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1、集團總部財務審批、預算及報銷管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 本財務制度包括財務審批制度、預算管理制度、資金管理制度、費用報銷制度、備用金管理制度、合同管理制度等，本制度自公司領導批準之日起實行，僅適用于XX集團營銷系統(tǒng)總部各部門，解釋權及修訂權屬營銷財務部。第一章：財務審批制度一、財務預算（項目立項）管理1 營銷系統(tǒng)的一切收支均須納入預算管理系統(tǒng)。2 營銷系統(tǒng)各部門編制部門預算（立項），在部門預算的基礎上編制營銷系統(tǒng)總預算。3 預算審批權限：年度銷售預算（收入、支出預算）由營銷副總裁批準。調整年度預算銷2、售量和營銷政策由營銷副總裁批準。在年度總預算范圍內，銷售量預算及銷售費用預算月度調整由各部正部長（總監(jiān)）（無正部長由主管部長批準）及營銷財務管理部部長批準。二、 價格審核及合同管理1 范圍：總部發(fā)生的廣告項目、固定資產購置、租賃合同、運輸費用等，單項合同金額不論大小，均需事前進行審價。2 范圍：總部發(fā)生的、經立項批準后的有總限額控制的項目，各單項價格必須事前審價。3 范圍：分公司發(fā)生的廣告項目、固定資產購置、租賃合同、運輸費用等按分公司財務制度執(zhí)行。4 凡應審價的項目，須進行招標或競價（按營銷系統(tǒng)審價管理辦法）。5 在預算內，5萬元（含5萬元）以下的單項費用合同由付部長以上干部審批；5萬元以上3、至10萬元以下者，由正部長（副總監(jiān)）（無正部長由主持工作部長）審批；10萬以上（含10萬）20萬以下者，由總監(jiān)審批；20萬元（含20萬元）以上由營銷副總裁審批。預算外的一切費用由營銷財務部部長和集團財務資源部部長同意、營銷副總裁審批、財務副總裁審批、集團總裁批準才能開支。6、 預算額度內，市場調研費、公關項目、咨詢費、培訓費等費用5萬元（含5萬元）以下由各職能部長審批，10萬元（含10萬元）以下，由正部長（總監(jiān)）（無正部長由主管部長）審批，10萬元以上由營銷副總裁審批。7、 凡項目單項金額超過5000元以上者，都應在費用發(fā)生前簽定經濟合同。三、資金計劃管理 所有的資金計劃以營銷部門提出的財務預4、算為依托，在月度、年度收支預算總額內控制。1、資金計劃的審批 年度資金計劃由各部門編制，營銷財務部審核平衡，并呈報營銷副總裁批準。 每月營銷財務管理部匯總各部門上月資金計劃實際執(zhí)行情況，上報營銷副總裁，并報財務資源部。1 資金計劃的編制 銷售貨款回籠計劃：依據年度預算編制月度銷售貨款回籠計劃，由營銷本部歸口管理。 營銷費用資金計劃：依據年度預算，編制月度計劃。四、 支出審批權限 費用內容： 宣傳廣告費，樣機費用，專柜、店招、訂貨會、維修費（安裝費），經銷商獎勵，儲運裝卸費（含倉租）、二次配送費用，營銷人員工資，差旅費，保險費，各省辦事處及維修中心、營銷總部各項日常費用（辦公費、水電費、郵電費、5、物業(yè)管理費、低值易耗品、房租、設施購置費、折舊等），會議費，培訓費，出口銷售費用等。 已有合同的費用支出審批程序（如：宣傳廣告費、儲運裝卸費、租賃合同、固定資產購置）： 對于已列入預算的項目，并在當月資金計劃中已批準同意的開支，付款申請單在附有發(fā)票和已經簽批的合同申請單或專項報告（復印件）時，不再需原領導審批，由副部長批準即可。