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1、重慶華宇實業有限公司公司內部管理文件文件編號：版 本：文件名稱：公司內部會議管理制度生效日期：編 制：審 核批 準：一、目的 對各項會議的流程進行規范，提高公司會議的辦事效率和有效性。 二、會議的分類 公司例會、專題會議、臨時會議等。三、定義 3.1例會 ：也稱為例行會議，指定期召開的會議，在我公司內部包括：周例會、質量例會等。3.2 專題會議 即為解決專項問題所需要開的會，此會的召開會另行通知。 3.3臨時會議 臨時會議是為解決突發事件或需要及時解決的問題所要召開的會，生產中的臨時會議也可能在現場及時召開。 四、職責 4.1總經辦：負責公司例會的組織、記錄、公司周工作計劃的編制、下發、跟蹤落2、實、考核以及公司級專題會議和臨時性會議組織。4.2 總經理或指定代理人：負責公司例會的主持，確定公司周工作計劃。4.3 質量部部長：負責公司質量例會的組織、主持、記錄和現場質量快速反應會議的主持。4.4 各部門部長：參與例會并準備相關的會議資料、提報本部門需要提請解決問題，并落實各項例會的會議任務。4.5 各副總：參與公司例會、對公司各項工作進行安排，執行公司例會的各項任務。五、會議召開運行程序 5.1.會議召開流程會議的流程一般分如下五個階段： 會議通知會議準備會議召開會議紀要的發放與跟蹤效果獎罰 。5.2. 公司例會的召開流程流程責任人作業描述相關表單會議通知知A總經辦主任5.2.1 會議3、通知5.2.1.1.公司例會為公司的例行會議，會議時間：每周一下午2:30分。5.2.1.2會議地點：公司會議室（二樓）。5.2.1.3會議參加人：總經理、副總經理、部門經理。5.2.1.4 會議主持人：總經理或指定代理人。流程責任人作業描述相關表單A會議準備知會議簽到知各部工作匯報知討論和獎懲知B工作安排、下周公司工作計劃各部部長總經辦主任會與人員與會人員副總經理總經理與會人員總經辦主任副總主持人5.2.1.5 會議記錄：總經辦5.2.1.5 會議通知：正常情況下不需要單獨通知，但在例會取消地點/時間變更或其他異常情況下總經辦主任需要提前通知。5.2.2 會議準備5.2.2.1 各部部長在開4、會前，負責準備工作周報，工作周報應包含上周工作總結、下周工作計劃、臨時性工作完成情況、延誤事項工作說明、需要領導或其他部門配合事項幾個方面的內容。各部門的工作匯報的電子文檔應在開會前送交總經辦。5.2.2.2 總經辦負責會議準備，如會議簽到表、投影儀、白板筆、電腦等。5.2.3 會議簽到5.2.3.1會議開始前，各與會人員在會議簽到表上簽名，并注明與會時間。5.2.3.2 對于確因有事不能參加會議的人員，應在開會前與會議主持人請假并派職務代理人參加會議。5.2.4 各部工作匯報會議開始后，公司各部門按照工作周報格式進行工作匯報，并依次按銷售部、技術部、生產部、采購部、物流部、質量部、設備部、財5、務部、總經辦的順序進行。在某一部門匯報后，公司副總或總經理對匯報內容進行提問和質疑，匯報人應及時進行答辯。5.2.5 討論和獎懲5.2.6.1與會人員對各部門提出的問題進行討論，并對延誤事項進行獎懲。5.2.6.2 總經辦對上周公司工作計劃各項人員的完成情況進行通報，并提交例會對沒有及時完成工作事項的予以獎懲。5.2.6 工作安排和下周公司工作計劃5.2.6.1 各副總根據分管業務范圍，對下周相關工作予以安排。5.2.6.2 主持人根據上周工作完成情工作周報會議簽到表公司周工作計劃流程責任人作業描述相關表單B下發會議紀要和公司周工作計劃跟蹤落實考核總經辦總經辦況，以及各副總的工作安排，進行總結6、，并提出下周公司工作計劃。5.2.7 下發會議紀要和公司周工作計劃會議結束后，總經辦負責編制會議紀要、整理公司周工作計劃并下發（可以通過郵件方式發放），并在公司宣傳欄展示公司工作計劃，以讓全員均能了解公司重點工作的內容并積極參與。5.2.8 跟蹤落實 總經辦負責對公司工作計劃的執行情況進行跟蹤驗證，并將跟蹤結果提報下次工作計劃。5.2.9 總經辦負責按照6.5要求對會議的執行情況進行考核。