx XX部、辦 XXXX年XX月XX日以分公司名義下發的文件落款一律為：XXXX集團XX公司XXXX年XX月XX日名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第6頁 共10頁以分公司部門名義下發的文件落款一律為： XXXX集團XX公司 XX部、辦或XX廠11、 XXXX年XX月XX日3、蓋章以集團名義下發的文件、紅頭文件加蓋“XXXX集團有限公司”公章。4、制度文件外，其他文件發放范圍格式在文件最后按審批人要求列明發放范圍，上級用報，同級用抄，下級用發，具體格式如下：報XX，抄XX，發XX。（五）公文起草、審核、批準公文起草內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章，要與公司制度相一致，反映情況要客觀、實事求是，文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。公文的文種應當根據行文目的、發文公司的職權和與主送公司的行文關系確定，必須嚴格審批手續，行之有效。1、制度類文件的起草、審批和發放范圍1）起草、審批流程12、：制度類文件由各業務主管部門負責起草，所有待簽制度在草擬完成遞交上級領導審核后，都應經過信息化部及相關部門評審會簽（審核制度文件的格式是否規范、流程是否合理），經評審無異議后根據相關制度審批權限分別交董事會、總裁、分公司總經理、分管總監審批。具體流程見附件2：制度文件起草、審核、審批流程，會簽模板見附件3：制度文件會簽表；2）制度類文件要求分清層次，包括企業基本規章制度，由董事長審批；經營管理制度，由集團總裁審批；具體業務規定和實施細則，由副總裁/分管總監/分公司總經理審批。具體審批權限見附件1：文件審批權限一覽表；3）新制訂制度類文件應有13月試運行期；名 稱xxxxx公文管理制度文件編號X13、X修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第7頁 共10頁4）企業管理制度組成內容對公司下發的企業管理制度起草時，內容應包括目的、適用范圍、原則、引用文件和術語解釋、具體規定、流程、各部門職責、考核規定、附則、附件等幾個部分。具體見附件4：制度文件模板；對公司下發的企業管理制度起草時,內容應包括流程圖、文字說明、附表單三個部分； 對部門職責文件應寫明部門的職責和權限；對崗位說明書文件應寫明崗位人員、崗位職責以及崗位素質要求等內容。5）制度類文件的發放范圍應在文件正文附則中列明。2、紅頭文件的起草、審批涉及中高層管理人員的任命、各公司組織結構調整和部門職責、重大獎勵或處分，由董事會秘書辦公室或集14、團人力資源部負責起草，董事長簽批；各公司內部的獎勵或處分通報，由各分公司綜合辦公室負責起草，總經理簽批。紅頭模板見附件5：紅頭文件模板3、方案類文件的起草、審批1）對確定集團管理模式、組織結構設置、經營方針、營銷管理方案等方面的文件由總裁組織人員起草，交董事會審批并確定發放范圍；對各分公司整體工作推進的方案類文件由具體推進部門起草，經總裁簽批并確定發放范圍；對部門工作推進的方案類文件，由部門起草交分公司總經理、分管總監簽批并確定發放范圍。見附件1：文件審批權限一覽表。2）方案類文件起草見附件6：方案文件模板4、通知類文件的起草、審批1）通知類文件由發出通知部門起草，一般事務性通知，由起草部門確15、定發放范圍；重要的或影響較大的需由各分公司總經理、分管總監、集團總裁簽批，加蓋公司印章，由各公司總經理、分管總監、集團總裁確定發放范圍；董事會下發的通知由董事會相關部門起草，董事長簽批并確定發放范圍。見附件1：文件審批權限一覽表2）通知類文件起草見附件7：通知文件模板5、會議紀要的起草、審批名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第8頁 共10頁會議紀要一般由會議記錄人員起草，經記錄人主管領導審核簽字后，發與會人員和相關領導。會議紀要起草見附件8：會議紀要模板6、 商函類文件的起草、審批商函類文件一般由發函部門起草，經部門主管領導、分公司總經理、分管總監16、集團總裁逐級簽批，加蓋公司印章后發至相關單位，并報各公司綜合辦公室存檔。7、 請示類文件的起草、審批 請示類文件一般由請示部門或人員起草，根據請示內容，經相關領導逐級簽批后，送達業務對應部門進行事務處理。 （六）公文發放與接收1、公文發放（1）原則上遵循“誰編制誰發放”的原則。（2）具體內容：1）紅頭文件的發放遵循“誰編制誰發放”原則，由編制部門通過OA系統根據發放范圍進行發布，簽批原件由編制部門存放；2）制度類文件發放：所有簽批后的電子版公文報信息化部信息化專員，由信息化專員負責將公文上傳OA文檔，需保密的制度流程單獨賦予權限限制。編制部門負責原件存檔和通過OA根據發放范圍進行通知。