程序簡化為： 經 辦 部門 主管（副）部長（或授權人） 財務部門審核后安排付款 未簽定合同但納入預算內的根據銷售額提費用和經批準預算外的費用后按下列程序批準支付：1 進場費、送展樣品機、展示用樣板機、專柜貨、店招：由正部長（總監(jiān)）（無正部長由主管部長）審批。2 維修費（6、安裝費）的支付：參照顧客服務部的相關規(guī)定執(zhí)行。 3 日常費用開支審批權限 公司總部營銷部門、科室日常費用u 范圍：辦公費、差旅費、郵電費、水電費、運雜費、維修費（非產品）、會議費、物料消耗、福利費、其它雜費等。 審批權限： 差旅費：出差人員申請科室主管主管（副）部長部門登記臺帳主管（副）部長、正部長（總監(jiān)）的差旅費由其上一級領導（或其授權人）審批其它日常費用由各科科長控制使用，發(fā)票由主管（副）部長審批。 上述費用由各部門、分公司在預算內開支，由營銷財務管理部審核報銷，超預算部份原則上不予報銷。特殊情況須報請集團財務部同意，經營銷副總裁批準后才給予報銷。4沒有采購合同的辦公設施、生活設施、低值易7、耗品購置的審批權限 購置時按下列程序審批：u 固定資產購置 屬預算范圍內： 經辦部門申請 審價 正部長（總監(jiān)）審批 營銷財務管理部設立臺帳 （無正部長由主管部長） 屬預算范圍外，原則上不準開支。特殊情況報集團財務資源部同意、營銷副總裁批準方可開支。u 非固定資產購置，審批程序為： 經辦部門申請 審價 主管（副）部長（或授權人）批準u 營銷系統(tǒng)基本配置（設備種類、價格、數(shù)量）專門規(guī)定的，可不經審價程序，其他程序不變。 其他沒有提到的各項開支，屬承包范圍內的，由主管（副）部長審批；不屬承包范圍內的，由部門申請，報營銷副總裁批準。 分公司按分公司財務管理制度有關規(guī)定執(zhí)行。5經銷商獎勵 營銷方案內的獎8、勵（含返利）由銷售部長和營銷財務管理部部長批準； 根據營銷方案賦予分公司經理的權限，由分公司經理批準； 營銷方案外的獎勵（含返利）方案，由集團總裁批準。支付時，由銷售部長和營銷財務管理部部長批準。6、 營銷人員工資 營銷人員工資方案在年度預算中體現(xiàn)，由營銷副總裁批準。 月度營銷人員工資的計算與發(fā)放由各品牌總監(jiān)批準。職能部門由各部部長批準。7、 出口銷售費用 由國際營銷部部長根據年度出口預算批準支出，超出預算部分，由集團總裁批準。8、 為加快以上費用結算速度，以上費用支出的審批報告可采用傳真件作支付及入帳依據，（必要時通過電話確認）事后定期補回審批文件正本。五 審批時間要求 在總部，各級干部審批9、時間不得超過8小時；在外地審批時間不得超過24小時。六 其他1 經銷商退款 由各分公司經理提出報告，營銷財務管理部進行對帳、核實，銷售部長和營銷財務管理部部長批準執(zhí)行。2 經銷商沖差價 由營銷本部制定沖差價方案，組織商業(yè)庫存盤點工作，盤點結果由分公司經理和公司派出人員、商業(yè)單位共同確認，營銷本部總監(jiān)和營銷財務管理部部長批準。3 經銷商退換貨 由分公司經理、中轉倉庫管理員、商業(yè)單位共同確認，經主管（副）部長審批。送營銷財務管理部核實，辦理相應帳務處理。4 賒銷：20萬元以下營銷財務管理部部長審批；20萬元（含20萬元）以上由營銷副總裁審批。5 產品價格調整：在不影響年度預算的情況下，由營銷財務管10、理部部長同意，營銷副總裁批準。若對年度預算產生不良影響需由營銷財務管理部部長和集團財務資源部同意、營銷副總裁和財務副總裁審批、集團總裁批準。