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1、公司財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理制度附表格工作流程圖編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案管理制度1.0 目的：規(guī)范財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理。2.0 范圍：適用于公司及各子公司財(cái)務(wù)檔案管理工作。3.0 術(shù)語(yǔ)3.1檔案：是指部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的，并已處理完畢的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄，必須按照規(guī)定的立卷原則和方法，于規(guī)定的時(shí)間前立卷歸檔；3.2財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)部門(mén)在工作中形成的或取得的，具有留存價(jià)值的所有數(shù)據(jù)、實(shí)物、文件或書(shū)刊，包括會(huì)計(jì)檔案、管理檔案、其他檔案等。4.0職責(zé)： 4.1 檔案管理員：按照制度規(guī)定整2、理、存放、上交或銷毀財(cái)務(wù)檔案；4.2 財(cái)務(wù)人員：依據(jù)本制度規(guī)定配合檔案管理員的檔案管理工作。5.0 工作流程圖：文件資料檔案管理申請(qǐng)表形成檔案歸檔申請(qǐng)人1、歸檔由申請(qǐng)人填寫(xiě)2、部門(mén)經(jīng)理簽核3、檔案管理員復(fù)核檔案管理員立卷、封裝、形成正式檔案檔案借閱登記表檔案上交申請(qǐng)表移交清單檔案上交清冊(cè)檔案銷毀審批表檔案銷毀清冊(cè)上交檔案管理員填寫(xiě)經(jīng)理簽核借閱銷毀檔案管理員填寫(xiě)經(jīng)理簽核檔案管理員填寫(xiě)檔案管理員登記與接收部門(mén)編制借閱人填寫(xiě)部門(mén)經(jīng)理簽核檔案管理員監(jiān)督借閱人歸還檔案管理員核銷6.0 程序內(nèi)容： 6.1 檔案的種類6.1.1會(huì)計(jì)檔案a 票據(jù)類：發(fā)票、收據(jù)；b 憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)3、計(jì)憑證；c 賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬表、其他會(huì)計(jì)帳簿；d 報(bào)告類：母、子公司的月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)主表、 附表、附注及文字說(shuō)明，分析報(bào)告，其他財(cái)務(wù)報(bào)告或表單；e 其他類：其他應(yīng)該保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料；f 數(shù)據(jù)類：以軟盤(pán)、光盤(pán)等電子介質(zhì)存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)檔案及數(shù)據(jù)信息(賬套備份、稅務(wù)信息備份、財(cái)務(wù)報(bào)告電子版)。6.1.2管理檔案a 合同協(xié)議類：母、子公司的廣告、租賃、采購(gòu)、銷售、轉(zhuǎn)讓、合并、貸款、擔(dān)保等合同協(xié)議；b 制度類；母、子公司的公司制度、財(cái)務(wù)制度；c 決議類：母、子公司的總經(jīng)理辦公會(huì)議決議、董事會(huì)決議、股東大會(huì)決議；d 記錄類；獨(dú)立事項(xiàng)匯總文件、會(huì)議記錄、培訓(xùn)記錄4、個(gè)人總結(jié)、部門(mén)總結(jié)；e 書(shū)刊類：報(bào)紙(剪報(bào))、書(shū)籍、雜志、文章； f 其他類：檔案申請(qǐng)單、財(cái)務(wù)交接清單、呈批件、外來(lái)文件、下發(fā)通知；g 數(shù)據(jù)類：以軟盤(pán)、光盤(pán)等電子介質(zhì)存儲(chǔ)的各種文件信息(演示文稿、制度文件電子版)；6.1.3其他檔案a 證照類：各種證照復(fù)印件或暫存證照原件；b 聲像類：照片、錄像等；c 實(shí)物類：如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等；6.2檔案確認(rèn)條件現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案管理。正在承辦中的文件，仍具有現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和直接使用的材料，可暫由相關(guān)會(huì)計(jì)人員保存；6.2.2 在財(cái)務(wù)核算過(guò)程中及其間任何正式文件，對(duì)日后實(shí)際工作和分析具有一定查考價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；6.3 檔案的5、歸檔符合檔案管理?xiàng)l件的文件在處理或使用完畢后，于規(guī)定的期限內(nèi)辦理歸檔手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)、協(xié)助經(jīng)辦人執(zhí)行歸檔簽核程序，歸檔填寫(xiě)檔案管理申請(qǐng)表。檔案編碼a各種檔案依照類別碼和順序碼組合而成的編碼進(jìn)行管理；b類別碼就是用“A、B、C”分別代表會(huì)計(jì)檔案、管理檔案、其他檔案，二級(jí)別用括號(hào)中加注該類別簡(jiǎn)稱來(lái)區(qū)分；c順序碼的編制以資料歸檔時(shí)最大的數(shù)量單位為基礎(chǔ)，如記賬憑證歸檔，最大的數(shù)量單位是盒，廣告合同歸檔，最大的數(shù)量單位是份等。