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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度外貿(mào)公司財務部出納管理制度及費用報銷流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 出納管理制度一、庫存現(xiàn)金管理1、出納現(xiàn)金須日清月結、每天盤點，做到賬實核對，每月會計參與的不定期盤點及月末盤點不少于兩次，并且出具現(xiàn)金盤點表；2、超過庫存限額的現(xiàn)金（2000元）應及時存入銀行；3、攜帶現(xiàn)金或支票往返銀行辦理業(yè)務需乘公司車輛或打車；4、出納保險柜中，禁止存放任何私人財物，避免公私混淆，不得私設“小金庫”，取得的貨幣資金必須及時入賬，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬；不準挪用現(xiàn)金，不準白條抵庫2、，不準坐支現(xiàn)金，不準保存賬外公款，嚴禁未經(jīng)授權的部門或人員辦理資金業(yè)務或直接接觸資金。二、支票管理1、須建立支票購買登記簿并制作支票領用登記簿，新購支票由出納分類按支票號碼順序登記，使用完畢后需由會計或財務負責人進行簽字確認；2、支票簽發(fā)應在支票領用登記簿中登記支票號碼、支票用途、票面金額、內(nèi)部經(jīng)辦人、領取人、領取人電話等相關信息，領取人需親自簽字確認；3、出納負責及時跟進收取支票進賬后的正式回單。三、日記賬管理1、出納每日完成收付款業(yè)務后，即時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬（手工賬或電子賬）；2、根據(jù)審核后蓋有“現(xiàn)金/銀行收訖”、“現(xiàn)金/銀行付訖”的現(xiàn)金/銀行收款憑證、現(xiàn)金/銀行付款憑證，逐日逐筆3、順序登記；3、記賬內(nèi)容必須與會計憑證一致，每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等；經(jīng)濟業(yè)務的摘要以能夠清楚表述業(yè)務內(nèi)容為度；4、應逐筆分行記錄，得將收款憑證或付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記；5、每筆業(yè)務登記后均須結出賬面余額，并登記每日收入和支出的合計數(shù)。 第二章 費用報銷流程一、取得發(fā)票要求1、收取的各類非定額發(fā)票，必須字跡清楚，不得涂改，項目填寫齊全，各項目內(nèi)容準確無誤，否則一律退還給開票方，不得作為結算、抵扣憑證；2、收取的各類發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，且發(fā)票專用章應清晰可見，同時印章的公司名稱及稅號須與發(fā)票抬頭處寫有開票公司信息的公司名稱及稅號一致4、；3、收取的各類發(fā)票，應根據(jù)發(fā)票上的批注進行網(wǎng)上或其它方式的驗真；4、取得各類非定額發(fā)票時，發(fā)票抬頭的公司名稱必須完整且與所在公司保持一致，所取得發(fā)票種類及開具內(nèi)容必須與業(yè)務內(nèi)容保持一致。二、費用報銷單的填列1、報銷的項目類型需與后附發(fā)票保持一致；2、報銷人、領款人、復核人、領導確認等需簽字齊全方可報銷；3、發(fā)票項目為一批的需附發(fā)票清單；4、當月費用需當月報銷，尤其不可出現(xiàn)費用報銷跨年現(xiàn)象（12月21后發(fā)生業(yè)務不在此范圍內(nèi)）。三、費用的分類1、管理費用：包括不限于管理人員工資、辦公費、車輛費用、電話網(wǎng)絡通訊費、差旅費、業(yè)務招待費、交通費等；2、銷售費用：包括不限于銷售（前勤）人員工資、與銷售相5、關的其他費用。3、財務費用：銀行收取的各項費用，包括賬戶維護費，電匯手續(xù)費，支票費用，利息費用等。四、費用報銷流程1、各項費用發(fā)生前需提報費用申請單（OA形式或紙質(zhì)單據(jù)均可，需終審領導簽字同意方可發(fā)生該項費用）；2、費用發(fā)生完成后，需憑領導簽字的費用申請單（或OA），費用報銷單，正規(guī)發(fā)票履行報銷手續(xù)，由會計審核，領導簽字確認，出納復合無誤后報銷（如網(wǎng)銀支付報銷單后需付網(wǎng)銀支付回單）。五、差旅費審核要點 1、差旅費申請單的出差往返日期與機票或火車票往返日期是否一致，機票或火車票的出差人與申請是否為同一人。2、住宿費發(fā)票日期及天數(shù)是否與機票或火車票相符，住宿費及餐費發(fā)票是否為出差當?shù)匕l(fā)票。3、如在6、出差地發(fā)生業(yè)務招待費需單獨提報，不可與差旅費一起提報。六、業(yè)務招待費審核要點1、費用報銷單需列明招待時間、地點及相關人員；2、如發(fā)票為定額發(fā)票且報銷金額為整數(shù)（如伍佰元整），需提供相應水單。七、借支或備用金的管理1、如因業(yè)務需要需借支，填報借支單，經(jīng)終審領導簽字同意，給予借支。2、相應費用業(yè)務完成后一周內(nèi)，履行報銷手續(xù)，歸還借支。3、如借支三個月后仍未歸還或履行報銷手續(xù)，則從當事人工資中扣減借支金額，當月工資不足部分，下月繼續(xù)扣減。如該員工離職，則扣減直屬領導工資。4、部門的經(jīng)常性、常規(guī)性業(yè)務支出可申請備用金。備用金申請單需終審領導簽字同意。5、財務部出納需每月對部門備用金進行盤點，盤點表簽字7、確認無誤后歸檔留存。6、每季末需歸還備用金，下季初重新走備用金申請流程。第三章 稅、票管理制度一、發(fā)票管理1、發(fā)票領購、保管a)領購發(fā)票時，必須由發(fā)票管理員向稅務機關辦理發(fā)票領購。b)增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票必須按規(guī)定存放到財務人員專用文件柜中。c)需開具時必須將已開具好的發(fā)票妥善保管，未開具的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票及時放到財務人員專用文件柜中。 