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1、石油化工公司成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標1 經(jīng)營目標1.1 獲取最佳利潤。1.2提高客戶滿意度，擴大市場份額。1.3保證資產(chǎn)安全，降低貨款回籠風(fēng)險。2 財務(wù)目標2.1 核算規(guī)范，確保銷售收入及應(yīng)收賬款真實、準確、完整。3 合規(guī)目標3.1銷售合同符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險1經(jīng)營風(fēng)險1.1隨意降價導(dǎo)致收入減少。1.2未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當，導(dǎo)致壞賬或貨款不能及時回籠。1.3擅自提價導(dǎo)致市場份額喪失。1.4客戶不2、滿意導(dǎo)致市場份額下降。1.5營銷監(jiān)控不力導(dǎo)致效益流失。1.6油品出庫未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當，導(dǎo)致資產(chǎn)損失。1.7 未經(jīng)審核，變更銷售合同示范文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。2財務(wù)風(fēng)險2.1 銷售收入不能準確、真實和完整記錄。2.2多記或少記應(yīng)收賬款。2.3貨款回籠誤入賬戶。3合規(guī)風(fēng)險3.1未執(zhí)行國家有關(guān)政策、法律、法規(guī)，導(dǎo)致商業(yè)糾紛和受到處罰。3.2 銷售合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 市場細分1.1 各級分公司組織專門人員對區(qū)域市場進行調(diào)查，了解、分析當?shù)厥袌龅南M規(guī)模、客戶分布和競爭狀況。根據(jù)競爭態(tài)勢和消費特點，細分目標市3、場，制定相應(yīng)的市場策略和營銷措施。依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對象設(shè)立直銷經(jīng)理/分銷經(jīng)理，負責(zé)開拓和維護區(qū)域內(nèi)成品油的直銷/分銷業(yè)務(wù)。2 確定銷售目標2.1 各級分公司營銷部門根據(jù)上級下達的月度銷售計劃，結(jié)合市場規(guī)模、前期客戶購油情況以及后期資源、價格走勢分析，制定月度銷售計劃，報同級分公司分管副經(jīng)理批準后，分解落實并下達到各直銷/分銷經(jīng)理。3 銷售及客戶管理3.1 直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶檔案更新表，報部門負責(zé)人。商業(yè)客戶中心負責(zé)人安排專人負責(zé)檔案維護，及時對區(qū)域市場客戶檔案進行調(diào)整、充實和更新，至少每季編寫市場消費、競爭分析報告，報分管副經(jīng)理。【ERP4、】直銷/分銷經(jīng)理根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，由分公司經(jīng)營管理部門負責(zé)人審核確認后，由主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定在ERP系統(tǒng)中維護客戶主數(shù)據(jù)。4 信用核定和控制4.1 各省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長）負責(zé)制定相應(yīng)的信用政策和信用總體規(guī)模，對營銷部門和客戶進行分類管理，設(shè)定不同層次營銷部門和客戶的信用額度，并明確相應(yīng)的管理權(quán)限和相關(guān)責(zé)任。地市公司根據(jù)客戶資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬定客戶具體信用額度和時限，按規(guī)定權(quán)限審批。4.2 地市公司根據(jù)客戶的資金、購買、信用等狀況，至少每半年對客戶進行資信評估，建立客戶信用動態(tài)檔案或在客戶檔案中維護信用5、資料。【ERP】根據(jù)需求填寫客戶信用主數(shù)據(jù)申請表，按規(guī)定程序批準后，由財務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中維護。4.3 直銷/分銷經(jīng)理在確定的客戶具體信用額度內(nèi)，按照經(jīng)法律事務(wù)部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經(jīng)營銷部門和財務(wù)部門負責(zé)人審核后，由合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與客戶簽訂銷售合同。 對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務(wù)部門（崗位）審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務(wù)部審核。4.4 各級分公司經(jīng)理班子與營銷部門負責(zé)人每年要簽訂貨款回籠責(zé)任書；營銷部門負責(zé)人與直銷/分銷經(jīng)理簽訂貨款回籠責(zé)任書（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財務(wù)部門及時反饋客戶欠款情況，定期報相關(guān)部門和分管副經(jīng)理，督促貨款回籠。6、5 制定價格策略5.1 各省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）價格領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長）結(jié)合市場情況，按照規(guī)定價格制定直銷/分銷的最低限價和浮動權(quán)限。【ERP】財務(wù)部門根據(jù)價格文件，在ERP系統(tǒng)中維護銷售價格主數(shù)據(jù)。5.2 地市公司在省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）規(guī)定的最低限價以上，結(jié)合當?shù)貙嶋H，制定具體的銷售價格。低于最低限價銷售的，須由地市公司分管副經(jīng)理審核后，上報省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）按規(guī)定的浮動權(quán)限審批。6 開票與收款6.1 現(xiàn)款銷售：【非ERP】各級分公司營業(yè)部門收款人員根據(jù)客戶付款開具發(fā)票或收款憑證，由不相容崗位人員復(fù)核無誤后開具提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。 