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1、食品有限公司報銷及付款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 報銷及付款流程規范填寫費用報銷單，下面附上原始憑證：發票、入庫單、采購申請單、詢價單等,發票與收據分開填寫報銷單；規范填寫付款申請單，下面附上發票、入庫單或對帳單、異常單及扣款說明等。報銷人（付款申請人） 對報銷人的報銷事實負責，對多報、重報和其他舞弊行為負連帶責任部 門 經 理根據公司的報銷制度、預算管理制度對報銷單據、付款申請單進行審核，對它的合法性、合規性、合理性進行審核，復核報銷單與原始單據的金額是否相符，復核付款金額是否準確會 計財 務 經 理2、復核會計在審核過程中對公司的制度的執行情況，協調報銷及付款業務過程中出現的糾紛財 務 總 監審批、審核超越財務經理審批權限的費用及付款事項審批、審核超越財務總監審批權限的費用報銷及付款事項總 經 理最終審批董事長費用報銷及付款細則一、 快遞費報銷1. 快遞申請，目的地為國外的快遞,申請人須填寫國際快遞申請表，由部門負責人審核后，再填寫快遞公司的快遞單，然后把國際快遞申請表、快遞單和需快遞的物品交前臺。2. 快遞經辦，公司所有的快遞工作由行政部前臺文員統一辦理，前臺文員參照公司合格供應商名錄指定的快遞公司進行快遞，并認真填寫快遞登記明細表,每周五把快遞登記明細表打印出來報財務總監、總經理和董事長3、。3. 報銷審核，前臺文員進行零星快遞費報銷時，需填寫費用報銷單，注明申請快遞的部門，附上快遞費發票或收據，發票后面附上快遞單發件人聯原件。部門經理簽字審核，并對審核結果負責。4. 月結付款，采用月結付款方式的快遞公司，付款前須與我公司對帳，無誤后才能辦理付款，填寫付款單，附上發票、對帳單及本月的快遞登記明細表，付款手續由前臺文員辦理，部門經理要簽字審核，并對審核結果負責。5. 到付約定，快遞給供應商的樣品或其他物品,盡可能的采用到付方式結算。6. 其它，公司與工廠間的物品盡量不要快遞，必須優先考慮使用公司往來車輛進行捎帶,在無車輛往來且又時間緊急的情況下可以使用快遞。二、 差旅費報銷1標準項4、目員工級主管級經理級副總級總經理級交通工具其中：火車硬座硬座硬臥硬臥軟臥 輪船四等艙四等艙三等艙二等艙頭等艙 飛機經濟艙頭等艙 汽車豪華冷巴豪華冷巴豪華冷巴豪華冷巴豪華冷巴市內交通費實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷的士費30元/天50元/天實報實銷實報實銷通訊費實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷住宿費沿海、省會城市100/天120/天180/天260/天實報實銷內地非省會市80/天100/天140/天180/天實報實銷伙食補助沿海、省會城市45/天60/天90/天120/天實報實銷內地非省會市35/天45/天75/天100/天實報實銷 2相關說明：沿海、省會城市指：各省的省會城市5、，廣東（東莞、佛山、中山、汕頭、惠州、珠海）、浙江（溫州、臺州、紹興）、福建（廈門）、海南、上海、江蘇（蘇州）、北京、天津、遼寧（大連）、山東（青島）、重慶。 市內交通費指出差期乘坐公交車所發生的費用，報銷時在車票背面寫上時間和起止地點、事由。 的士費的車票背面寫上時間和起止地點、事由、證明人簽字，員工級人員如遇緊急情況需要打的士的，必須請示其經理同意后才可打的，回來后經理須在票據背面簽名證明。 通訊費指出差期間使用公用電話所發生的費用（不含手機話費），報銷必須取得合法票據，票據背面注明時間、事由、通話對象。 所有差旅費報銷必須取得相關的票據，沒有票據原則上不予報銷。 參加各類培訓，且培訓期間6、培訓單位安排食宿的，統一遵照會議和培訓通知，報銷會務費。不得另行報銷市內交通費、的士費、住宿費和伙食補助。 在XX市范圍之內，因公不能在就餐時間（12：30）返回公司的，可按每人每餐15元標準報銷誤餐費，附上相關餐票，餐票背面注明時間和事由。 出差途中遇到國家法定節假日，按公司的輪休、換休制度處理，不予計算加班工資。三、 業務招待費報銷 業務招待費開支前必須填寫業務招待審批單，外銷部所有業務招待費用由外銷部負責人批準，其它部門的招待費須由董事長批準，各部門經理在進行業務招待費申請時一定要參照本部門的預算。 招待費發票背面需注明時間、事由，證明人簽字。