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1、石油化工公司成品油采購業(yè)務(wù)流程管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 成品油采購業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1經(jīng)營目標(biāo)1.1保證適當(dāng)?shù)膸齑妫瑵M足市場需求。1.2尋求合理采購價(jià)格，降低采購成本。1.3保證采購的數(shù)量和質(zhì)量。2財(cái)務(wù)目標(biāo)2.1保證成品油采購會計(jì)記錄及其賬務(wù)處理真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3合規(guī)目標(biāo)3.1成品油采購業(yè)務(wù)符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)1.1庫存不足、品種或結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致客戶流失。1.2庫存過高，占用資金增加。1.3外部采購未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)，導(dǎo)致資金損失、采購成本增加或2、不必要的商業(yè)糾紛。1.4運(yùn)輸方案不合理導(dǎo)致運(yùn)雜費(fèi)增加。1.5采購的油品與訂單不符，導(dǎo)致油品數(shù)量超耗、質(zhì)量差異。1.6 未經(jīng)審核,變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2.1采購交易沒有及時(shí)入賬，期末發(fā)生截止性錯(cuò)誤。2.2沒有準(zhǔn)確和完整的會計(jì)記錄。2.3虛假記錄采購交易，導(dǎo)致資產(chǎn)流失。2.4 未按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，導(dǎo)致賬實(shí)不符。3合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)3.1成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1上報(bào)市場需求1.1?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)市場需求及經(jīng)營變化，編寫年、季、月（度）經(jīng)營及資源需求計(jì)劃，由分管3、經(jīng)理審批后，于年前60天、季前50天、月前20天上報(bào)銷售大區(qū)分公司、油品銷售事業(yè)部。油品銷售事業(yè)部匯總分省(市)的需求計(jì)劃，綜合平衡后向生產(chǎn)經(jīng)營管理部上報(bào)成品油經(jīng)營及資源需求計(jì)劃，并與其協(xié)商擬定生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃。2下達(dá)配置計(jì)劃/外部采購計(jì)劃2.1根據(jù)總裁批準(zhǔn)的月度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，油品銷售事業(yè)部制定石化資源收購計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃和成品油配置流向計(jì)劃，報(bào)事業(yè)部主管副主任批準(zhǔn)下達(dá)銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據(jù)資源、市場和庫存等情況，經(jīng)分管經(jīng)理審批后制定下達(dá)本公司月度資源計(jì)劃?！綞RP】分（子）公司業(yè)務(wù)部門按照油品銷售事業(yè)部下達(dá)的配置計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購4、訂單。2.2油品銷售事業(yè)部每月根據(jù)資源平衡情況，制定外部采購計(jì)劃，報(bào)事業(yè)部分管副主任批準(zhǔn)下達(dá)銷售大區(qū)分公司和省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)根據(jù)下達(dá)的外部采購計(jì)劃，結(jié)合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計(jì)劃，報(bào)省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)經(jīng)理批準(zhǔn)下達(dá)?！綞RP】分（子）公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算指標(biāo)在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)和下達(dá)。3 內(nèi)部采購3.1銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達(dá)的配置流向計(jì)劃安排運(yùn)輸計(jì)劃，如需調(diào)整運(yùn)輸計(jì)劃，業(yè)務(wù)部門分管負(fù)責(zé)人在授權(quán)內(nèi)批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行，超出授權(quán)報(bào)分管經(jīng)理審批后下達(dá)執(zhí)行。3.2 銷售大區(qū)分公司負(fù)責(zé)組織一次運(yùn)輸并5、通知駐廠辦事處安排煉化分（子）公司發(fā)貨。資源出廠后，大區(qū)駐廠辦事處通知省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)業(yè)務(wù)部門有關(guān)發(fā)貨的數(shù)量、時(shí)間和到站(港)，省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)收到發(fā)貨通知后，向倉儲部門發(fā)出收貨通知單。4外部采購4.1各級業(yè)務(wù)部門跟蹤了解市場變化情況，適時(shí)編制市場價(jià)格材料,報(bào)部門負(fù)責(zé)人和本分（子）公司分管經(jīng)理，作為確定外部采購價(jià)格的依據(jù)。4.2大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達(dá)的外部采購計(jì)劃，合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限簽訂購銷合同，銜接具體的價(jià)格、數(shù)量和品種，落實(shí)到港(站)。4.3省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)外部采購：根據(jù)外部采購計(jì)劃，業(yè)務(wù)部門建議采購價(jià)格，填寫外部6、采購申請表，報(bào)分管副經(jīng)理審批。需預(yù)付貨款的，由業(yè)務(wù)部門組織對外部供應(yīng)商信用情況進(jìn)行評價(jià)。