【ERP】7、各級分公司營業(yè)部門根據(jù)客戶需求和收款憑證，在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。由不相容崗位人員復(fù)核無誤后開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。6.2 信用銷售: 【非ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，各級分公司直銷/分銷經(jīng)理填寫信用銷售審批單據(jù), 經(jīng)營銷部門負責(zé)人簽字后，附開票通知單據(jù)交營業(yè)部門開票。收款人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的額度，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）；超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序。 【ERP】 根據(jù)簽訂的銷售合同，由營銷部門開票人員在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。各級分公司直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)填寫信用銷售審批單據(jù), 經(jīng)營銷部門負責(zé)人簽字批準后，附開8、票通知單據(jù)交營銷部門開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由財務(wù)部門信用主數(shù)據(jù)維護員在系統(tǒng)中一次性釋放凍結(jié)的訂單。6.3 代保管業(yè)務(wù)：開具發(fā)票的客戶，應(yīng)在開票之日15天內(nèi)提貨。各級營銷部門對于逾期未提的油品根據(jù)合同中關(guān)于代保管的條款轉(zhuǎn)入代保管賬內(nèi)，并根據(jù)政府規(guī)定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代保管費，報分管副經(jīng)理批準后執(zhí)行。倉儲部門會同營銷部門至少每半年檢查一次客戶代保管情況。6.4 【非ERP】各級分公司營銷部門每日對銷售開單情況進行匯總，復(fù)核無誤后填寫收款記錄，報財務(wù)部門。 【ERP】 各級分公司營銷部門每日應(yīng)對銷售9、開單情況、收款記錄進行核對，銷售發(fā)票、收款票據(jù)隨同ERP系統(tǒng)銷售日報表一并報財務(wù)部門；檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單；核對校驗自有庫存轉(zhuǎn)出數(shù)量與代保管轉(zhuǎn)入數(shù)量一致。6.5 合資和專項銷售：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的月度合資、專項計劃，按規(guī)定的付款方式和規(guī)定的價格進行結(jié)算。按規(guī)定“先款后貨”的專項銷售，業(yè)務(wù)部門根據(jù)財務(wù)部門提供收款記錄下達專項油發(fā)貨通知單；按規(guī)定“先貨后款”的合資和專項銷售，經(jīng)部門負責(zé)人在規(guī)定額度內(nèi)批準后下達合資和專項油發(fā)貨通知單。 7 油庫發(fā)貨7.1 需配送的業(yè)務(wù)由直銷/分銷經(jīng)理填寫運輸申請單報物流部門，由調(diào)度人員根據(jù)調(diào)運單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交營銷部10、門匯總。7.2 【非ERP】油庫發(fā)貨人員根據(jù)各級分公司營銷部門開具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存。 【ERP】油庫驗單人員接到客戶提單時,應(yīng)查詢ERP系統(tǒng)提單信息并核對驗證提單內(nèi)容相符后,按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。7.3 罐裝油品前，發(fā)貨人員應(yīng)檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫油品質(zhì)量。油庫發(fā)油以油庫計量表發(fā)貨量為準，確保實發(fā)數(shù)與應(yīng)提數(shù)量一致。數(shù)質(zhì)量部門至少每半年檢查油庫發(fā)貨計量的精確度。7.4 【非ERP】對于一次不能提完的油品，油庫為客戶建立代保管臺賬，并將剩余油品轉(zhuǎn)入客戶代保管賬11、。按照規(guī)定開展油庫代保管業(yè)務(wù)的，應(yīng)根據(jù)客戶需求開具分提貨通知單。 【ERP】對于一次不能提完的油品，油庫按規(guī)定收回原代保管提單，打印剩余數(shù)量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據(jù)。7.5 【非ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報表和代保管臺賬，報油庫記賬人員稽核。 【ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量進行核對。7.6 油庫記賬人員復(fù)核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)規(guī)定范圍內(nèi)的差異及時查找原因并進行調(diào)整，超出規(guī)定范圍的應(yīng)及時上報油庫負責(zé)人。7.7 銷售大區(qū)分公司駐廠辦事處按照下達的發(fā)貨通知12、單均衡發(fā)貨供應(yīng)給合資公司和專項用戶。不能超計劃或無計劃供應(yīng)。8 財務(wù)記賬8.1 【非ERP】各級分公司財務(wù)部門每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，登入相應(yīng)的會計科目進行賬務(wù)處理，并經(jīng)不相容崗位稽核。 【ERP】各級分公司財務(wù)部門每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，并與ERP系統(tǒng)集成的銷售會計憑證進行核對。8.2 各級分公司財務(wù)部門核對應(yīng)收賬款和預(yù)收款，參見7.1應(yīng)收款項管理業(yè)務(wù)流程控制點3.2和3.3，并將對賬結(jié)果通報相關(guān)部門。9 油品盤點9.1 油庫、營銷、財務(wù)等部門每月末應(yīng)進行盤點，參見7.2存貨管理業(yè)務(wù)流程控制點5.1。10 分析與考核10.1 各級分公司每月進行經(jīng)營活動分析，掌握市場和客戶動態(tài)，總結(jié)直銷和分銷工作的得失，提出有針對性的營銷策略，改進和完善客戶服務(wù)的流程。績效考核部門依據(jù)公司考核辦法，對營銷部門進行考核獎懲。 -