公司周工作計劃5.3 現場出現質量問題快速反應會議5.3.1目的 規范和建立對現場質量問題快速反應的邏輯思維模式，轉變管理層和服務人員參與解決問題的思想方法和態度,避免只說不做、只想不干、理論脫離現實的現象，7、做到管理層能夠深入現場、找到問題根本原因、并進行改善，從源頭上遏制質量問題再發現象，打造一次犯錯永不再犯的良性循環平臺。5.3.2、范圍生產現場發生的所有質量問題的處理、對策和固化。5.3.3 職責序號責任人工作職責備注1操作工發現問題2檢驗員1）上報現場發現問題，通知相關人員；2）參與現場快速反應小組；3）現場改進效果跟蹤；3質量部部長1)主持現場快速反應小組工作；2）更新車間現場管理看板；3）提報日清表和任務分配表；4）參與車間快速反應小組；5）執行有關措施； 4主管工程師1）參與現場快速反應小組；2）參與車間級快速反應小組；3）有效的整改措施進行提煉，形成書面的工藝文件或工藝標準；5車間8、主任1）參與現場快速反應會議；2）執行相關措施。5.3.4 運作流程運作流程責任人流程說明模版/表單發現問題成立小組原因分析、對策原因分析、對策效果推廣改進效果驗證A操作工檢驗員質量部長質量部長小組人員檢驗員車間主任檢驗員主管工程師5.3.4.1 問題發現操作工在自檢和互檢發現本工序或上一個工序出現了質量問題時立即需要停線時應立即檢驗員和班組長。生產線檢驗員負責將過程檢驗中發現問題上報質量部長、主管工程師、車間主任等人員，屬于外購件問題應及時通知采購部長。5.3.4.2 成立小組質量問題發生后，被通知人員（或指定人員）必須保證在接到通知后15分鐘內到達發生質量問題的現場，并以質量部長為小組長，9、成立現場快速反應會議小組。5.3.4.3原因分析、對策在質量部長的主持下,小組人員對質量問題進行原因分析、試驗和驗證，并針對存在問題當場拿出解決措施執行,措施實施后，小組成員負責對實施效果進行評價，當現場生產產品連續20件沒有異常后，生產轉入正常生產狀態。如果在1小時內無法找到質量問題原因或制定出的措施實施無效果或當場無法拿出整改措施，小組成員應該：（1）及時通知生產車間更換產品加工；（2）將質量信息及時上報公司總經理，并提交當日公司快速反應會議進行處理；5.3.4.4 改進效果驗證檢驗員負責對采取措施后產品加倍進行抽查，并將上述處理結果登記在生產現場異常質量問題登記表上，并將此信息填寫在車間10、看板上；5.3.4.5效果推廣根據有效措施的實施情況，由車間主任或檢驗員在第二天晨會現場培訓操作工。5.3.4.6 標準固化現場問題解決后，主管工程師對有效的整改措施進行提煉，形成書面的工藝文件或工藝標準，并依據公司的相關規定，替代生產現場異常質量問題登記表運作流程責任人流程說明模版/表單A考核激勵質量部原有的工藝文件或工藝標準。質量部長匯總當日各班組的現場問題處理信息，填寫生產現場異常質量問題登記表上并報公司快速反應會議5.3.4.7考核激勵質量部負責對上述過程進行監督，并按照6.5規定對不按照要求執行人員進行考核。生產現場異常質量問題登記表5.4 公司質量例會(公司快速反應例會)流程責任人11、作業描述相關表單會議通知知會議準備知A質量部部長主管主管銷售部部長5.4.1 會議通知5.4.1.1.公司質量例會為公司的例行會議，會議時間：每周一周五下午3:30分。5.4.1.2會議地點：公司會議室（二樓）。5.4.1.3會議參加人：副總經理、部門部長（除財務、總經辦外）。5.4.1.4 會議主持人：質量部長5.4.1.5 會議記錄：質量部5.4.1.5 會議通知：正常情況下不需要單獨通知，但在例會取消地點/時間變更或其他異常情況下質量部長需要提前通知。5.4.2 會議準備5.42.1 質量部負責過程的主管負責提報生產現場異常質量問題登記表。5.4.2.2質量部負責進貨檢驗的主管負責提報進12、貨檢驗異常質量問題統計表。5.4.2.3 銷售部部長負責提報客戶投訴信息。5.4.2.4相關責任人在開會前，將提報內容以電子文檔形式提交質量部。5.4.2.5 質量部負責會議準備，如會議簽到表、投影儀、白板筆、電腦等。