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1、農牧業發展有限公司辦公用品采購與發放制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品的采購與發放管理制度1 目 的為了合理控制公司行政管理費用，節約開支，保證工作需要，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于本公司所有辦公用品（包括易耗品、促銷禮品）及印制品（如包裝袋、廣告畫冊、名片等）的采購。3 主管部門及職責行政人事部是辦公用品采購與管理的職能部門，負責各部門辦公用品的計劃、采購、發放及控制等管理工作。4 內 容4.1 計劃與審批流程行政人事部文員在每月2530日間，根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，將各部門及門店2、所需辦公用品的種類、規格、數量或控制指標統計、匯總，形成采購計劃申請表，遞交上級領導審核批準后方可實施采購。計劃必須保證做到辦公用品品種齊全、庫存合理、價格適當。各部門臨時提出的辦公用品需求或新店開業所需的辦公用品也必須形成書面申請，提交上級領導批準。如遇緊急采購項目可先電話請示同意后，在購置后補辦手續。 批準權限：采購計劃申請書采購總額小于1000元時，由行政人事經理審核批準。采購總額大于1000（含1000元）元時，還需要遞交總經理批準后方可采購。4.2 采購流程 辦公用品采購均實行定點采購，由行政人事部進行充分考察市場行情，選定具有供貨實力的供應商（文具店、超市等）根據我司的采購明細提供3、報價，不少于三家，采用綜合性價比比較法，篩選出供應商，將質優價廉的供應商報價提交上級領導審核，將經核準的供應商建檔，列入合格供方名錄，然后與供應商簽定辦公用品采購合同，并將報價清單同時抄送財務中心存檔，供結算時備查。采購量較小時也可直接到選定的供應商處購買，必須開據正規發票，然后到依據財務報銷制度進行報銷。定點供應商原則上不予改變。供方名錄原則上半年考評一次，就供貨價格、供貨質量、供貨時間、服務態度、服務質量等方面進行考評，對考評不合格者及時淘汰出供方名錄，并補充新的供應商，保證不少于三家可供選擇的合格供方。單價金額超過500元的采購，須有財務部指定人員參與。在時間許可的前提下，采購人員也必須4、貨比三家，盡量降低采購成本。采購完畢應記錄供方的名稱、地址或聯系方式，以便下次采購時節約時間、提高效率。采購時間確認：原則月底(25至30日)開始計劃申請，次月5日前實施采購。現場采購或臨時采購需要款項時，行政人事文員可到財務預支采購費用。4.2.6采購時如個別商品不能提供正式發票，采購人員必須事先報請行政人事經理核準，如行政人事經理難以核準又確定需要采購時，可由行政人事經理報請總經理核準。未經核準的采購項目一律不準報銷入賬4.3 入庫及保管流程辦公用品采購到位后，由行政人事文員辦理入庫手續。所采購物品必須一一登記造冊，如：名稱、規格型號、數量、價格及用途等。保管員必須清楚地掌握辦公用品庫存情5、況，并經常整理與清潔，必要時要實行防蟲、防霉等保全措施。辦公用品應定期盤點，原則上每月盤點一次，必要時由財務部指定人員參與盤點。盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，無緣無故丟失或損壞者，其損失由保管員承擔。印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領用的數量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，管理員須做好記錄并報告行政人事經理商討是否采購補充。保管員應對各部門所領用的辦公用品使用情況進行調查。對每月領用量、使用量以及余量(未用量)作出統計及分析，為下月采購提供依據。44 發放與控制流程 提出申購的部門可到行政人事文員處辦理領用手續，在領用記錄上簽字確認。辦公用品領用6、之后，使用人員應盡量節約，嚴禁浪費或假公濟私。行政人事部不定期抽查辦公用品的領用情況，發現問題要及時指出，并采取控制措施，對于超過指標的部門或個人可以拒絕采購或發放，或者采取代購方式，采購金額由個人承擔。對于計算器、釘書機、水筆、墨盒等物品，采取以舊換新的慣例，禁止無限制發放領用。4.5 費用報銷流程采購完畢，依據財務要求，行政人事文員將核準的計劃采購申請書、入庫驗收單，有效發票、供貨明細單等整理粘貼，交行政人事經理審核。行政人事經理審核無誤后簽字確認，如報銷金額少于1000元則直接遞交財務部處理，如報銷金額大于或等于1000元，則須遞交總經理審核確認。 對于審核確認的報銷單財務部按規定處理，7、有預支費用的，及時為行政人事文員沖銷預支款項。4.5.4財務部須妥善保管辦公用品采購單據，保管時限為二年。5 檢查與考核5.1 辦公用品計劃必須切合實際，并嚴格控制在預算范圍內，超出預算范圍的必須有充足的理由，否則，超出預算部分的費用由計劃人員個人全額承擔。5.2 辦公用品采購人員必須嚴格按照經核準的采購清單采購，品種和數量方面嚴禁自作主張多購或少購。違反規定者將作50元/次處罰，多購部分將由采購人員承擔超出部分金額的20%，長期不能使用的，由采購人員全額承擔。對臨時缺貨的，必須作出書面報告，并限定時間補足。5.3辦公用品采購人員在采購過程中必須嚴格把好價格和質量關，嚴禁以次充好、假公濟私或其8、他違反規定的行為，一經發現將處以1000元以上罰款并作辭退處理，情節嚴重者將依法追究法律責任。5.4辦公用品保管人員必須認真做好辦公用品的管理和控制工作，嚴禁營私舞弊，若因保管不善，造成辦公用品損壞或丟失的，其損失將由保管員全額賠償。6 附 則6.1 本制度由行政人事部負責解釋。6.2 本制度自xx年6月1日起執行。7 附 件附件一：辦公用品供應商名錄附件二：辦公用品領用發放記錄附件三：辦公用品計劃申請表附件四：特殊辦公用品申購計劃表編 制審 核批 準附件一：辦公用品供應商名錄辦公用品供應商名錄序號供方名稱商品名稱及規格單價聯系人/電話地址備注附件二：辦公用品領用發放記錄辦公用品領用發放記錄序號名稱及規格數量單價金額領用部門簽字說明注：上述表單在實際使用時可適當調整。 附件三：辦公用品計劃申請表辦公用品采購計劃申請表序號物品名稱規格單位總經辦行政人事部市場部運營部河源基地合計申領數量單價金額實領數量1筆記本A4本342水筆支133訂書針盒714鉛筆2B支22541023200.5011.5056789合 計制表人/日期：行政人事經理/日期：總經理/日期：附件四：特殊辦公用品申購計劃表特殊辦公用品申購計劃單部門： 年 月 日 序號物品名稱規格單位申領數量單價金額實領數量12345678合 計申領理由：申請人/日期： 部門經理/日期 行政人事經理/日期： 總經理：