順序碼的編制共有三種形式：年度(盒數(shù)總盒數(shù))、按時(shí)間順序逐份編號(hào)、按公司統(tǒng)一編碼；d編碼對(duì)照表一級(jí)類別二級(jí)類別三級(jí)類別編碼順序碼說(shuō)明會(huì)計(jì)檔案票據(jù)類發(fā)票、收據(jù)A（單）200X6、0X（01/XX）年月（冊(cè)數(shù)/總冊(cè)數(shù)）憑證類原始、記賬、匯總憑證A（證）200X0X（01/XX）年月（盒數(shù)/總盒數(shù)）賬簿類總賬、明細(xì)帳、日記賬A（賬）200X（01/XX）年度（盒數(shù)/總盒數(shù)）報(bào)告類周、月、季、年A（報(bào)）200X0X（01/XX）年月（盒數(shù)/總盒數(shù)）其他類其他會(huì)計(jì)專業(yè)資料A（其）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)數(shù)據(jù)類帳套、稅務(wù)、報(bào)告電子版A（數(shù)）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)管理檔案合同協(xié)議類廣告、銷售、貨款B（合）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)制度類公司制度B（制）XXX按公司統(tǒng)一編碼部門(mén)級(jí)財(cái)務(wù)規(guī)范B（制）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)決議類董事會(huì)、股東會(huì)、其他B（決7、）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)記錄類獨(dú)立事項(xiàng)匯總文件等B（記）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)書(shū)刊類報(bào)紙（剪報(bào)）B（刊）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)其他類呈批件等B（其）200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)其他檔案所有類C200X-01按時(shí)間順序逐份編號(hào)歸檔時(shí)間一級(jí)類別二級(jí)類別三級(jí)類別歸檔時(shí)間立卷時(shí)間會(huì)計(jì)檔案票據(jù)類發(fā)票次月月末按月立卷收據(jù)次月月末按月立卷憑證類原始、記賬、匯總憑證次月月末按月立卷賬簿類總賬、明細(xì)帳、日記賬等次年2月末按年立卷報(bào)告類周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)出具報(bào)告的次月末按月立卷其他類其他會(huì)計(jì)專業(yè)資料等使用完畢后30天內(nèi)按年立卷數(shù)據(jù)類帳套、稅務(wù)等備份形成后30天內(nèi)按年立卷管理檔案合同8、協(xié)議類廣告、銷售、貸款、租賃等使用完畢后30天內(nèi)按年立卷制度類部門(mén)內(nèi)部規(guī)范形成后30天內(nèi)按年立卷決議類董事會(huì)、股東會(huì)等決議形成后30天內(nèi)按年立卷記錄類獨(dú)立事項(xiàng)匯總文件等形成后30天內(nèi)按年立卷書(shū)刊類報(bào)紙（剪報(bào)）書(shū)刊等取得時(shí)其他類呈批件形成或使用完畢后30天內(nèi)按年立卷其他檔案形成或使用完畢后30天內(nèi)按年立卷6.3.3 檔案審核與整理a應(yīng)保證歸檔資料為原件且為有效文件；b應(yīng)注意核對(duì)文件資料與檔案管理申請(qǐng)表中所列明細(xì)是否相符；c歸檔文件應(yīng)整潔、無(wú)損壞；d匯總歸檔的文件應(yīng)進(jìn)行初步的整理與裝訂。6.4 檔案的借閱檔案為公司內(nèi)部使用，原則上不得借出，有特殊需要，須按財(cái)務(wù)核決權(quán)限獲得相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后，方可借閱9、：6.4.1 外部借閱檔案時(shí)應(yīng)持有單位正式介紹信，按財(cái)務(wù)核決權(quán)限獲得相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；6.4.2 公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，按財(cái)務(wù)核決權(quán)限獲得相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)；6.4.3 辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記表，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；6.4.4 借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。6.5檔案的保管6.5.1 財(cái)務(wù)部存放會(huì)計(jì)檔案的時(shí)限為一年，即在第二年開(kāi)始時(shí)，移交給檔案管理部門(mén)第一年會(huì)計(jì)檔案，始終保證上一年度的文件在財(cái)務(wù)部門(mén)保存，但不得由出納保管；6.5.2 管理檔案及其他檔案一般情況下是10、在財(cái)務(wù)部門(mén)存放管理，特殊文件或地域條件不允許存放的可根據(jù)需要交由檔案管理部門(mén)保管；6.5.3 超過(guò)規(guī)定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部檔案管理員提出上交申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案上交申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，上交檔案管理部門(mén)，雙方辦理交接手續(xù):a. 