5.4.3 會議簽到5.4.3.1會議開始前，各與會人員在會議簽到表上簽名，并注明與會時間。流程責任人作業描述相關表單A會議簽到知會議進行獎懲下發會議紀要、跟蹤落實討論和獎懲知考核激勵與會人員各部部長會與人員與會人員副總主持人5.4.3.2 對于確因有事不能參加會議的人員，應在開會前與會議主持人請假并派職務代理人參加會議。5.4.4 會議進行會議開始后，按照客戶投訴、內部生產線問13、題提報、外購件質量問題提報順序進行，對于已經完成的問題會議不再討論，對于沒有完成的問題，會議應該針對存在問題進行原因分析、并進行職責分工，并將改進要求填寫在改進計劃表上。注：一個問題應該填寫一張表。5.4.5獎懲5.4.5.1與會人員對各部門提出問題進行討論，并對責任部門和人員進行獎懲。5.4.5.2 質量部部長對上次改進計劃各項人員的完成情況進行通報，并提交例會對沒有及時完成工作事項的予以獎懲。5.4.6 下發會議紀要、跟蹤落實5.4.6.1會議結束后，質量部負責編制會議紀要、整理公司改進計劃并下發（可以通過郵件方式發放）至相關部門和人員。5.4.6.2質量部負責對改進計劃的執行情況進行跟蹤14、驗證，并將跟蹤結果提報下次質量例會。5.4.7 考核激勵按照5.3.4.7執行。改進計劃會議簽到表會議紀要改進計劃5.5 專題會議和臨時性會議5.5.1會議通知：由組織部門/或業務主導部門負責。5.5.2會議主持：會議組織部門5.5.3會議記錄：會議組織部門5.5.4記錄發放:相關與會人員5.5.5跟蹤落實：會議組織部門5.5.5 獎懲：會議組織部門按照6.5考核后提交績效考核部門。六.會議紀律6.1 目的 通過規范公司會議紀律，提高會議的嚴肅性，有效性。6.2 適用范圍公司各類會議。6.3 職責6.3.1 會議主持部門：對違反紀律現象予以記錄和考核。6.3.2 會議主持人：對違反會議紀律問題15、進行警示和提醒。6.3.3 與會人員：嚴格遵守公司會議紀律。6.4 會議紀律要求6.5.1 與會人員應及時參加公司的各類會議，不得遲到、早退、曠會，當確有事不能參加的應提前向會議主持人請假并委派職務代理人參加。6.5.2 會議有資料準備要求的，與會人應提前按照要求準備資料，確保會議及時有效進行。6.5.3 開會期間，不得將手機調整至響鈴狀態，有電話應離開現場到會議之外場所接聽。6.5.4會議期間不得交頭接耳。6.5.5會議期間相互尊重，不得出現爭吵、打罵等嚴重影響公司影響事項。6.5.6會議記錄人員應在開會后0.5個工作日內下發會議要求的文件。6.5.7當會議有調整時，應及時進行通知。6.5.16、8對于會議決策的任務應及時進行完成。6.5.9會議決策事項的跟蹤責任人應及時對會議的措施執行情況進行跟蹤和驗證。6.5.10 會議考核部門應嚴格按照相關規定對責任人進行考核，不得徇私舞弊。6.5 會議制度考核標準條款號考核項目考核標準備注6.5.1會議準備不按照會議制度要求準備資料的一次扣10元。二次翻倍6.5.2會議變更后，沒有及時通知相關人員，導致相關人員抱怨的一次扣2元6.5.3會議準備不充分，導致會議停止或無法進行的一次扣5元6.5.4出席會議曠會一次扣10元6.5.5開會遲到的一次扣2元6.5.6開會無故早退的一次扣10元6.5.6開會請假后沒有安排職務代理人參加的一次扣5元條款號考17、核項目考核標準備注6.5.7會議期間開會手機響鈴的一次扣1元二次以上加倍6.5.8開會期間吵架的或謾罵他人的扣50元6.5.9開會期間言行過激，導致會議氣氛緊張的扣50元6.5.10開會期間打架的，扣100元6.5.11會議紀要不及時下發會議紀要或相關會議文件的一次扣5元6.5.12會議執行謾罵或對會議跟蹤人員刁難的一次扣50元6.5.13沒能在規定期限完成會議要求措施的一項一次扣10元6.5.14拒不執行會議措施的一次扣50元6.5.15考核考核人員徇私舞弊的一次扣20元6.5.16不按照標準進行考核的一次扣20元注：以上所有考核均納入公司績效考核體系。7 相關文件8.相關表單8.1 工作周報 8.2 會議簽到表8.3 公司-周工作計劃 8.4 會議紀要8.5生產現場異常質量問題登記表 8.6 改進計劃