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1、化工公司內(nèi)部會(huì)議召開管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 會(huì)議管理制度為提高工作實(shí)效，建立止常工作秩序，強(qiáng)化內(nèi)部管理，重視時(shí)間效應(yīng)，保障 公司會(huì)議均能產(chǎn)生預(yù)期的、較好的作用，特制定本制度。一、管理職責(zé)辦公室是公司會(huì)議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司組織召開的會(huì)議的會(huì)務(wù)工作和 公司行政會(huì)議的會(huì)議組織和會(huì)議管理。二、會(huì)議準(zhǔn)備1、會(huì)議計(jì)劃（1）所有會(huì)議召開前都應(yīng)有會(huì)議計(jì)劃，重要和大型會(huì)議應(yīng)制定書面計(jì)劃（或 方案）。（2）會(huì)議計(jì)劃原則上應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議召集人（或部門）、會(huì)議 組織、參會(huì)2、人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議H程、會(huì)議議程、會(huì)議資料清單、會(huì)議籌備工 作、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算等。（3）例行會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃在第一次會(huì)議確定后，原則上不再變化，如有變 化，由會(huì)議召集人（或處室）臨時(shí)通知。小型或非止式會(huì)議，以上內(nèi)容可簡(jiǎn)化, 由會(huì)議召集人（或處室）決定。（4）會(huì)議計(jì)劃（或方案）由處室或會(huì)議召集處室擬定后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo) （大型會(huì)議報(bào)董事長(zhǎng)）審批同意執(zhí)行。2、會(huì)議通知（1）會(huì)議召開前，辦公室或會(huì)議召集處室，應(yīng)提前通知參會(huì)人員，以便作 好參會(huì)準(zhǔn)備。（2）會(huì)議通知有口頭（直接或電話）和書面通知兩種方式，小型或非正式 會(huì)議可釆用口頭（直接或電話）通知；重要和大型會(huì)議則應(yīng)采取書面通知；例行 會(huì)議除第一次和有3、變動(dòng)時(shí)通知外，以后則不再通知。3、會(huì)議資料準(zhǔn)備（1）召開會(huì)議所需要的文件由召集會(huì)議處室擬制，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意。 如需下發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員，則由辦公室復(fù)印后，由會(huì)議召集處室或會(huì)務(wù)組發(fā)給每 個(gè)與會(huì)人員。（2）如需與會(huì)人員準(zhǔn)備發(fā)言材料或提供相關(guān)資料的，應(yīng)在會(huì)議通知時(shí)具體 說明。4、其他會(huì)務(wù)準(zhǔn)備除了以上準(zhǔn)備工作外，根據(jù)會(huì)議需要還應(yīng)做好以下會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，重要和大 型會(huì)議，應(yīng)成立臨時(shí)的會(huì)務(wù)組，并進(jìn)行分工，逐項(xiàng)落實(shí)。（1）會(huì)議地址的選定和會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置、會(huì)議設(shè)施的準(zhǔn)備。如會(huì)場(chǎng)內(nèi)的會(huì) 標(biāo)、橫幅、桌椅、座牌、燈光、音響、放映、錄音、鮮花、茶水等；如會(huì)場(chǎng)外的 彩旗、歡迎牌、指示牌等。（2）會(huì)議住宿的安排。（3）4、會(huì)議用品的準(zhǔn)備，包括會(huì)議禮品、會(huì)議證件（代表證、工作證、記者 證）等的準(zhǔn)備。（4）會(huì)議人員接送安排。（5）會(huì)議宣傳報(bào)道安排，包括會(huì)議錄像、照相、邀請(qǐng)新聞單位、采訪安排、 會(huì)議情況采寫、報(bào)道等。（6）會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，本著節(jié)約、開支留有余地的原則進(jìn)行預(yù)算。三、會(huì)間管理1、會(huì)前檢查開會(huì)前，尤其是重要和大型會(huì)議前，必須對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次全 面檢查。包括參會(huì)人員通知落實(shí)情況、會(huì)議資料準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外布置情況、 會(huì)議設(shè)施與用品準(zhǔn)備情況、會(huì)議錄像照相落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即采取補(bǔ)救 措施。2、會(huì)議簽到重要會(huì)議組織者(或處室)應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到冊(cè)，與會(huì)人員到會(huì)時(shí)應(yīng)簽到。3、會(huì)議紀(jì)律(1) 參加會(huì)議的5、人員不得遲到、早退、中途無故退席。因故不能參加會(huì)議， 必須提前向主持人請(qǐng)假。(2) 參加會(huì)議人員的手機(jī)開會(huì)時(shí)應(yīng)調(diào)為振動(dòng)，重要電話須接聽?wèi)?yīng)到會(huì)議室 外接聽，嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)大聲打電話。4、會(huì)議組織會(huì)議主持人應(yīng)把握好會(huì)議進(jìn)程，控制會(huì)議時(shí)間，維持會(huì)議秩序，提高會(huì)議效 率。5、會(huì)議記錄(1) 參加會(huì)議的人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，重要的會(huì)議，會(huì)務(wù)組應(yīng)為每位與會(huì) 者準(zhǔn)備好記錄本和筆。(2) 重要和大型會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議召集人安排專人作好會(huì)議記錄。(3) 會(huì)議記錄要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、記錄準(zhǔn)確，對(duì)會(huì)議的結(jié)論、意 見或決定事項(xiàng)，必須詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄。四、會(huì)后工作1、會(huì)議紀(jì)要根據(jù)會(huì)議情況需要發(fā)“會(huì)議紀(jì)要”或“決定”的，由6、會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì) 議記錄整理，擬寫“會(huì)議紀(jì)要”或“決定”，經(jīng)會(huì)議主持人審批簽發(fā)。2、會(huì)議的落實(shí)（1）參加會(huì)議的人員，負(fù)責(zé)會(huì)議精神的傳達(dá)與貫徹。（2）有會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行傳達(dá)和貫徹。（3）對(duì)于會(huì)議決定、決議和的領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上做出的指令，企管處要及時(shí)進(jìn)行 督辦，并將結(jié)果及時(shí)準(zhǔn)確地向公司領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議主持人反饋。3、會(huì)議宣傳報(bào)道（1）對(duì)重要和大型會(huì)議應(yīng)安排錄像和照相、錄咅，記錄會(huì)議的全過程。（2）對(duì)外有宣傳意義的會(huì)議，應(yīng)邀請(qǐng)新聞?dòng)浾邊⒓樱⑾蚱涮峁┫嚓P(guān)資料， 會(huì)后由記者撰搞在相關(guān)媒體上進(jìn)行宣傳報(bào)道。4、會(huì)議總結(jié)（1）會(huì)議完畢，應(yīng)有專人對(duì)會(huì)議的所有資料進(jìn)行搜集、整理并歸檔。會(huì)議 資料包括：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議計(jì)劃（方案）、會(huì)議通知、發(fā)言稿、會(huì)議文件、會(huì)議 記錄、會(huì)議紀(jì)要（決定）、會(huì)務(wù)費(fèi)用清單等。（2）重要和大型會(huì)議，會(huì)后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)、分析得失，不斷提高會(huì)議質(zhì)量和會(huì)議的組織水平。