七、各部門必需建立與預算項目對口的臺帳，營銷財務管理部也建立按部門、項目的會計核算體系，定期與各部門核對相應帳目，并按預算和銷售回籠情況嚴格控制。八 財務監(jiān)督及審計 財務部門在預算審批、費用支付過程中行使監(jiān)督權，并進行內部審計； 集團審計部在事后按審計程序對營銷業(yè)務的合法性、合規(guī)性及合理性進行常規(guī)及突擊審計檢查； 若查證當事人違反本制度及相關制度，侵占公司財物，損害公司利益，影響業(yè)務正常運作，將視情況施以行政處分、經濟處罰，直至追究法律責任。第二章： 預 11、算 管 理 制 度一、總則1、 為了更好地貫徹本集團公司下達的營銷系統(tǒng)長期目標及短期經營目標，強化預算的資源配置、綜合平衡、評價監(jiān)督職能，健全預算管理體制，保障營銷系統(tǒng)發(fā)展的穩(wěn)定與效率，特制定本制度。本制度適用于營銷系統(tǒng)。2、 營銷系統(tǒng)實行分級預算管理制度，在現(xiàn)行架構下是指以下預算單位： 一級預算：指冰箱和空調營銷系統(tǒng)的預算。 二級預算：指營銷系統(tǒng)各職能部門預算。 三級預算：指二級預算單位下屬的科室、分公司（其中分公司預算參照分公司財務制度）等。 各級總預算由本級預算和下一級預算合并而成，各級預算單位必須嚴格遵守本制度。 預算年度自公歷1月1日起，至12月31日止。 預算金額以人民幣元為計算單12、位，涉外業(yè)務預算中的外幣金額按財務資源部同意的匯率折算為人民幣。 預算以變動成本法為基礎編制。二、 預算管理職權（審核和批準）1、 財務管理部組織編制匯總一級預算、審核二級預算；二級預算由職能部門組織編制匯總本級預算、審核下級預算。2、 各預算單位在上報本級預算前，必須由本級預算單位負責人簽名確認。各項方案、計劃等必須由預算單位負責人和營銷財務部負責人簽名確認。3、 一級預算由營銷總裁批準，財務管理部按批準后的一級預算批準各二級預算，依此類推，各級預算單位營銷財務部逐級分解批準下級預算。4、 營銷財務部必須實事求是地審核預算的編制，對于不合理的部份或不符合集團整體利益要求的部份，營銷財務部有權13、要求預算單位限期更改。5、 營銷財務部監(jiān)督和檢查各級預算單位的執(zhí)行，并按月向營銷付總裁匯報預算執(zhí)行情況。6、 各級預算由指定部門監(jiān)督和檢查本級預算和下級預算的執(zhí)行，并按月向營銷財務部和本級單位負責人匯報預算執(zhí)行情況。7、 營銷財務部在檢查各級預算編制及執(zhí)行情況時，有關橫向部門必須認真配合，不得隱瞞實情，不得拒絕提供相關資料。8、 若下級預算單位變更不影響本級匯總預算，本級預算單位由財務部批準下級預算的變更，否則須報上級財務部門批準。一級預算的變更須經營銷付總裁批準。各級預算一經批準，非經本條程序，不得改變。9、 營銷財務部門是預算的組織者，各級預算單位須按財務部門的要求編制、報送部門預算。三、14、 預算范圍與內容1、 銷售預算。包括以下方面：2、 營銷方案：包括整體方案、環(huán)境分析及對策方案、市場推廣方案、價格方案、折扣及折讓方案、客戶激勵方案、費用開支方案、新舊產品銷售方案、客戶開發(fā)與管理方案等，以及各方案預期要達到的目標。3、 營銷計劃：包括分月的銷售計劃、訂貨計劃、庫存及應收帳控制計劃等。4、 損益預算：銷售費用（含詳細計算方法）、銷售成本、銷售利潤等。5、 資金預算：即現(xiàn)金收支計劃，包括貨款回籠及費用開支等。