進行報帳時一定要附上業務招待審批單，否則財務7、部不得報銷。四、 辦公用品及其他采購報銷 辦公用品的采購統一由人事行政部執行。各部門每月定期把采購申請交到人事行政部。 報銷時必須附上采購申請單、發票及購貨清單，驗收手續齊全，使用人領用時在對應物品清單上簽收，以便財務部進行費用按部門歸集。 零星材料采購和工具采購，必須附上采購申請單；非定點供應商處購買的，須如實填寫詢價單；報銷時必須附上采購申請單和詢價單，發票及購貨清單，驗收手續齊全，使用人領用時在對應物品清單上簽收，以便財務部進行費用按部門歸集。否則，財務部不得報銷。 名片和噴繪等涉及到平面設計方面的采購事項，可由設計部具體執行。五、 運費及報關費用 國內、國際貨物運輸統一由物流部辦理，其8、他部門不得擅自辦理。 物流部在公司合格供應商名錄中擇優進行合作，不得擅自更改供應商與其合作。 申請支付運費和報關費用時，須填寫付款審批單，附上發票、對帳單，對帳單必須準確無誤，特別是合同號碼要一一列清，各項費用不得超過行業標準，如有異常，須文字注明，物流部負責人要簽字審核，并對審核結果負責。六、 原材料貨款支付 原材料采購指定采購部進行，采購人員在公司合格供應商名錄中擇優進行采購，采購人員不得擅自更改供應商與其合作。 每次下采購訂單,事前須由采購部負責人審核，再交財務部復核并備查。 申請支付貨款時，經辦人須填寫付款審批單，附上入庫單或對帳單、發票、異常單及扣款說明，采購部負責人審核，工廠財務負9、責人審核，財務經理審核，財務總監審核，董事長審批。沒有董事長的審批，財務出納人員不得擅自付款。 董事長出國或出差期間,他的審批權由其授權代理人行使。七、 外購成品及半成品貨款支付 成品及半成品外購需結合實際情況，可由業務部門或采購部門辦理。 采購前須進行三家比價,填寫完整的詢價單，由部門負責人審核后，交財務部復核并備查，董事長審批后方可采購。申請支付貨款時，經辦人須填寫付款審批單，附上入庫單、發票,異常單及扣款說明，部門負責人審核，工廠財務負責人審核，財務經理審核，財務總監審核，董事長審批。 董事長出國或出差期間,他的審批權由其授權代理人行使。八、 借款1 堅持“前款不清，后款不借”的基本原則10、。2 原則上“非業務需要不得借款，個人開支不得借款”。3 借款人因工作需要確要借款，先填寫借款申請單，注明詳細用途，部門經理審核，財務經理審核，財務總監或董事長審批。4 工作完成后三天內，必須填寫報銷單，進行借款沖銷。逾期不還的，月底財務部可以不需通知其本人，直接從其工資中扣除。如有特殊情況，經財務總監批準后可以不從當月工資扣除，如果繼續跨月，每月都須財務總監批準。九、報銷時間： 業務發生后一個星期內必須報帳，且不得跨月，逾期不予報銷。 報銷及付款時間為：每周星期二和星期五。十、工廠報銷及付款 也參照本制度，流程不變，在審批權限方面作如下規定：單筆報銷或付款金額在5000元及以下的由工廠總經理11、批準，工廠出納人員每周將報銷或付款明細報送總部董事長閱示；超過5000元的須報總部董事長批準。十一、本制度自20XX年12月1日起開始施行。 XX市XXX食品有限公司 20XX-11-1XX市XXX食品有限公司業務招待審批單 年 月 日 部門接待人姓名擬接待金額被接待人資料（姓名： ）單位職位到訪事由部門經理董事長XX市XXX食品有限公司業務招待審批單 年 月 日 部門接待人姓名擬接待金額被接待人資料（姓名： ）單位職位到訪事由部門經理董事長 XX市XXX食品有限公司 采購申請單 年 月 日 預算類別預算內 預算外 物品類別辦公用品 生產設備 其它品名及規格數量單價金額用 途部門負責人財務經理12、財務總監董事長經辦人：（注：預算內采購由財務總監批準，預算外須由董事長批準。材料及成品半成品采購不需填寫此表） XX市XXX食品有限公司 采 購 詢 價 單 年 月 日 物品名稱及規格供應商及報價備 注價格價格價格發票種類發票種類發票種類聯系電話聯系電話聯系電話價格價格價格發票種類發票種類發票種類聯系電話聯系電話聯系電話價格價格價格發票種類發票種類發票種類聯系電話聯系電話聯系電話價格價格價格發票種類發票種類發票種類聯系電話聯系電話聯系電話價格價格價格發票種類發票種類發票種類聯系電話聯系電話聯系電話 詢價人： XX市XXX食品有限公司 國際快遞申請表 年 月 日 部門名稱及經辦人收件公司及收件人姓名物品名稱及重量用 途部門負責人審核意見 XX市XXX食品有限公司 國際快遞申請表 年 月 日 部門名稱及經辦人收件公司及收件人姓名物品名稱及重量用 途部門負責人審核意見