開(kāi)列清冊(cè)、填寫(xiě)移交清單；b. 交接人員按移交清冊(cè)和移交清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章；6.5.4 會(huì)計(jì)檔案的保管期限各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，如2005年度終了日為12月31 日，保管期限按2006年元月1日開(kāi)始計(jì)算。序號(hào)檔案名稱保管期限備 注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年3記帳憑證15年4匯11、總憑證15年二會(huì)計(jì)帳簿類5總帳15年包括日記總帳6明細(xì)帳15年7日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管25年8固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年9輔助帳簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告11月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告5年包括文字分析12年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析四其他類13會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年14會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久16銀行余額調(diào)節(jié)表5年17銀行對(duì)帳單5年6.6 檔案的銷毀6.6.1會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn),填列檔案銷毀審批表，須按照財(cái)務(wù)核決權(quán)限報(bào)批準(zhǔn)后，會(huì)同有關(guān)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查；6.6.2 會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)12、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；6.6.3 銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案銷毀后，經(jīng)辦人在檔案銷毀審批表上簽章，注明已銷毀字樣和銷毀日期以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理，一份入檔案?jìng)洳椤?.0 相關(guān)/支持性文件：無(wú) 8.0 附件：8.1 檔案管理申請(qǐng)表8.2 檔案上交申請(qǐng)表8.3 移交清單8.4 檔案上交清冊(cè)8.5 檔案借閱登記表8.6 檔案銷毀審批表附件 8.1 檔案管理申請(qǐng)表檔案管理申請(qǐng)表申請(qǐng)單編號(hào) 申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間文件說(shuō)明： 文件名稱： 期13、間說(shuō)明： 文件數(shù)量： 其 他： 送交人簽字： 年 月 日財(cái)務(wù)經(jīng)理意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日檔案管理員確認(rèn)：1、文件是否完整 是 否2、文件是否無(wú)損壞 是 否3、文件說(shuō)明審核無(wú)誤 是 否4、文件類別：會(huì)計(jì)檔案 票據(jù)類 憑證類 賬簿類 報(bào)告類 數(shù)據(jù)類 其他類 管理檔案 合同類 協(xié)議類 制度類 決議類 紀(jì)錄類 書(shū)刊類載 其他類 數(shù)據(jù)類 其他檔案5、文件編碼： （ ） 簽 字： 年 月 日附件 8.2 檔案上交申請(qǐng)表檔案上交申請(qǐng)表 申請(qǐng)單編號(hào) 申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間上交檔案主要內(nèi)容：財(cái)務(wù)經(jīng)理意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日備 注附件 8.3 移交清單移交清單交出人簽名接收人簽名監(jiān)交人簽名日期日期日期序號(hào)資料名稱單位14、數(shù)量備注附件 8.4 檔案上交清冊(cè) 檔案上交清冊(cè)上交時(shí)間主要文件上交申請(qǐng)單編號(hào)交接清單編號(hào)附件 8.5 檔案借閱登記表檔案借閱登記表編號(hào)： 年 月 日借閱人部門(mén)借閱日期密級(jí)檔號(hào)歸還日期案卷或文件名稱、數(shù)量備注總經(jīng)理審批主管審批經(jīng)辦人附件 8.6 檔案銷毀審批表申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間銷毀文件名稱：類別：會(huì)計(jì)檔案 票據(jù)類 憑證類 賬簿類 報(bào)告類 數(shù)據(jù)類 其他類 管理檔案 合同類 協(xié)議類 制度類 決議類 紀(jì)錄類 書(shū)刊類載 其他類 數(shù)據(jù)類 其他檔案銷毀原因說(shuō)明： 銷毀方式：財(cái)務(wù)經(jīng)理意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日財(cái)務(wù)總監(jiān)意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日實(shí)際銷毀記錄：時(shí)間： 年 月 日其他事項(xiàng)說(shuō)明：銷毀人簽字： 監(jiān)銷人簽字： 年 月 日 年 月 日檔案銷毀審批表