制度在17、實際執行過程中如出現審批流變更等問題造成無法正常簽批時，可向制度主管部門或信息化部進行反饋，加快制度修訂和完善。3）通知、方案及會議紀要等實效性較強的公文由編制部門根據發放范圍及時發送相關人員及相關領導。（3）分公司各部門下發公文，必須同時抄報集團總裁、董事會秘書辦公室及業務相關部門，以便協辦或查考。2、公文接收（1）外來文件（紙質）統一由集團綜合辦公室前臺接待人員接收，注明收件人姓名的文件由前臺接待送本人閱讀或辦理，對不能確定收件人的文件統一由集團綜合辦公室主任審閱，并報集團行政總監確定傳閱或辦理部門后，送有關部門或人員辦理。名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘18、書辦公室頁 碼第9頁 共10頁（2）各有關部門負責人閱文應仔細認真，閱完或辦理后應簽名或反饋處理情況，并注明日期轉回集團綜合辦公室存檔，對不能明確轉閱或辦理部門的，交總裁審閱。（七）公文的立卷、歸檔和銷毀 1、公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當將定稿、正本和有關材料整理立卷。 2、公文立卷，應當以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯系為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特征和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。 3、公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。 4、案卷要寫標題，填寫卷內目錄19、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案保管部門移交。 5、沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。 6、公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。 7、分公司綜合辦公室應當依據本制度建立健全本單位公文處理的有關制度。（八）檢查與考核 1、董事會有權對下發文件進行檢查，董事會秘書辦公室負責對公司各單位文件起草、審核、審批、發放、接收、存檔進行檢查。 2、對文件不按規定進行起草、審核、審批、發放的，對第一審核責任人負激勵50元。對商函等對外文件不按規定進行起草20、審批、發放的，并給公司造成損失的，對第一審核責任人負激勵50元；情節嚴重者，給予100-500元負激勵并追究其他責任。五、附則 1、本制度由董事會秘書辦公室制定并負責解釋。2、本制度由董事長審批、下發。3、本制度自發布之日起實行，公司原公文管理制度制度管理辦法同時作廢。名 稱xxxxx公文管理制度文件編號XX修改狀態5主管單位董事會秘書辦公室頁 碼第10頁 共10頁4、本制度報董事長、副董事長、監事長，抄監事會、董事會辦公室，發集團各部門、分公司總經理、各部門。六、附件附件1：文件審批權限一覽表附件2：制度文件起草、審核、審批流程附件3：制度文件會簽表附件4：制度文件模板附件5：紅頭文件模板21、 附件6：方案文件模板附件7：通知文件模板附件8：會議紀要模板附件9：對外公函模板附件10：申請文件模板附件11：證明信模板編制：董事會秘書辦公室 審核： 批準： XXXX集團有限公司 2014年 月 日發布附件1-1 文件審批權限一覽表行01-附表1-1文件起草審核編審審批1、公司章程或與公司治理結構相關的規范董事會、監事會、經營層工作的制度。董事會秘書辦公室董事會1、確定公司經營方針、管理模式、組織結構設置、定編定員方案、人事任免權、薪酬體系、資金審批和費用開支權限、營銷管理方案的文件。2、基本管理制度，包括：1）公文管理制度；2）人事管理制度；3）資金授權審批制度；4）保密制度；5）印章22、管理制度；6）涉法事務處理管理制度；7）薪酬管理制度；8）經營獎金管理制度；9）與以上制度文件管理內容和管轄范圍相同的制度文件。3、各分公司總經理、集團分管總監工作職責和權限的制度文件。