6、 資本預算：即固定資產更新、改造、維修、購置計劃等。7、 總裁或集團財務資源部需要的其他相關資料。8、四、 預算編制1、 各級預算單位應按營銷財務部規(guī)定的時間、格式等要求15、編制和報送預算方案。具體要求以營銷財務部發(fā)布的通知為準。2、 營銷財務部應及時下發(fā)編制預算的通知及要求。3、 各級預算單位應當參考上年實際情況和本年工作方案編制預算。4、 各級預算單位在編制預算時應當貫徹顧全大局、實事求是、厲行節(jié)約、確保重點的原則，不得隱瞞收入、虛報支出，對于跨年度的收支應單獨列示。5、 各項開支預算必須詳細列示計算依據、開支用途、預期效果等。6、 各項計劃、預算均須按月編制。五、 預算執(zhí)行1、 各級預算由其預算單位負責人組織執(zhí)行。2、 各預算單位必須嚴格按預算組織工作、安排開支。對預算中安排給下級預算單位開支的合理成本或費用，本級預算單位不得隨意截留、占用、挪用。3、 非經16、營銷財務管理部和集團財務資源部批準，嚴禁預算外支出。4、 預算單位的各項收入必須按財務制度及時入帳，不得制造虛假收入，不得截留、占用、挪用各項收入。5、 未經營銷財務部批準，各預算單位的預算內費用明細項目不得串項目使用。6、 各級預算單位應按月分析預算執(zhí)行情況，定期向本預算單位負責人和營銷財務部匯報，發(fā)現(xiàn)問題時應及時提請相關部門負責人采取措施予以解決。7、 各二級預算單位須按營銷財務管理部的規(guī)定于每月5日之前上報上月預算執(zhí)行分析報告及表格。8、 預算年度結束后，各二級預算單位須在10日之內對全年預算執(zhí)行情況作出總結并上報營銷財務管理部。9、 營銷財務管理部對報來的預算分析進行檢查、審核，經核準17、后，作為對預算單位的考核評價依據。六、 違規(guī)責任1、 各預算單位在預算編制時若存在隱瞞收入、虛報開支的情況，由營銷財務部責令糾正，并嚴肅處理，同時追究其負責人的行政責任。2、 對違反預算規(guī)定，隱瞞收入，或將不應在預算內開支的費用以各種手段轉為預算內支出的預算單位，追究其直接責任人的經濟責任、行政責任，對違法者追究其法律責任。3、 對違反會計核算規(guī)定，不按規(guī)定科目進行會計核算的，由上級財務部門責令糾正，同時扣罰其財務主管和直接責任人員當月工資，嚴重者追究其行政責任。4、 未按規(guī)定程序擅自變更預算，造成原預算收入指標不能完成、或開支指標超額的，對負有責任的負責人和直接責任人追究行政責任。5、 財務18、人員對未經營銷財務管理部和集團財務資源部批準的預算外開支予以支付的，將追究其經濟責任和行政責任。七、 附則1、 各部門可參照本制度制訂本部門預算管理制度。第三章、營銷系統(tǒng)資金管理制度 為了使資金信息及時全面地供領導決策參考，充分發(fā)揮資金在經營活動中的作用，保障營銷系統(tǒng)資金合理地安排和管理，特制定本制度。本制度適應營銷系統(tǒng)。一、 資金計劃：營銷系統(tǒng)實行資金分級計劃管理制度具體如下：1、 一級計劃：指營銷系統(tǒng)各職能部門。2、 二級計劃：指一級計劃單位下屬的各部室或分公司。3、 計劃的分類：資金計劃分為周計劃、月計劃，上報計劃時一定要有相應的材料依據，例如：合同（或協(xié)議）、發(fā)票、已批開支報告（方案）19、測算明細等。4、 資金計劃時間要求： 周計劃：各部門每周四的下午報下周計劃至營銷財務部，并對各項開支事項的付款營銷財務部每周五下午報集團財務部。 