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1、投資有限公司檔案歸檔利用管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx投資有限公司 檔案管理辦法（試行）第一條、為規范XX有限公司檔案管理，提高檔案管理水 平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益, 防止重要文件、資源的遺失，結合公司實際情況，特制訂本 制度。第二條、公司檔案由綜合管理部負責，設置檔案保管柜 （庫）及檔案管理員，工作調動時，須對檔案進行清點并制 作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等 信息。第三條、檔案管理員的具體職責（一）負責公司檔案和有關資料的收集、整理、分類、 鑒定、保管、統計等；（二）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重 大經濟2、活動和基建工程檔案的跟進；（三）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂;）負責檔案提供利用服務;（五）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第四條、檔案按照記述內容的不同劃分為文書檔案（行政管理、經營管理、生產技術管理檔案）、投資業務檔案（立 項、盡職調查、合同、項目儲備檔案）和專門檔案（會計、 人事檔案）；按照文件形式分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統 計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。第五條、歸檔時間和歸檔程序（-）公司各部門所產生的文書檔案，根據其重要程度 及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門零散文書 檔案采取各部門平時累積、每半年一次3、按照各類檔案的管理 要求進行整理、歸檔。（二）投資業務檔案由項目投資經理具體負責收集，隨 產生隨歸檔，并且做到一個基金、一個項目一套檔案，確保 檔案歸檔的及時性、完整性。（三）會計檔案在會計年度結束后，暫由財務部門保管 一年，一年后由財務管理部整理后統一向公司綜合管理部歸 檔。）人事檔案按照集團要求進行管理。（五）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。凡是能電 子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。（六）公司購買設備的有關產品說明書、作業指導書和 其他技術文件一周內移交綜合管理部歸檔。第六條、歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。（二）歸檔的文件、資料的密級、保管期限劃分須準確, 分類4、清楚、歸檔準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法 必須一致，并保持案卷之間的聯系。（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸 檔O第七條、檔案的利用檔案管理員編制檔案目錄，根據各類檔案的特點建立相 應的檔案數據庫，并進行計算機著錄工作。檔案管理員應熟 悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，做好檔案提 供利用工作。第八條、檔案管理員根據各類檔案管理要求確定檔案的 保管期限及檔案的價值。第九條、檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其 中長期為10年或以上，短期為3-5年。對公司有長遠利用 價值的檔案須永久保存。對公司在一定時期內有利用價值的 檔案分別為長期保存。第十條、檔案管理及使用5、人員要嚴格遵守公司保密工作 要求。第十一條、接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接 清單。第十二條、整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶 出辦公區。檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批 準手續。發現檔案丟失、損壞要及時報告。第十三條、因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫檔 案使用登記表，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件。 查閱重要檔案資料，需經檔案管理部門負責人簽字同意后查 閱。第十四條、原則上所有檔案原件均不可復印、不可借出。 復印檔案和借出檔案資料需由綜合管理部門負責人簽字同 意后復印、借出。借出檔案應及時歸還，并做好完整性審查。 借出的檔案資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導。第十五條、檔案管理人員要做好檔案保管柜、庫房的環 境、安全管理。第十六條、綜合管理部每年要進行檔案保存價值鑒定，對無保存價值和保管期滿不需繼續保存的檔案，應予以銷毀。第十七條、檔案銷毀時必須填寫檔案銷毀審批表， 實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀 人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行 銷毀。第十八條、本辦法規定與國家、集團規定不符的，以國 家、集團規定為準。xx投資有限公司xx年 月 日（附件:1. 文書檔案歸檔范圍及保管期限參考表2. 檔案使用登記表3. 檔案銷毀審批表）