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公司信息部IT軟硬件采購申請評估與審批制度
公司信息部IT軟硬件采購申請評估與審批制度.doc
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上傳人:職z****i 編號:1159640 2024-09-08 12頁 318.64KB

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1、公司信息部IT軟硬件采購申請、評估與審批制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 軟硬件采購管理制度第一節(jié) 總則第一條 為規(guī)范IT軟硬件采購流程,保障IT系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行,特制定本制度。第二條 本制度中的采購是指以各種合同方式有償取得信息技術(shù)產(chǎn)品、信息技術(shù)工程和服務,包括購買、租賃、委托、雇用、維修和維護等。第三條 本制度中的IT設(shè)備是指網(wǎng)絡設(shè)備、服務器、終端和外部設(shè)備等(以下簡稱“設(shè)備”),軟件在本制度中指成熟軟件產(chǎn)品。第四條 本制度適用于中國鋁業(yè)股份有限公司總部和各分子公司(含鄭州研究院)(以下簡稱“公司”)。第二節(jié)2、 采購分類第五條 公司IT軟硬件采購劃分為集中采購和自行采購兩類。其中,集中采購包括:一、 軟件(專用軟件除外)采購;二、 小型機、網(wǎng)絡設(shè)備、批量PC等采購;三、 總部統(tǒng)一安排的項目中的軟硬件采購。自行采購包括:一、 分子公司項目涉及的采購;二、 總部授權(quán)的采購;三、 不屬于集中采購的其它采購。第三節(jié) 采購申請、評估與審批第六條 集中采購由公司總部信息部負責,具體流程參見集中采購流程(附件一)。自行采購由分子公司信息部負責,具體流程參見自行采購流程(附件二)。第七條 采購申請由需求部門提出,提交給公司信息部進行采購前評估。第八條 采購前評估包括以下三個方面:一、 信息部針對此次采購對當前基礎(chǔ)架3、構(gòu)的影響進行評估,其中包括技術(shù)層面、管理層面以及系統(tǒng)安全方面的評估;二、 信息部根據(jù)需求部門的業(yè)務需求,對申請采購軟硬件的功能和性能進行評估。三、 信息部根據(jù)市場行情,對IT軟硬件采購成本進行評估。第九條 集中采購申請由信息部和財務部負責人審核后,交公司主管領(lǐng)導審批,參見公司總部固定資產(chǎn)管理辦法。第十條 經(jīng)批準的采購需求由信息部簽訂合同進行采購,合同簽訂流程按照公司合同管理辦法執(zhí)行,需要進行招投標工作的參見公司招投標管理辦法。未被批準的采購申請,在采購需求表上寫明原因,并將其返回給需求部門。第十一條 采購過程中的第三方服務商資質(zhì)認證、售后服務協(xié)議簽訂的詳細過程參考第三方服務商管理制度。第四節(jié) 4、到貨驗收第十二條 采購的IT軟硬件到貨后,必須經(jīng)過驗收,才能正式投入使用。第十三條 設(shè)備到貨后,驗收工作按照合同要求執(zhí)行,信息部根據(jù)合同規(guī)定當場驗貨,有條件的須檢查設(shè)備是否有損壞,備品、配件、資料、軟件等是否齊全。軟件到貨后,驗收方須檢查軟件介質(zhì)是否有損壞,相關(guān)資料是否齊全等。第十四條 到貨驗收合格后,簽收到貨單,并復印存檔;若不合格,則拒絕簽收。第十五條 采購的設(shè)備和軟件到貨簽收后,根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定辦理出入庫手續(xù)。 第五節(jié) 文檔管理第十六條 公司信息部須對采購的IT軟硬件建立相關(guān)檔案,格式參見IT設(shè)備檔案(附件四)或軟件檔案(附件五)。