月計劃：各部門每月26日報下月資金計劃至營銷財務部，營銷財務部在本月底報集團財務資源部。5、 資金計劃的安排要與銷售和回籠情況掛鉤，保持基本平衡。營銷財務部有權對各職能部門的計劃進行調整和否決。二、 資金信息：1、 資金信息匯入營銷系統(tǒng)經營管理日報表中，本日報表包含冰箱、空調的信息，內容主要有資金回籠、銷售量、銷售額、費用開支情況等。2、 經營日報表所需信息資料，營銷系統(tǒng)各職能部門在每天上午11：00務必將資料報營銷財務部，營銷財務部經匯總整理后當20、天將日報表報公司領導。三、 資金計劃執(zhí)行與監(jiān)控1、 各職能部門的資金計劃和實施必須嚴格按預算控制，超預算的項目未經集團財務資源部批準，一律不得在資金計劃中列支，各部門必須設立臺帳，對每一筆開支都要登記入帳，營銷財務部每月將每月實際開支反饋至各部并與各部對帳。2、 各部門建立與完善各自系統(tǒng)的資金計劃工作流程，明確下一級網絡的責任人員、工作項目內容、完成時間等。3、 原則上營銷系統(tǒng)的每一筆開支都必須有計劃，對于無計劃的開支只能在各部已做計劃的總金額中調整，營銷財務部有權優(yōu)先安排緊急和重要的項目。4、 每一開支項目嚴格按審批權限和審批程序執(zhí)行。營銷財務部對每一項目進行審核，包括：項目計劃審批、項目審21、價、項目領導審批以及其他財務手續(xù)，審核符合要求后，報營銷財務部部長審批后支付。5、 資金計劃實行分級考核：營銷財務部對各部門的各項工作進行檢查和考核。四、 附表（附在本制度后）1、 附表1、營銷系統(tǒng)資金動態(tài)管理體系流程示意圖2、 附表2、營銷系統(tǒng)經營管理日報表3、 附表3、XX集團資金計劃表4、 附表4、 部門資金付款計劃明細表。 第四章、費用報銷制度 為使費用報銷更貼近市場，提高營銷系統(tǒng)總部的工作積極性，加快市場反應速度，營銷財務部制定新的總部（包括冰箱營銷本部、空調營銷營銷本部、整合傳播部、營銷財務部、市場研究部、顧客服務部、營銷行政人事部、物流部）費用報銷制度如下：一、通訊費用（手機費）22、報銷標準營銷系統(tǒng)總部人員可按以下標準限額報銷：1、 集團營銷副總裁：3000元/月。2、 營銷本部總監(jiān)、主管銷售付總監(jiān)、：2000元/月。3、 本部其他付總監(jiān)、銷售區(qū)域總監(jiān)、財務管理部部長、整合傳播部部長：1500元/月。4、 其他各部部長：1200元/月。5、 其他各部副部長：800元/月。6、 部長助理：600元/月。7、科級干部：400元/月。8、科員：凡出差按10元/天定額補助（免票），超出部分由自己負責，不予報銷。9、科級以上干部在出差報銷時不再報銷通訊費。10、分公司各類人員通訊費報銷標準見分公司財務管理方案。二、差旅費報銷標準1、科級以上干部：出差可搭乘飛機、若購買商務倉或頭等倉23、必須經集團總裁或主管副總裁批準后方可報銷。2、 科員：除出差新疆、內蒙、寧廈、甘肅、青海、哈爾濱、吉林、遼寧、沈陽外，一律不得搭乘飛機。特殊情況經本部部長（總監(jiān)）批準并經營銷財務部部長同意后，才可搭乘飛機。3、 飛機票、機場建設、火車票、長途汽車票（車站售出）憑有效票據實報實銷。4、 住宿費憑票限額報銷標準按集團相關規(guī)定執(zhí)行（單位：元/天）： 從機場到出差地市區(qū)確需搭乘出租車的，可憑票并附書面報告，經本部門部長同意并經營銷財務部部長批準后可以報銷。到每個城市出差最多可報銷兩次，每次按100元上限報銷，超額部分不予報銷。