按照法律事務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本,合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與外部供應(yīng)商簽訂采購合同(明確交貨方式、地點(diǎn)、時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違約責(zé)任等)，并通知倉儲、財(cái)務(wù)等部門?！綞RP】業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購合同在ERP系統(tǒng)中維護(hù)采購訂單。5油庫驗(yàn)收并辦理入庫手續(xù) 油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內(nèi)容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。5.1 收貨前由質(zhì)檢人員對油品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具油品質(zhì)量合格報(bào)告。出現(xiàn)質(zhì)量問題或品種差異，查清原因報(bào)?。ㄊ校┓止?區(qū)外銷售公司)，由相關(guān)部門提出處理意見，報(bào)分管經(jīng)理批準(zhǔn)后7、處理?！綞RP】卸油前,油庫經(jīng)辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購訂單（內(nèi)向交貨）是否一致。5.2 油品計(jì)量驗(yàn)收合格后，倉庫保管人員憑質(zhì)量合格報(bào)告、計(jì)量報(bào)告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。油庫工作人員將收貨通知單、驗(yàn)收報(bào)告、入庫單連續(xù)編號，并由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字，存檔并送相關(guān)部門。 【ERP】在系統(tǒng)中錄入相關(guān)計(jì)量數(shù)據(jù)辦理入庫，并打印系統(tǒng)生成的入庫單。5.3 卸油前后，油庫計(jì)量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計(jì)量。計(jì)算實(shí)際收油數(shù)量，填寫油罐動態(tài)分戶賬 和油品運(yùn)輸超耗（溢余）通知單。出現(xiàn)運(yùn)輸超損耗問題，按規(guī)定填寫罐車驗(yàn)收及復(fù)測8、記錄，查清原因報(bào)省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)，由相關(guān)部門提出處理意見，報(bào)分管經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。5.4 從外部單位油庫的汽車發(fā)油臺自行提油的，油品經(jīng)抽檢合格后可直接配送加油站或終端用戶。直接配送加油站的油品接卸驗(yàn)收按照4.6成品油零售管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)3.1執(zhí)行。直接配送終端用戶的油品接卸驗(yàn)收按照4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)7.1執(zhí)行。6內(nèi)部/外部采購付款6.1 內(nèi)部采購付款：銷售大區(qū)分公司收到煉化分（子）公司增值稅發(fā)票清單的傳真件，復(fù)核無誤后5日內(nèi)付款。省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)收到銷售大區(qū)分公司付款通知，復(fù)核無誤后10日內(nèi)付款。內(nèi)部結(jié)算均須通過xx石化財(cái)務(wù)有限責(zé)任公司。6.2 外9、部采購付款：外部采購油品確認(rèn)到貨和收到發(fā)票后，由各級業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫付款申請，按規(guī)定權(quán)限逐級審批后，統(tǒng)一付款。 外部采購油品需要預(yù)付貨款時(shí)，各級業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前應(yīng)核查供應(yīng)商的信用情況，由業(yè)務(wù)部門填制預(yù)付貨款申請單，經(jīng)其負(fù)責(zé)人審核后交財(cái)務(wù)部門審核,按規(guī)定權(quán)限報(bào)批后統(tǒng)一付款。7財(cái)務(wù)記賬7.1各級財(cái)務(wù)人員對應(yīng)付憑證的相關(guān)原始票據(jù)（發(fā)票、入庫單、付款通知書、外采合同等）進(jìn)行審核，確認(rèn)票據(jù)合法、信息完整后進(jìn)行賬務(wù)處理，由不相容崗位人員對憑證進(jìn)行稽核。【ERP】財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。7.2各級財(cái)務(wù)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門至少每月核對預(yù)付貨款和應(yīng)付貨款，確保金額準(zhǔn)確無誤。業(yè)務(wù)部門檢查油品的在途情況，經(jīng)本部門10、負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。7.3省(市)分公司(區(qū)外銷售公司)財(cái)務(wù)部門與銷售大區(qū)分公司和煉化分（子）公司及外部供應(yīng)商至少每月進(jìn)行對賬。8經(jīng)營活動分析8.1各級業(yè)務(wù)部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗(yàn)收情況。合同執(zhí)行完畢及時(shí)核銷。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因，由相關(guān)部門提出處理意見報(bào)分管經(jīng)理審批后執(zhí)行。8.2各級業(yè)務(wù)部門至少每月匯總分析外部采購油品的數(shù)量、價(jià)格情況以及配置資源的運(yùn)費(fèi)情況，并提出改善建議。9考核評價(jià)9.1 油品銷售事業(yè)部每月對各級分（子）公司成品油外采業(yè)務(wù)進(jìn)行分析考核，并25日前通知各分（子）公司。四、 相關(guān)制度目錄 (制度后標(biāo)號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度匯編目錄索引號 )1 關(guān)于印發(fā)xx石油化工股份有限公司合同管理實(shí)施細(xì)則（試行）和xx石油化工股份有限公司授權(quán)委托管理辦法（試行）的通知（石化股份法2003419號）-2 關(guān)于印發(fā)xx石油化工股份有限公司成品油資源管理辦法的通知（石化股份銷 xx362號） -3 關(guān)于印發(fā)銷售企業(yè)外采油品質(zhì)量管理指導(dǎo)意見（暫行）的通知（石化股份銷質(zhì)2006235號）-