有關部門副總裁/總經理/分管總監信息化部董事長1、確定分公司經營計劃和管理計劃的文件；2、具體管理制度，包括：1）招聘管理制度；2）培訓管理制度；3）考勤管理制度；4）工資結算及報表管理制度；5)社會保險管理制度；6)人員調動管理制度；7）人員離職管理制度；8）試用期和見習期管理制度；9）內部職稱管理制度；10）勞動合同和雇傭合同管理制度；11）員工紀律工作制度；12）工作日志管理制度；13）福利管理制度；1423、）勞動防護和保護管理制度等；15）合理化建議管理制度；16）績效獎金管理制度；17）計件工資管理制度；18）崗位津貼管理制度；19）會議管理制度；20）行政接待管理制度；21）招待管理制度；22）文化宣傳管理制度；23）對外租賃管理制度；24）水電物業管理制度；25）費用報銷和預算控制管理制度；26）現金和銀行存款管理制度；27）固定資產制度；28）物資報廢變價處理制度；29）會計科目管理制度；30）物資提貨發貨管理制度；31）應收賬款及清欠管理制度；32）預付賬款管理制度；33）備用金管理制度；34）集團網站管理規定；35）業務員檔案管理制度；36）售后服務管理制度；37）客戶投訴/建議和反24、饋處理管理制度； （轉下頁）有關部門副總裁/總經理/分管總監信息化部總裁附件1-2文件審批權限一覽表行01-附表1-2文件起草審核編審審批（接上頁）38）產品采購管理制度；39）產品報價管理制度；40）業務接待管理制度；41）管理費收取管理制度；42）技術支持管理制度；43）銷售計劃管理制度；44）標書、預算管理制度；45）工程設計管理制度；46）業務加蓋印章管理制度；47）產品定價和讓利管理制度；48）技術支持工作管理規定；49）電話信息管理員工作制度；50）科研項目立項管理制度；51）新產品開發管理制度；52）新產品驗證試銷管理制度；53）企業標準化管理制度；54）技術改造項目立項管理制度25、；55）安全生產管理制度；56）安全教育和培訓管理制度；57）與以上制度文件管理內容和管轄范圍相同的制度文件。3、確定各部、辦、工廠、辦事處工作職責和部門負責人職責權限。有關部門副總裁/總經理/分管總監信息化部總裁1、確定分公司內部規定和部門工作計劃的文件；2、管轄范圍內的規定，包括：1）合同（項目）跟蹤管理制度；2）資料、圖書、報刊管理制度； 3）辦公用品管理制度；4）電話、傳真、移動電話管理制度；5）公司車輛管理制度；6）日常用煙、酒、茶及禮品管理制度；7）倉庫定量管理辦法；8）銷售資料管理制度；9）辦公室現場管理制度；10）倉庫管理制度；11）物資出入庫管理制度；12）產品過程檢驗管理制26、度；13）生產和檢驗設備管理制度；14）設備工裝管理制度；15）工藝驗證和檢查管理制度；16）與以上制度文件管理內容和管轄范圍相同的制度文件。3、確定基層管理人員和工作人員工作職責的制度文件；4、對分管范圍內工作做出要求的通知。有關部門部門領導信息化部副總裁/總經理/分管總監1、以部門名義下發的通知。有關部門有關部門附件2附件3制度文件會簽表會簽意見：文件名稱編制部門編制日期起草人：審核人：會簽人簽字附件4-1名 稱xxxxxXXXXX制度文件編號GD-XX-01-XXX修改狀態X主管單位XXX頁 碼第X頁 共X頁 一、目的二、適用范圍三、引用文件四、原則五、引用文件和術語解釋六、各部門職責七27、具體規定1、1）八、流程九、考核規定十、附則 1、本制度由XX部制定并負責解釋。 2、本制度由XX審批、下發。 3、本制度下發之日起執行，原XXXX制度同時作廢。 4、本制度報XX，抄XX，發XX。十一、附件附件1：XX表編制： 審核： 批準：XXXX集團有限公司 年 月 日發布附件4-2XX表XXX-附表1編制： 審核： 批準：附件5XX XXXX第X號 關于XXXXX的通報（決議）根據 ，經 決議， 。 xxxxx XXXX年XX月XX日 編制： 審核： 批準：報XX，抄XX，發XX。附件6關于XXXX的方案（計劃）XXX字XXXX年XX號 一、目的二、原則三、時間四、組織領導五、具體內28、容六、責任分工序號項目內容項目要求責任人完成時間驗收人備注七、考核（明確總考核人）八、附則九、附件 xxxxx XXXX年XX月XX日 編制： 審核： 批準：報XX，抄XX，發XX。附件7關于XXXX的通知（通告、通報）TZXXXXXXXXXX號XXXX：為 ，根據 ，經 研究決定， 。 特此通知（通告、通報）。 XXXX集團有限公司 XXXX年XX月XX日 編制： 審核： 批準：報XX，抄XX，發XX。附件8XXXX集團有限公司XXXX會議會 議 紀 要（XXXX年第XX次）XXXX年XX月XX日 簽批：會議時間：會議地點：參加人員：列席人員：缺席人員：主 持 人：記 錄：會議紀要： 附：會議決議項報XX，抄XX，發XX。附件9-1xxxxx關于XXX的函XX函【XXXX年】XX號XXXX： 特此函達，請回復！ 順頌商祺！ xxxxx XXXX年XX月XX日 附件9-2xxxxx關于XXX的復函XX函【XXXX年】XX號XXXX：貴方有關XXXX的來函知悉，特函告如下： 此復。 xxxxx XXXX年XX月XX日 附件10：關于XXXX的申請XXXX: 以上妥否，請批示。 XXXX集團有限公司 XXXX年XX月XX日 附件11：證明信XXXX：茲證明XXX同志（身份證號碼:XXXXXXXXXX）。 特此證明。XXXX集團有限公司（公章） XXXX年XX月XX日