5、 出差補助報銷標準： 省內：市內交通補助20元/天（免票），伙食補貼2024、元/天（免票）。 省外：市內交通補助50元/天（免票），伙食補貼50元/天（免票）。6、 差旅費報銷審批程序 出差人報銷申請-所在科室審批-部門主管審批-營銷財務部會計科專人復核-出納報銷三、 業(yè)務費報銷業(yè)務費以部門為單位下達額度，在額度內開支時，憑票經本部門部長審批后，營銷財務部予以報銷。超額的業(yè)務費財務部一律不予報銷。四、 辦公費報銷1、以部門為單位按定編每月50元/人滾動使用，直至年度結束，超額的辦公費用原則上不予報銷，特殊情況由部門申請，經營銷財務部部長批準后可予報銷。2、 辦公設施由人事行政部統(tǒng)一規(guī)劃及購買，不屬于辦公費開支范籌。五、凡在報銷時財務認定的假發(fā)票或收據財務可不予報銷。六25、各部門的費用在預算內開支，超預算部分不予報銷，請各部按預算嚴格控制費用開支。營銷財務部將不定期對所報銷的費用進行抽查審計，一經發(fā)現(xiàn)違反本規(guī)定的，將對相關責任人視情節(jié)予以經濟處罰、報請通報、開除等。 第五章、備用金管理制度 為了更好地控制和管理營銷系統(tǒng)備用金，健全備用金管理體制，保障本公司發(fā)展的穩(wěn)定與效率，特制定本制度。一、 借款標準：1、 營銷系統(tǒng)科室人員（含科長）備用金借款最高限額為1萬元（含1萬元），副部長級以上（含副部長）備用金借款最高限額為2萬元（含2萬元）。所有的借款各部必須登記臺帳。二、審批程序：1、營銷系統(tǒng)科室人員因工出差的員工需借用備用金時, 由本人填寫 借款申請單 一式二份26、, 借款單據上必須注明個人廠編。2、 營銷系統(tǒng)總部人員備用金借款金額在1萬元以下 ( 含1萬元 ) 的，由各部門主管部長審批。3、 各類人員的備用金超標準借款必須經營銷財務部部長加具意見，營銷副總裁批準后，提交營銷財務部會計核算科出納支付。五、 返納要求及扣罰標準：1、備用金借款原則上應于因工出差返回總部后及時返納，若未及時返納, 累計借款金額少于各級別標準的，到當年12月26日前要返納, 如超過此時間仍未返納的, 則按應返納全額逐月在該員工當月工資中扣除，直至扣清，另按應反納額的5%予以扣罰。2、 副部長級以下人員借款1萬元以上的, 由借款當月起, 會計期超過 2個月, 單據還未返納的，則平27、均分期扣罰該員工工資，直至當年12月26日仍未返納完的, 則按應返納全額扣罰該員工當月工資。3、營銷系統(tǒng)員工借用公款后而申請離職者, 應自覺清還借款, 行政部憑財務部門簽發(fā)的清債確認單才給予辦理離職手續(xù), 若借款人末清還債款而離職的, 其債務由所在部門負責，全額在部門工資中扣除。4、 扣罰通知單在當年12月份的26日前由營銷財務部財務人員填寫并交被扣罰部門主管部長，被扣罰部門在當月28日前反饋意見給營銷財務部，如不按時反饋的則視同認罰。5、 營銷財務部財務人員如不據實扣罰，一經集團財務部或集團審計部發(fā)現(xiàn)，則對責任會計按應返納備用金總額的 1%扣罰。6、如有特殊情況需要免除扣罰或跨年度不返納的，28、由責任部門申請并說明原因和提供擔保人同意書，經營銷財務部部長批準并備案方可。四、本制度適用于營銷系統(tǒng)總部編內人員，分公司備用金制度參照分公司管理手冊。第六章、營銷系統(tǒng)總部合同管理制度1、 為強化營銷系統(tǒng)合同管理制度，維護公司合法權益，避免合同風險，制定本管理制度。