d)對于開具的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票存根及作廢的，月末必須按規(guī)定裝訂成冊，并按增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票存放時限存放，確保完整無損。e)嚴禁將公司領購的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票向他人提供使用。f)發(fā)票管理員必須按規(guī)定及時到稅務機關辦理發(fā)票核銷手續(xù)。8、g)發(fā)票管理員因工作變動或調(diào)離必須按稅法和企業(yè)管理制度規(guī)定辦理移交手續(xù)。2、按增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的開具范圍，開具發(fā)票。公司銷售貨物，應稅勞務，根據(jù)增值稅細則規(guī)定，應當征收增值稅的應稅勞務，必須向購買方開具專用發(fā)票。向小規(guī)模納稅人銷售應稅項目，應開具普通發(fā)票，未經(jīng)稅務機關批準，不開具專用發(fā)票。3、專用發(fā)票按以下要求開具a)字跡清楚；b)項目填寫齊全；c)票物相符，票面金額與實際收取的金額相符；d)各項目內(nèi)容準確無誤；e)發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋財務專用章或發(fā)票專用章；f)按照規(guī)定的時限開具專用發(fā)票；g)不得開具票樣與國家稅務局統(tǒng)一制定的票樣不相符合的專用發(fā)票。4、嚴格按照公司規(guī)定時限開具專用發(fā)票9、，不提前或滯后。5、銷售貨物并向購買方開具專用發(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應視不同情況分別按以下規(guī)定辦理：a)購買方在未付貨款并且未做帳務處理的情況下，須將原發(fā)票聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)退還公司。將該發(fā)票各聯(lián)次注明“作廢”字樣，作廢該份增值稅專用發(fā)票。 b)在購買方已付款，或者貨款未付但已作帳務處理發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的情況下，購買方必須取得當?shù)刂鞴芏悇諜C關開具的進貨退出或索取折讓證明單送交公司，作為公司開具負數(shù)發(fā)票的依據(jù)。c)公司取得的進貨退出或索取折讓證明單要裝訂成冊，并依照有關規(guī)定進行保管。6、增值稅進項稅抵扣聯(lián)按期裝訂成冊。7、不丟失、損（撕）毀發(fā)票，不擅自銷毀專用發(fā)票的基本聯(lián)次。8、不符合10、規(guī)定的專用發(fā)票，不得抵扣進項稅額。9、丟失專用發(fā)票，必須按規(guī)定程序及時向當?shù)囟悇諜C關、公安機關報告。10、不代開、虛開增值稅專用發(fā)票。二、采購或報銷應取得有效發(fā)票1、各公司采購各種商品(含庫存商品、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、低值易耗品及辦公用品等)，以及報銷各種費用均應依法取得有效發(fā)票。2、向廣告公司支付的廣告費應取得廣告業(yè)發(fā)票，其他任何發(fā)票均不應作為報銷依據(jù)。3、向運輸企業(yè)支付運輸費應取得公路、內(nèi)河運輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票，其他任何發(fā)票均不應作為報銷依據(jù)。a）采購庫存商品應取得17%增值稅專用發(fā)票。b）購買固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)應取得17%增值稅專用發(fā)票。c）向印刷公司支付的印刷費若2000元，購買辦公用品金額11、若2000元，均應依法取得增值稅專用發(fā)票。d）上述業(yè)務若因特殊原因無法取得規(guī)定的發(fā)票，應由財務負責人及公司負責人批準后方能以其他普通發(fā)票作為付款(或報銷)依據(jù)。e）取得的增值稅專用發(fā)票必須合法、有效，不得收取過期發(fā)票或無效發(fā)票。 f）取得的所有增值稅涉稅發(fā)票(含增值稅專用發(fā)票、運輸發(fā)票等)必須在發(fā)票有效期內(nèi)交給稅務人員掃描認證。g）移交或接收增值稅涉稅發(fā)票時應如實填寫增值稅涉稅發(fā)票交接表，由交接雙方簽字確認。h）稅務人員當月收到的所有增值稅涉稅發(fā)票應在當月掃描、認證完畢，不應遺漏或丟失。i）財務人員進行賬務處理時，選用的會計科目及記錄的憑證摘要應與取得的發(fā)票開票內(nèi)容保持一致。三、納稅申報1、每12、月計提所有稅款都應填寫稅金計算表，該計算表應打印并由財務負責人簽字后作為稅金計提憑證的附件。2、公司應按主管稅務機關的要求及時申報所有納稅報表并及時繳納稅款。四、稅務檔案管理1、將各主管稅務機關名稱及具體管轄的所有局(處或科、室)負責人名稱、職務、主管業(yè)務及聯(lián)系方式等進行書面登記。2、將各年度所有法定納稅申報表及內(nèi)部稅務管理報表按月裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。3、將各年度企業(yè)所得稅匯算清繳審核報告、財產(chǎn)損失審核報告及其他有關稅務審核報告規(guī)范裝訂成冊，妥善保管。4、將稅務機關出具的各種批復、檢查處理決定等文件裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。5、建立稅務檔案保管清冊，對所有稅務證件、申報軟件(含軟體及IP地址)、IC卡、儲存盤、納稅申報表、審計報告、稅務批復、稅法文件等詳細記錄在保管清冊中。6、若稅務人員離職，應規(guī)范辦理稅務檔案移交手續(xù)，填寫移交清單，移交清楚后方可辦理其他離職手續(xù)。- 11 -