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1、企業分公司材料及物料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 材料、物料采購管理制度第一章 總 則第一條 目的為加強公司規范化管理，規范采購工作，保障攪拌站的正常持續進行，選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍本辦法適用于房屋建筑、市政公用等工程項目使用材料、物料（設備）采購時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料：砂、磚、水泥、混凝土、機械設備及配件2、電纜線等。第三條 職責劃分1、機料部負責對各材料、物料的價格詢價、采購、入庫保管工作；2、采購員對計劃單的質量、數量、要求進行詳細審核把關；3、財務部對該工程材料的數量、規格、價格控制把關；4、采購合同條款必須符國家相關法律法規；5、上報項目經理及公司進行簽字審核；第四條 原則1、長期訂貨和大額進貨，通過簽訂買賣合同的辦法進行。2、對于經常性采購或批量進貨的，按采購流程進行。第二章 采購（計劃）審批第一條 采購計劃的制定1、材料、物料的采購執行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料應在計劃應在實施前不少于10天前提出，批量進貨的材料不少于3天提出，應急性材料由材料員統計后上報項目部經總經理批準后3、實施采購，事后二天內應補齊相關手續。2、采購的大宗材料，由機料部提出采購意向申請，確保材料物料規格、型號、數量無誤并簽字后以報公司總經理確定供應商。第二條 詢價、比價和議價1、根據采購物料的品種、規格、標準、數量和交付期的不同，應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購員根據過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；3、采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等進行核對、對供應商報價、交付期、售后服務等方面分析比較，以便選擇最優供應商保證采購的材料符合公司實際采購要求，4、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應4、送請購部門確認；5、專用材料或用品，機料部應會同使用部門共同詢價與議價；6、對供應商的報價資料整理后，經辦人員應深入分析，以電話等聯絡方式向供應商議價。在公司規定的權限范圍內，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；7、對重大的物資采購，要保證參加人數不少于兩人進行商務談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。第三條 采購前核決及權限大宗材料首次采購時，按公司合同管理辦法執行合同簽字流程序，采購經辦人員與供應商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細填列以下事項，呈報負責材料采購的各部門及總經理核決：1、供應商資料：包括名稱、地址、聯系人、聯系方式；（1）采購物料的詳細描述：5、包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；（2）訂單所采購的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數；（3）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款；（4）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量；（5）付款方式；（6）所需的質量證明（檢驗單、質保單、出供應證明單、化驗報告單等）；（7）質量保證條款：發生質量問題是進行退換或其他處理方法；（8）運輸方式和銷售發票的要求。2、需與供應商簽訂長期合同者，采購經辦人應擬妥長期合同書，核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公司經理核決；3、簽訂期采購合同后過程中進貨的，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續。4、金額6、較大或批量采購的應到對方生產工供應進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質后，向對方明確訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。第四條 簽訂采購合同或填寫采購單1、確定供應商后，填寫采購合同并經審批流程，完成采購合同經審核，加蓋公司合同公章經對方簽章后生效。采購單經公司總經理簽字審批后生效，需上交項目部備存。2、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。3、發貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。4、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。第五條 退貨作業對于檢驗不合格的材料退貨時，應開7、立“材料退貨單”，及時聯系供應商到場核實并清運不合格材料。第三章 驗收與付款第一條 材料進供應驗收1、材料進場供應商交貨時，材料員、試驗員清點件數或稱重，對貨物攜帶的有關證件和材料質量進行驗證，經與采購清單或采購合同內容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽字入庫。如發現不符時，立即通知采購員聯系供應商；2、對有專項質量要求的材料物資，須項目經理參與驗收，驗收合格后由庫管員出具入庫單并簽字。第二條 付款結算1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執行；2、采購款項須按采購合同規定或采購單所約定的時間由公司安排支付；3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購合同要求8、和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據和對方發票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權限經相關負責人簽字后，方可辦理付款手續；4、以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：（1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續；（2）在外埠采購且供應商要求立即付款時；（3）在現場調試施工期間急需材料的采購；（4）3000元以下的零星采購。第三條 進度控制及異常處理1、注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度；2、現供貨方發貨日期有延誤時，主動與供貨供應商聯系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關職能部門處理。第四條 質量評價關注所使用的材料質量，根據使用9、效果對材料質量提出評價，以利于進一步工作。第四章 附 則第一條 參與采購過程的各相關部門，明確分工責任、互相配合，互相監督，確保公司的利益不受損害；第二條 參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監督；一經發現上述情況，視情節，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第三條 本辦法自公布日期執行。年 月 日材料采購申請表填報流程提前三天填寫材料采購申請表試驗員復核技術負責人根據項目規劃要求審核材料員負責傳送，建立資料收發臺帳機料部接收采購單、詢價項目經理4天內完成審核總經理審批機料部采購、建立采購臺賬材料員驗收、建立驗收臺賬材10、料采購流程機料部提出采購計劃、填寫采購申請表詢價，選擇不少于三家供應商品填寫分批進料申請按合同要求進貨詢價情況匯總后，報總經理確定供應商按公司合同管理程序審核合同合同經審批后，簽署合同試驗員、項目經理審核對進場材料進行驗收機料部審核驗收合格后登記入庫材料采購申請表（樣表）工程名稱：ABCDEFGHIJKL序號材料名稱規格型號單位數量技術要求或證書品牌申購用途需求日期單價金額備注123456716機料部: 試驗員: 項目經理: 總經理:日 期: 日 期: 日 期: 日 期:說明:1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存；2、采購申請表必須經過批準后方可采購；3、本申請表不得隨意涂改，4、本表格的單價是指詢價最優惠之價格，后附其它供貨商詢價表。_材料采購詢價表 填報部門：編號：報價單位名稱型號或產地規格數量報價資信情況質量情況供應能力交貨日期交貨地點付款辦法扣款規定詢價人員及意見機料部門負責人意見財務主管意見項目經理意見總經理意見