2、 本管理制度只對營銷系統(tǒng)簽訂、履行各類合同的原則性問題作出規(guī)定，具體合同的管理辦法另行制定。3、 營銷系統(tǒng)各部門對外進行銷售、勞動人事、采購、廣告、租賃等業(yè)務活動，除涉及金額小，可以即時清結的情況外，都應當以書面形式簽訂合同。 即時清結是指合同的協(xié)商、簽訂、履行、終止都在同一時間完成。 書面形式是指合同書、信件或數(shù)據電文（包括電報29、電傳、傳真、電子數(shù)據交換和電子郵件）等可以有形表現(xiàn)所載的形式。4、 合同的簽訂必須依照國家的有關法律，主要有：中華人民共和國合同法、中華人民共和國民法通則、中華人民共和國仲裁法、中華人民共和國民事訴訟法等，營銷系統(tǒng)各部門、分公司與合同管理相關的人員須積極學習有關的法律法規(guī)。5、 合同的簽訂程序必須嚴格遵照相應的審核審批程序，經有職權的領導簽字同意后簽署，并須加蓋公司的公章。6、 對外簽訂合同必須按照自愿、合法的原則，合同的條款應當盡量完善、齊備，并應以本公司的標準格式簽訂，如沒有標準格式的，一般應當必須具有以下條款： 合同對方的全稱、地址、法定代表人、開戶銀行及帳號等； 合同的標的，應當具體30、清楚地寫明合同所指向的實物或勞務，以及數(shù)量、質量、包裝等，避免歧義，有特殊要求的，應當寫明； 合同的價款及結算條款，包括標的物的單價及合同的總價款，及采取種方式、何時付款； 合同的履行時間、地點和方式，一般以交貨的時間、地點為合同的履行時間和地點，以明確雙方的風險及法律責任的承擔，履行方式的描述應當準確、明白、無歧義； 合同的違約責任條款，明確的違約責任將有利于保護公司的合法權益，督促對方嚴格按合同的約定履行合同，同時嚴禁在合同中約定公司承擔明顯過高的違約責任，保護公司利益； 解決糾紛的約定，糾紛的最終解決方式有訴訟和仲裁兩種，采取仲裁方式解決糾紛的，則排除了法院的訴訟管轄權（勞動合同除外）31、，應在合同中寫明要求提交仲裁的事項，仲裁機構的名稱，否則將被視為無效條款，選擇訴訟解決糾紛的，一般情況下應當寫明是由本公司所在地的法院受理，以避免外地法院的地方保護。7、 我公司對外簽訂的合同，應當加蓋公司公章，并有經辦人員的簽名，以便管理。8、 對于已簽訂的合同必須有專人建檔保存，對合同進行編號、統(tǒng)計，并妥善保管合同及相關文件的原件，以備必要時提供，對于因保管不善造成文件遺失，而導致公司損失的，將予以嚴厲的處罰。9、 合同的相關文件是指與合同有關聯(lián)的各類法律文書，包括合同附件、各種確認書、對帳函、變更合同的文書等，這些法律文書與合同具有相同的法律效力，或對合同的效力作出補充或修正。10、 合同簽訂后，合同的相關文件的簽訂程序應參照合同的簽訂程序，經有職權的領導批準或取得其授權，并應加蓋公司公章。11、 合同簽訂后，相關的職能部門須有專人對合同的履行情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)對方或自身不能完全履行合同或出現(xiàn)其他情況時，應及時向有關領導匯報，以便公司快速、積極地采取措施，避免損失。12、 財務管理部是營銷系統(tǒng)的合同管理的職能部門，負責草擬各類合同管理制度，發(fā)布各類合同的標準格式，提供法律意見，以法律手段解決合同糾紛，并對各部門、分公司執(zhí)行合同管理制度的情況進行監(jiān)督等，其他部門及各公司依照自身的職權對本部門發(fā)生的合同進行管理，并協(xié)助財務管理部進行合同管理工作。