第十七條 公司信息部參照公司相關(guān)的固定資產(chǎn)管理辦法,對采5、購的IT軟硬件進行管理。第六節(jié) 附則第十八條 本制度由公司總部信息部負責解釋和修訂。第十九條 本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。附件一 集中采購流程集中采購流程描述如下:一、 公司總部信息部根據(jù)集中采購需求情況填寫采購需求表(附件三)。二、 公司總部信息部針對采購需求,對現(xiàn)有的IT軟硬件情況進行評估,填寫采購評估表(附件三:附錄)。三、 公司總部信息部負責人對采購需求以及評估情況進行審核,并在采購需求表上簽字,然后交財務部負責人審核。四、 經(jīng)過公司總部信息部負責人和財務部負責人審批的采購需求提交給公司主管領(lǐng)導進行審批。五、 經(jīng)批準的采購需求交信息部簽訂合同進行采購,合同簽訂程序參見公司合同管理辦法執(zhí)6、行;采購過程中的第三方服務商資質(zhì)認定、服務協(xié)議的簽訂參照第三方服務商管理制度。六、 IT軟硬件到貨后,公司信息部進行到貨驗收并按公司的相關(guān)規(guī)定辦理出入庫手續(xù),同時填寫IT設(shè)備檔案(附件四)或軟件檔案(附件五)。附件二 自行采購流程自行采購流程描述如下:一、 需求部門提出采購需求申請,統(tǒng)一填寫采購需求表(附件三),并由需求部門負責人審核簽字并加蓋部門公章后提交信息部。二、 信息部根據(jù)采購需求進行評估,其中包括對基礎(chǔ)架構(gòu)的影響評估、功能和技術(shù)指標評估、采購成本評估。信息部評估負責人須填寫采購評估表并提交信息部負責人,信息部負責人對采購需求和評估情況進行審核,在采購需求表上簽字并加蓋部門公章,然后交7、財務部負責人審核,最后送公司主管領(lǐng)導審批。采購評估表作為采購需求表的附件。三、 信息部根據(jù)審批結(jié)果、公司合同管理辦法、公司招投標管理辦法等進行采購管理。四、 采購過程中服務商資質(zhì)認定、服務協(xié)議的簽訂參照第三方服務商管理制度。五、 到貨后,信息部組織到貨驗收,驗收通過后將采購物品移交物資配送中心進行出入庫管理。 六、 信息部根據(jù)采購物品情況填寫IT設(shè)備檔案(附件四)或軟件檔案(附件五)。七、 采購的設(shè)備或軟件投入使用后,信息部門記錄設(shè)備領(lǐng)用情況。附件三 采購需求表采購需求表 編號:采購需求單位: 需求提出時間:申請采購內(nèi)容申請采購原因需求部門負責人意見意見: 簽字(并蓋公章): 日期: 信息部負8、責人意見意見: 簽字(并蓋公章): 日期:財務部負責人意見意見: 簽字(并蓋公章): 日期:公司主管領(lǐng)導意見意見: 簽字 日期:附錄:采購評估表采購評估表采購需求單位: 聯(lián)系人:需求表編號:采購意向:功能技術(shù)指標的評估結(jié)果提示:評估側(cè)重于針對要采購的設(shè)備的技術(shù)參數(shù)是否能滿足或者超出用戶需求;審批人:評估人:評估時間:對當前基礎(chǔ)架構(gòu)的影響提示:評估側(cè)重于針對要采購的設(shè)備在技術(shù)和安全方面是否對當前基礎(chǔ)架構(gòu)產(chǎn)生影響,是否是以前使用過的設(shè)備等。審批人:評估人:評估時間:采購成本的評估提示:根據(jù)當前市場行情,估計采購資金,評估采購成本。審批人:評估人:評估時間:附件四 IT設(shè)備檔案IT設(shè)備檔案設(shè)備名稱型號序列號設(shè)備編碼基本配置(含隨機配件)供貨商數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注附件五 軟件檔案軟件檔案軟件名稱版本號設(shè)備編碼供貨商安裝/操作手冊名軟件許可編號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注
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